Ansökan om ledighet (Ansökningar och beslut)

• Blankettens databas: Ansökningar och beslut
• Blankettens typ: Registrets uppgifter
• Används i Wilmas anslutningar: Vårdnadshavare
• Användargrupp i Wilma: T.ex. Ansökningar, vårdnadshavare
• Rätt att skapa nytt registerkort: Ja
• Wilmas användarnamn (testning): skriv in testvårdnadshavarens Wilma-användarnamn

Blanketten syns på sidan Ansökningar och beslut i vårdnadshavarnas Wilma. Vid behov kan man även låta studerande använda blanketten, se närmare information under rubriken "Användarrättigheter".

Gör eventuella ändringar i blankettens fält, texter och anvisningar etc. och testa blanketten med testanvändarens Wilma-användarnamn. Då blanketten är klar, ta bort testanvändarnamnet i fältet Wilmas användarnamn (testning) och kryssa i stället i Syns i Wilma. Nu syns blanketten i Wilma för de användargrupper som valts för blanketten.

Användarrättigheter

För att användarna ska kunna göra en ansökan ska de ingå i en användargrupp som har rätt till Ansökningar och beslut-registret.

Om det inte finns någon lämplig användargrupp, skapa en ny användargrupp för vårdnadshavare/studerande i Primusregistret Användargrupper, t.ex. "Ansökningar, vårdnadshavare/studerande".

På fliken Wilmas rättigheter, ge användargruppen rätt till Ansökningar och beslut-registret och sedan registerfunktionerna Rätt att skapa nytt registerkort och Rätt att skriva ut sparade utskrifter.

Ange sedan den användargrupp som du nyss skapade på blanketten och lägg till samma användargrupp också i fältet Vårdnadshavarens användargrupp i Wilma i Information om skolan.

Om ni vill att också myndiga studerande ska kunna använda blanketten, ska ni kopiera blanketten, välja "Studerande" i fältet Används i Wilmas anslutningar och studerandenas användargrupp i fältet Användargrupp i Wilma. Välj sedan samma användargrupp i fältet Studerandens användargrupp i Wilma i registret Information om skolan.

Upptill på blanketten finns anvisningar om hur man ansöker och fyller i blanketten. Ändra anvisningarna i Blanketteditorn så att de följer praxisen i er kommun eller ta bort onödig information.

Förberedelser i Primus:

• För att blanketten ska fungera i Wilma ska det i Primusregistret Ansökningskoder finnas en ansökningstyp för ledighet (t.ex. Ansökningskod: 01 Förklaring: Ansökan om ledighet). Denna information används som standardvärde på blanketten.

I ansökningsdelen på blanketten finns automatiskt dagens datum som ansökningsdatum och uppgiften "Ansökan om ledighet" i Ansökning-fältet. De här uppgifterna har fastställts via fältets standardvärden. Standardvärdet för ansökningsdatumet är dagens datum, medan Ansökning-fältets standardvärde har fyllts i för hand. I fältet finns en förklaring som ni kan ändra så att den motsvarar er kommuns ledighetsansökan. Standardvärdet måste stå i exakt samma form som förklaringen om ledighet i Ansökningskoder-registret.

Synlighetsvillkor

På fliken Villkor och kontrollregler på blanketten finns följande synlighetsvillkor:

Beslut(skola)->Beslutskod="" OCH Beslut(kansliet)->Beslutskod="" OCH Handläggs<>Ja OCH Ansökning->Förklaring="Ansökan om ledighet"

Villkoret innebär att ansökan kan ändras så länge som ansökan inte ännu handläggs eller inget beslut har fattats i frågan.

Det är möjligt att rikta ansökningar till specifika användargrupper, t.ex. ansökningar om korta ledigheter till klassföreståndare och ansökningar om långa ledigheter till rektorn. I sådana fall behövs separata ansökningskoder för att skilja åt de olika typerna av ansökningar.

1. Gör separata ansökningskoder i registret Ansökningskoder i Primus.

• Ansökningskod A3, Förklaring: Ansökan om ledighet 1-3 dagar, Användargrupp i Wilma: Klassföreståndare.
• Ansökningskod A4, Förklaring: Ansökan om ledighet längre än 3 dagar, Användargrupp i Wilma: Rektorer.

2. Gör två olika ansökningsblanketter, en för ansökan om kort ledighet och en för ansökan om längre ledighet. I Blanketteditorn kan du helt enkelt kopiera den första blanketten och göra de ändringar som behövs för den andra blanketten: Funktioner / Kopiera registerkort. Namnge blanketterna tydligt, t.ex. "Ansökan om ledighet, 1-3 dagar" och "Ansökan om ledighet längre än 3 dagar".

3. Bearbeta blanketterna enligt följande:

• Som standardvärde i fältet Ansökan anger du "Ansökan om ledighet 1-3 dagar" för den korta ledigheten och "Ansökan om ledighet längre än 3 dagar" för den långa ledigheten.

• På fliken Villkor och kontrollregler gör du följande ändringar i synlighetsvillkoret:
  • Kort ledighet: ...OCH Förklaring ="Ansökan om ledighet 1-3 dagar"
  • Lång ledighet: ...OCH Förklaring ="Ansökan om ledighet längre än 3 dagar".

Ordformerna är viktiga. Du måste använda samma ordformer i ansökningskodens förklaring och i blankettens villkor. Om du ger ansökningskoderna ett annat namn (t.ex. ansökan om ledighet till klassföreståndare) måste namnet skrivas likadant även i blankettens synlighetsvillkor.

4. Även om det finns två ansökningsblanketter behövs endast en gemensam profilblankett. Samma profilblankett kan användas för att granska båda typerna av ansökning om ledighet, eftersom synlighetsvillkoret inkluderar båda ansökningstyperna. Profilblanketten i StarSofts blankettbank har synlighetsvillkoret: Ansökan->Förklaring="Ansökan om ledighet*". Stjärnan i slutet innebär att blanketten vias då blankettens förklaring börjar med "Ansökan om ledighet", oberoende av om ledigheten är 1-3 dagar eller längre.

Du hittar flera anvisningar om ansökningar för olika användargrupper under länken Relaterade sidor.

En ansökan kan också riktas direkt till en bestämd person. För att möjliggöra detta lägger du till fälten Handläggare (lärare) och/eller Handläggare (personal) på blanketten. Se flera exempel i anvisningen om användargrupper för ansökningar och beslut.

Från och med version 4.52 av Primus samt version 2.22 av Wilma kan frånvaroklassificeringen anges direkt i samband med beslut om ledighet. Den klassificering som handläggaren väljer är synlig för klassföreståndaren och ämneslärarna vid studerandens namn i lektionsanteckningarna. Härifrån kan den också kopieras till alla lektioner. Frånvaroklassificeringen sparas i den Frånvarotabell som finns i Primus Studeranderegister.

Egenskapen tas i bruk enligt följande:

• Gå till Ansökningar och beslut -registret, öppna Fälteditorn och ta fram fältet Frånvarons klassificering. Kontrollera också att fälten Inledningsdatum och Avslutningsdatum är framtagna.
• Gå till Blanketteditorn och lägg till fältet Frånvarons klassificering på den blankett med vilken beslut registreras i Wilma. Kontrollera att också fälten Inledningsdatum och Avslutningsdatum finns på blanketten. Om ni använder flera blanketter för att registrera beslut om ledigheter (t.ex. korta ledigheter, långa ledigheter), ska du lägga till fälten på alla dessa blanketter. Du behöver inte nödvändigtvis lägga till fälten på profilblanketter.
• Informera blankettanvändarna om att frånvarons klassificering i fortsättningen ska ifyllas på blanketterna.

När frånvarons klassificering ifyllts för ett beslut, sparas den förutom i Ansökningar och beslut -registret även i den frånvarotabell som finns i Studeranderegistret.

Från frånvarotabellen speglas informationen till Wilmas lektionsanteckningar, där klassföreståndaren/timläraren direkt ser orsaken till frånvaron och kan göra samma anteckning för lektionerna.