Lapsikohtaiset muistiot Wilmassa

Toiminnon käyttö vaatii, että Koulun tiedot -rekisterissä on rastittuna kenttä Koulunkäynnin tuki -toiminto käytössä.

Muistioita varten tarvitaan lomake Primuksen Lomake-editoriin. Tämän ohjeen lopusta löydät linkin lapsikohtaisen muistion lomakemalliin ohjeineen.

Muistiot kirjataan Wilman lomakkeella, ja ne näkyvät lapsen Tuki-sivulla Muistiot-otsikon alla. Kirjatut muistiot tallentuvat Primuksen Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteriin. Lapsen huoltajan Wilmassa muistiot näkyvät profiililomakkeen avulla kohdassa Tuki.

Toisin kuin pedagogisilla asiakirjoilla, muistioilla ei välttämättä vaadita Asiakirjalajia. Kuitenkin, jos halutaan tehdä erityyppisiä muistioita, kannattaa asiakirjalaji ottaa käyttöön. Tällöin Wilman Muistiot-otsikon alla olevista muistioista on heti nähtävissä minkätyyppinen muistio on kyseessä. Asiakirjalajin avulla saadaan myös ohjattua oikea lomake oikean asian kirjaamista tai muokkaamista varten.

Erityyppisiä muistioita varten voit lisätä Primuksen Asiakirjalajit-rekisteriin sopivat vaihtoehdot, esim. opiskeluhuolto, kasvattajan muistiinpanot tms. Täytä Asiakirjalajin nimi -kenttään kuvaava nimi ja valitse Asiakirjalaji -kenttään Muistio.

Wilmassa uusi muistio lisätään lapsen sivulta Muistiot-välilehdellä Lisää uusi -linkkiä klikkaamalla. Jos henkilöllä ei ole oikeutta lisätä uutta muistiota, välilehteä ei näy.

Muistion voi myös kopioida edellisen pohjalta samalla tavalla kuin pedagogisen asiakirjankin. Huomaa silloin merkitä kopioituvat kentät muistion lomakkeelle Lomake-editorissa.

Käyttäjä pääsee lisäämään uuden muistion Wilmaan silloin kun hänellä ja lomakkeella on sama käyttäjäryhmä kentässä Käyttäjäryhmä Wilmassa. Ryhmien henkilökunta- ja Henkilökunta-rekisterin oikeudet toimivat samalla tavalla.

1. Tee Käyttäjäryhmät-rekisteriin käyttäjäryhmä, esim. "Muistiot". Anna käyttäjäryhmälle oikeus Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisteriin ja rekisterin toiminnoista Uuden rekisterikortin luominen ja Tallennettujen tulosteiden tulostusoikeus.
2. Rasti tarvittaessa Henkilökunnalla oikeus lisätä muistioita kaikille opiskelijoille Wilmassa. Näin henkilökunta voi lisätä muistioita ilman, että henkilön kortilla on rastittuna Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa tai että henkilö on yhdistetty lapseen Lapset-rekisterin Kortin omistusoikeus ryhmillä -kentän kautta.
3. Lisää käyttäjäryhmä niille kasvattajille/henkilökunnalle, joiden pitää päästä lisäämään muistioita.
4. Lisää käyttäjäryhmä myös muistion lomakkeelle.

Lisäksi käyttäjällä on oltava jokin yhdistävä tekijä lapseen, eli jotain seuraavista:

• Kasvattaja on lapsen ryhmän vastaava ohjaaja tai muu ohjaaja: saa lisätä muistioita oman ryhmänsä lapsille.
• Lapsi on mukana Ryhmät-rekisterissä samassa ryhmässä kuin kasvattaja: kasvattaja saa lisätä muistioita ryhmän lapsille.
• Lapset-rekisterissä lapsella Kortin omistusoikeus ryhmillä -kenttään on merkitty kasvattajan/henkilökunnan käyttäjäryhmä: saa lisätä muistioita nille lapsille, joiden kortille on lisätty ko. käyttäjäryhmä. Henkilökunnan käyttäjäryhmää ei tarvitse merkitä kenttään, jos henkilökunnan käyttäjäryhmällä on jo oikeus lisätä muistioita kaikille lapsille Wilmassa.
• Ryhmien henkilökunta -rekisterin ja Henkilökunta-rekisterin Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa: luo yhteyden kaikkiin lapsiin, saa lisätä muistioita kaikille. Henkilökuntarekisterissä kenttää ei tarvitse rastia, jos henkilökunnan käyttäjäryhmällä on jo oikeus lisätä muistioita kaikille lapsille Wilmassa.
• Kasvattajan käyttäjäryhmällä on Lapset-rekisterin oikeus Opettaja saa nähdä kaikki opiskelijakortit: luo yhteyden kaikkiin lapsiin, saa lisätä muistioita kaikille. Huom. Tämä oikeus koskee vain ryhmän henkilökuntaa eli kasvattajia, ei ryhmien ulkopuolista henkilökuntaa.

Muistioiden näkemistä ja muokkaamista varten tarvitaan aina kaksi oikeutta:

1. Käyttäjällä on oltava Ryhmien henkilökunta- / Henkilökunta-rekisterin Käyttäjäryhmä Wilmassa -kentässä sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Opiskelijakohtaiset muistiot-rekisteriin.
2. Käyttäjälle on muistiokohtaisesti annettu joko lukuoikeus tai muokkausoikeus tiettyyn muistioon.

Muokkausoikeus

Muokkausoikeus muistioon on henkilöillä, jotka on kirjattu seuraaviin kenttiin (kenttänimet ovat "Alkuperäinen kenttä" -tiedon mukaisia kenttänimiä, jotka näkee lomake-editorissa viemällä hiiren kentän päälle):

• Merkinnän tekijä (opettaja)
• Merkinnän tekijä (henkilökunta)
• Kokoukseen osallistuneet opettajat
• Kokoukseen osallistunut henkilökunta

Muistion tekijä tulee itse kenttään Merkinnän tekijä (opettaja) tai Merkinnän tekijä (henkilökunta) riippuen siitä kumpaan hän kuuluu. Muistion kirjaaja (eli merkinnän tekijä) saa automaattisesti luku- ja muokkausoikeuden tekemäänsä muistioon ja hänen katsotaan olevan muistion vastuuhenkilö.

Lukuoikeus

Lukuoikeus muistioon on henkilöillä, jotka on kirjattu kenttiin

• Lukuoikeus opettajilla
• Lukuoikeus henkilökunnalla

Muistiot näkyvät huoltajille Wilmassa Julkaisupäivä huoltajille -kenttään merkitystä päivästä eteenpäin. Jos kenttä on tyhjä, muistiota ei näytetä. Huoltajilla ei ole mahdollisuutta muokata muistiota lomakkeen kautta.

Oikeus nähdä kaikki muistiot

Mikään oikeus ei suoraan anna oikeutta nähdä kaikkien lasten kaikkia muistioita Wilmassa. Ne näytetään vain jos henkilö on lisätty muistioon osallistujaksi tai vastuuhenkilöksi.

Ryhmien henkilökunta- tai Henkilökunta-rekisterissä annettu Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa ei siis yksinään anna oikeutta nähdä kaikkien lasten muistioita.

Muistiot eivät siirry mahdollisen toimintayksikön vaihtumisen yhteydessä. Jos toimintayksikköä vaihtaneen lapsen muistioiden halutaan olevan käytettävissä uudessa toimintayksikössä, täytyy Opiskelijakohtaiset muistiot -rekisterissä vaihtaa muistion kortin Opiskelija-kenttään linkitys lapsen uuteen korttiin. Tämän myötä ne henkilöt, joilla on aiemminkin ollut luku- tai muokkausoikeus kyseiseen muistioon, näkevät muistion, jos he ovat myös lapsen uudessa toimintayksikössä.

Luku- ja muokkausoikeuksia voi antaa vain sellaisille kasvattajille/henkilökunnan henkilöille, jotka ovat samassa toimintayksikössä lapsen kanssa.