Hakemusten ja päätösten tietojen päivitys opiskelijarekisteriin

Tietojen päivitys edellyttää, että käyttäjän käyttäjäryhmällä on Käyttäjäryhmät-rekisterissä Primuksen oikeudet -välilehdeltä rastittu Hakemukset ja päätökset -rekisteri sekä sen oikeuksista Tietojen päivitys opiskelijarekisteriin.

Lisäksi käyttäjällä on oltava vähintään näkemisoikeus sekä Hakemukset ja päätökset -rekisterin kenttiin että Opiskelijat-rekisterin vastaaviin kenttiin. Oikeuden voi antaa joko Käyttäjäryhmät-rekisteristä rastimalla ko. rekisterien oikeuksista kohdan Kaikkien kenttien näkemisoikeus tai valitsemalla ko. rekistereiden kenttäeditorin kautta näkemisoikeuden erikseen tiettyihin kenttiin.

Päivitystoiminto ottaa huomioon Koulun tiedot -rekisterin kenttään Estä toimeenpano arkistoiduille opiskelijakorteille tehdyn asetuksen. Jos kentässä on rasti, ei tietoja päivitetä opiskelijarekisterissä arkistoiduille opiskelijoille. Jos taas kentässä ei ole rastia, päivittyvät hakemusten ja päätösten tiedot myös arkistoiduille opiskelijoille.

• Avaa Hakemukset ja päätökset -rekisteri ja valitse tai hae rekisterikorttilistaan kortit, joiden tietoja haluat päivittää.
• Valitse ylävalikosta Lisätoiminnot / Päivitä kentät opiskelijarekisteriin.

Tässä vaiheessa Primus kysyy, siirretäänkö myös tyhjät kentät ja täydennetäänkö kenttä "Opiskelijarekisteriin siirtopäivä".

• Rasti kohtaan "Siirrä myös tyhjät kentät": Jos päivitettävä kenttä on hakemuksella/päätöksellä tyhjä, tyhjätään tieto myös opiskelijarekisterin vastaavasta kentästä.
• Ei rastia kohtaan "Siirrä myös tyhjät kentät": Jos kenttää ei rastita ja valittu kenttä on hakemuksella/päätöksellä tyhjä, säilytetään opiskelijarekisterin alkuperäinen tieto.
• Täydennä kenttä "Opiskelijarekisteriin siirtopäivä": Rasti tämä kohta, jos haluat kuluvan päiväyksen Hakemukset ja päätökset -rekisterin em. kenttään. Ota kenttä tarvittaessa esiin Kenttäeditorista.

Klikkaa lopuksi Kyllä-painiketta, niin saat esiin ruudun, jossa valitaan päivitettävät kentät.

Toiminto ei tee automaattisesti päivitystä opiskelijarekisterin vastaaviin kenttiin, vaan käyttäjän on valittava, mitkä tiedot päivitetään. Listassa on kaikki ne kentät, jotka käyttäjällä on oikeus nähdä. Ruutu on jaettu kahteen osaan, vasemmalla Säilytettävät tiedot ja oikealla Päivitettävät tiedot.

• Säilytettävät tiedot: Hakemukset ja päätökset -rekisterin kentät.
• Päivitettävät tiedot: Ne kentät, joiden tiedot siirretään opiskelijarekisteriin.

Tämän ohjeen lopussa on lista kentistä, joista voidaan tietoa siirtää opiskelijarekisteriin.

Tuplaklikkaamalla kenttää se siirtyy Päivitettävät kentät -ruutuun. Vastaavasti tuplaklikkaamalla kenttää Päivitettävät kentät -ruudun puolella kenttä siirtyy takaisin säilytettävien puolelle. Voit siirrellä kenttiä myös keskellä olevien nuolipainikkeiden avulla.

Jos valitsit alussa "Siirrä myös tyhjät kentät" ja jokin Päivitettävät tiedot -ruutuun valituista kentistä on hakemuksella/päätöksellä tyhjä, poistetaan mahdollinen opiskelijarekisterin vastaavassa kentässä ennestään oleva tieto.

Kun olet valinnut päivitettävät tiedot, klikkaa lopuksi Tallenna.

Saat lopuksi päivitettävistä tiedoista yhteenvedon. Yhteenvedossa ylemmällä rivillä näytetään Hakemukset ja päätökset -rekisterin kentistä löytyvä tieto ja sisennettynä opiskelijarekisterissä pohjalla oleva tieto.

• Punainen väri: Punainen väri tarkoittaa, että opiskelijarekisteristä löytyvä tieto poikkeaa Hakemukset ja päätökset -rekisterissä olevasta tiedosta, ja opiskelijarekisterin tieto korvautuu uudella.
• Sininen väri: Opiskelijarekisterin kentän tieto näytetään yhteenvedossa sinisellä, jos molemmissa rekistereissä on sama tieto.

Valitse yhteenvedon alareunasta vielä Tallenna. Hylkää-painike keskeyttää päivityksen. Saat lopuksi vielä kuittauksen päivitetyistä korteista.

Alla olevien kenttien tiedot voidaan siirtää Opiskelijat-rekisterin samannimisiin kenttiin.