Esimerkkejä erityyppisten tapahtumien luomisesta

Päivitetty viimeksi: 12.8.2019

Jos olet vasta ottamassa käyttöön tapahtumakutsutoimintoa, katso ensin ohje Tapahtumakutsujen ja -kalenterin käyttöönotto.

Ohjeeseen on koottu esimerkkejä erityyppisten tapahtumien luomisesta.

Huom.Huoltajat eivät näe oppilaan kalenteria vaan omansa. Jos haluat jonkin oppilaille tarkoitetun tapahtuman näkyvän myös huoltajilla, laadi heitä varten samoilla päivämäärä- ja kellonaikatiedoilla oma tapahtuma, joka ei vaadi ilmoittautumista. Tapahtumakutsun tekstiosuudessa voi kertoa, että huoltajien ei oleteta saapuvan paikalle (esim. koulukuvaukseen tai liikuntapäivään), vaan kalenterimerkintä on heille vain tiedoksi.

Vanhempainvartit

Katso erillinen ohje vanhempainvarttiaikojen luomisesta.

Vanhempainilta: ilmoittautuminen, halutaan tietää osallistujamäärä

Vastaanottajat: esim. 7A- ja 7B-luokkien oppilaiden huoltajat, luokilla on yht. 45 oppilasta
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetus päälle
Ilmoittautumisia enintään: ei rajoituksia
Ilmoitettavia osallistujia enintään: 2, jos huoltajia saa tulla 2 per oppilas
Lisätään 1 ajankohta

Tätä vaihtoehtoa voi käyttää, jos kutsuttujen määrä on sen verran pieni, että he mahtuvat varmasti tilaisuudelle varattuun tilaan. Tilaisuuteen voi tulla maksimissaan 45 ilmoittautumista ja maksimissaan 45 x 2 henkeä.

Koeviikko, ma-pe, ei ilmoittautumista

Vastaanottajat: lukion kaikki opiskelijat, näiden huoltajat, opettajat ja henkilökunta
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetusta ei päälle
Lisätään 1 ajankohta, alkamispäiväksi maanantai ja päättymispäiväksi perjantai, kellonajaksi ensimmäisen kokeen alkamisaika ja viimeisen kokeen päättymisaika.

Koeviikko on "tiedoksi"-tyyppinen merkintä kalenterissa, johon ei tarvitse ilmoittautua. Kokeisiin ilmoittautumisen tapa vaihtelee lukioittain.

Koeviikko, ke-ti, viikonloppu välissä

Kuten edellä, mutta luodaan tapahtumalle 2 ajankohtaa: ke-pe ja ma-ti. Jos luodaan vain yksi ajankohta ke-ti, näkyy tapahtuma kalenterissa myös viikonlopun kohdalla.

Koulukuvaus, ei ilmoittautumista

Vastaanottajat: lukion kaikki opiskelijat, näiden huoltajat (tiedoksi), opettajat ja henkilökunta. Huoltajat kutsutaan tapahtumaan, jotta he saavat tiedon siitä ja näkevät sen Wilman kalenterissa.
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetusta ei päälle
Tapa 1) Lisätään 1 ajankohta, kellonajaksi ensimmäisen kuvauksen alkamisaika ja viimeisen kuvauksen päättymisaika. Luokittaiset ja opettajien/henkilökunnan kuvausaika ilmoitetaan tekstiosuudessa.
Tapa 2) Luodaan tapahtumalle useita ajankohtia (esim. luokittaiset) ja kunkin rivin lisätietoihin kirjataan, mikä luokka menee kuvaukseen. Huomaa, että kaikki ajankohdat näkyvät kuitenkin kaikille kutsutuille, eivät vain ko. luokalle.
Tapa 3) Luodaan useita tapahtumia, esim. luokittain. Tapahtuman ajankohdaksi annetaan juuri kyseisen luokan kuvausaika. Jokainen luokka näkee kalenterissa vain oman kuvausaikansa.

Kevätjuhla, osa huoltajista ilmoittautuu, osa ei

Esimerkissä oppilaat, opettajat ja päättöluokkalaisten huoltajat saavat tulla tapahtumaan ilman ilmoittautumista. Tilanpuutteen vuoksi muiden luokka-asteiden oppilaiden huoltajia voi tulla mukaan maksimissaan 100 ja vain yksi per oppilas.

Luodaan erilliset tapahtumat niille, joiden ei tarvitse ilmoittautua (a) sekä niille, joiden tulee ilmoittautua (b).

a) Oppilaiden, opettajien ja päättöluokkalaisten huoltajien tapahtumassa:

Vastaanottajat: kaikki oppilaat ja opettajat, päättöluokkalaisten huoltajat
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetusta ei päälle
Luodaan 1 ajankohta, jolle annetaan juhlan päivämäärä sekä alkamis- ja päättymisajat.

b) Muiden huoltajien versio:

Vastaanottajat: jatkavien luokkien huoltajat
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetus päälle
Ilmoittautumisia enintään: 100
Ilmoitettavia osallistujia enintään: 1
Lisätään 1 ajankohta, jolle annetaan juhlan päivämäärä sekä alkamis- ja päättymisajat (samat kuin toisessa tapahtumassa).

Opettajien tykypäivä, ilmoittautuminen

Vastaanottajat: kaikki opettajat
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetus päälle
Ilmoittautumisia enintään: ei rajausta tai esim. 20, jos tapahtumaan voidaan ottaa max. 20 osallistujaa.
Ilmoitettavia osallistujia enintään: ei rajausta tai "1". Ei rajausta -vaihtoehdolla jokainen voi silti ilmoittaa vain itsensä.
Lisätään 1 ajankohta, jolle annetaan päivämäärä sekä alkamis- ja päättymisajat.

Opettajien Wilma-koulutus, 2 ryhmää

Vastaanottajat: kaikki opettajat
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetus päälle
Ilmoittautumisia enintään: Yhden ryhmän maksimikoko, esim. 20.
Ilmoitettavia osallistujia enintään: ei rajausta tai "1". Ei rajausta -vaihtoehdolla jokainen voi silti ilmoittaa vain itsensä.
Lisätään 2 ajankohtaa, joille annetaan päivämäärä sekä alkamis- ja päättymisajat. Opettajat voivat valita jomman kumman. Wilma estää molempien ryhmien valinnan. Lisätietoja-kohtaan voi kirjata esim. ryhmätunnuksen.
Vastaanottaja saavat nähdä toistensa nimet voi rastia
Vastaanottaja saavat nähdä toistensa vastaukset voi rastia

Ryhmänohjaus, toistuva tapahtuma, ei ilmoittautumista

Jos ryhmänohjaustuokio halutaan ainoastaan näkyviin kalenteriin, ja muuta toiminnallisuutta ei tarvita, voi tuokiot merkitä tapahtumakutsujen avulla. Jos taas halutaan seurata ryhmänohjaustuokioiden poissaoloja tms., kannattaa tuokiot merkitä työjärjestykseen, ei kalenteriin: Tapa 1, Tapa 2
Vastaanottajat: lukion kaikki opiskelijat, näiden huoltajat ja ryhmänohjaajat
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: ei rastita
Lisätään 1 ajankohta, ensimmäisen ro-tuokion päivämäärä ja kellonaika. Loput ajankohdat luodaan toistamalla: Rasti Pidä taukoa, ja anna tauon kestoksi 7 päivää, jos ryhmänohjaus on kerran viikossa aina samaan aikaan. Klikkaa sitten Lisää ajankohta painiketta tarvittava määrä - joka klikkauksella syntyy uusi ro-tuokio viikon päähän edellisestä.
Lisätietoja-kohtaan voit täyttää esim. kyseisen ro-tuokion aiheen, mikäli se on sama kaikilla luokilla.

Opinto-ohjaajalla käynti, aika varattava

Esimerkissä opinto-ohjaaja haluaa tavata kaikki päättöluokkalaiset kerran tammi-helmikuun aikana. Opinto-ohjaaja luo kalenteriinsa esim. 100 opoaikaa, joista oppilas valitsee itselleen sopivimman.
Vastaanottajat: kaikki päättöluokkalaiset
Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen: asetus päälle
Ilmoittautumisia enintään: 1
Ilmoitettavia osallistujia enintään: ei rajausta tai "1". Ei rajausta -vaihtoehdolla jokainen voi silti ilmoittaa vain itsensä.
Lisätään 1 ajankohta, ensimmäisen opoajan päivämäärä ja kellonaika. Loput ajankohdat luodaan toistamalla: Rasti Pidä taukoa, ja anna tauon kestoksi 15 min, jos tapaamisten väliin halutaan 15 min tauko. Klikkaa sitten Lisää ajankohta painiketta tarvittava määrä - joka klikkauksella syntyy uusi aika vartin päähän edellisestä. Kun päivän viimeinen aika on luotu, lisää vielä yksi ajankohta, muuta sen päivämääräksi seuraava päivä ja anna kellonajaksi kyseisen päivän ensimmäinen aika. Luo taas päivän loput ajat toiston avulla.