Kenttäeditori

Kentän tiedot

Kenttäeditorin alaosassa keltaisessa laatikossa näkyy kentän tyyppi, mahdolliset lisätiedot sekä GDPR-luokitus, joka voi olla henkilötieto, arkaluontoinen henkilötieto tai yleinen.

Kenttälistan suodattaminen

Kenttälistan alapuolella on suodattimet, joilla voit rajata, mitkä kentät listassa näkyvät. Nimellä -kenttään syötetään kentän nimi tai nimen osa, ja kenttälistaan jää näkyviin vain ne kentät, joihin sisältyy kirjoittamasi teksti. Kenttätyypillä -listasta taas voi valita, minkä tyyppisiä kenttiä kenttälistassa on esillä. Suodattimia voi käyttää yhdessäkin.

Kenttiä voi suodattaa myös kenttänumeron perusteella, jos tiedät kentän numeron mutta et sen nimeä. Ota ensin esiin kenttänumerot näkyviin klikkaamalla Primuksen pääikkunaa jostain kohdasta hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla "View field numbers". Tämä tuo kenttänumerot näkyviin kenttien nimien perään eri rekistereihin. Kun nyt avaat kenttäeditorin, voit laittaa haluamasi kenttänumeron suodattimen Numerolla-kenttään, jolloin Primus näyttää kyseisen kentän. Kun et halua enää näyttää kenttänumeroita rekistereissä, klikkaa Primuksen pääikkunasta "View field numbers" -asetus pois päältä.

Kentän etsiminen nimen avulla

Jos sinulla on kentän nimi tai sen osa tiedossa, voit etsiä sen helposti Etsi / Etsi kenttä (tai Ctrl+F)-toiminnolla. Kirjoita kentän nimi (tai osa siitä) avautuvaan ikkunaan ja paina Ok-nappia. Primus etsii oikealla sijaitsevasta kenttien listasta ensimmäisen kentän, jonka nimestä löytyy kirjoitettu teksti.

Jos ensimmäinen osuma ei ole se mitä etsit, valitse ylävalikosta Etsi / Etsi seuraava (tai Ctrl+N). Kun vastaavuuksia ei enää löydy, Primus antaa ilmoituksen: Hakusanalla ei löytynyt enempää kenttiä. Jatketaanko alusta?.

Kentän etsiminen aiheittain

Jos kentän nimeä tai sen osaa ei ole tiedossasi, voit etsiä sopivaa kenttää aihealueiden avulla. Primuksen kenttäeditorissa kaikki kentät on pyritty jaottelemaan aiheittain pienempiin kokonaisuuksiin. Aiheita ovat esimerkiksi Opiskelijaa kuvaavat tiedot, Valmistumisen jälkeiset tiedot ja Poissaolojen seuranta. Klikkaamalla aiheen vieressä olevaa plus (+) merkkiä hiiren ykkösnapilla avautuu kenttälista, josta voit valita kentän.

Esillä olevan kentän etsiminen

Esilläolevaa kenttää pystyy etsimään kahdella tavalla. Kenttälistasta kentän löytää klikkaamalla välilehdellä olevaa kenttää, jolloin kentän nimi aktivoituu kenttälistassa. Jos taas halutaan nähdä kenttälistasta löytyvän kentän sijainti välilehdillä, klikataan kentän nimeä, jolloin välilehti aukeaa.

Kenttiä voi etsiä myös suoraan rekisteri-ikkunassa. Toiminto auttaa käyttäjiä, jotka eivät pääse kenttäeditoriin rajallisten käyttöoikeuksien vuoksi. Etsi-toiminto löytyy rekisterien yläpalkista. Toiminnolla löytynyt kenttä esitetään vaaleanpunaisella pohjavärillä. Primus siirtyy automaattisesti sille välilehdelle, jolla kyseinen kenttä on.

Jos sopivaa kenttää ei löydy

Käyttäjä ei voi itse luoda uutta kenttää vaan voi ainoastaan ottaa käyttöön valmiin kentän. Visma InSchoolin tuki ottaa vastaan asiakkaiden kenttätoiveita, ja niitä toteutetaan mahdollisuuksien mukaan.

Kenttiin Huom 1-3, Koodi 1-5 ja Hakuapu 1-5 käyttäjä voi kirjata sellaista tietoa, jonka hän haluaa tallentaa, mutta jolle ei ole sopivaa valmista kenttää. Näitä kenttiä ei voi nimetä uudestaan, mutta muuten niitä voi käyttää ja muokata tarpeiden mukaan. Jos oppilaitos haluaa kirjata Primukseen esim. tiettyyn tapahtumaan osallistuvat eikä tälle löydy sopivaa kenttää, voidaan kaikille tapahtumaan osallistuville merkitä rasti esim. Hakuapu 1 -kenttään. Jatkossa nämä opiskelijat löytyvät haulla Hakuapu1="Kyllä". Oppilaitoksen tulee ohjeistaa käyttäjät kentän käytössä ja kertoa, mitä tietoa mikäkin Hakuapu tarkoittaa.

Kentän esiin ottaminen

Ikkunan oikeassa reunassa on lista kaikista tämän rekisterin kentistä. Kentät on ryhmitelty aiheittain, ja saat kuhunkin aiheeseen liittyvät kentät esiin klikkaamalla +-merkkiä aiheen nimen edessä. Jos kentän edessä on väkänen, kenttä on jo esillä.

Uudet kentät otetaan käyttöön vetämällä ne hiirellä kenttäluettelosta rekisterinäkymään. Toinen tapa on rastia halutut kentät, jolloin ne ilmestyvät rekisteriruudun vasempaan alanurkkaan allekkain. Voit siirtää ne sieltä hiirellä parempaan paikkaan.

Valitsemalla kenttäeditorin yläpalkista Järjestäminen / Järjestä automaattisesti saat vanhat kentät siirtymään pois uuden kentän alta. Kun lisäät uuden kentän, siirtyvät samalla rivillä olevat muut kentät automaattisesti oikealle.

Pakollinen ja kopioitava tieto

Kentän voi asettaa pakolliseksi, eli käyttäjän on pakko täyttää kenttään jotain voidakseen tallentaa rekisterikortin tiedot. Pakollisen kentän erottaa alleviivauksesta kenttänimessä. Pakollinen kenttä voi olla esimerkiksi henkilötunnus. Klikkaa hiiren 2. painikkeella kenttää, ja valitse valikosta Pakollinen tieto.

MultiPrimuksen koulusiirtoihin liittyen kentän voi myös asettaa kopioitavaksi tiedoksi. Ponnahdusvalikosta valitaan Kopioitava tieto. Kentän nimi näkyy sen jälkeen kenttäeditorissa lihavoituna. Kun oppilas kopioidaan toiseen kouluun, siirtyy tässä kentässä oleva tieto kopioitavaan kouluun.

Kenttiä voi valita ctrl-painike pohjassa useamman kerralla, ja laittaa siten kaikki kerralla kopioituviksi/pakollisiksi. Ctrl-A valitsee kaikki välilehden kentät kerralla.

Uniikki tieto

Kentän voi asettaa myös uniikiksi. Tällä estetään, ettei kahdelle rekisterikortille merkitä samaa tietoa, esim. samaa lyhennettä kahdelle kurssille. Ponnahdusvalikosta valitaan Uniikki tieto / Koko rekisterissä. Kentän nimen perässä näkyy sen jälkeen tähtimerkki (*). Uniikiksi voi merkitä teksti- ja numerokenttiä.

Henkilörekistereissä kentän voi määritellä uniikiksi siten, että tuplat sallitaan kuitenkin samalle henkilötunnukselle. Jos esim. opiskelijalla on kaksi rekisterikorttia, voi sallia saman lähiverkkotunnuksen tai saman opiskelijanumeron kirjaamisen molempiin kortteihin. Valitse tällöin Uniikki tieto / Salli tuplat samalle henkilötunnukselle.

Huom. Kumpaakaan Uniikki tieto -asetusta ei pidä asettaa Henkilötunnus-kentälle, sillä se estää useamman rekisterikortin luonnin samalla henkilötunnuksella silloinkin, kun opiskelijalajille on rastittu Sallitaan useampi opiskelijakortti -kenttä.

Suositeltu tieto

Kenttäeditorissa on mahdollisuus määrittää kenttiä suositeltaviksi kentiksi, eli kentän täyttö ei ole pakollista mutta käyttäjää voidaan ohjata täyttämään halutut kentät. Klikkaa kenttäeditorissa kenttää hiiren kakkospainikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Suositeltu tieto. Kun kenttä määritelty suositelluksi, näkyy kenttä ikkunassa punaisella värillä kunnes siihen on syötetty tietoa. Suositellut kentät voi tulostaa jokaisessa rekisterissä Toiminnot / Tulostus / Suositellut kentät, jolloin on myös helposti nähtävissä puuttuuko joitain suositeltuja tietoja.

Kenttäkokonaisuuksien määräävät kentät

Tietyt moniriviset kentät voivat muodostaa kenttäkokonaisuuksia. Tällainen kenttäkokonaisuus on esimerkiksi huoltajatietoihin liittyvät kentät. Tällaisilla kenttäkokonaisuuksilla on aina ns. määräävä kenttä, jonka perusteella tyhjiä rivejä lisätään, ja joka pitää olla aina esillä kokonaisuuteen kuuluvia kenttiä käytettäessä. Tällaisen kentän tunnistaa kenttäeditorissa sen nimen perässä näkyvästä tekstistä (määräävä).

Kun määräävä kenttä poistetaan kenttäeditorissa näkyvistä, poistuvat samalla kaikki tähän kenttäkokonaisuuteen liittyvät kentät. Tästä johtuen määräävän kentän näkyvistä poistaminen varmistetaan ennen kenttien piilottamista.

Jokaiselle kentälle voidaan kenttäeditorissa määritellä luku- ja kirjoitusoikeudet käyttäjäryhmittäin. Klikkaa ensin hiirellä halutun kentän päällä. Seuraavaksi voidaan alareunassa näkyviin Kentän lukuoikeus käyttäjäryhmillä ja Kentän kirjoitusoikeus käyttäjäryhmillä -kohtiin määritellä rastilla ne käyttäjäryhmät, joille halutaan oikeuksia antaa. Oikeuksia voi antaa kenttä kentältä tai kerralla samat oikeudet kaikille saman välilehden/saman rekisterin kentille.

• Kopioi sivun kenttiin -painikkeen avulla saat asetettua samat oikeudet kaikkiin esillä olevan välilehden kenttiin.
• Kopioi joka sivulle -painikkeen avulla saat asetettua samat oikeudet kaikkien välilehtien kaikkiin kenttiin.

Valitsemalla kenttäeditorissa hiiren 2.painikkeen kautta Välilehden oikeudet taulukkona saat esiin kyseisen välilehden kaikki kentät ja käyttäjäryhmät taulukkona. Taulukon kautta on helpompi tehdä isompia muutoksia kenttien oikeuksiin. Ctrl-näppäin pohjassa ja hiirellä klikaten voit valita tiettyjä kenttiä ja vastaavasti Shift-näppäin pohjassa voit valita vaikka kaikki kentät alusta loppuun ja tehdä muutoksen usealle käyttäjäryhmälle kerralla.

• Ensimmäinen klikkaus ruutuun tuo kirjaimen r (lukuoikeus).
• Toinen klikkaus tuo kirjaimen rw (kirjoitus- ja lukuoikeus).
• Kolmas klikkaus tyhjentää ruudun.

Kun olet tehnyt muutokset, tallenna taulukko, ja lopuksi tee tallennus vielä kenttäeditorissakin.

Kenttäeditorin kautta on mahdollista tarkastella, missä asettelukouluissa jokin tietty kenttä on esillä ja onko se käytössä joillain lomakkeilla. Kentän käyttötietoja pääsee tarkastelemaan klikkaamalla kerran jonkin kentän päällä. Kenttäeditorin alareunasta löytyy välilehti Kentän käyttötiedot:

• Käytössä muissa asetteluissa -kohta listaa kaikki ne asettelukoulut, joissa kenttä on esillä. Infokenttiä ei huomioida.
• Käytössä lomakkeilla -kohta listaa kaikki ne lomakkeet, joissa kenttä on esillä ja joiden tietokanta on sama (esimerkiksi Sisältö-kenttä Kurssit-rekisterin kautta tarkasteltuna näyttää kaikki ne lomakkeet, joiden tietokanta on Kurssit). Lomakkeiden tietokenttiä ei huomioida.

Jos haluat tiedot asetteluista tai lomakkeista talteen, klikkaa jommankumman listauksen päällä hiiren 2. painikkeella ja valitse joko luettelo tai korttinumerot leikepöydälle. Tiedot voi liittää esimerkiksi Muistioon jatkokäsittelyä varten.