Identifieringskod i Kurre

Se en instruktionsvideo om hur man uppdaterar identifieringsuppgifterna (på finska)

Lärares och studerandes identifieringskod

Varje person ska ha en egen och unik identifieringskod för att de uppgifter som överförs mellan Kurre och Primus ska knytas till rätt person. Personbeteckningen kan fungera som identifieringskod, men det går också att ge en annan kod. Identifieringskoden ska vara exakt den samma både i Primus och i Kurre.

• Standard är att personbeteckningen används som identifieringskod. Om personuppgifterna är ifyllda i Primus behöver du inte göra något med koden i Kurre. Om identifieringskoden baseras på personbeteckningen syns koden färdigt i Kurre under flikarna Studerande eller Lärare i fältet Identifieringskod, längst ner på sidan.
• Personbeteckningen syns i Kurre inte i klarspråk, den är alltid krypterad.

Om personbeteckningen saknas:

• Om uppgifter om personbeteckning saknas, t.ex. för nya studerande och lärare, kan du lägga till deras födelsetid och slutdelen -001Ä för män och -002Ä för kvinnor. Slutdelens sista nummer kan vara annat än 1 eller 2 förutsatt att män alltid har ett udda tal och kvinnor ett jämnt tal. Kurre hanterar dessa som riktiga personbeteckningar.
• Om du senare får veta den korrekta personbeteckningen ska du ändra den både i Primus och i Kurre. Identifieringskoden ändras i Kurre genom att du klickar på en person och sen på knappen Ändra id. I hjälprutan som öppnas ska du välja Upprätta på basen av personbeteckning och i fältet Identifieringskod ska du skriva in den korrekta personbeteckningen. Kom ihåg att ändra personbeteckningen i Primus också.
• Om det finns många personer i Kurre som inte har en personbeteckning lönar det sig att först uppdatera dem i Primus och sen göra en ny dataöverföring till Kurre. Gör en kompletterande överföring där du kryssar i Uppdatera personernas identifierare. I överföringen söks personer utan identifieringskod som har samma klass (gäller endast studerande), efternamn och för/tilltalsnamn i Kurre och Primus. Om det finns personer med samma uppgifter i båda programmen uppdateras deras identifieringskod, men om det finns personer i Primus som inte finns i Kurre förs de över som nya personer.
• Om du inte vill att personbeteckningarna ska finnas i Kurre kan du använda en annan identifieringskod. I fältet Kod i Kurre i personalregistret fyller du då i Annan identifieringskod. Koden kan se ut hur som helst bara den är unik för varje enskild resurs.
• Om identifieringskoden är något annat än personbeteckning syns en gul boll framför personens namn.

Utbytesstuderande

• För utbytesstuderande och invandrare o.d. som inte har en finländsk personbeteckning sätter man födelsetid och slutdelen -001Ä (män) och -002Ä (kvinnor) som personbeteckning. Slutdelens sista nummer kan vara annat än 1 eller 2 förutsatt att män alltid har ett udda tal och kvinnor ett jämnt tal. Kurre hanterar dessa personbeteckningar som korrekta.

De utrymmen som används endast av den egna skolan identifieras oftast utan att användaren behöver göra något särskilt. Om skolan har gemensamma utrymmen med andra skolor är det möjligt att användaren måste ändra inställningar för att utrymmen ska identifieras.

Ett gemensamt utrymme är ett utrymme som används av minst två olika skolor, t.ex. gymnastiksal, bibliotek eller auditorium. Reserveringarna av ett gemensamt utrymme syns för alla de skolor som använder utrymmet. Skolorna kan däremot endast lägga till, ändra och ta bort egna reservationer.

För att timmarna ska synas för de andra skolorna bör följande krav uppfyllas:

• Utrymmet ska ha samma identifieringskod i alla skolor som använder utrymmet. Koden syns i Kurres grunduppgifterfönster på fliken Utrymmen i kolumnen Identifieringskod. Koden utformas automatiskt när utrymmet flyttas från Primus till Kurre, men det är ändå möjligt att ändra koden i Kurre.
• Det egna schemat ska vara offentligt för andra skolor. Kryssa i fältet Offentlig oberoende av enhet och läroanstalt som finns under Allmänna inställningar
• Timmar ska vara placerade i det gemensamma utrymmets schema.

A) Om det gemensamma utrymmet endast har ett registerkort i Primus är allt i sin ordning och du behöver inte göra något med identifieringskoden i Kurre.

• T.ex. "Gymnastiksal" har bara ett registerkort i registret Salar och på kortet finns alla de skolor som använder utrymmet uppräknade i fältet Skola.
• I Kurre syns en identifieringskod som baserar sig på utrymmets registerkortnumret, t.ex. H24#208gym.

B) Om det gemensamma utrymmet har flera registerkort: För att Kurre ska veta att gymnastiksalen på högstadiet är samma som gymnastiksalen i gymnasiet ska det läggas till en förenande kod på båda registerkorten. Koden ska du skriva in i fältet Kod i Kurre.

• Koden ska vara minst 15 tecken lång och utformad på exakt samma sätt på båda skolornas salregisterkort.
• Koden kan t.ex. vara Språkstudio gym/hög. Det är bra om koden är entydig och beskrivande så är det lättare att hålla reda på dem. Använd inte en liknande identifieringskod som i punkt A. OBS! Använd inte mellanslag i koden!
• I Kurre är utrymmets identifieringskod den samma som du angav i Primus. Framför utrymmets namn finns en gul boll som betyder att koden baserar sig på en kod som du själv har angett och inte på kortnumret.
• Om bollen är röd och inte gul betyder det att identifieringskoden inte är tillräckligt lång eller att det är något fel med den. Byt då ut den mot en tillräckligt lång och fungerande kod.
• Om koden inte finns i Primus då överföringen görs kan du lägga till den i Kurre. Båda skolorna fyller då i samma kod för utrymmet i sin egen Kurre.

Att ändra utrymmets identifieringskod

Om du vill ändra identifieringskoden för ett utrymme som används av flera skolor bör alla skolor som använder utrymmet ändra koden. Varje skola gör alltså samma ändring i sin egen Kurre. Det är viktigt att du meddelar alla skolor som använder utrymmet att koden ändras.

Identifieringskoden ändras på Kurres grunduppgifterfönster under fliken Utrymmen.

• Välj det gemensamma utrymmet vars kod du vill ändra. Klicka sen på Ändra id som finns i den nedre delen av fönstret.
• Välj Annan identifieringskod och skriv in den nya koden i fältet.
• Det lönar sig att även ändra koden i Primus så att koderna i fortsättning är i ordning och så att samma ändring inte behöver göras varje år. I Primus ändras koden i salregistret i fältet Kod i Kurre.

Övriga resurser är t.ex. apparatur, arbetsredskap, gymnastikredskap, uppslagsböcker och annat som kan behövas på lektionerna. De övriga resurserna kommer till Kurre från Primus register Inventarier.

• Resurserna ska ha ett eget och unikt gruppnamn. Gruppnamnet motsvarar utrymmens förkortning och syns i Kurre på fliken Övriga resurser i kolumnen Förkortning. De övriga resursernas identifieringskoder baserar sig på resursernas kortnummer, namn och gruppnamn.
• Även personer kan fungera som övriga resurser, t.ex. skolgångsbiträden eller assistenter. Dessa personer kan med fördel läggas till i Primus Personalregister, varifrån de kan överföras till Kurre. I Kurre finns de på Personal-fliken. Om personerna har sin personbeteckning som identifieringskod i Kurre, syns deras scheman i Wilma.

Inventariers scheman i Wilma

Scheman för Inventarier-registrets övriga resursers kan göras synliga i Wilma från och med version 7.22 av Kurre. Fyll i resursens Kod i Kurre och överför den till Kurre. Lägg till resursen i någon undervisningsgrupp eller gå till placeringen och reservera resursen med hjälp av t.ex. placeringstyp.

I Wilma väljer du "Inventarier" i huvudsidans Mera-meny. Klicka på en resurs som tillhör Inventarier-registret, t.ex. läroanstaltens paketbil. På profilsidan som öppnas ser du fliken Schema som innehåller de reservationer som gjorts av resursen. Reservationerna är i läsläge.

Om läraren som är inloggad i Wilma har rätt att bearbeta inventariers scheman, kan han/hon övergå till bearbetningsläge uppe på sidan.

I Inventarieregistret och Salregistret i Primus kan du uppdatera resursernas identifieringskoder till Kurre på basis av kortnumret. Detta är ett smidigt sätt när det finns många resurser och du på en gång vill få identifieringskoderna att stämma överens i Primus och Kurre.

• Innan du uppdaterar ska du fylla i fältet Kod i Kurre för alla resurser som ska uppdateras. Före dataöverföringen ska du också se till att resursernas kortnummer i Kurre är korrekta.
• Välj de kort som ska uppdateras i kortlistan och gå till Dataöverföringar/Överföring till Kurre (7). Under Övriga inställningar, kryssa i Uppdatera koderna för utrymmen och andra resurser på basis av kortnr och klicka på Fortsätt.
• Kontrollera de uppgifter som ska uppdateras i sammandraget och klicka på Överför.

Uppdateringen av resursernas identifieringskoder kan du förutom i Inventarieregistret och Salregistret också göra med dataöverföringsfunktionen i Kurre.