Utskrifternas användarrättigheter och användargruppar

Då en ny utskrift skapas blir Primus-användarens egen skola automatiskt utskriftens ägare. Om t.ex. skolsekreteraren i en lågstadieskola skapar en utskrift, kommer den som standard att synas endast för lågstadieskolan i fråga. Utskriftens ägare syns i fältet Ägare. Även skolkansliet kan fungera som ägare och utskriften syns då endast för skolkansliets användare.

Utskrifterna kan också vara gemensamma för flera skolor, vilket oftast är att föredra. Då behöver eventuella ändringar inte göras separat för varje skola, utan de ändringar som görs i den gemensamma mallen gäller alla skolor. En person vid den skola som är utskriftens ägare kan centraliserat göra ändringar i utskriftsmallen, varvid samma ändringar kommer i bruk samtidigt i varje skola utan att varje skolas sekreterare behöver göra ändringarna separat. Detta säkerställer samtidigt att alla skolor i kommunen har enhetliga utskrifter och t.ex. likadana betyg. Det är oftast kommunens huvudanvändare eller skolbyrån som gör ändringar i de gemensamma utskriftsmallarna.

En utskriftsmall blir synlig för de andra skolorna då man kryssar i Ses av alla skolor (multiPrimus). Alla kommunens skolor kan då använda mallen, men endast en person i den skola som äger utskriften kan göra ändringar i den.

För en dylik gemensam utskrift är det bra att ange exempelvis en inställningsskola som ägare, om utskriften är riktad till en bestämd skolnivå. För en utskrift som får vara synlig för såväl alla lågstadier som alla högstadier, kan man som ägare ange "xInställningar_grundskola". För dessa skolors Primus-användare väljer man då samma inställningsskola (t.ex. "xInställningar_grundskola") i fältet Utskrifterna från skolan i Användarnamnsregistret. Om fältet inte är ifyllt ser användaren bara de utskrifter som ägs av hans egen skola (fältet Hemskola) eller någon av skolorna i hans skolsamfund samt de utskrifter som är gemensamma för alla (Ses av alla skolor-rutan ikryssad).

Exempel

Om du vill att endast byrån ska kunna göra ändringar i den gemensamma utskriftsmallen:

• gör utskriften med lösen tillhörande en användare från skolbyrån
• gå till utskriftens egenskaper och ange t.ex. "xInställningar_grundskola" i fältet Ägare
• kryssa i Ses av alla skolor (multiPrimus)
• gå till Användargrupper-registret och ge den användargrupp som innehåller övriga skolors Primus-användares (t.ex. sekreterarna) rätt till Studeranderegistret och välj ännu rättigheten Rätt att skriva ut sparade utskrifter gällande Studeranderegistret.
• gå till Användarnamn-registret och välj i fältet ? på sekreterarnas kort någon annan skola än "xInställningar_grundskola", om deras användarnamn har rättigheterna Tillträde till utskriftseditorn och Rätt att spara utskrifter (--> de kan då spara en egen version av utskriften med funktionen "Spara som", men de kan inte ändra den ursprungliga utskriftsmallen).

Om en utskrift är synlig för användaren, men ägs av en annan skola, kan användaren skriva ut den men inte göra ändringar i den. Användaren kan också spara en egen version av utskriften med funktionen Spara som. För detta krävs att användarens användargrupp har rättigheterna Tillträde till utskriftseditorn och Rätt att spara utskrifter gällande Studeranderegistret. När mallen sparas med funktionen "Spara som", sparas de ändringar som görs inte i kommunens gemensamma mall, utan i en egen kopia av den gemensamma mallen. Samtidigt blir kopians ägare den skola som användaren tillhör.

Om en utskrift inte ska vara synlig för alla skolor, utan endast för t.ex. tre skolor, ska du göra en egen användargrupp för Primus-användarna vid dessa tre skolor. Kryssa i att utskriften ska ses av alla skolor, men ange också användargruppen du nyss skapade. I utskriftens egenskapsruta väljer du denna användargrupp i fältet Ses endast av användargruppen.

Du kan arkivera utskrifter genom att gå till Bearbeta/Ändra utskrifternas egenskaper. Välj önskad utskrift i listan, kryssa för Arkiverad och spara. Du kan arkivera flera utskrifter på samma gång genom att först välja alla utskrifter du vill arkivera i listan. Efter arkiveringen ser användarna utskriften endast i Utskriftseditorns massabearbetningsläge, i Kopiera till fil och i Spara som-läget (detta för att man inte av misstag ska spara någon ny utskrift med ett namn som redan finns).

Utskrifterna i Wilma administreras på två olika sätt. Det går för det första att välja vilka utskrifter som ska synas i Wilma i Information om skolan-registrets utskriftsfält. Om utskrifterna läggs till i dessa fält kommer de att vara synliga för alla användare som de berör. Det betyder att om du lägger till en utskrift i fältet Lärarens utskrifter kommer alla lärare att se utskriften. Den användargrupp som har lagts till på utskriften begränsar INTE synligheten om utskriften har lagts till i Information om skolan.

Om du vill att t.ex. endast speciallärare eller studiehandledare ska se en viss utskrift ska du ge utskriften speciallärarnas/studiehandledarnas användargrupp. Lägg INTE till utskriften i Information om skolan.

Listutskrifterna visas alltid enligt användargrupp i Wilma. De ska alltså inte läggas till i Information om skolan.

Utskriftens synlighet i Wilma kan också begränsas så att den är synlig t.ex. för alla lärare, men endast för en del studerande. Det gör du med hjälp av fältet Begränsa möjlighet att skriva ut i Wilma. Om t.ex. åk 1-2 har en annan betygsmall än åk 3-6 går det att göra ett villkor som definierar att betygsmallen för åk 1-2 endast är synlig för dessa klasser. Begränsningen kan då vara Årskurs/Årsnivå->Årskurs=<"2".

Utskriftstyperna påverkar inte utskriftens synlighet eller rättigheter. Med hjälp av typerna kan användarna avgränsa vilka utskrifter som ska synas för att göra det lättare att hitta rätt utskrift. Utskriftstyperna skapar du i registret Utskrifts- och söktyper.