Vinkkejä tilastojen tekemisen helpottamiseksi

Ks. myös erillinen ohje: Jakaumat

1. Hae ensin tilastoon kuuluvat opiskelijat opiskelijarekisterissä.
2. Klikkaa hiiren kakkospainikkeella sellaisen kentän päällä, jonka perusteella haluat jakauman ja valitse Tee jakauma.
3. Jakaumaan voi lisätä ryhmitteleviä kenttiä. Ryhmittelevät kentät tekevät lisää sarakkeita jakauma-tulosteeseen. Kannattaa valita ryhmitteleväksi kentäksi sellainen tieto, jossa ei ole kovin monta vaihtoehtoa, esim. sukupuoli.
4. Jakaumalla on kätevä tarkistaa haun jälkeen, tuliko mahdollisesti oikeita tietoja hakuun mukaan.
5. Tyypillisenä esimerkkinä jakaumien käytöstä on etsiä, mitä kotikuntia opiskelijoilla on ja montako opiskelijaa mistäkin kunnasta on. Jakauma otetaan silloin Kotikunta-kentästä.
6. Lisäämällä ryhmitteleväksi tiedoksi Sukupuolen, saa lisäksi eroteltua miehet ja naiset kotikunnittain.

Ks. myös erillinen ohje: Valmiit haut

• Jos ei ole valittuna ketään opiskelijaa Primuksen opiskelijalistasta, voi hakea kaikki, joilla jonkun kentän tieto on tyhjä. Klikkaa kentän päällä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Hae samat.
• Voi myös aloittaa haun tekemisen Hae samat -toiminnolla ja sen jälkeen jatkaa haun tekemistä saadulle opiskelijajoukolle.
• Esimerkiksi valitse opiskelijalistasta opiskelija, jolla Suoritustapa-kentässä on vaihtoehto "Osaamisen osoittaminen näytössä (reformi)". Klikkaa kentässä hiiren kakkospainikkeella ja valitse Hae samat. Primus tuo oikeaan reunaan kaikki opiskelijat, joilla on sama tieto kyseisessä kentässä eli kaikki reformi opiskelijat.
• Tämän jälkeen voit etsiä esim. ketkä reformiopiskelijoista ovat aloittaneet vuonna 20xx jatkamalla hakua JA Aloituspäivä>=1.1.20xx.

Ks. myös erillinen ohje: Primuksen hakutoiminnot

• Joihinkin tilastoihin tarvittavat luvut saadaan lähes kaikki erilaisten hakujen avulla, koska tilastossa on monia pieniä kohtia, joihin jokaiseen etsitään eri lukumääriä tietyistä opiskelijaryhmistä.
• Nämä haut voi tallentaa esimerkiksi tilastolomakkeen kohtien mukaan, omilla nimillä ja erillisinä. Haut löytyvät sitten helposti Valmiit haut -välilehdeltä, esim. "Järjestäjä- ja oppilaitostason oppilaat ja opiskelijat: kohtaH", "Järjestäjä- ja oppilaitostason oppilaat ja opiskelijat: kohta J" jne.
• Näiden tietojen keräämiseen voi tehdä tulosteenkin, jonka alatunnisteeseen tehdään lkm-kenttiä kysyttyjen tietojen perusteella. Tulosteen asetuksissa määritellään Esihaku ennen tulostamista: Lukuvuosi=Käyttäjän määrittelemä teksti. Lukuvuodeksi annetaan kulloinkin meneillään olevan tilastoinnin lukuvuoden tieto.

Ks. myös erillinen ohje: Valmiit haut

• Käyttäjän määrittelemä teksti/pvm -tyyppisiä hakuja voi hyödyntää vuodesta toiseen hauissa, jos osa hausta pysyy aina samana, mutta esim. päivämäärätieto vaihtelee vuosittain.
• Hakuun laitetaan Käyttäjän määrittelemä teksti tai ...pvm -funktio, jolloin hakua tehdessä Primus kysyy aina tuon tiedon. Ei tarvitse kirjoittaa koko hakua joka kerta uudestaan. Muuten haku säilyy käyttökelpoisena vuodesta toiseen.
• Esim. Lukuvuosi=Käyttäjän määrittelemä teksti JA Syksy 20.9.="Läsnä", tallenna haku. Kun seuraavan kerran klikkaat valmista hakua, Primus pyytää sinua antamaan vain lukuvuositiedon.

Ks. myös erillinen ohje: Valmiit haut

• Pitkiä hakuja voi tehdä osissa. Haetaan ensin tietty opiskelijajoukko, tallennetaan haku. Haetaan seuraavilla hakuehdoilla ja tallennetaan taas haku. Tämän jälkeen voidaan yhdistää aiemmin tallennettuja hakuja joko Ctrl tai Shift -näppäimien avulla.
• Ctrl ja valitse haut -> Haut yhdistetään JA-operaattorilla,
• Shift ja valitse haut -> Haut yhdistetään TAI-operaattorilla. Primus lisää automaattisesti sulut hakujen ympärille.

Ks. myös erillinen ohje: Hakujen tyypittely

• Haut voi tyypitellä valmiiksi esimerkiksi kysyvän organisaation mukaan: "Tilastokeskus", "OPH", "Kela", "Koski xx" -hakutyypit.
• Tee hakutyyppejä Tuloste- ja hakutyypit -rekisteriin. Opiskelijarekisterin hakuruudussa valitse joku valmis haku ja Asetukset, jolloin voit tallentaa haulle oman tyypin.
• Valmiit haut -välilehden alareunassa näet tyypit pudotusvalikossa ja voit sieltä valita kulloinkin tarvitsemaasi tyyppiin kuuluvat haut.

Ks. myös erillinen ohje: Taulukkomuotoinen näkymä rekisteristä

• Tilastoinnissa tarvittavat kentät kannattaa asemoida tietylle välilehdelle, esimerkiksi tutkinnon suorittamiseen, valmistumiseen ja todistuksiin liittyvät kentät samalle välilehdelle tai läsnäolo-, aloittamis- ja lopettamispäivät, keskeytykset ja erot samalle.
• Maalaa opiskelijat Primuksen opiskelijarekisterin oikeassa reunassa ja klikkaa hiiren kakkospainikkeella halutun välilehden päällä ja valitse Välilehden tiedot taulukkona
• Aukeaa kyseisen välilehden tiedot taulukkomuodossa valituilta opiskelijoilta. Välilehden kentät ovat taulukossa omina sarakkeinaan.
• Taulukosta on helppo tarkistaa, puuttuuko joltain opiskelijalta vaikkapa Osaamisala-kentän tieto ja voi täydentää tai korjata tiedot samalla.
• Saraketta klikkaamalla voi järjestää tiedot, jolloin esim. tyhjät tulevat ensimmäiseksi ja näkee heti, keneltä tieto puuttuu.
• Taulukossa, sarakkeen yläpalkissa hiiren kakkospainikkeella klikatessa saat kolme vaihtoehtoa: Sovita sarakkeet sisällön mukaan, Sovita sarakkeet ikkunan kokoon, Sovita sarakkeet sisällön mukaan ikkunan kokoon
• Taulukon päällä hiiren kakkospainikkeella saat siirrettyä tiedot leikepöydälle ja siitä vaikkapa exceliin. Mutta tietoja ei saa siirrettyä takaisin kenttiin, jos niitä muokataan excelissä.

Ks. myös erillinen ohje: Kenttäeditori

• Ylläpito / Kenttäeditorissa voi laittaa tietyt kentät pakollisiksi tai suositeltaviksi täytettäviksi.
• Tämä helpottaa uusia opiskelijakortteja luodessa, jolloin Primus huomauttaa, mitä kenttiä ainakin tulee täyttää.
• Yleensä ainakin Koski-siirroissa tarvittavat kentät on kätevä laittaa pakollisiksi tai ainakin suositeltaviksi täyttää.
• Voi myös laittaa oletusarvon tietylle kentälle. Esimerkkinä Kotimaa-kenttä, joka useimmiten on Suomi.
• Huom. ei voi kuitenkaan käyttää Määritä oletusarvo / Oletusarvo kenttään korttia luodessa, jos tietoja tuodaan Primuksen ulkopuolelta tiedonsiirtona. Siinä vaiheessa oletusarvoja ei huomioida.