Tiedonsiirto Opintopolusta Primukseen, Hakijat-rekisterissä

Opintopolun JSON-rajapinnasta voi hakea kaikkien linjojen opiskelijat kerralla tai jokaisen linjan opiskelijat erikseen. Jos opiskelijoita halutaan tarkemmin käsitellä Primuksen puolella, kannattaa tiedot tuoda Opiskelijat-rekisterin sijaan ensin Hakijat-rekisteriin. Hakijat-rekisterissä voidaan tarkastella hakutoiveita ja jakaa opiskelijat valmiiksi ryhmiin/luokkiin. Sen jälkeen valituksi tulleet ja paikan vastaanottaneet opiskelijat siirretään Opiskelijat-rekisteriin.

Uudet opiskelijat voi siirtää myös suoraan Opiskelijat-rekisteriin, katso ohjeet täältä.

Ennen tiedonsiirtoa tarkistetaan, että Hakijat-rekisterissä on esillä kaikki ne kentät, joita siirtotiedosto sisältää. Puuttuvat kentät otetaan esille Kenttäeditorin kautta valitsemalla ylävalikosta Ylläpito / Kenttäeditori. Opintopolkuun tulleet muutokset voi tarkistaa täältä.

Tiedonsiirrossa tarvittavat kentät

Opintopolku	Primuksen Hakijat-rekisteri
Hetu	Henkilötunnus
Oppijanumero	Oppijanumero
Sukunimi	Sukunimi
Etunimet	Etunimet
Kutsumanimi	Kutsumanimi
Lähiosoite	Kotipaikan lähiosoite
Postinumero	Kotipaikan postiosoite
Maa	Kotimaa
Kansalaisuus	Kansalaisuus (vanha), Kansalaisuudet-monirivinen
Matkapuhelin	Matkapuhelin
Sähköposti	Sähköpostiosoite
Kotikunta	Kotikunta
Sukupuoli	Sukupuoli
Äidinkieli	Äidinkieli
Opetuskieli	Opetuskieli
Koulutusmarkkinointilupa	Tietojen luovutuslupa koulutustiedotukseen
Kausi	Koulutuksen/tutkinnon aloituskausi
Vuosi	Koulutuksen/tutkinnon aloitusvuosi
Hakemusnumero	Yhteishaun korttinumero
Lähtökoulu (koodi+nimi)	Tulokoulu (tekstinä)
Luokka	Voi siirtää haluttuun kenttään, jos tietoa tarvitaan
Pohjakoulutus	Pohjakoulutus
Todistusvuosi	Todistuksen saantivuosi
Julkaisulupa	Nimen julkaisulupa internetissä
Yhteiset aineet	Lukuaineiden keskiarvo
Lukion tasapisteet	Lukiontasapisteet
Yleinen koulumenestys	Tulokeskiarvo
Painotettavat aineet	Painotettavien aineiden keskiarvo
Lisäpistekoulutus	Lisäpistekoulutus (uusi vaihtoehto Opistovuosi)
Kiinnostunut oppisopimuksesta	Kiinnostunut oppisopimuksesta
Huoltaja1	Huoltajan sukunimi, Huoltajan etunimet (rivi 1)
Huoltaja 2	Huoltajan sukunimi, Huoltajan etunimet (rivi 2)
Huoltajan puhelinnumero	Huoltajan matkapuhelin (rivit 1 ja 2)
Huoltajan sähköposti	Huoltajan sähköpostiosoite (rivit 1 ja 2)
Lisäkysymykset, kysymysteksti	Kysymys (Huom. vain erityisoppilaitokset)
Lisäkysymykset, vastausteksti	Vastaukset (Huom. vain erityisoppilaitokset)
Oppilaitos+koulutus	Hakutoive 1-5
Opetuspiste (koodi+nimi)	Opetuspiste 1-5
Hakutoiveen järjestysnumero	Järjestysnumero 1-5
Harkinnanvaraisuusperuste	Harkinnanvaraisuusperuste (uusi vaihtoehto "6")
Urheilijan ammatillinen koulutus	Urheilijan ammatillinen koulutus
Kaksoistutkinto (1-5)	Kaksoistutkinto (1-5)
Yhteispisteet	Yhteishaun pisteet yhteensä 1-5
Valinta	Valinta 1-5
Vastaanotto	Vastaanotto 1-5
Läsnäolo	Läsnäolo 1-5
Terveys	Terveys 1-5
Aiempi peruminen	Aiempi peruminen 1-5
Yleinen kielitutkinto_fi	Yleinen kielitutkinto suoritettu kielellä suomi
Yleinen kielitutkinto_sve	Yleinen kielitutkinto suoritettu kielellä ruotsi
Yleinen kielitutkinto_en	Yleinen kielitutkinto suoritettu kielellä englanti
Valtionhallinnon kielitutkinto_fi	Valtionhallinnon kielitutkinto suoritettu kielellä suomi
Valtionhallinnon kielitutkinto_sve	Valtionhallinnon kielitutkinto suoritettu kielellä ruotsi
Valtionhallinnon kielitutkinto_en	Valtionhallinnon kielitutkinto suoritettu kielellä englanti
Oppivelvollisuus voimassa asti	Oppivelvollisuus voimassa asti (pvm)
Oikeus maksuttomaan koulutukseen voimassa asti	Oikeus maksuttomaan koulutukseen voimassa asti (pvm)

Tiedonsiirrot-valikko

Primuksessa on kiinteä loader opintopolkusiirtoa varten sekä Hakijat- että Opiskelijat-rekisterissä. Kiinteä loader on nimeltään Siirto Opintopolusta, JSON-siirtotiedosto. Nimen perässä on versiotieto, joka muuttuu silloin tällöin OPH:n kehittäessä tiedonsiirtoa. Viimeisin versio on 7.

Tämän kiinteän loaderin käyttö edellyttää, että ensin muodostetaan siirtotiedosto Opintopolusta.

• Kirjaudu Opintopolkuun ja muodosta ensin Opintopolussa hakeneiden ja valittujen opiskelijoiden siirtotiedosto (JSON-muoto).
• Tallenna tiedosto sellaiseen paikkaan, mistä löydät sen helposti, esimerkiksi tietokoneen työpöydälle.
• Avaa Primuksen Hakijat-rekisteri ja valitse ylävalikosta Tiedonsiirrot / Tiedonsiirto Primukseen.
• Klikkaa avautuvan ikkunan Selaa-painiketta ja valitse Opintopolusta tallentamasi tiedosto tyhjälle riville.
• Valitse oikea tiedonsiirron tyyppi (loader) eli "Siirto Opintopolusta, JSON-siirtotiedosto (haluamasi versio) ja klikkaa Seuraava-painiketta.

Etene tiedonsiirron vaiheiden välillä klikkaamalla Seuraava-painiketta. Jos havaitset myöhemmässä vaiheessa jotain täydennettävää aiempiin vaiheisiin, voit palata taaksepäin Edellinen-painikkeen avulla.

Seuraavaksi määritellään, miten tiedot tuodaan Hakijat-rekisteriin. Erityisesti ensimmäisellä siirtokerralla kaikki tiedot tuodaan uusina, joten rasti ikkunasta Tuo kaikki uutena -vaihtoehto. Jos tietoja täydennetään myöhemmässä vaiheessa, tämä vaihtoehto jätetään rastimatta ja tunnistuskenttänä voidaan käyttää esimerkiksi henkilötunnusta tai yksilöllistä oppijanumeroa.

Vastaanotettavien tietojen valinta

Tietojen hakemisen jälkeen valitaan vastaanotettavat tiedot ja ne kentät Primuksessa, joihin tiedot halutaan siirtää. Loaderiin on määritelty valmiiksi kenttätiedot, joten klikkaa kohtaa Valitse kaikki.

Vasemmalla näkyy Opintopolusta siirtyvä tieto, oikealla Primuksen kenttä. Jos haluat vaihtaa jonkin vastaanottavan kentän toiseksi, tee se klikkaamalla ikkunassa Primuksen kentän nimeä. Tämä avaa hakuikkunan, johon voit hakea tilalle haluamasi kentän. Suosittelemme kuitenkin käyttämään esimerkissämme määriteltyjä kenttätietoja. Jos tiedonsiirtoon on tullut uusia tietoja, pitää niille valita myös Primuksen kenttä, johon tieto siirretään.

Jos siirrossa täydennetään jo siirrettyjen hakijoiden tietoja, seuraavaksi valitaan tunnistustieto tietojen yhdistämistä varten. Silloin kun tiedot tuodaan uusina, kaikki kentät ovat tässä ikkunassa kuitenkin harmaana.

Siirrettävien tietojen tarkistaminen ja tiedonsiirron tallentaminen

Siirrettävien tietojen tarkastelussa näet, mitä tietoja Hakijat-rekisteriin ollaan siirtämässä, ja voit tarvittaessa poistaa turhia rivejä tiedonsiirrosta. Siirtyvien tietojen tarkistuksesta on kerrottu tarkemmin täällä. Ensimmäisessä siirrossa tietojen pitäisi näkyä vain mustalla tekstillä, eikä alaikkunan valinnoille tarvitse tehdä mitään.

Viimeisessä vaiheessa pääset vielä tarkastelemaan tallennettavien tietojen määrää. Jos haluat perua tiedonsiirron, klikkaa Peru-painiketta. Jos tallennettavissa tiedoissa ei ole mitään muokattavaa, valitse ikkunan alareunasta Tallenna. Primus ilmoittaa, että tietojen tallennus on onnistunut. Hakijoiden tiedot on nyt siirretty Hakijat-rekisteriin, ja oppilaitos voi jatkaa tietojen käsittelyä Primuksessa.

Hakijoiden siirto Opiskelijat-rekisteriin

Opiskelupaikan vastaanottaneiden tiedot siirretään myöhemmin Hakijat-rekisteristä Opiskelijat-rekisteriin maalaamalla siirrettävät opiskelijatiedot ja valitsemalla Tiedonsiirrot / Siirrä opiskelijarekisteriin. Siirron yhteydessä hakija voidaan joko arkistoida tai poistaa Hakijat-rekisteristä. Jos rekisterikorttia ei poisteta Hakijat-rekisteristä samalla kun se siirretään, tallentuu hakijan kortille Opiskelijarekisterin korttinumero -kenttään tieto luodusta rekisterikortista.

Opiskelijan siirrossa Hakijat-rekisteristä siirtyy myös Hyväksymispäivä Opiskelijat-rekisteriin kenttään Valintapäivä. Hakijan siirrossa Opiskelijat-rekisteriin voi valita, siirretäänkö hakijan kortille mahdollisesti tallennetut liitteet myös Opiskelijat-rekisteriin. Jos hakijan kortti poistetaan siirron jälkeen, poistetaan myös liitteet.

Tiedonsiirrossa voidaan valita Omat kentät -tyyppisistä kentistä, halutaanko niiden tiedot tyhjätä ennen tiedonsiirtoa Opiskelijat-rekisteriin. Tiedonsiirto-ikkunassa on kohta Valitse tyhjättävät omat kentät, jonka ruksimalla avautuu uusi apuruutu. Siinä siirretään vasemmasta osiosta oikealle ne kentät, jotka saa tyhjätä tiedonsiirrossa. Tämä tarkoittaa sitä, että hakijan muut tiedot, paitsi tyhjättävät "omat kentät", siirtyvät Opiskelijat-rekisterin vastaaviin kenttiin. Hakijat-rekisterissä tiedot kuitenkin säilyvät, jos hakijan korttia ei poisteta siirron yhteydessä.