Tapahtuman luominen ja tapahtumakutsujen lähetys

Uusi tapahtuma luodaan joko Wilman etusivun kalenterinäkymässä tai Viestit-sivulla.

A) Etusivun kalenterinäkymän kautta

Klikkaa sitä päivää, jolle tapahtuma luodaan. Jos kyseessä on monipäiväinen tapahtuma, klikkaa tapahtuman ensimmäistä päivää. Kun oikea päivä on valittu, klikkaa kalenterin alta Uusi tapahtumakutsu -linkkiä. Toinen vaihtoehto on klikata suoraan Uusi tapahtumakutsu -linkkiä, jolloin tapahtumapäiväksi tulee aluksi kuluva tai aktiiviseksi jäänyt päivä, mutta voit muuttaa päivän oikeaksi myöhemmin.

B) Viestit-sivun kautta

Klikkaa sivun oikeasta yläreunasta Lähetä tapahtumakutsuja -painiketta.

Tapahtuman aihe ja kuvaus

Kirjoita tapahtumalle aihe, esim. "Liikuntapäivä" sekä kuvaus Teksti-kenttään.

Osallistujat, kutsutut

Klikkaa Valitse vastaanottajat -painiketta ja valitse, keitä tapahtuma koskee. Vastaanottajat valitaan samalla tavalla kuin Viestit-toiminnossa.

• Liikuntapäivän tapahtumakutsun vastaanottajiksi valittaisiin esim. kaikki opiskelijat ja opettajat.
• Oppilaskunnan hallituksen kokouskutsun vastaanottajiksi valittaisiin hallituksen jäsenet.
• 9A-luokan vanhempainvarttien varaamista varten vastaanottajiksi valittaisiin 9A-luokan huoltajat.

Tapahtumakutsun lähettäjä on automaattisesti mukana tapahtumassa, ts. itseään ei tarvitse kutsua.

Vinkki! Tallenna valmiita hakuja niistä vastaanottajajoukoista, joille luodaan usein tapahtumia.

Osallistujamäärän rajaaminen

Jos tapahtumaan ei tarvitse ilmoittautua, poista rasti Tapahtuma vaatii ilmoittautumisen. Osallistujamäärän valintaan liittyvät kentät piilotetaan ruudulta. Tapahtuma ilmestyy kaikkien kutsuttujen kalenteriin, kun lähetät tapahtumakutsut.

Jos haluat, että tapahtumaan pitää ilmoittautua, täytä:

• Ilmoittautumisia enintään: Montako osallistujaa samaan ajankohtaan voi ilmoittautua, esim. opettajien koulutustilaisuuteen mahtuu 15 henkeä. Jos koulutus järjestetään useammassa ryhmässä, annetaan tähän yhden ryhmän maksimikoko.
• Ilmoitettavia osallistujia enintään: Kuinka monta osallistujaa sama henkilö voi ilmoittaa mukaan, esim. oppilaan äiti voi ilmoittaa vanhempainvarttiin mukaan myös isän ja tulkin, yhteensä 3 henkeä.
• Jos et halua rajata osallistujamäärää, mutta haluat kerätä ilmoittautumiset (esim. koulun juhla), jätä molemmat kohdat tyhjäksi.

Katso tarkemmat esimerkit erillisistä ohjeista (linkit alla).

Tapahtuman ajankohta/ajankohdat

Tapahtumalla voi olla

• yksi ajankohta, johon kaikki osallistuvat (esim. koulun juhla) tai
• useita ajankohtia, joista kutsutut valitsevat itselleen sopivimman (esim. vanhempainvartti).

Täytä kenttiin tapahtuman päivä, alkamis- ja päättymisaika. Jos tapahtuma vaatii ilmoittautumisen, täytä myös ilmoittautumisen alkamis- ja päättymisajat, viimeinen ilmoittautumisten peruutuspäivä sekä mahdolliset lisätiedot. Klikkaa sitten V-merkkiä.

Voit tarvittaessa muokata tapahtuman ajankohtaa klikkaamalla rivin perässä näkyvää kynän kuvaa.

Jos tapahtumalla on useita ajankohtia, esim. haluat luoda samalle päivälle 4 vanhempainvarttiaikaa, klikkaa Lisää ajankohta -painiketta, jolloin pääset syöttämään seuraavan tapahtuman ajankohdan. Ks. vanhempainvarteista tarkemmin erillisestä ohjeesta.

Kutsutut voivat aina valita vain yhden saman tapahtuman ajankohdista.

Monipäiväiset tapahtumat

Tapahtuma voi kestää useamman päivän (esim. koeviikko). Klikkaa tällöin Päättyy eri päivänä -linkkiä, jolloin pääset antamaan myös päättymispäivän.

Tapahtumakutsun lähettäminen

Kun kaikki tiedot on täytetty, klikkaa vielä Lähetä tapahtumakutsu -painiketta.

Tapahtuman luoja on automaattisesti mukana tapahtumassa, mutta ilmoittautumista vaativa tapahtuma näkyy omassa kalenterissa vasta, kun joku toinenkin on ilmoittaunut siihen. Jos tapahtumalla on useita ajankohtia eri päivinä, näkyy tapahtuma kalenterissa niinä päivinä, joille joku on ilmoittautunut.

Tapahtumaa muokataan avaamalla ensin ko. tapahtuma joko Wilman etusivun kalenterinäkymän kautta tai viestisivun Tapahtumakutsut-välilehden kautta.

Tapahtuman luoja voi muokata tapahtumaa milloin vain - myös silloin, kun tapahtumaan on jo ilmoittauduttu tai kun perumisaika on päättynyt. Jos yksittäisen ajankohdan tietoja muutetaan, saavat kyseiseen ajankohtaan ilmoittautuneet asiasta ilmoituksen sähköpostiin tai matkapuhelimeen, jos he ovat tilanneet välittömät ilmoitukset viesteistä. Yleisistä, koko tapahtumaa koskevista muutoksista ei lähde automaattisesti ilmoitusta kaikille kutsutuille, vaan tapahtuman järjestäjä voi itse tarvittaessa lähettää tiedon muutoksista viestillä.

Voit siirtää tapahtumaa, muuttaa ilmoittautumis- ja perumisaikoja ja muokata lisätietoja sekä osallistujien maksimimääriä. Nämä muutokset tehdään klikkaamalla kyseisen ajankohdan rivin perässä näkyvää kynän kuvaa. Muutokset tallennetaan klikkaamalla hyväksymismerkkiä.

Osallistujamäärien muutokset tehdään Ilmoittautumisia enintään ja/tai Ilmoitettavia osallistujia enintään -kenttiin. Osion kohdalle ilmestyy Tallenna muutokset -painike, jota klikkaamalla muutokset tallentuvat. Jos esim. ilmoittautumisten maksimimäärää kasvatetaan, voi tapahtumaan ilmoittautua lisää henkilöitä välittömästi tallennuksen jälkeen.

Tapahtuman luoja voi perua tapahtuman koska vain - myös silloin, kun tapahtumaan on jo ilmoittauduttu tai kun perumisaika on päättynyt. Ilmoittautuneet saavat peruutuksesta tiedon sähköpostiin tai matkapuhelimeen, jos he ovat tilanneet välittömät ilmoitukset viesteistä.

Tapahtuma perutaaan avaamalla ensin ko. tapahtuma joko Wilman etusivun kalenterinäkymän kautta tai viestisivun Tapahtumakutsut-välilehden kautta. Ajankohtien taulukosta valitaan ne, jotka eivät toteudu. Jos tapahtumalla on vain yksi ajankohta, rastitaan ne rivit, jotka halutaan perua. Kuvassa perutaan tapahtuman ryhmät/osuudet, joissa on 0 ilmoittautujaa, muut toteutuu. Kun jotain on rastittu, ilmestyy taulukon alle poistamispainike.

Jos peruuntuneen ajankohdan osallistujien halutaan siirtyvän jäljelle jääneisiin ajankohtiin, korjaa tarvittaessa myös osallistujien maksimimäärä eli kohta Ilmoittautumisia enintään sekä ilmoittautumis- ja perumisajat. Lisäksi kannattaa lähettää kutsutuille tieto muutoksista sekä toimintaohjeet.

Tapahtuman luoja voi seurata ilmoittautumisia reaaliajassa tapahtuman sivulla. Ajankohtien taulukossa näkyy ilmoittautuneiden määrä. Ilmoittautuneiden määrää klikkaamalla avautuu nimiluettelo, jonka kautta voi lähettää viestin kaikille ilmoittautuneille tai poistaa yksittäisiä ilmoittautumisia.

Ilmoittautuneiden luettelon tai luettelot saa tulostettua rastimalla ajankohtien taulukosta halutut rivit, ja klikkaamalla sitten taulukon alta tulostuspainiketta.

Ei-osallistujat

Ne, jotka ovat vastanneet kutsuun En osallistu -vaihtoehdolla, saa selville tapahtumakutsun vastaanottajalistan kautta. Kutsun lähettäjä voi painaa Seuraa lukeneita ja ilmoittautuneita->Seuraa ilmoittautuneita ja näkee kutsun hylänneet henkilöt. Samasta paikasta voi vielä lähettää uuden muistutusviestin.

Tapahtumakutsun voi lähettää myös toisen puolesta, esim. sihteeri lähettää kokouskutsun rehtorin puolesta tai merkitsee vanhempainvarttien aikoja ryhmänohjaajan puolesta ja lähettää kutsut huoltajille. Ohje tämän toiminnallisuuden käyttöönottoon löytyy täältä.

Wilmassa tapahtumakutsu luodaan normaaliin tapaan seuraavin poikkeuksin:

• Sivun yläreunassa on kohta Valitse lähettäjät. Tähän vaihdetaan henkilö, jonka puolesta kutsua lähetetään esim. rehtorin nimi. Se näkyy vastaanottajille "lähettäjänä".
• Jos valitaan joku toinen henkilö lähettäjäksi, tulee esiin kenttä Piilota kutsun tapahtumat omasta kalenteristasi. Sen rastimalla tapahtuma ei näy varsinaisen lähettäjän eli esim. sihteerin omassa kalenterissa eikä hänen nimensä näy kutsun lähettäjälistassa.
• Sekä varsinainen lähettäjä että se, kenen puolesta kutsu on lähetetty, voivat muokata kutsua ja seurata ilmoittautuneita.

Tapahtumakutsun lähettäjä voi myös lisätä suoraan jonkun kutsutuista henkilöistä tapahtumaan. Kutsun lähettäjä avaa tapahtumakutsun omassa Wilmassaan. Tapahtuma-ajankohdan rivin lopussa on plus (+) -merkki, josta avautuu kutsun vastaanottajien lista. Sieltä voi ilmoittaa henkilön tapahtumaan. Samassa ikkunassa voi hakea kutsuttujen listan ulkopuolelta henkilön ja lisätä hänetkin.

Esimerkki: Huoltaja ei käytä Wilmaa, mutta haluaa ilmoittautua tapahtumaan. Huoltaja ilmoittaa kutsun lähettäjälle osallistumisestaan sähköpostilla tai puhelimella ja opettaja lisää hänet tapahtumaan.