Pedagogisten asiakirjojen käsittely koulusiirroissa

Valmistelut Primuksessa:

• Pedagogiset asiakirjat -rekisteri: ei vaadita mitään toimenpiteitä.
• Tukitoimet -rekisteri: ei vaadita mitään toimenpiteitä.
• Opiskelijat-rekisteri: Merkitään kopioituviksi kentiksi seuraavat kentät:
  • Pedagogiset arviot
  • Pedagogiset selvitykset
  • Oppimissuunnitelmat
  • HOJKSit
  • Muut tukeen liittyvät asiakirjat

  Kentät määritellään kopioituvaksi tiedoksi avaamalla kenttäeditori, klikkaamalla kentän päällä hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla "kopioitava tieto".

  Kun koulu kopioi oppilaan kortin toiseen kouluun (Toiminnot / Koulusiirrot / Kopioi toiseen kouluun), kopioituu myös tieto oppilaalle tehdyistä asiakirjoista em. kenttiin.

Asiakirjat ovat näkyvissä Wilman Tuki-sivulla huoltajille sekä opettajille heidän omien oikeuksiensa ja käyttäjäryhmänsä mukaisesti. Asiakirjoja voi tulostaa Wilman kautta.

Huomioitavaa

Jos kopioidut kentät päivitetään vielä myöhemmin alkuperäiseltä rekisterikortilta ennen uuden lukuvuoden alkua, kopioituu Opiskelijat-rekisterin infokenttiin (Pedagogiset arviot, Pedagogiset selvitykset, Oppimissuunnitelmat, HOJKSit, Muut asiakirjat) se tilanne, joka kentässä on ollut oppilaan aikaisemmassa koulussa ennen kopiointia.

Nämä kentät kannattaa päivittää (Toiminnot / Koulusiirrot / Päivitä kopioitavat tiedot alkuperäiseltä kortilta) ihan lukuvuoden lopuksi, mutta ei enää uuden lukuvuoden alettua. Tämä siitä syystä, koska kenttien päivitys korvaa kuluvan hetken ja tuo tilalle tilanteen edelliseltä koululta. Jos siis uudella koululla on jo ehditty tehdä oppilaille asiakirjoja, eivät uudet asiakirjat enää kenttien päivityksen jälkeen näy opiskelijarekisterin linkkikentissä.

Kun oppilas vaihtaa koulua kouluasteen sisällä ja oppilaan kortti siirretään joko vaihtamalla rekisterikortin omistajaa tai suoraan Koulu-kentän koulua, pysyvät asiakirjat nähtävissä Wilmassa ilman eri toimenpiteitä. Toki on huolehdittava siitä, että uudella koululla on tarvittavat käyttäjäryhmät ja oikeudet kunnossa niillä, joiden on päästävä asiakirjoja näkemään.

Oppilaan siirryttyä toiseen kouluun, jää hänelle tehdyille asiakirjoille ja tukitoimille se koulu, jossa ne on luotu. Koulutietoa ei ole tarvetta muuttaa, koska asiakirjat tunnistetaan oppilaan henkilötunnuksen perusteella. Samalla jää talteen tieto, millä koululla asiakirja on alunperin luotu.

Jotta oppilaan edellisen koulun asiakirjat näkyvät seuraavalla koululla, on oppilaalla oltava täydellinen henkilötunnus. Asiakirjoja ei siis näytetä, jos oppilaan henkilötunnuksen loppuosana on XXXX tai 001Ä, 002Ä jne.

Uudella koululla oppilaan aikaisemmassa koulussa tehdyt asiakirjat eivät näy Primuksen Pedagogiset asiakirjat -rekisterissä, vaan niitä voi katsella Wilman kautta. Primuksessa tieto oppilaalle tehdyistä asiakirjoista näkyy Opiskelijat-rekisterin infokentissä. Pääkäyttäjä näkee kuitenkin tarvittaessa kaikkien koulujen asiakirjat myös Primuksessa.

Oppilaan uuden koulun luokanvalvoja/opettaja näkee oppilaalle tehdyn asiakirjan Wilmassa, mutta hän ei pääse enää muokkaamaan sitä, sillä kyseinen asiakirja kuuluu aiemmalle koululle. Asiakirja on myös tulostettavissa Wilmasta, edellyttäen että käyttäjän ja tulosteen käyttäjäryhmä on sama. Jos asiakirja halutaan muokattavaksi uudella koululla, voi luokanvalvoja tehdä Wilmassa oppilaan Tuki-sivulla asiakirjasta kopion uudelle koululle ja muokata tätä (ks. erillinen ohje pedagogisten asiakirjojen kopioinnista). Kopioidessa tulee valita lomakepohja, jolle asiakirja muodostetaan. Käytännössä kannattaa käyttää samaa lomakepohjaa, jolla alkuperäinenkin asiakirja on luotu. Kun asiakirja on kopioitu, siitä on Primuksen Pedagogiset asiakirjat -rekisterissä kaksi rekisterikorttia, eli toinen on aiemman koulun alkuperäinen asiakirja ja toinen uuden koulun asiakirja.

Oppilaan vaihtaessa koulua saadaan myös tukitoimet siirtymään uuden koulun nähtäväksi. Tukitoimista siirtyvät ne, joiden tukimuodolle on rastittu Primuksen Tukimuodot-rekisterissä kenttä Tukitoimet näkyvät tulevilla kouluilla sekä ne tukitoimet, joiden tukimuoto on tyhjä.

Rastikenttä toimii myös ns.takautuvasti, eli vaikka oppilas olisi jo vaihtanut koulua, voi edellinen koulu rastikentän avulla näyttää/piilottaa tietyn tukimuodon tukitoimet.

Kurinpidolliset toimenpiteet jäävät aina vanhan koulun tietoon.

Samaan tapaan kuin asiakirjoillakin, säilyy tukitoimien kouluna se koulu, jossa toimenpide on kirjattu, eikä niitä Primuksen kautta näe muut kuin pääkäyttäjä.

Asiakirjojen on oltava aktiivisia, jotta ne näkyisivät Wilmassa. Tästä syystä oppilaiden asiakirjoja ei pidä arkistoida Pedagogiset asiakirjat -rekisterissä oppilaan vaihtaessa koulua saman kunnan sisällä.

Jos asiakirjat arkistoidaan, ne eivät enää näy oppilaan uuden koulun Wilmassa eivätkä Opiskelijat-rekisterin linkkikentissä. Oppilaan arkistointi tehdään normaalin käytännön mukaisesti, se ei vaikuta asiakirjojen näkyvyyteen.

Asiakirjat arkistoidaan erikseen Pedagogiset asiakirjat -rekisteristä vasta sitten kun oppilaan oppivelvollisuus päättyy tai hän muuttaa toiselle paikkakunnalle (ts. uusi koulu ei ole enää samassa Primuksessa).

Tukitoimet toimivat samalla tavalla kuin asiakirjat. Jos tukitoimet halutaan näyttää myös tulevalla koululla, on nekin säilytettävä aktiivisina Tukitoimet-rekisterissä ja arkistoitava vasta sitten kun niitä ei enää ole tarpeen näyttää Wilmassa.