HTML-, PDF- och CSV-utskrifter i Primus

1) Skriv ut Utskrifteditorns utskrifter och utskrifter av lista som vanligt, men klicka fram fliken Till fil istället för Till skrivare.

2) Välj filformatet HTML. Klicka på Förhandsgranska om du vill se hur filen ser ut.

3) Om du är nöjd med utskriften ska du gå tillbaka till utskriftsrutan. Klicka fram fliken Till fil igen och välj filformatet HTML. Du kan skapa flera filer genom att kryssa i Skapa flera filer vid behov, t.ex. en fil per studerande/lärare.

4) Html-filens namn blir det filnamn som du anger och de får en löpande numrering (Utskrift1.html, Utskrift2.html osv.) Klicka på Skriv ut och välj i vilken mapp html-utskrifterna ska sparas. Välj rätt katalog eller skriv in katalogens sökväg (hela sökvägen, inte endast katalognamnet).

1) Skriv ut som vanligt, men klicka fram flikenTill fil och kryssa i PDF.

2) Fältet Skapa flera filer vid behov fungerar på samma sätt som med html-utskrifterna.

3) Om pdf-utskrifterna ser bra ut, klicka på Skriv ut och välj var utskrifterna ska sparas.

Primus utskrifter kan bifogas som bilagor i e-postmeddelanden, även då du skickar många meddelanden på en och samma gång. Funktionen passar om du vill skicka e-post åt många studerande eller vårdnadshavare på samma gång t.ex. periodbetyg, brev om nyckelkoder och om inträdesprov samt fakturor. Varje studerande/vårdnadshavare får en bilaga som innehåller den information som berör just dem.

Funktionen används i Utskriftseditorn, inte i e-posten.

1) Utforma först en utskrift med Primus Utskriftseditor och kontrollera att utskriften visar det du vill.

2) Klicka på Funktioner / Skriv ut. I hjälprutan som öppnas klickar du fram fliken Till e-post. Fliken visas endast om det är frågan om studerandespecifika utskrifter, dvs. en sådan utskrift som är individuell för varje studerande. Utskrifter som visar en sammanfattning över en hel klass kan inte skickas med den här e-postfunktionen. Om du vill skicka t.ex. en lista över all frånvaro i en klass kan du först spara utskriften i pdf-format och skicka filen som vanlig bilaga i ett e-postmeddelande.

3) Kryssa för alla de studerande som meddelandet gäller. Som avsändare syns det lösen som tillhör användaren som är inloggad i Primus och adressen är den samma som i Wilmas automatiska besked, dvs. SMTP avsändarens e-postadress i registret Information om skolan.

4) I Mottagarfältet väljer du det fält där mottagarnas e-postadress har skrivits in. Om du vill skicka meddelandet till studerandena ska du välja E-postadress, om du vill skicka det till vårdnadshavarna ska du välja Vårdh. e-postadress.

Om önskat adressfält inte finns i listan, högerklicka med musen på fältet och välj Välj från listan. I hjälprutan kan du välja t.ex. e-postadressfält ur registret Information om skolan, såsom rektorns eller studiehandledarens e-postadress.

5) Rubrik och Meddelande är samma för alla mottagare och bör därför innehålla information som är riktad till alla. Sändknappen aktiveras först då du har skrivit in ett meddelande.

6) Klicka på Sänd.

Nyckelord, pdf, html, htm, bilaga i e-postmeddelanden, utskrift

Primus utskrifter kan sparas i csv-format eller som text på klippbordet och klistras in i ett annat program. Funktionen är till hjälp, t.ex. om du vill överföra listutskrifter till ett kalkyleringsprogram eller överföra utskrifter som innehåller mycket text till ett ordbehandlingsprogram.

1) Öppna utskriften genom att klicka på printerikonen i registerfönstrets nedre högra kant eller genom att klicka på Funktioner / Skriv ut / Utskrift.

2) I den vänstra kanten kryssar du i de registerkort som ska skrivas ut (studerande, lärare el. dyl.).

3) Klicka på Förhandsgranska och försäkra dig om att det är rätt utskrift och att den ser korrekt ut. Stäng därefter förhandsgranskningsläget.

4) Klicka fram fliken Till klippbord i utskriftsrutan.

5) Välj Textfil som åtskiljs med skiljetecken.

6) Välj TAB som skiljetecken och kryssa i Uppgifterna inom citationstecken om det mottagande programmet kräver det. Kalkyleringsprogram frågar ofta om filen innehåller citattecken då överföringen görs.

7) Klicka på Spara. Det ser ut som att ingenting har hänt, men uppgifterna har kopierats till klippbordet.

8) Öppna programmet som uppgifterna ska överföras till.

9) Klicka på en cell i kalkyleringsprogrammet och klistra in uppgifterna. I rutan kommer det fram alla uppgifter som fanns med i Primus utskrift och varje uppgift finns i en egen kolumn.

• Om det står ##### i en cell betyder det att cellen består av så många nummer att de inte ryms att visas. Om du gör kolumnen bredare får du fram hela nummerraden.
• Rubrikkolumnerna är inte alltid exakt på rätt ställe och du kan behöva flytta om dem så att de passar rätt kolumn.

10) Ändra utformningen på uppgifterna som du önskar. Du kan ändra storleken på kolumnerna så att alla uppgifter syns ordentligt eller ändra font och fontstorlek, lägga till bakgrundsfärger och ordna uppgifterna och dyl. Om du är osäker på hur kalkyleringsprogrammet fungerar kan du rådfråga it-stödet vid er skola.