Studieuppgifternas överföring till FPA (2. stadiet)

1) FPA:s läroanstaltskod är individuell för varje skola och den fås av FPA.

2) FPA:s filnamnskod. Överföringsfilens namn formas enligt det här fältet. FPA informerar läroanstalten om överföringskoderna, som är i formatet 12345. I stället för nummerserien står alltså FPA:s läroanstaltskod.

3) Från registret Examina hämtas uppgiften om huruvida examen är en yrkesinriktad grundexamen eller inte. Kryssa i Yrkes-/specialyrkesexamen om examen INTE är en yrkesinriktad grundexamen.

4) Istället för fältet Examensdatum går det också att använda fälten Betygstyper och Betygens datum. Betygstypen ska då vara någon av följande:

• 1 examensbetyg
• 2 anpassat examensbetyg, alla studiehelheter
• 3 anpassat examensbetyg, en del av studiehelheterna

5) Om fältet Examensdatum eller Betygstyper och Betygens datum är ifyllda, betraktas studeranden som utexaminerad och koden i överföringsfilen blir W.

Hämta fram de utexaminerade studerandena i Primus registerruta med sökrutinen Examensdatum>=01.01.2014 OCH Examensdatum<=31.12.2014. Om ni redan har arkiverat utexaminerades kort, hämta också dem till registerrutan genom att välja Sök även från arkivet.
Om det i läroanstalten finns studerande som har avlagt yrkes- och specialyrkesexamen, får de inte pensionsförmån. Lägg i dessa fall in t.ex. OCH Examen->Examen<>*yrkesexamen* i sökvillkoret.

Obs! Ifall studeranden inte har finländsk personbeteckning ska du för FPA:s dataöverföring använda personbeteckning med XXXX-ändelse, för att överföringsfilen ska kunna skickas till FPA:s applikation.

Istället för examensdatumet går det att använda fälten Betygstyper och Betygens datum. Med följande sökning går det att få fram de studerande som har fälten i fråga ifyllda:
(Betygstyper="1 examensbetyg" ELLER Betygstyper="2 anpassat examensbetyg, alla studiehelheter" ELLER Betygstyper="3 anpassat examensbetyg, en del av studiehelheter") OCH Betygens datum>=01.01.2014 OCH Betygens datum<=31.12.2014 OCH Examen->Examen=*yrkesexamen*

När alla fält är ifyllda gör man dataöverföringen i Studeranderegistret genom att välja Dataöverföringar / Dataöverföringar till FPA / Studieuppgifternas överföring till FPA (2. stadiet). Välj alternativet Kort som är framsökta i registerrutan.

Välj sedan Gör överföringsfil. Primus meddelar att "Överföringsrutinen har skapat X rader". Antalet rader måste vara samma som antalet studerande som avlagt examen. Kryssa för Visa sammanfattning över felen, varefter du får fram en lista över antalet fel. Om en viss uppgift saknas för nästan alla, korrigera detta och gå sedan tillbaka och gör överföringen på nytt. Om felen var få till antalet, eller om det förekom många olika fel, ska du stänga meddelandet och klicka på Visa felen. Då ser du vilka uppgifter som fattas för respektive studerande. Kortet hittar du lättast med hjälp av Snabbsök, där du anger kortnumret på den översta raden.Korrigera uppgifterna och gå tillbaka och gör överföringen på nytt.

Om Visa felen-knappen är ljusgrå finns inga fel och dataöverföringen lyckades. När det inte längre kommer felanmälningar, kan du förhandsgranska överföringsfilen genom att välja Skriv ut / Förhandsgranska. Obs! Försök inte i det här skedet spara förhandsgranskningsfilen eftersom detta utelämnar den första och sista raden och filen går då inte fram!

Klicka på Spara för att spara filen. Som filnamn ges det individuella överföringsnamn som FPA angett i brevet. Funktionen gör en fil som innehåller alla uppgifter FPA behöver. Skicka filen till FPA.

Överföringsfilen läses på följande sätt:

Första uppgiften på raden är FPA:s läroanstaltskod. Sedan kommer T, som berättar att det på raden finns en examenspost. Följande uppgift är datumet för dataöverföringen samt standarderna TUTKT och OP, efter vilka FPA:s läroanstaltskod står. Följande uppgifter är studerandens personbeteckning och namn. Sedan kommer antingen M (yrkesinriktad grundexamen) eller E (ej yrkesinriktad grundexamen) och W (examen avlagt). Efter det står examensdatum, E eller M på nytt, studiernas inledningsdatum och som sista uppgift könskoden N (kvinna) eller M (man).

Överföringsfilens översta rad har posttypen A och sista raden L. Kontrollera att inlednings- och slutraderna finns med. Om endera fattas, är inte filen hel och uppgifter saknas. Försäkra dig om att du har sparat filen med Spara-funktionen och inte via förhandsgranskningen.

Man kan vid behov titta på överföringsfilen med andra program, men om man vill göra ändringar måste de göras med någon texteditor (Notepad eller dylik). Ändringar ska helst inte göras med Excel eller motsvarande eftersom dessa program lägger in egna formateringar och filen blir felaktig.