Työaikaleimaukset

1. Avaa Varhaiskasvatuksen työaikaleimaukset -rekisteri ja ota esille seuraavat kentät:
   • Pvm
   • Ryhmä
   • Tunniste
   • Alkuklo
   • Loppuklo
   • Selite
2. Avaa Toimintayksiköt-rekisteri ja ota esille seuraavat kentät:
   • Varhaiskasvatuksen työaikaleimaukset käytössä
   • Työaikaleimauksen selitteet
     • Tämän valintakentän vaihtoehdot ovat automaattisesti määritettyjä, eli niitä ei voi lisätä tai muokata itse. Kentän vaihtoehdot ovat Työaika, Tasausvapaa, Vuosiloma, Sairaus ja Muu poissaolo.

Tee alla mainitut asetukset niiden toimintayksiköiden rekisterikorteille, joille haluat työaikaleimauksen käyttöön. Asetukset voivat vaihdella toimintayksiköittäin, eli jokin toimintayksikkö voi käyttää esim. pelkkää työaikaleimausta ilman selitettä ja jokin toinen selitteen kanssa. Niillä toimintayksiköillä, joille asetuksia ei määritetä, on käytössä henkilökunnan lukumäärän manuaalinen kirjaus.

1. Avaa Toimintayksiköt-rekisteri.
2. Valitse Työaikaleimauksen selitteet -kenttään käytettävät selitteet tai jätä se tyhjäksi:
   • Kenttään valitut selitteet ovat käytettävissä työaikaleimauksessa.
   • Jos kentän jättää kokonaan tyhjäksi, sovelluksessa kirjataan ainoastaan kellonajat ilman selitettä.
3. Rasti kenttä Varhaiskasvatuksen työaikaleimaukset käytössä.
4. Toiminto on nyt käytössä kaikilla Wilma Daycare -sovelluksen käyttäjillä, eikä henkilökunnan lukumäärää enää kirjata manuaalisesti.

Työaikaleimauksen ottaminen pois käytöstä

Jos haluat palauttaa henkilökunnan lukumäärän manuaalisen kirjauksen takaisin käyttöön, poista rasti kentästä Varhaiskasvatuksen työaikaleimaukset käytössä. Manuaalinen kirjaus palautuu käyttöön 15 minuuttia asetuksen muuttamisen jälkeen. Sama viive on myös silloin, jos haluatkin myöhemmin ottaa työaikaleimauksen uudelleen käyttöön rastimalla kentän.

Leimausten teko

1. Avaa Wilma Daycare -sovelluksessa haluamasi ryhmän sivu ja paina alareunasta henkilökunnan lukumäärän kuvaketta, jolloin sovelluksessa avautuu Työajat-näkymä. Oletuksena on aktiivisena kuluva päivä, jonka voi tarvittaessa vaihtaa yläreunan nuolipainikkeilla.
2. Paina Lisää vuoro / kasvattaja -painiketta.
3. Kirjaa leimaukselle alkamis- ja päättymisaika oletusaikavälin (= kuluva tunti) tilalle.
4. Jos selitteiden kirjaus on käytössä, valitse pudotusvalikkoon haluttu selite tai jätä siihen vaihtoehto "Ei valintaa". Ainoastaan vaihtoehdot "Ei valintaa" ja "Työaika" huomioidaan henkilökunnan lukumäärää ilmaisevassa kuvakkeessa sovelluksen näkymissä.
5. Jos haluat tehdä lisää työaikaleimauksia, paina Lisää vuoro / kasvattaja -painiketta ja tee haluamasi leimaukset.
6. Kun tarvittavat leimaukset on tehty, paina Tallenna.

Leimausten korjaaminen

Mahdolliset korjaukset työaikaleimauksiin tai puuttuvat leimaukset tehdään samassa näkymässä, jossa uudetkin leimaukset tehdään.

1. Avaa Wilma Daycare -sovelluksen etusivulta halutun ryhmän sivu. Paina alareunasta henkilökunnan lukumäärän kuvaketta, jolloin sovelluksessa avautuu Työajat-näkymä
2. Valitse haluamasi päivä ja tee tarvittavat korjaukset työaikaleimauksiin tai lisää puuttuvat leimaukset.
3. Tallenna tekemäsi muutokset.

Huomioitavaa

Työaikaleimauksia ei ole sidottu yksittäisiin kasvattajiin. Merkinnöistä ei siis käy ilmi, kenen työaikaleimauksesta on kyse.

Kun työaikaleimaus on käytössä, henkilökunnan lukumäärän kuvaketta ei näy kalenterinäkymässä, toisin kuin henkilökunnan lukumäärän manuaalisen kirjauksen ollessa käytössä. Työaikaleimaukset tehdään siis aina ryhmän sivulta, ei kalenterinäkymästä.

Wilma Daycare -sovelluksessa on kuvake, jossa näkyy henkilökunnan lukumäärä seuraavasti:

• Jos työaikaleimaus on käytössä, henkilökunnan tämänhetkinen lukumäärä lasketaan automaattisesti työaikaleimausten perusteella.
• Jos työaikaleimaus ei ole käytössä, henkilökunnan päiväkohtainen lukumäärä kirjataan käsin kullekin ryhmälle.

Riippumatta siitä, onko työaikaleimaus käytössä vai kirjataanko henkilökunnan lukumäärä käsin, henkilökunnan lukumäärä näkyy samassa kuvakkeessa sovelluksessa (oheisen kuvan esimerkissä "2"). Jos työaikaleimaus on käytössä, kuvakkeen näyttämä lukumäärä vaihtelee reaaliaikaisesti sen mukaan, montako henkilöä on paikalla tehtyjen leimausten perusteella.

Varhaiskasvatuksen työaikaleimaukset -rekisteri

Tehdyt työaikaleimaukset tallentuvat Primuksessa Varhaiskasvatuksen työaikaleimaukset -rekisteriin. Rekisteriin muodostuu päivittäin yksi uusi kortti per ryhmä.

Rekisterissä voi tarkastella tietoja tai esim. muodostaa tulosteita. Mahdollisia korjauksia leimauksiinkin voi tehdä, mutta suosittelemme tekemään ne ensisijaisesti Wilma Daycare -sovelluksessa.

Ryhmät-rekisteri

Ryhmät-rekisteriin tallentuu tieto henkilökunnan lukumäärästä Pvm- ja Lukumäärä-kenttiin vain, jos henkilökunnan lukumäärää kirjataan manuaalisesti Wilma Daycare -sovelluksessa. Työaikaleimauksen ollessa käytössä kyseisiin kenttiin ei tallennu tietoa.

Henkilökunnan lukumäärä näkyy Wilman selainversiossa Päiväkirjat-sivulla samassa Henkilökunnan lkm. -sarakkeessa riippumatta siitä, onko työaikaleimaus käytössä vai ei. Jos työaikaleimaus on käytössä, lukumäärässä huomioidaan kultakin päivältä ne leimaukset, joilla on selitteenä "Ei valintaa" tai "Työaika".

Päiväkirjojen tarkistuksesta on oma erillinen ohjeensa, ks. ohje Päiväkirjojen tarkistus.