Ilmoitusten käyttöönotto

1. Rasti Ilmoitukset käytössä
2. Täytä sähköpostiasetukset ja/tai tekstiviestiasetukset

Ota esiin myös seuraavat kentät:

• Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset
• Koottujen ilmoitusten tekstiviestiasetukset
• Huoltajat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia
• Piilota viestien sisältö Wilman ilmoituksista

Käyttäjät voivat muokata ilmoitusasetuksiaan itse Wilmassa. Asetuksiin liittyvät kentät kannattaa kuitenkin ottaa esiin Primuksessa. Niiden avulla voit myös tarkistaa, että huoltajien sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot ovat oikeanmuotoisia.

Uudentyyppiset tunnukset

Uudentyyppisillä tunnuksilla asetukset ovat Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Samat asetukset koskevat käyttäjän kaikkia rooleja.

Ota esiin seuraavat kentät Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä:

• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelin
• Välittömien ilmoitusten lähetystapa
• Välittömien ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetystapa
• Koottujen ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetysajankohta

Vanhantyyppiset tunnukset

Vanhantyyppisillä tunnuksilla asetukset ovat samassa rekisterissä kuin käyttäjän rekisterikortti. Huoltajien asetukset ovat Lapset-rekisterissä. Asetukset ovat tunnuskohtaisia.

Ota esiin seuraavat kentät Lapset-, Ryhmien henkilökunta- ja Henkilökunta-rekistereissä:

• Sähköpostiosoite
• Matkapuhelin
• Välittömien ilmoitusten lähetystapa
• Välittömien ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetystapa
• Koottujen ilmoitusten sisältö
• Koottujen ilmoitusten lähetysajankohta

Ota Lapset-rekisterissä esiin myös huoltajan tunnukseen liittyvät kentät:

• Yhteydenottolupa (asemoi huoltajataulukkoon)
• Huoltajan sähköpostiosoite
• Huoltajan matkapuhelin
• Huoltajan välittömien ilmoitusten lähetystapa
• Huoltajan välittömien ilmoitusten sisältö
• Huoltajan koottujen ilmoituste lähetystapa
• Huoltajan koottujen ilmoitusten sisältö
• Huoltajan koottujen ilmoitusten lähetysajankohta

Uudentyyppisillä Wilma-tunnuksilla ilmoituksia voidaan lähettää Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä oleviin yhteystietoihin, eli Sähköposti-kentän osoitteeseen tai Matkapuhelin-kentän puhelinnumeroon.

Käyttäjät voivat päivittää yhteystietonsa itse Wilman Ilmoitusasetukset-sivulla. Käyttäjät kannattaa ohjeistaa tarkistamaan nämä yhteystiedot heti uuden tunnuksen luomisen jälkeen sekä silloin, kun tunnukseen on yhdistetty uusia rooleja.

• Opettajilla ja henkilökunnan jäsenillä, joilla on vanhantyyppinen Wilma-tunnus, yhteystietomuutokset päivittyvät myös Opettajat- tai Henkilökunta-rekisteriin.
• Huoltajilla ja muilla käyttäjillä, joiden Wilma-tunnus on sähköpostiosoite (uudentyyppinen Wilma-tunnus), näkyy Ilmoitusasetukset-sivulla linkki sähköpostiosoitteen muuttamiseksi. Näillä henkilöillä ei ole rekisterikorttia Primuksessa, vaan tiedot on kirjattu korkeintaan opiskelijarekisterin huoltajataulukkoon. Sähköpostiosoitemuutos päivittyy huoltajataulukkoon, jos taulukossa on valmiina sama osoite kuin Wilma-tunnuksella. Käyttäjän Wilma-tunnus muuttuu samalla uuden sähköpostiosoitteen mukaiseksi.

Huoltajat, joilla on rajoitettu tiedonsaantioikeus, eivät voi muokata ilmoitusasetuksiaan itse.

Toimintayksikkö voi määrittää valmiiksi henkilökunnan ja huoltajien ilmoitusasetukset tai antaa käyttäjien valita asetuksensa itse Wilmassa. Jos käyttäjille ei ole valittuna minkäänlaisia ilmoitusasetuksia, ei heille lähde Wilman ilmoituksia, vaikka Toimintayksiköt-rekisterissä itse toiminto olisikin otettu käyttöön.

Niille huoltajille, joille ilmoitukset saavat lähteä, rastitaan Lapset-rekisterissä huoltajataulukon kenttä Yhteydenottolupa.

Kenttä vaikuttaa kuitenkin vain vanhantyyppisiin Wilma-tunnuksiin. Jos huoltajilla on uudentyyppiset Wilma-tunnukset, kentän asetuksella ei ole merkitystä eikä sitä tarvitse rastia huoltajille.

Toimintayksiköt-rekisterissä rastitaan Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset -kohdasta ne henkilöryhmät, jotka saavat tilata välittömät ilmoitukset tekstiviestinä (1 tekstiviesti per tapahtuma Wilmassa). Näin voidaan vaikuttaa lähtevien tekstiviestien määrään ja sitä kautta kustannuksiin. Mahdollisuuden tekstiviesti-ilmoituksiin voi antaa esim. vain henkilökunnalle.

Jos huoltajia ei rastita, he voivat edelleen valita, mistä asioista he haluavat vastaanottaa välittömiä ilmoituksia, mutta ilmoitukset tulevat sähköpostilla. Tekstiviestivaihtoehtoa ei voi valita.

Opiskelijat/Huoltajat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia -asetus estää sekä tekstiviestimahdollisuuden valinnan että sähköposti-ilmoitusten aiheiden valinnan. Tämä rasti on voimakkaampi kuin Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset -rasti, ts. rasti estää Wilma-käyttäjiltä välittömien ilmoitusten asetusten muokkaamisen ja pakottaa käyttämään koulun määrittämiä asetuksia.

• Välittömien ilmoitusten toiminnasta on kerrottu tarkemmin omassa ohjeessaan.

Toimintayksiköt-rekisterissä rastitaan Koottujen ilmoitusten tekstiviestiasetukset -kohdasta ne henkilöryhmät, jotka saavat tilata kootut ilmoitukset tekstiviestinä (max. 2 tekstiviestiä per päivä). Koottu tekstiviesti on maksimissaan 2 viestiä pitkä ja sisältää käyttäjän valinnan mukaan joko yhden päivän tai yhden viikon tapahtumat.

Jos huoltajia ei rastita, he voivat edelleen valita, mistä asioista he haluavat vastaanottaa koottuja ilmoituksia, mutta ilmoitukset tulevat sähköpostilla. Tekstiviestivaihtoehtoa ei voi valita.

Suosittelemme, että tekstiviestejä käytettäisiin vain välittömien ilmoitusten kanssa, ja kootut ilmoitukset lähetettäisiin aina sähköpostilla. Koottu ilmoitus on yleensä pitkä, ja saattaa sisältää kymmeniä eri tapahtumia.

Uudesta viestistä lähtevässä välittömässä sähköposti-ilmoituksessa on mukana vain viestin otsikko sekä tieto, että Wilmaan on saapunut uusi viesti. Tarvittaessa myös otsikkotiedon voi piilottaa. Piilotus tehdään Toimintayksiköt-rekisterin kentän Piilota viestien sisältö Wilman ilmoituksista.

Jos tekstiviestejä halutaan lähettää vain joillekin yksittäisille huoltajille, kannattaa asetukset merkitä valmiiksi käyttäjäkohtaisesti. Käyttäjäkohtaiset asetukset täytetään uudentyyppisillä Wilma-tunnuksilla Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä ja vanhantyyppisillä Lapset-rekisterissä. Vaikka käyttäjäkohtaiset asetukset olisikin tehty, huoltajat voivat edelleen valita Wilmassa, mistä aiheista ilmoituksia haluavat.

Varmista ensin, että Toimintayksiköt-rekisterissä ei ole rastittu Välittömien ilmoitusten tekstiviestiasetukset -kenttään vaihtoehtoja "Huoltajat". Näin he eivät voi muuttaa asetuksia itse. Merkitse sitten käyttäjäkohtaiset asetukset seuraavasti:

Uudentyyppiset tunnukset

1. Avaa Wilman käyttäjätunnukset -rekisteri.
2. Hae esiin huoltajat, joille lähetetään tekstiviesti-ilmoituksia. Rasti näille Välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Tekstiviesti" (tai "Tekstiviesti" ja "Sähköposti").
3. Hae sitten esiin huoltajat, joille lähetetään vain sähköposti-ilmoituksia. Rasti näille Välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Sähköposti".

Vanhantyyppiset tunnukset

1. Avaa Lapset-rekisteri.
2. Hae esiin lapset, joiden huoltajille lähetetään tekstiviesti-ilmoituksia. Rasti näille Huoltajan välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Tekstiviesti" (tai "Tekstiviesti" ja "Sähköposti").
3. Hae sitten esiin ne lapset, joiden huoltajille lähetetään vain sähköposti-ilmoituksia. Rasti näille Huoltajan välittömien ilmoitusten lähetystapa -kenttään "Sähköposti".

Huom. Jos Toimintayksiköt-rekisteristä on rastittu kentät Huoltajat eivät saa muuttaa välittömien ilmoitusten asetuksia, niin kaikkienhuoltajien välittömien ilmoitusten asetukset katsotaan Lapset-rekisteristä lapsen kortilta riippumatta siitä, onko huoltajalla vanhantyyppinen vai uudentyyppinen tunnus käytössä.