Ylioppilastutkinnon tiedonsiirto

Pitääkö Pakollinen/Ylimääräinen-kenttä olla täytettynä?

• Jos opiskelija on aloittanut tutkinnon suorittamisen syksyllä 2021 tai aiemmin, kentän tulee olla täytettynä todellisen tilanteen mukaisesti, eli pakollisilla aineilla tulee olla kentässä jokin "Pakollinen..."-alkuisista vaihtoehdoista ja ylimääräisillä aineilla "Ylimääräinen".
• Jos opiskelija on aloittanut tutkinnon suorittamisen keväällä 2022 tai aloittaa syksyllä 2022, ei ole tiedonsiirron kannalta merkitystä, onko kenttä täytettynä vai tyhjänä - tiedonsiirto onnistuu joka tapauksessa. Kenttään on kuitenkin siinä mielessä järkevää valita oikea vaihtoehto, että tällöin on helpompi seurata, onko opiskelijalla valittuna tutkinnon vaatimusten mukaisesti pakolliset aineet.

Siirtyykö maksuttomuustieto YTL:lle?

• Jos opiskelija on aloittanut tutkinnon suorittamisen syksyllä 2021 tai aiemmin, tieto ei siirry, oli Maksuton-kenttä rastittuna tai ei.
• Jos opiskelija on aloittanut tutkinnon suorittamisen keväällä 2022 tai aloittaa syksyllä 2022, siirtyy YTL:lle tieto kokeen maksuttomuudesta, jos Maksuton-kenttä on rastittuna aineen riville. Jos kenttää ei ole rastittuna, siirtyy YTL:lle tieto kokeen maksullisuudesta.

Miten yo-kokeiden maksuttomuustieto kerätään?

• Ylioppilaskirjoitusten ilmoittautumislomakkeelle (K2022-versio) on lisätty Maksuton-sarake. Sarake kuitenkin näkyy opiskelijalla Wilmassa lomakkeella vain, jos hänellä on voimassa oleva maksuttomuusjakso (eli Opiskelijat-rekisterin Maksuttomuusjakso alkaa -kenttä on täytettynä). Ne opiskelijat, jotka ovat oikeutettuja maksuttomuuteen, voivat ilmoittautuessaan rastia kokeen riville Maksuton-tiedon. Lukion tulee kuitenkin viime kädessä tarkistaa, onko opiskelija todella oikeutettu maksuttomaan kokeeseen.
• Syksyllä 2021 tai aiemmin tutkinnon suorittamisen aloittaneiden opiskelijoiden ilmoittautumislomakkeella ei Maksuton-saraketta ole, koska näiltä opiskelijoilta ko. tietoa ei missään tilanteessa tarvitse kerätä.

Lisätietoa tutkintouudistuksesta ja kokeiden maksuttomuudesta/maksullisuudesta:

• https://www.ylioppilastutkinto.fi/ylioppilastutkinto/k2022-tutkintouudistus

Miten maksuttomat yo-kokeet huomioidaan Primuksen laskutustoiminnossa?

• Jos jonkin yo-kokeen rivillä on Opiskelijat-rekisterissä rastittuna Maksuton-kenttä, kyseinen koe jätetään pois laskusta, kun muodostetaan lasku yo-kokeista Laskutus / Ylioppilastutkinto -toiminnolla. Jos opiskelijan kaikki kokeet on merkitty maksuttomiksi, ko. opiskelijan osalta ei muodostu laskua lainkaan. Lisätietoa laskutustoiminnon käytöstä on ohjeessa Ylioppilastutkinnon laskut.

Alla olevat tiedot ja ohjeistukset kevään 2022 tutkintouudistukseen liittyen pätevät edelleen syksyn 2022 ylioppilaskirjoituksiin ilmoittauduttaessa.

Kevään 2022 tutkintouudistus koskee opiskelijoita, jotka aloittavat tutkinnon suoritamisen keväällä 2022 tai sen jälkeen.

Uudistus ei kuitenkaan edellytä lukioilta mitään muutoksia siihen, miten yo-kirjoituksiin osallistuvien tiedot siirretään YTL:lle. Lukiot tekevät edelleen siirtotiedoston Primuksen kautta, ja samassa tiedostossa ovat kaikki kirjoituksiin osallistuvat opiskelijat riippumatta siitä, ovatko he osallistuneet yo-kirjoituksiin jo ennen kevättä 2022 vai eivät.

Tutkintouudistus vaikuttaa kuitenkin siihen, millaisia tietoja opiskelijasta menee tiedonsiirrossa Primuksesta YTL:lle. Käytännössä opiskelijan tiedot ovat tutkintouudistuksen mukaiset, jos:

• opiskelija aloittaa yo-tutkinnon suorittamisen keväällä 2022 tai myöhemmin TAI
• opiskelijalla on Yo-tutkintotyyppi-kentässä vaihtoehto "Erillinen koe" tai "Korottaja/Täydentäjä" TAI
• opiskelijalla on rastittuna Uusii tutkinnon -kenttä.

Tutkinnon suorittamisen syksyllä 2021 tai aiemmin aloittaneilla tiedot siirtyvät samanlaisina kuin ennen kevättä 2022.

Ilmoittautumistiedoston tiedot keväällä 2022 tai myöhemmin tutkinnon suorittamisen aloittaneilla opiskelijoilla

• Ilmoittautumistiedostossa ei ole uudistuksen mukaisesti ilmoitettavien opiskelijoiden tiedoissa "äidinkielenKoe"-, "pakollisetKokeet"- ja "ylimääräisetKokeet"-osioita.
• Ilmoittautumistiedostossa on "kokeet"-osio, jossa on mukana yo-aineen koodi ja tieto maksuttomuudesta. Tieto tulee Maksuton-rastikentästä. Jos kenttä on rastittuna, siirtyy YTL:lle siirtotiedoston mukana tieto siitä, että koe on maksuton.

Muuta

• Ilmoittautumistiedostossa ei ole enää keväästä 2022 alkaen "suoritetutKurssit"-osiota, koska YTL ei kerää enää tietoa. Tämä muutos koskee kaikkia kirjoituksiin osallistuvia opiskelijoita.
• Tutkinnon suorittamisen keväällä 2022 tai myöhemmin aloittavien opiskelijoiden kohdalla ei ole tiedonsiirron suhteen merkitystä, onko Opiskelijat-rekisterin Pakollinen/Ylimääräinen-kenttä tyhjänä vai onko siinä "Pakollinen" vai "Ylimääräinen" vai jokin muu vaihtoehto, sillä tieto pakollisuudesta tai ylimääräisyydestä ei siirry heillä tiedonsiirrossa. Loogisinta on silti täyttää kenttään aineen mukainen oikea vaihtoehto. Kentästä on hyötyä, jos haluaa seurata, onko opiskelijalla valittuna tutkinnon vaatimusten mukaisesti pakolliset aineet. Jos aineilla on täytettynä kenttään "Pakollinen" tai "Ylimääräinen", voi niiden tilalle valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista:
  • Pakollinen Äidinkieli ja kirjallisuus
  • Pakollinen Matematiikka
  • Pakollinen Toinen kotimainen kieli
  • Pakollinen Vieras kieli
  • Pakollinen Reaaliaine
• Tutkinnon suorittamisen syksyllä 2021 tai aikaisemmin aloittaneilla Pakollinen/Ylimääräinen-kenttä huomioidaan edelleen tiedonsiirrossa. Eli syksyn 2022 ylioppilaskirjoituksiinkin ilmoittauduttaessa heillä tulee olla kirjoitettavien aineiden osalta kentässä jokin "Pakollinen..."-alkuisista vaihtoehdoista tai "Ylimääräinen", todellisen tilanteen mukaisesti. Vanhaa "Pakollinen"-vaihtoehtoa ei voi enää syksyllä 2022 kirjoitettaville aineille valita, sillä se on arkistoitu Primuksen versiossa 4.63.9.1 (keväällä 2022 tai aiemmin kirjoitettujen aineiden riveillä "Pakollinen"-vaihtoehto on näkyvissä edelleen, jos se on aineille valittu ennen ko. vaihtoehdon arkistointia).
• Jos opiskelija on aloittanut tutkinnon suorittamisen jo syksyllä 2021 tai aiemmin, mutta sen kirjoituskerran aineita ei ole täytettynä yo-taulukossa, tulee opiskelijalla olla täytettynä Aloittanut tutkinnon -kenttään se kirjoituskerta (esim. 2021S), jolloin hän todella on aloittanut tutkinnon suorittamisen.
• Jos opiskelija uusii tutkinnon, tulee Aloittanut tutkinnon -kentässä olla kirjattuna se kirjoituskerta, jolloin hän on aloittanut tutkinnon uusimisen.

Koulun tiedot -rekisteri

Täytä seuraavat kentät:

• YTL:n lukionumero
• Yo-kirjoitusten suoritusaika

Huom. Kirjoitusajan tulee kevään kirjoituksiin ilmoittautuessa olla muodossa 2022K, 22K, K2022 tai K22 ja syksyn kirjoituksiin ilmoittautuessa muodossa 2022S, 22S, S2022 tai S22.

Opiskelijat-rekisteri

Täytä kokelaiden ilmoittautumistiedot (ks. ohjeet).

Kurssit-rekisteri

Täytä seuraavat kentät:

• YTL:n oppiaine: täytä kaikille niille aineille, joita yo-tutkinnossa voidaan suorittaa (äidinkieli, kielet, matematiikka ja kaikki reaalikokeeseen kuuluvat aineet). YTL:n oppiaine -kenttää ei täytetä kurssien osalta, vain aineen.
• Oppimäärä: täytä kenttä kielten ja matematiikan osalta.
• Toinen kotimainen kieli: rasti kenttä toisen kotimaisen kielen oppimäärää tarkoittaville aineille.

Nämä tiedot täytetään vain ainetasolle, ei kursseille. Ainetason kurssityyppi voi olla esim. "pääaine" tai "oppimäärä". Hae ruudulle pelkät aineet esim. haulla Tyyppi->Nimi= "*aine" tai Tyyppi->Nimi= "oppimäärä".

Kirjoitusajan tarkistaminen opiskelijoilta

Ennen tiedonsiirtoa on hyvä tarkistaa, että opiskelijoilla on varmasti Opiskelijat-rekisterissä yo-taulukon Suoritusaika-kentässä oikea tieto. MultiPrimuksessa kentän tiedon voi tarkistaa esimerkiksi tekemällä seuraavan haun:

• (Suoritusaika<>"" JA Suoritusaika<>Koulu[1]->Yo-kirjoitusten suoritusaika JA Arvosana->Korttinumero=0) TAI Yo-aine[Rivilukumäärä]<>Suoritusaika[Rivilukumäärä]
• Jos kyseessä on Primuksen yksittäisversio tai Primusta käytetään koulukohtaisella tunnuksella, vaihda hakuun Koulu[1]->:n tilalle Koulun tiedot->.

Haku tuo esiin ne oppilaat, joilla on merkittynä tulevalle yo-kokeelle Koulun tiedot -rekisterin Yo-kirjoitusten suoritusaika -kentästä poikkeava tieto. Haun toimivuus edellyttää, että ilmoittava koulu on opiskelijan kortin Koulu-kentän 1. rivillä. Jos haku tuo esiin opiskelijoita, joilla on väärä suoritusaika jossain kokeessa, korjaa tiedot ennen tiedonsiirtoa.

Tiedonsiirto tehdään valitsemalla opiskelijarekisterin yläpalkista Tiedonsiirrot / Ylioppilastutkinto / Ilmoittautumistiedot YTL:lle. Toiminnolla voi muodostaa sekä paperitulosteen että siirtotiedoston. Vain siirtotiedosto tulee toimittaa YTL:lle Tutkintopalvelun kautta, paperitulostetta ei toimiteta.

Ennen paperitulosteen tai siirtotiedoston muodostamista tulee tarkistaa ikkunasta tiedonsiirron asetukset.

Kirjoitusaika

• YTL:lle siirretään vain tulevaan kirjoituskertaan ilmoittautuneiden tiedot. Kirjoitusaika-kentässä on käytettävä samaa muotoa (esimerkissä "2022S"), jota on käytetty opiskelijarekisterin Suoritusaika -kentässä ja Koulun tiedot -rekisterin Yo-kirjoitusten suoritusaika -kentässä. Ohjelma hakee siirtoon sisällytettävät opiskelijat nimenomaan suoritusajan perusteella.

Kokelaiden numerointi

• Numeroi ja tallenna kokelasnumerot numeroi kaikki kokelaat aakkosjärjestyksessä sukunimen mukaan. Jos olet korjannut numerointia käsin, älä rasti tätä kohtaa, sillä toiminto numeroi uudelleen myös ne kokelaat, joiden kokelasnumeroa on muutettu aiemmin. Tee siis loputkin kyseisen kirjoituskerran korjaukset ja täydennykset käsin ja käytä automaattista numerointia vain silloin, kun teet tiedonsiirtoa ensimmäisen kerran tai jos numerointia ei ole muutettu käsin.
• Jos kokelasnumeroita ei ole täytetty tai tätä kohtaa ei ole rastittu, antaa Primus siirtoa tehdessä ilmoituksen "Opiskelijan yo-riveiltä puuttuu tietoja." Täydennä tällöin kokelasnumerot joko käsin tai rastimalla ko. kenttä ja tee siirto uudelleen.

Kun asetukset on tarkistettu, tulee ensin muodostaa paperituloste. Sen avulla on helppo tarkistaa, että tiedot ovat oikein. Paperitulostetta kannattaa tarkastella esikatselussa ja tulostaa paperille vasta, kun mitään täydennettävää tai korjattavaa ei enää ole.

Klikkaa Paperituloste-painiketta, jolloin avautuu Tulostus-apuruutu, jossa voit valita, tallennetaanko tiedot, kopioidaanko ne leikepöydälle vai tulostetaanko. Jos tulostat tiedot, pääset Esikatselu-painikkeen avulla tarkastelemaan lomakkeen tietoja ennen tulostusta.

• Kokeen uusijoilta ei lähetetä kaikkia tietoja uudelleen, joten näiltä riveiltä saa puuttuakin tietoja.
• Aineen sarakkeessa lukee myös siinä opiskeltujen kurssien määrä. Jos kaikilta kokelailta puuttuu systemaattisesti esim. historian kurssien määrä, tarkista Kurssit-rekisteristä, että historian aineelle on täytetty YTL:n oppiaine, kielille ja matematiikalle myös Oppimäärä.
• Paperitulosteessa on rajoitetusti tilaa esim. B-kielille. Pois jäävät kielet merkitään lomakkeelle käsin.
• YTL:n omassa lomakkeessa on mukana myös päättötodistustieto. Tämä on ainoastaan infoa YTL:ltä koululle, eikä lukioiden tule sitä täyttää. Saraketta ei ole mukana Visman lomakkeessa, eikä lukioiden tarvitse täyttää ko. tietoa Primukseen.

Kun paperituloste on muodostettu, voit tehdä tiedonsiirron.

Klikkaa Tiedonsiirto-painiketta, jolloin avautuu Tallenna nimellä -apuruutu.

• Syksyn kirjoitusten ilmoittautumiset tallennetaan nimellä Ylioppilastutkinto_registration_2022S_XXXX.json
• Kevään kirjoitusten ilmoittautumiset tallennetaan nimellä Ylioppilastutkinto_registration_2023K_XXXX.json

Tiedostonimissä XXXX = YTL:n lukionumero. Tiedoston oletusnimi muodostuu ajankohdan ja Koulun tiedot -rekisterissä olevan YTL:n lukionumero -kentän perusteella. Tiedostopääte .json muodostuu automaattisesti, vaikka se ei tallennusruudulla tiedostonimessä näkyisikään.

Siirtotiedoston lukio toimittaa sähköisesti YTL:lle Tutkintopalvelun kautta. Paperitulostetta ei tule lähettää.

Jos yo-tiedoissa on puutteita, aukeaa Paperituloste- tai Tiedonsiirto-painiketta painaessa ruudulle esikatselunäkymä, jossa on lista puutteellisista tiedoista. Listan voi tulostaa tai sulkea suoraan.

Korjaa virheet/puutteet listan mukaan ja tee tiedonsiirto uudelleen. Virheilmoituksissa rivin alussa on opiskelijan rekisterikorttinumero, jonka avulla voit hakea opiskelijan helposti pikahaulla.