Koulujen yhdistäminen tai lakkautus

Kun lakkautuspäätös on tehty, ilmoita asiakaspalveluumme:

• mikä koulu lakkautetaan tai mitkä koulut yhdistetään
• minne lakkautettavan koulun oppilaat siirtyvät, esim. "50 oppilasta Mallilan kouluun ja 30 oppilasta Testilän kouluun"
• milloin lakkautus astuu voimaan, ts. mihin asti laskutetaan vanhaa koulua ja mistä eteenpäin uutta
• Jos yhdistymisen myötä syntyy kokonaan uusi koulu, ilmoita sen virallinen nimi
• kouluun liittyvät yhteyshenkilöt; ketä lisätään ja ketä poistetaan yhteyshenkilöistä (nimi, tehtävä, matkapuhelinnumero, sähköpostiosoite).

Kurre-tiedostot ovat yleensä koulukohtaisia, ja Kurreen siirretyt aine-/kurssitiedot viittavat oppilaiden nykyisen koulun opetussuunnitelmaan ja sen kursseihin. Tulevan lukuvuoden suunnittelu kannattaakin tehdä sillä koululla, johon oppilaat ovat siirtymässä. Vanhalla koululla tehdyn Kurre-työjärjestyksen tiedot eivät välttämättä käy yksiin uuden koulun Primus-tietojen kanssa. Jos tiedät, että yhdistäminen tai lakkauttaminen on tulossa, ota yhteyttä asiakaspalveluumme ennen Kurre-työskentelyn aloittamista. Ks. myös ohjeet:

• Koulujen yhdistämiset ja lakkauttamiset Kurren kannalta
• Kurre-lisenssien tallennus Primukseen

Käytännössä lakkautuksissa ja yhdistämisissä on kyse siitä, että koulun kaikki resurssit, asiakirjat, henkilökunta ja oppilaat siirretään toiselle koululle. Oppilaiden siirto on vaativin vaihe, muu siirretään yksinkertaisesti vaihtamalla rekisterikorteilla Koulu-kenttään uuden koulun nimi vanhan koulun nimen tilalle. Jotta jonkin kortin siirtyminen toiselle koululle ei estäisi loppujen siirtojen tekemistä, kannattaa siirrot tehdä tietyssä järjestyksessä (ks. seuraava vaihe).

Oppilaiden siirrossa kannattaa huomioida Koski-ohjeet, jotka ovat muuttuneet 1.8.2021 alkaen.

Seuraava ohje koskee tilannetta, jossa lakkautettavassa ja uudessa koulussa on samoja luokka-asteita: yhdistetään esim. kaksi alakoulua tai alakoulu ja yhteinäiskoulu.

Arvosanojen ja valintojen siirtäminen

Selvitä, minkä verran uuden ja vanhan koulun opetussuunnitelmat eroavat toisistaan. Koulun vaihdon yhteydessä oppilaille vaihdetaan uuden koulun käyttämä opetussuunnitelma, joten selvitä, mitkä oman koulun kursseista vastaavat mitäkin kurssia uuden koulun opetussuunnitelmassa. Jos esim. omassa koulussa matematiikka on arvioitu 3 kertaa vuodessa ja uudessa se arvioidaan vain kahdesti, pitäisi päättää, jätetäänkö jokin arviointikerta siirtämättä vai miten toimitaan.

Jotta arvosanat siirtyisivät mahdollisimman helposti uuden koulun opetussuunnitelman kursseihin, kannattaa kurssien lyhenteet yhtenäistää ennen oppilaskorttien ja arvosanojen siirtoa. Samalla aineella tulisi siis olla sama lyhenne kummankin koulun opsissa, samoin aineeseen kuuluvilla kursseilla. Lyhenteet muutetaan lakkautettavan koulun Kurssit-rekisterissä ennen siirtoja.

Korttien siirto koululta toiselle

1) Oppilaskorttien siirto

• Valitse opiskelijarekisteristä kaikki ne oppilaat, jotka siirtyvät toiseen kouluun.
• Tyhjennä näiltä oppilailta Ryhmä/Luokka-kentän tieto. Näin se ei jää vahingossa viittamaan vanhan koulun luokkaan.
• Määrittele kopioituvat kentät. Huomaa, että Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI) ei saa kopioitua, koska uudesta koulusta siirretään Koskeen uusi opiskeluoikeus. Lakkautettavan koulun opiskeluoikeus päätetään tilaan "Eronnut"->täytetään opiskelijalle Eropäivä.
• Jos oppilaista osa siirtyy yhteen kouluun ja osa toiseen, valitse kaikki samaan kouluun menijät. Valitse sitten Toiminnot / Koulusiirrot / Kopioi toiseen kouluun. Valitse omistajaksi uusi koulu. Valittavissa ovat ne koulut, joille on Koulun tiedot -rekisterissä rastittu Opiskelijoiden siirto kouluun sallittu. Tee sama muihin kouluihin menijöille.
• Päättöluokkalaiset voi arkistoida. Ota kuitenkin ennen arkistointia heidän päättötodistuksensa tulostearkistoon.
• Arkistoituja oppilaita ei siirretä. Heillä kouluksi jää lakkautettava koulu.

2) Opettajien ja henkilökunnan siirto

Opettaja- ja henkilökuntarekisterissä vaihdetaan yksinkertaisesti opettajan Koulu-kenttään uuden koulun nimi. Muutokset kannattaa tehdä henkilö kerrallaan, sillä henkilöillä voi olla useampia kouluja ja erilaisia kouluyhdistelmiä. Jos jonkun opettajan työsuhde päättyy kokonaan, tyhjennä opettajan Wilma-tunnus ja arkistoi opettajan rekisterikortti.

3) Koulukohtaisten tulosteiden ja hakujen omistajuuden vaihtaminen

Jos lakkautettavalla koululla on sellaisia omia tulosteita, joita halutaan käyttää myös uudessa koulussa, vaihdetaan tulostuseditorissa tulosteen omistajaa joko:

• Muokkaa / Muokkaa tulosteiden ominaisuuksia -ruudussa kerralla useamman tulosteen osalta tai
• Asetukset / Tulosteen ominaisuudet / Omistaja -kohdassa yksittäisten tulosteiden osalta.
• Hakujen omistajuus vaihdetaan hakuruudussa Asetukset / Haun ominaisuudet / Omistaja. Huom. Tietoja voi muuttaa vain pääkäyttäjä.

4) Luokkien arkistointi: Luokat-rekisterissä arkistoidaan kaikki tämän koulun luokat.

5) Muut rekisterit ja Lomake-editori

• Käy läpi pääkäyttäjän tunnuksilla kaikki rekisterit, joissa voi olla koulukohtaista tietoa. Kussakin rekisterissä löydät Koulu-välilehden kautta nopeasti ne rekisterikortit, jotka ovat lakkautettavan koulun omaisuutta. Vaihda kaikissa kouluksi uuden koulun nimi.
• Koulukohtaisia tietoja tapaa olla ainakin seuraavissa rekistereissä:
  • Arviointikirjat
  • Kalusto
  • Kirjasto
  • Kurinpitotoimet
  • Kurssit
  • Käyttäjätunnukset
  • Laskutus
  • Lausepankki
  • Tuntimerkintöjen luokitukset
  • Wilman tiedotteet
  • Lomake-editorissa: käy läpi lomakkeet ja vaihda koulu-tieto tarvittaviin lomakkeisiin, esim. hakemuksiin ja päätöksiin. Primuksessa ei voi hakea Hakemukset ja päätökset-rekisteristä hakemuksia, joissa on kouluna arkistoitu kortti.

Siirrä myös arkistoidut kortit niissä rekistereissä, joissa vanhoillakin tiedoilla voi olla merkitystä (esim. Arvosanamääritykset).

Oppilaan pedagogiset asiakirjat näytetään Wilmassa hänen koko kouluajaltaan, eli kaikista kouluista - myös arkistoiduista. Pedagogiset asiakirjat -rekisterin kortteja ei siis tarvitse siirtää uudelle koululle, jos riittää, että niitä voi selailla Wilman kautta.

Vaikka jokin lakkautettavan koulun kurssi tms. jäisi yhdistämisen jälkeen tarpeettomaksi, kannattaa se kuitenkin siirtää uudelle koululle, arkistoituna.

6) Lakkautettavan koulun arkistointi

Kun kaikki lakkautettavan koulun rekisterikortit on siirretty uudelle koululle, voi koulun rekisterikortin arkistoida. Lakkautettavaa koulua ei poisteta, vaan nimenomaan arkistoidaan. Näin vanhatkin oppilastiedot säilyvät selattavissa.

Kun yhdistyvissä kouluissa ei ennestään ole samoja luokka-asteita, voidaan oppilaat siirtää luokkatietoineen. Oppilaskorteilla säilytetään Ryhmä/Luokka-kentän tieto. Luokat-rekisterissä vaihdetaan luokkien Koulu-kenttään uusi koulu. Muutoin toimitaan kuten yllä samojen kouluasteiden yhdistämisessä: Oppilaiden, opetussuunnitelmien, kurssien jne. kouluksi vaihdetaan uusi koulu.

Tärkeimmät toimenpiteet

• Oppilaiden luokka: Vaihda Ryhmä/Luokka-kenttään vanhan luokan tilalle uuden koulun luokka. Vaikka luokan nimi olisi valmiiksi oikein, vaihda se silti, sillä nimi viittaa vanhan koulun samannimiseen luokkaan.
• Oppilaiden opetussuunnitelma: Vaihda Opetussuunnitelma-kenttään uuden koulun käyttämä opetussuunnitelma. Jos vanhassa koulussa oli käytössä samat kurssit, ilmestyvät arvosanat oikeille paikoilleen. Jos kursseissa on eroja, tulevat vanhat arvosanat opsin alle ns. häntäkursseiksi. Ks. tarkemmin alla linkki "Suoritusten ja valintojen siirto uuteen opsiin".
• Jos lakkautettavassa koulussa on opetettu sellaisia aineita, joita uudessa koulussa ei tähän asti ole ollut, tulee nämä lisätä uuden koulun opetussuunnitelmaan. Tämän voi tehdä vaihtamalla Kurssit-rekisterissä ko. kurssien ja aineiden Koulu-kenttään uuden koulun nimen ja viemällä ne sitten mukaan opetussuunnitelmaan.
• Wilman toiminnot: Jos lakkautetulla koululla oli aktiivikäytössä sellaisia toimintoja, joita uudella koululla ei ole vielä ollut, kannattaa ne ottaa käyttöön. Tällaisia ovat esim. sähköiset lomakkeet, vuosisuunnittelu ja kyselytoiminto.
• Uudelta koululta oppilas siirretään uudella opiskeluoikeudella Koskeen eli ei päivitetä enää vanhan koulun opiskeluoikeutta (Opiskeluoikeuden tunniste (KOSKI) -kenttään tulee uusi tunniste).