SORA-lagstiftningens uppgifter i Primus

SORA

Uppdaterad: 17.12.2020

Vissa uppgifter om studierätt och hälsotillstånd som berör SORA-lagstiftningen kan antecknas i Primus. Redan i ansökningsskedet kan läroanstalterna informera ansökanden om att dessa uppgifter kommer att samlas in för vissa examina. Utbildningsanordnaren måste ha beslut och tydliga instruktioner angående vilka uppgifter som får antecknas och vem som får se och bearbeta uppgifterna. Ansvaret för uppgifterna finns helt och hållet hos utbildningsanordnaren. Vi rekommenderar att endast sådana uppgifter som är nödvändiga med tanke på studierna skrivs in i Primus eftersom uppgifterna kan vara känsliga.

SORA-lagstiftningen trädde ikraft 1.1.2012 och den gör att man kan ställa vissa hälsokrav på ansökanden. Uppgifterna som berör sökandes/studerandes hälsotillstånd och brottsregister får behandlas endast av personer som förbereder eller gör beslut om val av studerande och studierätt (utbildningsanordnarens verkställande organ och yrkespersoner som har rätt att hantera känsliga uppgifter).

Känsliga uppgifter ska sparas skilt från andra personuppgifter och de ska raderas från registret genast då det inte finns lagenlig grund för att spara uppgifterna. Uppgifterna ska raderas senast 4 år efter att de har skrivits in i registret. I fältet Straffregistret inskrivet (datum) skriver man in anteckningsdatum. Man kan då enkelt räkna ut när uppgifterna ska raderas från Primus.

Fält i Sökanderegistret

  • Hinder som berör hälsotillstånd eller funktionsförmåga
  • Straffregisterutdragets utfärdandedag
  • Straffregisterutdrag uppvisat
  • Straffregistrets kontrollant (personal)
  • Straffregistrets kontrollant (lärare)
  • Straffregistret inskrivet (datum)

Fält i Studeranderegister

  • Hinder som berör hälsotillstånd eller funktionsförmåga
  • Straffregisterutdragets utfärdandedag
  • Straffregisterutdrag uppvisat
  • Straffregistrets kontrollant (personal)
  • Straffregistrets kontrollant (lärare)
  • Straffregistret inskrivet (datum)

Nytt fält i Examina-registret

  • Examensspecifika krav på hälsotillståndet (memo)

Vissa examina kan innehålla krav på hälsotillstånd redan i ansökningsskedet och dessa måste beaktas i val av studerande. Examensspecifika krav kan skrivas in i Examina-registrets memofält.

Uppgifternas läs- och skriv/bearbetningsrätt ska noggrannt ställas in. Ifall nuvarande huvudanvändarrättigheter ger tillträde till alla studerandeuppgifter lönar det sig att dela användargruppen för huvudanvändarna i två. Den ena gruppen kan fortfarande se alla uppgifter och denna användargrupp ger man endast åt en eller ett par personer. Andra t.ex. de enskilda läroanstalternas huvudanvändare kan man ge ganska mycket rättigheter, men inte SORA-fältens läs- eller skrivrätt. För dem ger man inte heller rätten att se alla fält i Sökande och Studeranderegistret.

Gör en egen flik för SORA-fälten i Studeranderegistret. Användarnas rättigheter till dessa fält ska noggrannt begränsas. Fältens läs-/skrivrätt ges endast åt de användargrupper som har rätt att se känsliga uppgifter om studeranden. För dessa användare gör man en ny användargrupp, t.ex. "SORA". Ge inte ens huvudanvändaren rätt till dessa fält ifall ni inte har kommit överens om något annat.

Ett annat alternativ är att tillfälligt ta fram fälten och göra en elektronisk blankett med Blanketteditorn. Uppgifterna kan då fyllas i med hjälp av blanketten. Därefter tas fälten bort från Primus. Användarrätten till blanketten ges endast till SORA-användargruppen. Detta alternativ används ifall personalen inte har tillträde till Primus utan sköter sina uppgifter via Wilma.

Dokument som innehåller känsliga uppgifter får inte sparas som bilaga till Primus studerandekort. Bilagorna sparas isåfall på läroanstaltens nätverksenhet och där kan de vara tillgängliga även för personer som inte ska ha tillträde till uppgifterna.