Hakemusten ja päätösten luonti

Hakemusten ja päätösten teko Primuksessa massana opiskelijoille tai hakijoille

Opiskelijat-rekisterin kautta on mahdollista luoda hakemus tai päätös suurelle opiskelijajoukolle yhdellä kertaa.

• Valitse Opiskelijat-rekisteristä ne rekisterikortit, joille päätös/hakemus tehdään.
• Valitse Lisätoiminnot / Luo Hakemus tai päätös valituille rekisterikorteille.
• Täytä tarvittavat kentät ja tallenna. Opiskelijoiden nimi tulee automaattisesti. Sen jälkeen päätökset/hakemukset ovat omina kortteinaan Hakemukset ja päätökset -rekisterissä.

Samaan tapaan kuin Opiskelijat-rekisterissä, myös Hakijat-rekisterissä voi luoda hakemuksen tai päätöksen valitulle rekisterikortille tai kerralla useammalle hakijalle. Hakemukset ja päätökset -rekisterissä onkin hyvä ottaa esiin myös kenttä Hakija, joka viittaa Hakijat-rekisteriin. Kun hakemus/päätös luodaan Hakijat-rekisterissä, täyttyy Hakija-kenttä automaattisesti.

Hakemusten ja päätösten teko Primuksessa yksittäiselle opiskelijalle tai hakijalle

Yksittäiset hakemukset ja päätökset luodaan suoraan Hakemukset ja päätökset -rekisterissä.

Opettajilla sivulla näkyy hakemukset ja päätökset kaikkien niiden opiskelijoiden osalta, joiden tietoja henkilöllä on oikeus tarkastella.

Hakemusten tarkastelu

Linkki Hakemukset ja päätökset -sivulle näkyy Wilman ylävalikossa, jos toiminto on käytössä. Yksittäisen opiskelijan hakemuksia ja päätöksiä pääsee tarkastelemaan opiskelijan sivulta Hakemukset ja päätökset -välilehdeltä.

• Hakemukset ja päätökset on luokiteltu omille välilehdilleen: Oletuksena näytetään kaikki hakemukset ja päätökset.
  • Avoimet hakemukset: Asia näkyy avoimena hakemuksena, jos asiasta ei ole julkaistua päätöstä (kenttä Päätöksen julkaisupvm täyttämättä).
  • Kaikki hakemukset: Näytetään kaikki sellaiset asiat, joille on täytetty jotain kenttään Hakemus.
  • Koulun päätökset: Näytetään ne asiat, joille on annettu päätös kenttään Päätös(koulu).
  • Viraston päätökset: Näytetään ne asiat, joille on annettu päätös kenttään Päätös(virasto).
  • Itselle osoitetut hakemukset: Näytetään ne hakemukset, joihin henkilö on laitettu käsittelijäksi. Käsittelijä voi olla opettaja tai henkilökuntaan kuuluva.

Wilman etusivulla käyttäjille näkyy ilmoitus kaikista niistä hakemuksista, joiden käsittely on kesken, eli tieto päätöksestä puuttuu tai annettu päätös ei ole vielä julkinen. Opettajille ja henkilökunnalle päätökset näkyvät heti.

Hakemuksen voi myös kohdistaa tietylle opettajalle tai henkilökuntaan kuuluvalle. Lomakkeisiin lisätään tätä varten kentät Käsittelijät (opettaja) ja/tai Käsittelijät (henkilökunta). Hakemuksen tekijä voi siis suoraan ohjata hakemuksensa tietylle henkilölle. Katso lisää hakemusten ja päätösten rajaamisohjeesta.

Hakemuksia ja päätöksiä voi piilottaa Wilman luetteloista rastimalla Piilota Wilman luetteloista -kentän Primuksen Hakemukset ja päätökset -rekisterissä.

Päätöksen teko

• Avaa hakemus joko Hakemukset ja päätökset -sivulta tai opiskelijan oman sivun Hakemukset ja päätökset -välilehdeltä.
• Valitse sivun yläosan Lomakkeet-linkin kautta oikea päätöslomake ja täytä siihen tarvittavat tiedot.

Jos käytössä ei ole sopivaa päätöslomaketta, täytyy sellainen ladata lomakepankista tai luoda itse. Ks. ohje Hakemusten ja päätösten käyttöönotto.

Huoltajien ja opiskelijoiden Wilma-näkymässä on samaan tapaan kuin opettajilla ja henkilökunnallakin linkki hakemuksiin ja päätöksiin sivun yläreunassa tai valikkopainikkeen takana. Sivulla näkyvät kaikki oppilasta koskevat hakemukset ja päätökset.

Hakemuksen teko

Sivun oikeassa yläreunan Tee uusi hakemus -linkkiä klikkamaalla näkee kaikki ne hakemuslomakkeet, jotka ovat huoltajien käytössä. Huoltaja voi sieltä täyttää esim. hakemuksen koulukuljetusta varten. Sen jälkeen tehty hakemus näkyy avoimena hakemuksena kunnes asia on käsitelty ja sitä koskeva päätös on tehty. Päätös tulee näkyviin hakemusta koskevalle riville Päätös-sarakkeeseen.

Hakemusten ja päätösten tarkastelu

Tehtyjä päätöksiä voi tarkastella myös Päätökset-välilehdellä, jossa ne näkyvät, kun päätös on julkaistu opiskelijoille ja huoltajille. Julkaiseminen tarkoittaa sitä, että päätöstä koskeva kenttä Päätöksen julkaisupvm on täytetty. Tämä on syytä huomioida kun toimintoa otetaan käyttöön. Vaikka päätökset on siirretty Primuksessa uuteen rekisteriin, ne eivät näy Wilmassa ennen kuin julkaisupäivä on täytetty Hakemukset ja päätökset -rekisterissä.

Oletuksena täysi-ikäiset opiskelijat näkevät itseään koskevat hakemukset ja julkaistut päätökset. Siihen saakka tiedot näkyvät ainoastaan heidän huoltajille. Jos kuitenkin halutaan näyttää hakemukset ja päätökset myös alle 18-vuotiaille opiskelijoille, rastitaan Koulun tiedot -rekisterissä kenttä Kaikki opiskelijat näkevät hakemukset ja päätökset.

Samaan tapaan kuin opettajille ja henkilökunnalle, näytetään myös huoltajille tai opiskelijalle itselleen linkki Wilman etusivulla keskeneräisiin hakemuksiin/päätöksiin.

Vanhemmat hakemukset ja päätökset voi arkistoida Primuksessa Hakemukset ja päätökset -rekisterissä. Opiskelijaa koskevat hakemukset ja päätökset näytetään kuitenkin Opiskelijat-rekisterin vastaavissa kentissä huolimatta siitä onko hakemus/päätös arkistoitu tai ei.