Ryhmien täyttöasteet

Valmisteluissa määritellään yksiköiden ja ryhmien paikkamäärät sekä erilaiset kertoimet, jotka vaikuttavat siihen, kuinka monta paikkaa yksittäinen lapsi täyttää ryhmästä. Periaatteessa yksi lapsi täyttää yhden paikan, mutta myös lapsen ikä, lapselle merkityn palvelutuotteen kerroin sekä lapselle itselleen mahdollisesti merkitty henkilökohtainen kerroin vaikuttavat siihen, montako paikkaa yksittäinen lapsi lopulta täyttää. Käytännössä kaikki kerroinluvut lasketaan kertolaskulla.

Valmistelut tehdään Primuksessa.

Toimintayksikön paikkamäärä ja ikäkertoimet

1. Avaa Toimintayksiköt-rekisteri.
2. Täytä jokaiselle varhaiskasvatusyksikölle Yksikön paikkamäärä -kenttään tieto, montako lasta yksikössä voi maksimissaan olla.
3. Täytä lisäksi jokaiselle yksikölle kentät Kerroin, alle 3v ja Kerroin, 3v täyttäneet. Jos esim. alle 3-vuotiaiden kerroin on 1,5, niin jokainen alle 3-vuotias lapsi täyttää 1,5 paikkaa yksiköstä ja omasta ryhmästään.

Ryhmien maksimilapsimäärä

1. Avaa Ryhmät-rekisteri.
2. Täytä jokaiselle varhaiskasvatusryhmälle Max. lapsia -kenttään ryhmän sallittu lapsimäärä. Tämän perusteella lasketaan ryhmän vapaat paikat ja täyttöasteprosentti Wilmassa.

Palvelutuotteen tiedot

1. Avaa Palvelutuotteet-rekisteri.
2. Täytä jokaisen palvelutuotteen rekisterikortille kenttä Kerroin. Oletuskerroin on 1, jos kenttä on tyhjänä. Käytännössä osa-aikaishoitoa tarkoittavilla palvelutuotteilla kerroin on pienempi kuin kokopäivähoitoa tarkoittavilla palvelutuotteilla.
3. Varmista, että palvelutuotteiden rekisterikorteilla on täytettynä Toimintayksikkö-kenttään kaikki yksiköt, joissa kyseinen palvelutuote on käytössä.

Lapsen tiedot

1. Avaa Lapset-rekisteri.
2. Täytä kenttä Paikkatarvekerroin niille lapsille, jotka täyttävät enemmän kuin yhden paikan. Jos kyseessä on väliaikainen tarve, täytä myös kentät Paikkatarvekerroin voimassa alkaen ja Paikkatarvekerroin voimassa päättyen.
3. Sijoitustaulukon kenttien pitäisi olla täytettynä jo valmiiksi. Varmista kuitenkin, että kaikilla lapsilla on ainakin kentät Sijoituksen alkupäivä, Tila, Sijoitus ryhmään, Sijoitus yksikköön, Hakemus ja Palvelutuote täytettynä. Kaikki nämä vaikuttavat siihen, että ryhmien täyttöasteet näkyvät oikein Wilmassa.

Näet yksikön ja ryhmien tiedot Wilmassa sijoittaessasi lapsia ryhmiin. Tämä prosessi on ohjeistettu tarkemmin ohjeessa Varhaiskasvatushakemuksen käsittely ja sijoituspäätös.

Yksikön tietojen näkyminen

Kun olet valinnut käsiteltävän hakemuksen ja olet prosessin viimeisessä vaiheessa eli Sijoitus-vaiheessa, klikkaa Lapsen varhaiskasvatuspaikka palvelun alkaessa -otsikon alta Yksikkö-kohdasta hakukuvaketta, joka avaa sivupaneelinäkymän yksiköistä.

• Vihreä pallukka yksikön kohdalla tarkoittaa, että yksikössä on vapaita paikkoja. Punainen tarkoittaa, että yksikkö on täynnä.
• Vapaita paikkoja -lukumäärä muodostuu toimintayksikön paikkamäärästä, josta on vähennetty niiden lasten määrä, jotka on sijoitettu ko. yksikköön ja joilla on Tila-kentässä "Varsinainen sijoitus". Huomaa, että määrästä on mahdollisesti vähennetty suurempi luku kuin lasten pääluku. Ikäkertoimet, lasten mahdolliset paikkatarvekertoimet ja palvelutuotteiden kertoimet vaikuttavat vapaiden paikkojen määrään.
• Lapsia yhteensä -lukumäärässä huomiodaan lapset, joilla on Primuksessa Lapset-rekisterissä Sijoitus yksikköön -kentässä ko. yksikkö ja Tila-kentässä vaihtoehto "Varsinainen sijoitus", "Alustava sijoitus" tai "Hyväksytty alustava sijoitus".

Ryhmän tietojen näkyminen

Kun yksiköstä painaa Tiedot-painiketta ja sen jälkeen Yksikön ryhmät -painiketta, saa näkyviin yksikköön kuuluvat ryhmät. Samaan näkymään pääsee Sijoitus-vaiheesta klikkaamalla Ryhmä-kohdasta hakukuvaketta. Yksittäisen ryhmän tarkemmat tiedot saa näkyviin klikkaamalla Tiedot-painiketta.

• Ryhmän tiedoissa alaosassa näkyy kohta Täyttöasteet ja päivämäärä perässä. Päiväys tulee käsiteltävältä hakemukselta Primuksen Hakemukset ja päätökset -rekisteristä kentästä Varhaiskasvatuksen tarpeen alkamispäivä.
• Pääluku-kohdassa näkyy tieto, montako lasta ryhmässä on.
• Vapaita paikkoja -lukumääränä näkyy tieto, montako lasta ryhmään vielä mahtuu. Huomaa, että sijoitettava lapsi voi ikänsä, oman henkilökohtaisen paikkatarvekertoimensa ja palvelutuotteen perusteella täyttää ryhmästä enemmän kuin yhden paikan. Nämä vaikuttavat vapaiden paikkojen määrään myös ryhmässä jo olevien lasten osalta, eli vapaita paikkoja saattaa olla vähemmän kuin pelkästään ryhmän maksimipaikkamäärän ja lasten pääluvun perusteella voisi olettaa.
• Täyttöasteprosentti lasketaan sen perusteella, paljonko ryhmässä on lapsia suhteessa ryhmän maksimipaikkamäärään. Lapsia ei huomioida laskussa pääluvun mukaan vaan sen mukaan, montako paikkaa he täyttävät ikänsä, oman henkilökohtaisen paikkatarvekertoimensa ja palvelutuotteen perusteella.
• Huom. Vapaiden paikkojen määrässä sekä täyttöasteprosentissa huomioidaan vain ne lapset, joilla on Primuksessa Lapset-rekisterissä Tila-kentässä vaihtoehto "Varsinainen sijoitus". Eli jos jollakulla lapsella on merkitty Tila-kenttään "Alustava sijoitus" tai "Hyväksytty alustava sijoitus", hän ei täytä ryhmästä paikkaa eikä vaikuta täyttöasteprosenttiin. Päälukuun hänetkin kuitenkin lasketaan mukaan.

Muurahaiset-ryhmälle on merkitty maksimipaikkamääräksi 12 paikkaa. Toimintayksikölle on merkitty alle 3-vuotiaiden kertoimeksi 1,5 ja yli 3-vuotiaiden kertoimeksi 1. Palvelutuotteen A kerroin on 1 ja palveluotteen B kerroin 0,75.

• Minni Mallikas on 2-vuotias. Hänelle on merkitty palvelutuote A ja hänen oma paikkatarvekertoimensa on 1. Minni täyttää Muurahaiset-ryhmästä 1,5 x 1 x 1 = 1,5 paikkaa (alle 3-v kerroin x palvelutuotteen A kerroin x paikkatarvekerroin). Jos Minni on ryhmän ainoa lapsi, ryhmässä on jäljellä 10,5 vapaata paikkaa (12 - 1,5).
• Eino Esimerkki on 2-vuotias. Hänelle on merkitty palvelutuote B ja hänen oma paikkatarvekertoimensa on 1. Eino täyttää Muurahaiset-ryhmästä 1,5 x 0,75 x 1 = 1,12 paikkaa (alle 3-v kerroin x palvelutuotteen B kerroin x paikkatarvekerroin). Jos Eino on ryhmän ainoa lapsi, ryhmässä on jäljellä 10,88 vapaata paikkaa (12 - 1,12).
• Diana Demo on 4-vuotias. Hänelle on merkitty palvelutuote B ja hänen oma paikkatarvekertoimensa on 2. Diana täyttää Muurahaiset-ryhmästä 1 x 0,75 x 2 = 1,5 paikkaa (yli 3-v kerroin x palvelutuotteen B kerroin x paikkatarvekerroin). Jos Diana on ryhmän ainoa lapsi, ryhmässä on jäljellä 10,5 vapaata paikkaa (12- 1,5).
• Jos Minni, Eino ja Diana ovat kaikki samassa ryhmässä, he täyttävät yhteensä 1,5+1,12+1,5 = 4,12 paikkaa, jolloin ryhmässä on vapaana 7,88 paikkaa. Ryhmän täyttöasteprosentti on tällöin 34% (4,12 / 12 * 100).