Uppdatera uppgifter om ansökningar och beslut till Studeranderegistret

För att kunna göra en uppdatering till Studeranderegistret måste användaren tillhöra en användargrupp med tillgång till Ansökningar och beslut-registret samt funktionen Uppdatering av uppgifter till Studeranderegistret ikryssad i nämnda register.

Därtill måste användaren ha minst läsrätt både till fälten i Ansökningar och beslut-registret och de motsvarande fälten i Studerande-registret. Du kan tilldela rättigheten antingen genom att kryssa i Rätt att se alla fält för de relevanta registren i Användargrupper-registret, eller genom att ge separat rätt till vissa fält via Fälteditorn i respektive register.

Uppdateringsfunktionen lyder under inställningen i Information om skolan-registrets fält Hindra fastställande av arkiverade studerandekort. Om fältet är ikryssat kommer informationen inte att uppdateras för arkiverade studerande i Studerande-registret. Om det inte finns något kryss kommer uppgifterna om ansökningarna och besluten också att föras in på arkiverade studerandes kort.

• Öppna registret Ansökningar och beslut och välj eller sök de kort, vars uppgifter du vill uppdatera.
• Välj Tilläggsfunktioner / Uppdatera fälten till Studeranderegistret i menybalken.

Uppdateringen frågar då om även tomma fält ska överföras och om fältet Överförd till Studeranderegistret, datum ska kompletteras.

• Överför också tomma fält ikryssat: Om ett fält som ska uppdateras är tomt på ansökan/beslutet, töms även motsvarande fält i Studerande-registret.
• Överför också tomma fält urkryssat: Om fältet inte är ikryssat och det valda fältet är tomt på ansökan/beslutet, bibehålls den ursprungliga uppgiften i Studeranderegistret.
• Fylli i fältet Överförd till Studeranderegistret, datum: Kryssa i denna punkt om du vill ha innevarande datum i ovan nämnda fält i registret Ansökningar och beslut. Hämta vid behov fram fältet via Fälteditorn.

Klicka slutligen på Ja-knappen för att få fram en ruta där du kan välja de fält du vill uppdatera.

Funktionen uppdaterar inte automatiskt de motsvarande fälten i Studerande-registret, utan användaren ska välja vilka uppgifter som ska uppdateras. I listan finns alla de fält som användaren har rätt att se. Fönstret är uppdelat i två delar, till vänster Uppdateras inte och till höger Uppdateras.

• Uppdateras inte: Fält i Ansökningar och beslut-registret.
• Uppdateras: De fält vars innehåll ska överföras till Studeranderegistret.

I slutet av denna anvisning finns en lista över fält vars innehåll kan uppdateras till Studeranderegistret.

När du dubbelklickar på fältet överförs det till Uppgifter som ska uppdateras-rutan. På motsvarande sätt flyttas fältet tillbaka till Uppgifter som ska bevaras när du dubbelklickar på det i sidans högra ruta. Du kan också flytta fält mellan de båda rutorna med hjälp av pilarna i mitten.

Om du i början valde Överför också tomma fält, och ett fält på Uppgifter som ska uppdateras-sidan är tomt på ansökan eller beslutet, försvinner den information som eventuellt sedan tidigare finns i det motsvarande fältet i Studerande-registret.

När du har valt de uppgifter som ska uppdatera, klicka på Spara.

Du får en sammanfattning över de uppgifter som uppdateras när du sparat. På översta raden i sammanfattningen visas uppgifter från Ansökningar och beslut-registret, och indraget den information som finns i Studerande-registret.

• Röd färg: Röd färg innebär att den uppgift som finns i Studerande-registret avviker från den i Ansökningar och beslut-registret, och informationen i Studerande-registrets fält kommer att ersättas med ny.
• Blå färg: Informationen i Studerande-registrets fält står med blått i sammanfattningen om samma uppgift finns i båda registren.

Klicka ännu på Spara nertill i sammandraget. Du kan avbryta uppdateringen med Avbryt-knappen. Till slut får du ännu en kvittering över de uppdaterade korten.

Uppgifterna i nedannämnda fält kan överföras till fält med samma namn i Studerande-registret.