Sähköpostiosoitelistat ja postituslistat

Luokanvalvojille ja opettajille saat tulostettua listat opiskelijoiden ja huoltajien sähköpostiosoitteista näin:

1. Avaa opiskelija- tai opettajarekisteri ja valitse Toiminnot / Tulostus / Luettelotulostus. Valitse Tulostettavat tiedot -kohdasta esim. Sukunimi, Kutsumanimi ja Sähköpostiosoite. Jos tulostat huoltajien osoitteita, valitse Huoltajan sähköpostiosoite.
2. Klikkaa sitten Tulosta-painiketta ruudun oikeasta alanurkasta ja valitse tulostettaviksi korteiksi Kaikki, jolloin tulostetaan valitut tiedot kaikista rekisteriruutuun haetuista korteista. Klikkaa vielä Esikatselu, jolloin saat ruudulle luettelon sähköpostiosoitteista. Luettelon avulla on helppo tarkistaa puuttuvat osoitteet ja etsiä virheelliset.
3. Henkilöt tulostuvat siinä järjestyksessä, jossa he ovat rekisteriruudun listauksessa tällä hetkellä, esim. aakkostettu sukunimen mukaan tai opettajat lyhenteen mukaan. Jos haluat muuttaa järjestystä, palaa rekisteri-ikkunaan ja muokkaa järjestystä Luettelojärjestys-linkin kautta.

Luokittaiset tai valmiisiin hakuihin perustuvat sähköpostiluettelot saat opiskelija- tai opettajarekisteristä, mutta tietyn opetusryhmän opiskelijoiden osoitteet on helpoin hakea ja tulostaa Arviointirekisterissä.

Hae ruudulle ne arviointikirjat, joidan opiskelijoille haluat lähettää postia, esim. tietyn opettajan kaikki ryhmät. Valitse Toiminnot / Tulostus / Luettelotulostus.

Luetteloon tulostettavat tiedot -ruudun alapuolella on Lisää-painike, jolla pääset valitsemaan Suoritustiedot-osiosta Arviointikirjan opiskelijat->Sukunimi & Arviointikirjan opiskelijat->Etunimet & Arviointikirjan opiskelijat->Sähköpostiosoite. Kuittaa OK ja valitse Tulosta / Esikatselu.

Listan opetusryhmän opiskelijoiden huoltajien osoitteista saat valitsemalla tulostettavaksi tiedoksi Arviointikirjan opiskelijat->Huoltajan sähköpostiosoite[1] ja/tai Arviointikirjan opiskelijat->Huoltajan sähköpostiosoite[2] eli Tulosta-painikkeella saat nyt tulostettua listan arviointikirjan opiskelijoista ja näiden sähköpostiosoitteista. Tähän tulosteeseen tulee mukaan kaikki arviointikirjan opiskelijat, oli näiden sähköpostiosoite muodollisesti oikea tai ei, ts. Arviointirekisterissä ei voi rajata opiskelijoita esim. hakutoiminnolla.

Primuksesta lähetettävän sähköpostin etu on, että saat valmiit vastaanottajaluettelot (postituslistat) esim. opetusryhmistä, luokista ja valmiisiin hakuihin perustuvista ryhmistä kuten koulukuljetettavat, tytöt, tai kaikki 6. luokkalaiset. Sähköpostitoiminto löytyy kaikista henkilörekistereistä sekä arviointirekisteristä. Sähköpostit opetusryhmille ja ryhmän opiskelijoiden huoltajille lähetetään arviointirekisterin kautta.

Toinen tapa etsiä virheellisiä osoitteita on tehdä hakuja tyypillisimmistä virhenäppäilyistä. Virheellisiä osoitteita voi etsiä esim. hauilla

• Sähköpostiosoite = "* *" (osoitteessa välilyönti)
• Sähköpostiosoite = "*ä*" (osoitteessa skandeja)
• Sähköpostiosoite = "*(*" (osoitteessa sulut)

Voit yhdistää kaikki haut samaksi lisäämällä vaihtoehtojen väliin "TAI". Lainausmerkkejä ei tarvitse kirjoittaa, ne tulevat automaattisesti kaikkien käsinkirjoitettujen tekstien ympärille.

Toisinaan käyttäjä on kirjoittanut osoitteeksi esim. [email protected] (koululla) tai [email protected] (kotiin), jolloin koneellinen viestien lähetys ei tietenkään toimi kumpaankaan osoitteeseen.

Virheettömät sähköpostiosoitteet saat haettua korvaa haun TAI-sanat JA-sanalla sekä vaihtamalla yhtä kuin (=) -merkin eri kuin -merkiksi (<>).

Sähköpostiosoite puuttuu kokonaan

Löydät henkilöt, joilta sähköpostiosoite puuttuu kokonaan haulla Sähköpostiosoite = "".

Jos koulu käyttää omassa tiedotuksessaan muuta sähköpostijärjestelmää kuin Primuksen, jää postituslistojen tekeminen koulun tehtäväksi. Sähköpostiosoitteet voi kopioida Primuksesta sähköpostiohjelmaan tai esimerkiksi tekstinkäsittelyohjelmaan, jos osoitteet halutaan tallentaa listana tekstitiedostoon.

Sähköpostiosoitteet voi kopioida Primuksesta seuraavasti:

1. Avaa rekisteri, jonka henkilöiden sähköpostiosoitteet haluat kopioida (esim. Opiskelijat-rekisteri) ja hae listaukseen haluamasi kortit (esim. alakoulun oppilaat).
2. Klikkaa avaamassasi rekisterissä hiirellä sinistä Luettelojärjestys-linkkiä.
3. Valitse ruudun vasemmalla puolella olevasta luettelosta Sähköpostiosoite ja klikkaa Ok-painiketta.
4. Valitse seuraavaksi maalaamalla korttilistasta haluamasi sähköpostiosoitteet.
5. Klikkaa listan kohdalta hiiren 2. painikkeella ja valitse Kopioi valitut leikepöydälle. Jos haluat kopioida kaikki korttilistassa tällä hetkellä olevat osoitteet, valitse Kopioi luettelo leikepöydälle.

Sähköpostiosoitteet ovat nyt kopioituna leikepöydällä. Avaa seuraavaksi sähköpostiohjelma, johon haluat kopioimasi osoitteet viedä. Klikkaa hiiren 2. painikkeella kentässä, johon vastaanottajien sähköpostiosoitteet halutaan laittaa ja valitse Liitä. Jos haluat tallentaa kopioimasi osoitteet tekstitiedostoon, avaa jokin tekstinkäsittelyohjelma ja kopioi osoitteet siihen samalla tavalla kuin sähköpostiohjelmaankin.

Huom. Yllä oleva ohje toimii esimerkiksi silloin, kun halutaan kopioida sähköpostilista Outlook-ohjelmaan. Jotkin toiset ohjelmat saattavat vaatia jonkin merkin (esimerkiksi pilkun tai puolipisteen) osoitteiden väliin. Jos käyttämäsi sähköpostiohjelma vaatii esimerkiksi pilkun osoitteiden väliin, toimi seuraavasti: Kun olet klikannut Luettelojärjestys-linkkiä ja valinnut luettelosta Sähköpostiosoitteen, klikkaa +-painiketta ja syötä tyhjään tekstikenttään , (vain merkki, ei mitään muuta). Klikkaa Enter-painiketta ja sitten Ok-painiketta. Sen jälkeen voit kopioida sähköpostiosoitteet leikepöydälle (ks. yllä oleva ohje).