Viestit Wilmassa

Kaikki käyttäjäryhmät voivat lähettää ja vastaanottaa Wilmassa viestejä.

• Opettajat voivat lähettää viestejä omien opetusryhmiensä opiskelijoille, valvontaluokalleen, näiden huoltajille sekä opettajille ja henkilökunnalle. Jos Opettajat-rekisterissä on rastittu kenttä Oikeus lähettää viestejä kaikille ryhmille, voi viestejä lähettää myös muiden opettajien ryhmille Ryhmät-sivun Muiden opettajien -välilehden kautta. Opettajat voivat lisäksi lähettää viestejä kelle tahansa yksittäiselle opiskelijalle Opiskelijat-sivun kautta.
• Opiskelijat voivat oletuksenä lähettää viestejä opettajille ja henkilökunnalle sekä huoltajalleen. Jos Koulun tiedot -rekisterissä on rastittu kenttä Opiskelijat saavat lähettää viestejä keskenään, opiskelijat voivat lähettää viestejä toisilleenkin. Jos opiskelijoille on lisäksi annettu oikeus nähdä Opiskelijat-sivun luokat ja niiden opiskelijaluettelot, pystyvät myös he lähettämään viestejä kelle tahansa koulunsa opiskelijalle. Luokkien opiskelijalistat voi piilottaa opiskelijoilta rastimalla Primuksen Luokat-rekisterissä kentän Piilota opiskelijalista Wilmassa opiskelijoilta. Tällöin opiskelijat voivat lähettää viestejä kaikkien muiden paitsi piilotettujen luokkien opiskelijoille.
• Huoltajat voivat lähettää viestejä opettajille, omalle huollettavalleen sekä huollettavansa muille huoltajille.

Wilman viestikansioissa viestit pysyvät tallessa ja järjestyksessä. Yhdellä sivulla näytetään korkeintaan 100 viestiä, ja käyttäjä voi vaihtaa sivua nuolipainikkeilla.

Saapuneet-välilehdeltä löytyvät kaikki saapuneet viestit. Viestin voi arkistoida avaamalla sen ja klikkaamalla linkkiä Siirrä arkistoon.

Luonnokset-välilehdellä näkyvät kesken jääneet viestit, jos viestiä kirjoittaessa on valittu Tallenna luonnos.

Arkisto-välilehdeltä löytyvät arkistoon siirretyt viestit. Kun viestejä on kertynyt paljon, kannattaa tarpeettomat poistaa ja loput arkistoida. Rasti viestilistasta ne viestit, jotka haluat poistaa tai arkistoida, ja klikkaa sitten listan alta poisto- tai arkistointipainiketta.

Viestin saat poistettua avaamalla viestin ja valitsemalla Toiminnot / Poista oma kopiosi. Useamman viestin voi poistaa kerralla Saapuneet-kansiossa laittamalla ensin valintarastin halutuille viesteille ja klikkaamalla sitten Poista valitut -painiketta.

Uusi viesti luodaan joko Viestit-sivulla klikkaamalla Kirjoita uusi viesti -linkkiä tai Ryhmät-, Opiskelijat- tai Opettajat-sivulla klikkaamalla kirjekuoren kuvaketta. Katso tarkempi ohje vastaanottajien valitsemiseen ja valmiiden hakujen ja postituslistojen käyttöön.

Otsikko ja viestisisältö kirjoitetaan suoraan tekstikenttiin, vastaanottaja valitaan Valitse vastaanottajat -painikkeella.

Tekstikentän yläpuolella on painikkeita, joilla voi mm. muotoilla tekstiä, tehdä luetteloita ja lisätä hymiöitä. Kun hiiren vie painikkeen päälle, tulee toiminnon kuvaus näkyviin. Huom. Muotoilut, kuten taulukot tai luettelot, eivät toimi Wilman mobiilisovelluksessa kunnolla ainakaan tällä hetkellä. Niiden käyttöä kannattaa siis harkita tarkasti tai välttää kokonaan, sillä viestin vastaanottaja ei välttämättä pysty näkemään sisältöä Wilma-sovelluksella niin kuin se on tarkoitettu. Wilman selainversiossa muotoilut näkyvät viestiä luettaessa kuten pitääkin.

Viesteissä on 20 000 merkin rajoitus, johon tekstin lisäksi lasketaan mukaan myös muotoilut, taulukot ym.

Lähetetyt viestit tallentuvat Viestit-sivun Lähetetyt-välilehdelle.

Vastaanottajien yhteenveto

Wilmassa viestinkirjoitussivulla näkyy alalaidassa Vastaanottajien yhteenveto -ilmoitus, jos viestille on valittu useita erityyppisiä vastaanottajia (esim. huoltajia ja jonkin ryhmän kaikki opiskelijat). Kun hiiren vie ilmoituksen päälle, näytetään yhteenveto viestille valituista vastaanottajista. Sen avulla on helppo tarkistaa, että on lähettämässä viestin juuri sellaiselle vastaanottajajoukolle kuin haluaakin. Tämä auttaa välttämään sen, että viesti menisi vahingossa väärille vastaanottajille. Yhteenvetoa ei ole pakko katsoa, mutta se on suositeltavaa ainakin silloin, kun viesti on menossa isolle vastaanottajajoukolle. Ilmoituksen edessä oleva kolmio on näkyvissä vain huomion kiinnittämiseksi, eli se ei välttämättä tarkoita, että viestille olisi valittu vahingossa vääriä vastaanottajia. Vastaanottajien tarkistaminen on aina viestin lähettäjän vastuulla.

Yhteenvedossa ei näytetä vastaanottajien nimiä vaan tyypit ja lukumäärät. Siinä voi näkyä esim. “Opettajat: 5 henkilöä” ja “Ryhmän kaikki opiskelijat: 2 ryhmää”. Tämä tarkoittaisi, että viesti lähtee viidelle opettajalle ja kahden ryhmän kaikille opiskelijoille. Jos vastaanottajiksi on valittu esim. yläkoulun ja lukion henkilökunnat, yhteenvedossa lukee “Koulun henkilökunta: 2 koulua”. Jos taas vastaanottajaksi on valittu jokin Primuksen valmis haku, esim. “8. luokan saksan opiskelijat”, lukee yhteenvedossa “Opiskelijaryhmät (Primuksen haut): 1 ryhmä”. Siitä siis näkee, minkä henkilöryhmän valmiista hausta on kyse, mutta ei tarkkaa valmiin haun nimeä.

Huoltajien osalta yhteenvedossa näkyy esim. “Huoltajat: 4 henkilöä”, jos vastaanottajiksi on valittu huoltajien nimiä klikkaamalla neljä huoltajaa. Jos taas huoltajat on valittu klikkaamalla esim. kolmen opiskelijan kohdalta Huoltajat-painiketta, näkyy yhteenvedossa “Opiskelijan kaikki huoltajat: 3 opiskelijaa”, mikä tarkoittaa, että viesti lähtee kolmen opiskelijan kaikille huoltajille.

Opettajat ja henkilökuntaan kuuluvat voivat ajastaa viestien lähetyksen Wilmassa. Käyttäjä voi kirjoittaa viestin valmiiksi ja lähettää sen, mutta viesti lähtee vastaanottajille vasta käyttäjän etukäteen määrittelemänä ajankohtana. Viestien ajastuksen käyttöönottoa varten Primuksessa rastitaan kenttä Oikeus lähettää Wilman viestit ajastetusti niille henkilöille, joille oikeus viestien ajastamiseen halutaan antaa. Rasti on Opettajat- ja Henkilökunta-rekistereissä.

Viesti ajastetaan Wilmassa viestinkirjoitussivulla laittamalla rasti kenttään Ajasta viestin lähetys ja syöttämällä haluttu lähetyspäivä ja -kellonaika. Päivämäärä valitaan kalenterista tai syötetään käsin muodossa 15.2.2019. Kellonaika syötetään muodossa 16:30. Viesti lähetetään normaalisti Lähetä viesti -painikkeella, mutta viesti näkyy vastaanottajilla vasta määriteltynä ajankohtana. Myös välittömät ilmoitukset uudesta viestistä lähtevät vasta määriteltynä ajankohtana. Viestin lähettäjä näkee viestin heti Lähetetyt-kansiossa, vaikka viesti ei todellisuudessa olisi vielä lähtenytkään vastaanottajille.

Lähetetyt viestit voi perua Lähetetyt-välilehdellä (poistaa viestin myös vastaanottajilta) avaamalla viestin ja valitsemalla Toiminnot / Peru viesti.

Opiskelijat ja huoltajat voivat perua lähettämänsä viestin, jos kukaan vastaanottajista ei ole vielä lukenut sitä.

Opettajat ja henkilökunta voivat perua myös luettuja viestejä. Kannattaa kuitenkin huomata, että jos joku on jo vastannut viestiin, katoavat myös vastaukset viestin perumisen myötä. Wilma näyttää vastausten määrän viestin perumisruudussa.

Opettajilla ja henkilökunnalla on mahdollisuus seurata sitä, kuinka moni vastaanottajista on lukenut viestin tai poistanut sen. Listan viestin lukeneista ja vielä tavoittamattomista vastaanottajista saa esiin Seuraa lukeneita -linkistä, joka näkyy lähetetyn viestin vastaanottajakentässä. Viestin lukeneet ja vielä tavoittamattomat vastaanottajat on eritelty käyttäjäryhmittäin.

Oikeuden viestien seurantaan voi antaa myös opiskelijoille ja huoltajille rastimalla Koulun tiedot -rekisteristä kentän Opiskelijat/huoltajat saavat seurata viestin lukeneita.

Uusista lukemattomista viesteistä ilmoitetaan heti kirjautumisen jälkeen Wilman etusivulla. Linkistä pääsee Viestit-sivulle, jossa näkyy sekä luetut että lukemattomat viestit. Lukemattomat viestit tunnistaa vihreäpohjaisesta Uusi-tekstistä. Yksi viesti voi olla myös viestiketju eli keskustelu.

Viesti aukeaa viestiotsikkoa klikkaamalla. Jos viestiin on tullut jo vastauksia, näkyvät nekin alkuperäisen viestin alla. Vastaus kirjoitetaan viestin alapuolella olevaan Pikavastaus-ruutuun. Jos ruutua ei ole näkyvissä, löytyy vastausmahdollisuus kohdasta Viestitoiminnot / Vastaa viestin lähettäjälle.

Opettajat ja henkilökunta voivat merkitä avaamansa viestin uudelleen lukemattomaksi. Siten tärkeän viestin löytää myöhemmin helposti Saapuneet-kansiosta. Tämä on hyödyllinen toiminto, jos viestin sisältö vaatii muistamista tai toimenpiteitä, mutta asialle ei ehdi lukuhetkellä tehdä mitään. Kun klikkaa hiirellä Toiminnot / Merkitse lukemattomaksi, Wilma palaa Viestit-sivun Saapuneet-kansioon, jossa äsken avatun viestin otsikko näkyy jälleen sinisellä pohjalla.

Viestin lähettäjä näkee kuitenkin viestin Seuraa lukeneita -linkin kautta, että vastaanottaja on lukenut viestin, vaikka se olisikin merkitty lukemattomaksi.

Saamasi viesti voi olla yksityinen eli vain sinulle lähetetty, tai se on voitu lähettää suuremalle joukolle. Vastaanottajajoukko näkyy viestin yläosassa.

• Jos saamasi viestin alla on Pikavastaus-ruutu, lähtee vastausviestisi oletuksena kaikille osallisille. Jos esim. rehtori lähettää viestin kaikille opettajille ja opettaja NN vastaa rehtorille jotain, näkevät kaikki muutkin opettajat opettaja NN:n viestin. Pikavastaus-ruutuun kirjoittaminen vastaa siis sähköpostien "vastaa kaikille" -toimintoa.
• Pikavastauksena lähetetty viesti ilmestyy alkuperäisen (tai mahdollisten muiden pikavastausten) alapuolelle. Viestiketju näkyy tämän jälkeen samanlaisena viestin alkuperäiselle lähettäjälle ja kaikille vastaaottajille. Pikavastausta käyttäen kaikki näkevät toistensa kommentit. Jos opettaja on lähettänyt viestin vaikkapa arviointiryhmälle MA2.1, näkevät ryhmän opiskelijat toistensa vastaukset. Jos opettaja ei ole sallinut vastaamista pikavastauksena, näkevät opiskelijat vain omat kahdenkeskiset keskustelunsa opettajan kanssa.
• Jos haluat vastata vain viestin lähettäjälle, valitse ikkunan oikeasta ylälaidasta Viestitoiminnot / Vastaa erillisenä viestinä lähettäjälle -linkkiä tai Pikavastaus-ruudun vierestä Haluatko vastata vain lähettäjälle -linkkiä.
• Jos Pikavastaus-ruutua ei näy tai olet ainoa vastaanottaja, lähtee vastauksesi aina vain lähettäjälle. Vastaamaan pääsee kohdasta Viestitoiminnot / Vastaa viestin lähettäjälle

Saadut viestit voidaan välittää eteenpäin valitsemalla Viestitoiminnot / Välitä viesti edelleen. Tällöin aukeaa normaali viestinkirjoitusikkuna, jossa välitettävä viesti on valmiina. Vastaanottajat määritellään Valitse vastaanottajat -painikkeella. Viestiä voi tarvittaessa muokata tai täydentää ennen lähettämistä.