Henkilötietojen päivitys DVV-järjestelmästä

Palvelun käyttö edellyttää lupahakemuksen tekoa DVV:lle.

• Lisätietoa, ohjeita ja lupahakemuksen teko

Kun lupa on myönnetty, DVV-rajapinta-palvelun saa hankittua täältä. Tilauslomakkeen lisäksi löydät sivulta lisätietoa palvelustamme.

Kun palvelu on hankittu, voit ottaa sen käyttöön alla olevien ohjeiden mukaisesti.

Opiskelijat-rekisteri

Ota esiin huoltajataulukkoon kenttä Huoltajan sukupuoli.

Koulun tiedot -rekisteri

Ota esiin seuraavat kentät ja täytä niihin tarvittavat tiedot, jotka saat meiltä palvelun hankinnan yhteydessä:

• VTJ Muutostietopalvelu, tunnus: Täytä kenttään DVV:ltä saamasi tunnus.
• VTJ Muutostietopalvelu, salasana: Täytä kenttään DVV:ltä saamasi salasasana.
• VTJ Muutostietopalvelu, tuotekoodi: Tämän voi jättää tyhjäksi.
• VTJ Muutostietopalvelu, kirjausavain: Tämä kenttä täyttyy automaattisesti.
• VTJ Muutostietopalvelu, muutokset: Tähän kenttään tallentuu automaattisesti tieto henkilön tiedoissa tapahtuneista muutoksista.
• VTJ Muutostietopalvelu, virheet: Tähän kenttään tallentuu automaattisesti tieto mahdollisesta virheestä, jos tietojen päivitys ei onnistu.
• VTJ Muutostietopalvelu, yhteyshenkilö: Täytä kenttään asiakasorganisaation (kunta/oppilaitos) yhteyshenkilön sähköpostiosoite.

Huom. Edellä mainitut kentät tulee täyttää koulukohtaisesti kaikille kouluille, jotka palvelua käyttävät.

DVV-muutostiedot-rekisteri

Ota esiin seuraavat kentät:

• VTJ Muutostietopalvelu, muutokset
• VTJ Muutostietopalvelu, virheet
• Nimi
• Koulu
• Muutospvm
• Muutettu viimeksi
• Rekisterikortin luontipäivä
• Arkistointipvm

Henkilötunnukset

Varmista, että henkilötunnukset on kirjattu Primukseen henkilöille, joiden tietoja on tarkoitus päivittää. Tämä koskee niin oppijoita, lapsia kuin huoltajiakin. Jos henkilötunnusta ei löydy, ei kyseisen henkilön tietoja voida päivittää ennen kuin henkilötunnus on kirjattu Primukseen.

Henkilötiedot päivittyvät henkilötunnuksen perusteella automaattisesti kerran vuorokaudessa. Päivitystä ei voi tehdä manuaalisesti.

Opiskelijoiden tiedot

Opiskelijoiden osalta päivittyvät seuraavat kentät:

• Sukunimi
• Etunimet
• Kutsumanimi
• Henkilötunnus
• Sukupuoli
• Kansalaisuus
• Äidinkieli
• Kotipaikan lähiosoite
• Kotipaikan postiosoite
• Kotikunta
• Tilapäinen kotimainen osoite
• Tilapäinen ulkomainen osoite
• Vakinainen ulkomainen osoite
• Valtio, josta muuttanut Suomeen
• Turvakiellon alkamispäivä
• Turvakiellon päättymispäivä
• Kuolinpäivä
• Uskontokuntalaji

Huoltajien tiedot

Huoltajien osalta päivittyvät seuraavat kentät:

• Huoltajan sukunimi
• Huoltajan etunimet
• Huoltajan kutsumanimi
• Huoltajan henkilötunnus
• Huoltajan sukupuoli
• Huoltajan kansalaisuus
• Huoltajan äidinkieli
• Huoltajan lähiosoite
• Huoltajan postiosoite
• Huoltajan kotikunta
• Huoltajan tilapäinen kotimainen osoite
• Huoltajan tilapäinen ulkomainen osoite
• Huoltajan vakinainen ulkomainen osoite
• Huoltajan muuttopäivä Suomeen
• Valtio, josta huoltaja muuttanut Suomeen
• Huoltajan turvakiellon alkamispäivä
• Huoltajan turvakiellon päättymispäivä
• Huoltajan kuolinpäivä

Huom. Suosittelemme asettamaan kenttien luku- ja kirjoitusoikeudet siten, että käyttäjät eivät voi muokata yllä listattuja kenttiä. Ohjeen kenttien oikeuksien määrittämiseen löydät täältä.

Sen sijaan esimerkiksi kenttiä Huoltajan matkapuhelin, Huoltajan kotipuhelin, Huoltajan työpuhelin ja Huoltajan sähköpostiosoite ei päivitetä DVV-rajapinnan kautta. Näissä kentissä tulee olla kirjoitusoikeus tarvittavilla käyttäjäryhmillä.

Tiedot henkilötietoihin tehdyistä muutoksista tallentuvat Koulun tiedot -rekisteriin ja DVV-muutostiedot-rekistereihin:

• Koulun tiedot -rekisterin VTJ Muutostietopalvelu, muutokset -kenttään tallentuu tiedot henkilötietoihin tehdyistä muutoksista. Kentässä on nähtävillä aina viimeisimmän seitsemän päivän tapahtuneet muutokset henkilötiedoissa. Kenttä päivittyy kerran vuorokaudessa, eli vanhimman päivän muutostiedot poistetaan ja viimeisimmän päivän muutostiedot lisätään kenttään. VTJ Muutostietopalvelu, virheet -kenttä toimii vastaavalla tavalla, eli siinä on mahdolliset virheet listattuna viimeisen seitsemän päivän osalta.
• Viikon päätyttyä tiedot siirtyvät talteen DVV-muutostiedot-rekisteriin omaksi kortikseen jokaisen koulun osalta. Tähän rekisteriin muodostuu automaattisesti maanantaiaamuisin uusi koulukohtainen rekisterikortti, jossa on tallentuneena muutosloki ja virheloki edellisen seitsemän vuorokauden ajalta. Kortin nimi on muotoa MUUTOS_YYYYMMDD_KoulunKorttinumero.