Lomakkeiden käyttöoikeudet

Ylin taso, jolla lomakkeen näkymistä säädellään, on Wilman liittymä. Liittymiä ovat esim. opettaja-, huoltaja- ja opiskelijaliittymät. Opiskelijat näkevät Wilmassa ainoastaan sellaisia lomakkeita, jotka on rastittu näkymään opiskelijaliittymässä, ja vastaavasti opettajat näkevät ainoastaan opettajaliittymän tulosteita.

Lomake voi olla usean liittymän yhteinen. Esim. profiililomakkeet ovat usein yhteisiä kaikille Wilma-käyttäjille. Kuvassa on opettajan profiililomakkeen asetukset eli lomakkeen metatiedot.

Sama henkilö voi käyttää Wilmaa useassa roolissa: esim. opettaja voi olla myös alaikäisen lapsen huoltaja. Tällöin Wilman Lomakkeet-sivulla näkyy joko opettajaliittymän tai huoltajaliittymän mukaiset lomakkeet sen mukaan, käyttääkö hän Wilmaa juuri sillä hetkellä opettaja- vai huoltajaroolissa.

Käyttäjäryhmä Wilmassa yhdistää lomakkeen niihin henkilöihin, jotka saavat lomaketta käyttää. Sen avulla tehdään tarkempi rajaus Käytössä Wilman liittymissä -tietoon. Lomake voi olla esillä esim. opettajaliittymässä, mutta käyttäjäryhmän avulla rajataan se näkymään vain ryhmällä "Opinto-ohjaajat".

Käyttäjäryhmä Wilmassa täytetään aina rekisterin tiedot -tyyppisille lomakkeille. Tämäntyyppinen lomake ei näy Wilmassa ilman käyttäjäryhmää.

Käyttäjäryhmän voi täyttää myös profiililomakkeille, jos profiili halutaan näyttää vain tietyn käyttäjäryhmän henkilöille.

Käyttäjäryhmät luodaan Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterissä.

Wilman käyttäjäryhmien oikeudet määritellään Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterissä, Wilman oikeudet -välilehdellä.

Pääsääntö on, että käyttäjäryhmälle annetaan

• pääsy siihen rekisteriin, jota rekisterin tiedot -tyyppinen lomake koskee ja
• oikeus luoda uusia rekisterikortteja ja
• oikeus tulostaa tämän rekisterin tulosteita.

Esim. Tapaturmailmoitukset-rekisterin lomakkeella henkilö

• näkee Wilmassa listauksen aiemmin kirjatuista tapaturmista
• pystyy muokkaamaan tietoja, esim. terveydenhoitaja täydentää opettajan kirjaamalle tapaturmalle hoitoa koskevat tiedot
• voi kirjata uusia tapaturmailmoituksia
• voi tulostaa Tapaturmailmoitukset-rekisterin Primuksessa laadittuja tulosteita. Ilmoituslomakkeen tiedot käyttäjä voi aina tulostaa ilman erillisiä oikeuksiakin.

Rekisterikorttien poistamisoikeus on syytä jättää vain hallinnolle.

Lomake näkyy myös aineenopettajalle -rasti

Lomake näkyy myös aineenopettajalle on laajennus opiskelijarekisterin lomakkeiden normaaliin näkymiseen. Oletuksena opettaja näkee Wilmassa vain oman luokkansa/ohjausryhmänsä opiskelijoita koskevat lomakkeet. Osa lomakkeista on luonteeltaan sellaisia, että ne saavat näkyä myös opiskelijan aineenopettajille.

Opiskelijoille ja huoltajille ei yleensä tarvita käyttäjäryhmää lainkaan.

Jos jokin lomake halutaan rajata näkymään esim. vain kuljetusoppilaiden huoltajilla tai vain täysi-ikäisillä opiskelijoilla, tehdään rajaus lomake-editorin Ehdot ja tarkistussäännöt -välilehdellä.

Opiskelijoiden ja huoltajien käyttäjäryhmiä tarvitaan, jos

• heidän tulee päästä selaamaan jonkin rekisterin tietoja, esim. Kirjasto-rekisteriä tai
• kirjaamaan tietoja rekisterin tiedot -tyyppisellä lomakkeella.

Opiskelijoiden ja huoltajien käyttäjäryhmät voi merkitä opiskelija-, luokka- tai koulutasolla.

• Jos koulun kaikki opiskelijat kuuluvat samaan käyttäjäryhmään, merkitään ryhmä Koulun tiedot -rekisterin kenttään Opiskelijan käyttäjäryhmä Wilmassa. Huoltajien vastaava kenttä on Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa
• Jos jokin lomake on esim. vain valmistuvien luokkien opiskelijoille tarkoitettu, kirjataan käyttäjäryhmä Luokat-rekisterin samannimiseen kenttään.
• Jos lomake on tarkoitettu tietyille, yksittäisille henkilöille, esim. kuljetusoppilaiden huoltajille, merkitään käyttäjäryhmä opiskelijarekisteriin.

Kun kyse on opiskelijan omiin tietoihin liittyvästä lomakkeesta (esim. näytöt, työssäoppiminen, pedagogiset asiakirjat) ei opiskelijoiden ja huoltajien käyttäjäryhmille yleensä tarvitse antaa mitään oikeuksia. Riittää, että ryhmä on olemassa ja että sama ryhmä on valittu sekä opiskelijalle/huoltajalle että lomakkeelle.

Rekisterien selailua varten opiskelijoiden ja huoltajien käyttäjäryhmälle annetaan pääsy tähän rekisteriin, ts. rastitaan rekisterin nimi Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterissä, Wilman oikeudet -välilehdellä.

Selailtavaksi voi laittaa rekistereitä, jotka sisältävät vain julkista tietoa. Opiskelijaliittymän voi rastia vain tiettyjen rekisterien lomakkeille, ts. tietyt näkymisehdot on asetettu jo valmiiksi ohjelman sisällä. Esim. Tapaturmailmoitukset-rekisterin tietoja voivat selata ja muokata vain opettajat, henkilökunta ja työpaikkaohjaajat.