Varmuuskopiointikäytäntöjä

Primuksen ja Kurren automaattinen varmuuskopio kannattaa ottaa joka yö. Joissain kunnissa otetaan aktiivisen käytön aikana, esim. kevätarviointien aikaan, useampia Primuksen varmuuskopioita päivässä.

Koska Wilmaa käytetään myös viikonloppuisin ja Wilman kautta tehdyt muutokset tallentuvat Primuksen tietokantaan, on varmuuskopion ottaminen myös lauantaisin ja sunnuntaisin perusteltua.

Primuksen jokaöisistä varmuuskopioista säilytetään yleensä viikkotasolla yksi, esim. perjantain kopio. Näistä taas säilytetään kuukausitasolla yksi, esim. kuukauden viimeisen perjantain kopio. Vuoden ajalta tallessa on siis vähintään yksi kopio per kuukausi + viimeisen kuukauden ajalta useampia.

Automaattisten varmuuskopioiden lisäksi kannattaa ottaa käsin ainakin tilastointipäivien (20.9. ja 20.1.) kopiot ja säilyttää nämä pysyvästi.

Jos levytilaa riittää, mikään ei tietenkään estä säilyttämästä useampia kopioita. Kaikkia varmuuskopioita ei kannata säilyttää Primus-palvelimella, vaan ne voi siirtää johonkin muuhun sijaintiin. Suurin osa kunnista säilyttää palvelimella viikon takaiset varmuuskopiot, muutaman kopion tai 10 viimeisintä.

Kurren varmuuskopioita säilytetään yleensä vain muutama per oppilaitos. Useamman automaattisen varmuuskopion säilyttämisen sijaan kannattaa suositella käyttäjiä ottamaan itse varmuuskopioita aina ennen kriittisiä työvaiheita, esim. ennen tiedonsiirtoja tai uuden työvaiheen aloittamista. Näissä varmuuskopioissa on mukana vain oppilaitoksen oma osuus. Oppilaitoksen omien kopioiden maksimimäärän voi määritellä kurreserver. ini-tiedostossa. Noin viisi kopiota riittää yleensä.

Pysyvästi tai pitkäaikaisesti säilytettävät varmuuskopiot tulee säilyttää tietoturvallisesti ja palo- ja varkausturvallisessa paikassa. Monet asiakkaamme säilyttävät pysyvät varmuuskopiot jollain muulla palvelimella. Tilastointipäivien varmuuskopiot tallennetaan monesti ulkoiselle tallennusvälineelle.

Asiakkaillamme tyypillisin varmuuskopioiden säilytyspaikka on kunnanvirasto, kunnan palvelinhuone tai kaupungintalo. Tavallisia säilytyspaikkoja ovat myös yrityksen palvelinsali, palo- ja poliisiaseman kellarit sekä jokin toinen rakennus, ts. fyysisesti eri paikka kuin missä tuotantokanta on.

Varmuuskopioinnista vastaa tyypillisesti kunnan it-tuki. Monissa kunnissa varmuuskopiointi kuuluu ulkoistettuihin palveluihin, ja sen hoitaa sama taho kuin päivityksetkin. Joissain kunnissa varmuuskopiointi on pääkäyttäjän vastuulla.

Jotkut asiakkaamme ottavat varmuuskopioita ulkoiselle tallennusvälineelle etenkin ennen suurten muutosten tekemistä. Kopiointioikeuden voi tarvittaessa antaa Primuksen ns. peruskäyttäjille (koulusihteerit, rehtorit ym.), mutta tällöin on huolehdittava siitä, ettei levytila täyty. Lisäksi käyttäjiä tulee ohjeistaa varmuuskopion tietoturvallisesta säilyttämisestä.

Primus sisältää muutoslokin, jonka kautta voi perua yksittäisiä tapahtumia sieltä täältä. Muutokset tallentuvat erillisiin rollback-tiedostoihin, joita muodostuu automaattisesti. Tiedostot löytyvät Primuksen datahakemistosta ja ovat nimeltään rollback1.prd, rollback2.prd jne. Vanhin tiedosto on pienimmällä järjestysnumerolla.

Tuotantokannan kokoa voi pienentää poistamalla vanhimpia muutoksia. Tällöin tulee kuitenkin olla tallessa jossain muualla ne varmuuskopiot, joissa muutokset ovat mukana. Sen, kuinka kauas taaksepäin muutoslokin kautta tulisi päästä, riippuu koulumuodosta. Esim. lukiokoulutuksessa yleensä riittää, että päästään nykyisten opiskelijoiden ensimmäisiin merkintöihin, eli 3-4 vuoden taakse. Tarpeesta on hyvä keskustella sekä koulujen että kunnan arkistotoimen kanssa.

Asiakkaamme eivät voi itse palauttaa varmuuskopioita Primuksen tuotantokannassa. Varmuuskopion voi palauttaa testikannoissa, joissa on prserver.ini-tiedostossa seuraava määritys:

Jos Primuksessa on tehty muutoksia, jotka halutaan perua, tulee varmuuskopion palauttamisen sijaan käyttää Primuksen rekistereistä löytyvää Rekisteriin tehdyt muutokset -toimintoa. Poikeustilanteissa, joissa varmuuskopion palautusta tuotantokantaan todella tarvitaan, voit ottaa yhteyttä tukipalveluumme.

Varmuuskopion palauttamisesta on kerrottu tarkemmin ohjeessa Varmuuskopiointi Primuksessa.