Wilma-tunnukset - FAQ

• Jos kyse on esim. huoltajan tunnuksesta, tarkista, löytyykö opiskelijan kortilta Huoltajien Wilma-tunnukset -kentässä ko. henkilön tunnusta. Jos ei, on tunnuksen luonti jäänyt kesken.
• Käyttäjä kirjoittaa tunnuksen tai salasanan väärin.
• Käyttäjä yrittää kirjautua väärään Wilmaan. Varmista käyttäjältä, mitä osoitepalkissa lukee. On mahdollista, että käyttäjä yrittää kirjautua väärän kunnan Wilmaan.
• Käyttäjä kirjautuu ihan ensimmäistä kertaa: silloin tunnus täytyy luoda ensin selaimen kautta. Vasta sen jälkeen voi kirjautua mobiilisovelluksella.

Ongelma voi johtua myös siitä, että tunnus ei ole voimassa. Tarkista se seuraavasti:

• Nykyisen päivän tulee osua Huoltajan tunnuksen voimassaolo alkaa ja Huoltajan tunnuksen voimassaolo päättyy kenttien päiväysten väliin (tai kentät ovat tyhjät). Näitä päiväyksiä voi tarvittaessa muuttaa.
• Avainkoodi on voimassa ikuisesti, mutta Wilman lähettämässä varmistusviestissä oleva paluulinkki on voimassa vain muutaman päivän. Jos huoltaja ei ehdi tehdä tunnusta tänä aikana, tulee hänen tilata uusi varmistusviesti menemällä connect-sivulle ja antamalla sähköpostiosoitteensa.

Jos kaikilta oppilailta, opettajilta tai huoltajilta puuttuu Wilma-tunnukset, aloita lukemalla ohje Wilma-tunnusten hallinnointi Primuksessa. Tiivistettynä kaikille luodaan Primuksessa avainkoodi, jolla käyttäjät luovat itselleen Wilma-tunnuksen. Jos oppilaitoksessa on käytössä Suomi.fi-tunnistus ja Suomi.fi-valtuudet, huoltaja voi tehdä Wilma-tunnuksen myös ilman avainkoodia.

• Jos huoltajalla ei ole ennestään mitään Wilma-tunnusta: Huoltajat luovat avainkoodilla tai Suomi.fi-valtuudet-palvelun kautta (jos käytössä) itse oman tunnuksensa Wilman connect-sivulla (kunnan Wilma-osoite /connect, esim. wilma.turku.fi/connect). Sitä varten huoltajilla on oltava toimiva sähköpostiosoite. Suositeltava apu huoltajille on tunnuksen luomisesta tehty ohjevideo. Ks. myös Wilma-tunnukset: huoltajan ohje.
• Jos huoltajalla on ennestään Wilma-tunnus: Huoltaja kirjautuu Wilmaan ja lisää Käyttöoikeudet-sivulla uuden lapsen olemassa olevaan tunnukseensa avainkoodilla tai Suomi.fi-valtuudet-palvelun kautta (jos käytössä). Ks. Wilma-tunnukset: huoltajan ohje.
• Jos huoltajilla on ennestään tunnus toisen kunnan Wilmaan: Jos esimerkiksi oppilas muuttaa toisesta kunnasta uuteen kouluun, toimitaan kuten kohdassa 1, eli luodaan avainkoodit. Myöskään eri kunnissa opiskelevien lasten tietoja ei voi yhdistää saman tunnuksen alle, koska kyseessä on eri tietokanta.

Avainkoodi: Koulun luoma koodi, jolla käyttäjä luo itselleen Wilma-tunnuksen. Avainkoodi toimitetaan opiskelijoille, opettajille ja henkilökunnalle vain kerran. Huoltajien näkökulmasta avainkoodit ovat lapsikohtaisia, eli jokaiselle huoltajalle toimitetaan uusi henkilökohtainen avainkoodi aina, kun hänen lapsensa aloittaa koulun.

Rooli: Wilma-tunnukseen voi kuulua useita rooleja. Esimerkiksi huoltajalla voi olla kaksi lastansa yhdistettynä samaan Wilma-tunnukseen, jolloin hänellä on kaksi huoltajaroolia, tai opettajalla voi olla samassa Wilma-tunnuksessa sekä opettajarooli että huoltajarooli.

Avainkoodin avulla käyttäjä voi luoda itselleen Wilma-tunnuksen. Huoltaja voi avainkoodilla luoda ensimmäistä kertaa Wilma-tunnuksen tai yhdistää olemassa olevaan tunnukseensa lisää lapsia. Avainkoodi on lapsikohtainen, ja se yhdistää tietyn lapsen tiettyyn huoltajaan.

Avainkoodia tarvitaan, kun

• koulu ottaa Wilman ensimmäistä kertaa käyttöön
• uusien koulutulokkaiden huoltajat tarvitsevat tunnukset
• huoltajalla ei ole ennestään lainkaan Wilma-tunnusta
• huoltajalla ei ole tiettyyn lapseen liittyvää Wilma-tunnusta
• huoltajatunnus on vanhentunut
• huoltajalle merkitään rajoitettu tiedonsaantioikeus Primukseen
• opiskelijalla on useita rekisterikortteja eli samanaikaisia opintoja eri kouluilla/linjoilla
• käytössä on AD-tunnistus, ja henkilöllä on Primuksessa useita rekisterikortteja.

Huoltajat:

• Tunnukset ovat Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Tunnus näkyy linkkinä Opiskelijat-rekisterin Huoltajien Wilma-tunnukset -kentässä. Tyypillisesti tunnus on sähköpostiosoite, esim. [email protected].

Opiskelijat, opettajat ja henkilökunta:

• Tunnukset ovat Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Tunnus näkyy linkkinä Opiskelijat-, Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin Wilman käyttäjätunnukset -kentässä. Tyypillisesti tunnus on sähköpostiosoite, esim. [email protected].

Varmista, ettei käyttäjä yritä luoda tunnusta Wilman mobiilisovelluksella, sillä sovelluksella ei voi tunnusta luoda. Opasta käyttäjää luomaan Wilma-tunnus selaimella.

• Pyydä käyttäjää tarkistamaan myös roskapostihakemisto.
• Tarkista Primuksen Viestijono-rekisteri. Onko viestejä jäänyt jonoon? Tarkista Virhe-kentän virheilmoitus ja ota yhteys sähköpostipalvelimen ylläpitäjään.
• Tarkista Primuksen Koulun tiedot -rekisteristä oletuskoulun (yleensä kortti nro 1) SMTP-asetukset. Onhan lähettäjän sähköpostiosoite täytetty? Lähettäjätiedon puuttuminen saattaa estää viestin näkymisen vastaanottajalla.
• Pyydä käyttäjää tilaamaan varmistusviesti vielä uudelleen ja tarkistamaan, että hän kirjoittaa sähköpostiosoitteensa varmasti oikein.

• Sähköpostiohjelma on saattanut jakaa osoitteen kahdelle riville. Kun käyttäjä kopioi osoitteen osoitepalkkiin, saattaa hän kopioida vain 1. rivin eli osoitteen alkuosan. Varmista siis, että käyttäjä kopioi koko osoitteen.
• Linkki on vanhentunut. Linkki on voimassa 2 päivää. Pyydä käyttäjä tilaamaan uusi varmistuskoodi.

• Käyttäjä ei ole painanut Lisää-painiketta tunnuksen tai avainkoodin kirjoittamisen jälkeen.

• On tarkistettava, että avainkoodi on syötetty oikein. Avainkoodissa on neljä viiden merkin sarjaa. Väliviivoja ei syötetä, ne ovat ruudulla valmiina.
• Avainkoodissa on aakkosista mukana vain A-F. Joillain fonteilla avainkoodin nollat ja ykköset voivat näyttää O- ja I- tai L-kirjaimilta, mutta niitä koodissa ei siis koskaan ole.
• Varmista, että huoltajalle toimitettu avainkoodi on tehty Wilman avainkoodit huoltajille -kenttään eikä Wilman avainkoodi opiskelijalle -kenttään.
• Jos oppilaillekin on tehty tunnukset tai avainkoodit, varmista huoltajalta, että hän käyttää huoltajan tunnuksia/avainkoodia eikä oppilaan.

• Käyttäjä todennäköisesti syöttää henkilötunnuksen väärin. Tunnus tulee antaa oikeassa muodossa: ppkkvv-xxxx tai ppkkvvAxxxx.
• Tavallisimmat virheet ovat, että
  • huoltaja antaa oman hetunsa, kun kysytään nimeltä mainitun oppilaan hetua
  • huoltaja antaa väärän lapsen hetun (Wilma kertoo, minkä lapsen hetu mihinkin ruutuun halutaan)
  • käyttäjä antaa 2000-luvulla syntyneen hetussa välimerkiksi väliviivan => välimerkkinä näillä on aina A-kirjain
  • käyttäjä antaa pelkän syntymäajan, tai syntymäaikaosan väärin: käyttää esim. pisteitä tai antaa vuosiosan nelinumeroisena. Hetu ei ole muotoa 12.05.99-1234, ei 12051999-1234 tms. Tarvittaessa oikean kirjoitusasun voi tarkistaa vaikkapa lapsen Kela-kortista.
• On myös mahdollista, että hetu on kirjattu väärin Primukseen. Tarkista huoltajalta, että hetu on oikein.
• Jos Primukseen on kirjattu pelkkä syntymäaika ja -XXXX-pääte tai -001Ä-pääte, kysyy Wilma hetun sijaan syntymäaikaa. Syntymäaika tulee antaa muodossa pp.kk.vvvv. Ruudulla lukee, tuleeko käyttäjän antaa hetu vai syntymäaika. Syntymäaikaa kysytään lähinnä maahanmuuttajilta.