Esimerkki Primuksen käyttäjäryhmistä ja oikeuksista

Tekninen pääkäyttäjä on henkilö, joka vastaa ohjelmien asennuksesta, päivityksestä, varmuuskopioinnista sekä yhteyksistä muihin ohjelmiin, SMTP- ja SMS-palvelimiin jne. Tekninen pääkäyttäjä voi olla esim. kunnan it-tuki, opetustoimen it-tuki tai ulkopuolinen palveluntarjoaja. Tekninen pääkäyttäjä ei välttämättä käytä itse Visma InSchool -ohjelmia lainkaan, eikä hänen tarvitse tuntea koulutoimen prosesseja. Tekninen pääkäyttäjä ei näe ohjelman tietosisältöä (opiskelijatietoja, opettajatietoja ym.).

Tekniselle pääkäyttäjälle voi antaa pääsyn seuraaviin rekistereihin:

• Koulun tiedot: muokkausoikeus smtp- ja sms-asetuksiin liittyviin kenttiin, lukuoikeus koulun nimeen ja Wilmaan liittyviin kenttiin.
• Varmuuskopiointi: kaikki oikeudet
• Virheilmoitukset: kaikki oikeudet
• Viestijono: kaikki paitsi "Kaikkien kenttien näkemisoikeus". Anna ko. rekisterissä kenttäkohtaisesti oikeus niihin tietoihin, joita henkilö saa nähdä. Kenttien luku- ja kirjoitusoikeuksista on kerrottu tarkemmin ohjeessa Primuksen ja Wilman käyttäjäoikeudet.
• PrimusQuery-siirrot: kaikki oikeudet

Pääkäyttäjä on henkilö, joka vastaa muiden käyttäjien oikeuksista ja toimintojen käyttöönotosta. Pääkäyttäjä vastaa myös koulujen yhteisistä asioista: kenttäasetteluista, yhteisistä tulosteista ja yhteisten rekisterien (kurssityypit, arvosanamääritykset ym.) ylläpidosta. MultiPrimus-kunnissa pääkäyttäjä työskentelee usein kouluvirastossa. Pääkäyttäjän tukena on hyvä olla työryhmä, joka yhdessä päättää, mitä toiminnallisuuksia halutaan käyttää, mille henkilöryhmille, millä aikataululla päivitykset otetaan käyttöön jne.

Pääkäyttäjäryhmälle annetaan hyvin laajat oikeudet:

• Täydet oikeudet Primukseen
• Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä rasti Oikeus käyttää Wilman ylläpitotoimintoja

MultiPrimuksessa jokaisella tulosteella on omistava koulu. Oletuksena Primus-käyttäjät näkevät vain oman koulunsa tulosteet sekä kaikille kouluille yhteiset tulosteet. Pääkäyttäjille kannattaa antaa Opiskelijat-rekisterin oikeuksista Kaikkien koulujen tulosteiden näkeminen.

Jos pääkäyttäjä ei hoida varmuuskopiointia, poista ainakin varmuuskopioiden poisto- ja palautusoikeus. Pääkäyttäjälle voi kuitenkin antaa oikeuden ottaa (omia, ylimääräisiä) varmuuskopioita.

Huom. Pääsy kenttäeditoriin kannattaa antaa kaikissa rekistereissä vain pääkäyttäjälle!

Virastoryhmään kuuluvat henkilöt ovat kouluviraston työntekijöitä. Näiden henkilöiden tulee nähdä kunnan kaikkien koulujen tiedot kerralla. Virastoryhmä ei näe oppilaiden arvosanoja, poissaoloja ym., vaan ryhmä käyttää Primusta lähinnä tilastointiin, tiedonsiirtoihin, oppilassiirtoihin ja erilaisten hakuprosessien hoitamiseen.

Virastoryhmään kuuluvien henkilöiden Primus-tunnuksesta jätetään tyhjäksi kenttä Kotikoulu. Näin he näkevät kaikkien samaan MultiPrimukseen kuuluvien koulujen tietoja. Asettelut koulusta -kenttään valitaan peruskoulujen asettelut.

Primukseen voi perustaa myös ylimääräisiä "virtuaalikouluja" hallinnollisia tarpeita varten, esim. nimellä "Virastokoulu". Tähän kouluun voi sijoittaa oppilaat, jotka ovat kotiopetuksessa, muiden kuntien kouluissa, yksityiskouluissa tms. Virastokoulun avulla virasto voi seurata näiden oppilaiden määrää ja oppivelvollisuuden suorittamista.

Virastoryhmälle annetaan pääsy ja muokkausoikeus ainakin seuraaviin rekistereihin:

• Opiskelijat
• Opettajat
• Hakijat
• Sijaiset
• Henkilökunta
• Laskutus
• Koulun tiedot
• Aamu- ja iltapäivätoimintaan liittyvät rekisterit
• Koulukuljetuksiin liittyvät rekisterit
• Kielet ja Kunnat

Muihin rekistereihin voi antaa pääsyn ja muokkausoikeuksia henkilön tehtävänkuvan mukaan. Kaikki poistamiseen, palauttamiseen ja kenttäeditoriin liittyvät oikeudet kannattaa kuitenkin jättää pois.

Virastokäyttäjiltä jätetään pois seuraavat opiskelijarekisterin oikeudet:

• Kaikkien kenttien näkemisoikeus
• Kaikkien kenttien muuttamisoikeus
• Kaikki oikeudet, joissa puhutaan opsista, suorituksista, valinnoista ja poissaoloista.
• Kaikki "Suoritusruutu"- ja "Wilman merkinnät" -osioiden oikeudet (aivan toimintoluettelon lopussa)

Opiskelijarekisterissä valitaan kenttäkohtaisesti, mitä oppilastietoja virastokäyttäjät saavat nähdä ja mitä eivät. Merkitse näytettävät kentät peruskoulujen asetteluun.

Toimistoryhmään kuuluu mm. koulusihteereitä, opintosihteereitä, koordinaattoreita ym. yhdellä tai useammalla koululla työskenteleviä henkilöitä. Anna ryhmälle lisää oikeuksia sitä mukaa kun käytännön työssä havaitaan, että henkilön pitää toistuvasti päästä näkemään tai muuttamaan tiettyä asiaa.

Erittäin tärkeä asia toimistokäyttäjille on mahdollisuus avata tukiyhteys. Tämä oikeus kannattaa aina antaa.

Toimistoryhmälle annetaan pääsy ja muokkausoikeudet niihin rekistereihin, joiden tietoja ko. kouluasteen arjessa tarvitsee seurata ja päivittää usein, ja joiden rekisterikortit ovat suurimmaksi osaksi koulukohtaisia esim.

• Opiskelijat (sis. huoltajat), Opettajat, Henkilökunta, Sijaiset, Hakijat, Johtokunta
• Huoneet, Arviointi, Luokat, Jälki-istunnot, Laskutus
• Ylläpidon rekistereistä: Koulun tiedot.

Näissä rekisterissä annetaan sellaiset oikeudet, joiden avulla käyttäjä saa hoidettua kaikki tehtävänsä, mutta ei saa tehtyä vahingossa suurta tuhoa - käytännössä kannattaa jättää pois ainakin seuraavat:

• Rekisterikorttien poistaminen
• Tulosteiden poistaminen
• Pääsy kenttäeditoriin
• Oikeus poistaa tiedonsiirtoja
• Oikeus järjestää monirivisiä kenttiä
• Rekisteriin tehtyjen muutosten palautus
• Kaikkien suoritusten poistamisoikeus
• Poistaminen tulostearkistosta
• Liitteiden poistaminen

Pelkän pääsyn (lukuoikeuden) voi antaa niihin rekistereihin, joissa on useamman koulun yhteisiä rekisterikortteja, esim. Kurssit, Opetussuunnitelmat, Arvosanamääritykset, Kurssityypit ja Poissaolo- ja läsnäololuokitukset.

Wilmaa käyttävissä kouluissa toimistoryhmälle kannattaa lisäksi antaa

• Henkilökuntarekisterissä:
  • Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa
  • Oikeus laatia julkisia kyselyjä
  • Oikeus lähettää viestejä kaikille ryhmille
  • Oikeus lähettää sähköpostia Wilmassa
  • Oikeus lähettää tekstiviestejä Wilmassa
  • Tiedottaminen Wilmassa: Lisää ja muokkaa kaikkia
  • Rooli kouluilla: Koulusihteeri
• Käyttäjäryhmät-rekisterissä:
  • Arviointi-rekisterin oikeuksista Kaikkien arviointikirjojen näkeminen.

Etenkin suuremmissa kunnissa käyttäjien apuna toimii kunnan sisäinen, kouluastekohtainen tuki. Tukihenkilö vastaa esim. alakoulujen tai lukioiden asioista. Hän osallistuu oman kouluasteensa opetussuunnitelmien, tulosteiden ja sähköisten lomakkeiden muokkaukseen sekä suunnittelee kenttäasetteluita ja ominaisuuksien käyttöönottoja yhdessä pääkäyttäjän kanssa.

Kouluastekohtaisen tuen käyttäjille annetaan samat oikeudet kuin toimistoryhmälle, mutta lisäksi voi antaa pääsyn ja muokkausoikeuden tärkeimpiin yhteisiin rekistereihin, esim.

• Arvosanamääritykset, Arvosana-asteikot, Keskiarvomääritykset, Kurssityypit.

Kurssit, Opetussuunnitelmat, Jälki-istuntojen syyt ja Poissaolo- ja läsnäololuokitukset.

• Lomake-editori
• Käyttäjätunnukset (= Primus-tunnukset)
• Wilman käyttäjätunnukset. Pääsy tarvitaan lähinnä virhetilanteiden selvittelyyn sekä tunnuksen luomiseen sellaisille huoltajille, joilla ei ole sähköpostia käytössä.

Lisäksi annetaan pääsy ja muokkausoikeus ko. kouluasteen käyttämiin rekistereihin, esim. alakouluilla Aamu- ja iltapäivätoimintaan ja Koulukuljetuksiin.

Johtoryhmään kuuluu koulun hallinnon vastuuhenkilöt: rehtorit, koulunjohtajat, apulaisrehtorit, yksikön/linjanjohtajat jne. Tämä ryhmä vastaa yleensä myös oman koulunsa tai yksikkönsä työjärjestysten teosta ja on koulun johtajana vastuussa ohjelmien tietosisällön oikeellisuudesta sekä henkilörekisterien asianmukaisesta käytöstä ja suojaamisesta.

• Johdolle annetaan pääsy ja lukuoikeus kaikkiin niihin rekistereihin, jotka koululla on käytössä.
• Pääsy ja muokkausoikeus annetaan samoihin rekistereihin kuin toimistolla.
• Lisäksi annetaan täyden oikeudet Kurreen, jos koulu käyttää Kurrea.
• Wilmaa käyttävissä kouluissa annetaan Opettajat-rekisterissä tai Henkilökunta-rekisterissä:
  • Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa
  • Oikeus laatia julkisia kyselyjä
  • Oikeus lähettää viestejä kaikille ryhmille
  • Oikeus lähettää sähköpostia Wilmassa
  • Oikeus lähettää tekstiviestejä Wilmassa
  • Tiedottaminen Wilmassa: Lisää ja muokkaa kaikkia
  • Rooli kouluilla: Rehtori/Johtaja

MultiPrimuksessa kannattaa Käyttäjäryhmät-rekisteriin perustaa myös tulosteiden näkemistä ohjaavia tulosteryhmiä. Näiden avulla voi erotella esim. yhtenäiskouluissa ala- ja yläluokkien tulosteet. Näin niiltä henkilöiltä, jotka työskentelevät vain yläluokkien oppilaiden kanssa, saadaan piilottettua alaluokkien tulosteet.

Perusopetuksen ja lukiokoulutuksen järjestäjät pärjäävät yleensä seuraavilla tulosteryhmillä.

• Tulosteet: alakoulut
• Tulosteet: peruskoulut
• Tulosteet: yläkoulut
• Tulosteet: lukio

Ammatillisen koulutuksen järjestäjillä tulosteryhmät voivat olla esim.

• Tulosteet: nuorten koulutus
• Tulosteet: aikuiskoulutus
• Tulosteet: oppisopimus

Tulosteiden käyttäjäryhmistä on kerrottu tarkemmin ohjeessa Tulosteen käyttöoikeudet ja käyttäjäryhmät.