Varda

Automatisk dataöverföring

Varda-överföringen körs automatiskt en gång per dygn. Tidpunkten avgörs slumpmässigt inom tidsintervallet 21.00 - 07.00. Om ni vill ha en annan tidpunkt kan ni kontakta kundsupporten.

Manuell dataöverföring

Mellan de automatiska dataöverföringarna kan man vid behov göra manuella överföringar. Det här är bra t.ex. om det förekommer fel i den automatiska överföringen och man behöver korrigera någon uppgift. Då behöver man som Primus-användare inte invänta nästa automatöverföring, utan kan göra korrigeringarna och därefter genast köra överföringen för hand.

Det är dock inte möjligt att köra två överföringar på en gång. Om den automatiska överföringen redan körs sätts den manuella i kö och startar först då den automatiska är klar.

Rätten att göra manuella överföringar ska bara ges till de personer som verkligen behöver denna funktion. Rätten tilldelas via användargrupp på följande sätt:

1. Öppna Användargrupper-registret och den användargrupp som ska ha rättigheten att göra manuella överföringar. Klicka på fliken Primus rättigheter och kryssa under Information om skolan i rättigheten Rätt att köra Varda-överföringar.
2. Se till att den person som ska få rättigheten har användargruppen bland sina användargrupper på sitt registerkort.

När du har gett rättigheten, kan användaren i fråga köra dataöverföringen i Information om skolan-registret (Verksamhetsenheter-registret) genom att välja Dataöverföringar/ Starta Varda-överföring.

• Det har ingen betydelse vilket registerkort som är valt när dataöverföringen startar - alla kort som finns i registret beaktas vid överföringen.
• Dataöverföringen körs i bakgrunden och det visas ingen specifik info över hur den framskrider eller när den avslutas. Om det förekommer fel i överföringen visas de nertill i Primus-rutan, precis som vid den automatiska överföringen.
• Efter överföringen är det bra att kontrollera i Varda att datan har överförts korrekt.

1. Be om Varda-användarnamn och -lösenord av er Studieinfo-huvudanvändare. Öppna registret Småbarnspedagogikens anordnare och gör ett nytt registerkort. Fyll i användarnamnet och lösenordet i fälten Varda användarnamn och Varda lösenord.
2. På alla daghemskort i Verksamhetsenheter -registret: ange aktören i fältet Anordnare av småbarnspedagogik.
3. Gå till Studerandetyper-registret och kryssa i Beakta vid Varda-överföring för de studerandetyper för vilka Varda-överföring ska ske.
4. Barnets småbarnspedagogikrelation ska överföras till Varda i formatet timmar/vecka. Den här uppgiften överförs via den Serviceprodukt som är vald för barnet. I fältet Förklaring kan man ha t.ex. "116-150 timmar", men till Varda-överföringen plockas uppgiften från fältet Timmar/vecka (ledande) för den serviceprodukt som är vald för barnet. Det exakta timantalet per vecka ska alltså stå i det nämnda fältet Timmar/vecka (ledande) i registret Serviceprodukter.
5. Försäkra dig om att alla obligatoriska fält enligt tabellen som finns längre ner under "Viktiga fält i Varda-överföringen" är ifyllda.
6. Meddela Varda-kundsupporten den externa IP-adressen för Wilma, som ni har fått från oss i samband med ibruktagningen av småbarnspedagogikfunktionerna. Om ni inte känner till IP-adressen, vänligen kontakta Wilma-kundsupporten.

OBS! Det går inte att radera personer och verksamhetsställen när de väl har överförts till Varda, och därför ska man undvika att överföra överflödig information. I registret Verksamhetsenheter ska man alltså fylla i fältet Anordnare av småbarnspedagogik endast för de enheter som bör överföras. Och i Barn-registret bör man i fältet Studerandetyp ange endast den studerandetyp som ska överföras.

OBS! Om ett barn som haft servicesedel övergår till den kommunala småbarnspedagogiken eller tvärtom, ska ett nytt beslut upprättas för barnet och det ska göras en ny rad om placeringen i Barn-registrets Placeringstabell. Att upprätta beslutet och lägga till raden kan du göra i Primus (se anvisning) eller i Wilma (se anvisning). Avslutningsvis ska man sätta in den nya enheten i fältet Verksamhetsenhet på barnets kort och tömma fältet Varda barnets ID.

• Småbarnspedagogikens anordnare-registret: härifrån överförs alla kort som inte är arkiverade.
• Verksamhetsenheter -registret: härifrån överförs alla oarkiverade kort, d.v.s. alla verksamhetsställen som har kopplats till en anordnare av småbarnspedagogik.
• Verksamhetsställets språkspecialiseringar och Verksamhetsställets verksamhetsspecialiseringar: från dessa register överförs de oarkiverade kort som finns valda för sådana verksamhetsställen där fältet Anordnare av småbarnspedagogik är ifyllt i Verksamhetsenheter-registret.
• Barn-registret: härifrån plockas de oarkiverade kort som uppfyller följande villkor:
  • I Studerandetyp-fältet finns en studerandetyp som har fältet Beakta vid Varda-överföring ikryssat.
  • Fältet Anordnare av småbarnspedagogik är ifyllt för registerkortet som finns på den första raden i fältet Verksamhetsenhet.
  • I placeringstabellen finns en giltig placering samt ett relaterat beslut om småbarnspedagogik.
• Från Barn-registrets placeringstabell överförs de rader där fälten Placeringens startdatum, Placeringsenhet och Ansökan är ifyllda. Om barnet inte har överförts till Varda tidigare (d.v.s. Varda placeringens ID är tomt) ska det aktuella datumet infalla i spannet mellan Placeringens startdatum och Placeringens slutdatum. Fältet Placeringens slutdatum kan också stå tomt, men om det är ifyllt kommer raden inte att överföras om dagens datum infaller senare än det datum som står i fältet. I fältet Status ska alternativet "Slutlig placering" vara valt.
• Från Ansökningar och beslut-registret överförs de kort som uppfyller följande kriterier:
  • kortet är inte arkiverat,
  • kortet finns i Ansökan-fältet i placeringstabellen på barnets kort i Barn-registret
  • på kortet är fältet Inledningsdatum ifyllt och datumet infaller inte i framtiden.

Källsystem

I Varda-systemet finns ett krav på att dataöverföringarna ska innehålla uppgift om källsystemet, d.v.s. från vilket system data överförs till Varda. Primus har koden 16, och den finns med automatiskt vid överföringar till Varda.

Om du vill överföra personaluppgifterna från Primus till Varda, kryssa i fältet Överför personalen till Varda i Information om skolan-registret för de verksamhetsenheter som överföringen gäller. Till Varda överförs de personer som finns på enheterna och vars registerkort finns i Gruppernas personal-registret (d.v.s. i Lärare-registret).

Om du vill att uppgifter ska överföras till Varda även från Personal-registret, kryssa i Beakta vid Varda-överföring för de relevanta personerna i det här registret. Till exempel daghemsföreståndaren kan överföras på detta sätt. Kryssa i enbart de personer som verkligen behöver överföras.

OBS! Om ni använder ett externt system för att överföra personaldatan, ha inte något kryss i Information om skolan-registrets fält Överför personalen till Varda. Detta innebär att inga personaluppgifter plockas från Primus.

Nedan finns närmare detaljer om vilka fält som fäller vid överföringen av olika personaluppgifter. Komplettera de här uppgifterna vid behov. I tabellen längre ner finns de fält som är obligatoriska med tanke på överföringen av personalens uppgifter. De obligatoriska fälten ska fyllas i för alla personer man vill överföra, oavsett om personen finns i registret Gruppernas personal eller Personal .

Personer i överföringen

Då man har tillåtit Varda-överföring plockas uppgifterna till överföringen då följande kriterier uppfylls:

• Dagens datum eller ett tidigare datum står i fältet Arbetsavtalsförhållandet börjar (i registret Gruppernas personal) eller i fältet Arbetsförhållandets inledningsdag (i registret Personal), och registerkortet är inte arkiverat
• Den enhet som står i Verksamhetsenhet-fältet (d.v.s. Skola-fältet) ska vara en sådan som har fältet Anordnare av småbarnspedagogik ifyllt i Verksamhetsenheter-registret.

Personens uppgifter plockas från fälten Förnamn, Tilltalsnamn, Efternamn, Personbeteckning och Studentnummer. Studentnumret överförs bara om personbeteckningen saknas.

Efter överföringen ifylls fälten Varda personens ID och Varda medarbetarens ID automatiskt på personens registerkort.

Examina

För personen överförs de examina som finns i Examina-fältet på personens kort och som dessutom i registret Lärarnas examina har fältet Beakta vid Varda-överföring ikryssat och Examenskod ifyllt. Efter överföringen ifylls fältet Varda examens ID automatiskt på personens registerkort.

Fortbildning

Uppgifterna om fortbildning plockas från fälten Tema, Utbildningen avlagd och Omfattning. Från Tema-fältet överförs namnet på fortbildningen till Varda. I fältet Omfattning anger man antalet fortbildningsdagar. Efter överföringen ifylls fältet Varda fortbildningens ID automatiskt på personens registerkort.

Detaljer om anställningen

Uppgifterna om anställningen plockas från

• Anställningsförhållande
• Arbetsavtalsförhållandet börjar / Arbetsförhållandets inledningsdag
• Arbetsförhållandets slutdag
• Arbetstid/vecka
• Varda anställningens examen
• Examina
• När det gäller heltid eller deltid granskar systemet också fältet På hel-/deltid för personer i registret Gruppernas personal, och fältet Hel-/deltidsbefattning för personer i Personal -registret.

I fältet Anställningsförhållande ska man antingen ha alternativet "Tidsbunden anställning" eller "Tillsvidareanställning", för att uppgiften ska överföras till Varda. Då anställningen är tidsbunden ska man fylla i Arbetsförhållandets slutdag.

Om personen har flera examina som beaktas vid överföring till Varda i sitt Examina-fält, bör du kryssa i Varda anställningens examen på den rad som ska överföras. Om det bara finns en examen i fältet behöver du inte kryssa i fältet. Om man satt krysset på flera rader plockar systemet den uppgift som finns på den första ikryssade raden som systemet stöter på när fältet gås igenom uppifrån och ner.

För att en examen ska överföras ska man ha Examenskod ifyllt i registret Lärarnas examina.

Efter överföringen ifylls fältet Varda anställningens ID automatiskt.

Arbetsenheter

När det gäller uppgiften om enhet där personen arbetar plockas uppgifterna från följande fält:

• Arbetsavtalsförhållandet börjar / Arbetsförhållandets inledningsdag
• Arbetsförhållandets slutdag
• Småbarnspedagogisk yrkesbenämning
• Behörighet
• Ambulerande medarbetare
• Verksamhetsenhet

Normalt överförs den enhet som finns på personens registerkort i fältet Verksamhetsenhet och som har Överför personalen till Varda ikryssat i Verksamhetsenheter-registret. Efter överföringen ifylls fältet Varda arbetsenhetens ID automatiskt.

Om fältet Ambulerande medarbetare är ikryssat för personen överförs ingen specifik enhet till Varda. Efter överföringen ifylls fältet Varda ambulerande medarbetarens arbetsenhets-ID automatiskt.

Arbetsenheten överförs inte heller till Varda i det fall att personen har över tre skolor i Skola-fältet (dessa personer hanteras som ambulerande personal i överföringen).

I registret Småbarnspedagogikens befattningar skapar man registerkort för alla typer av befattningar som ska gå att välja för medarbetarna i fältet Småbarnspedagogisk yrkesbenämning. Fyll i åtminstone Kod-fältet på dessa kort.

Längre frånvaro

Om en person är borta en längre tid, överförs uppgift om detta till Varda om frånvaron omfattar mer än 60 dagar baserat på det tidsspann som uppstår mellan fälten Frånvaron inleds och Frånvaron upphör. Efter överföringen ifylls fältet Varda frånvarons ID automatiskt.

Tillfällig personal

Uppgifter som gäller tillfällig personal överförs till Varda från Småbarnspedagogikens anordnare-registret, om följande fält är ifyllda

• Tillfällig personal, antal
• Tillfällig personal, förverkligade timmar
• Tillfällig personal, datum. Detta datum ska vara månadens sista. Om en och samma medarbetare under en viss månad jobbar i t.ex. tre olika perioder för samma aktör, räknas personen som en hel resurs i den tillfälliga personalen.

Efter överföringen ifylls fältet Tillfällig personal, Varda ID automatiskt.

Även uppgifter om vårdnadshavarna och avgiftsbesluten överförs till Varda. Avgiftsbesluten plockas från Ansökningar och beslut -registrets fält Avgift för småbarnspedagogik, Betalningsgrund och Servicesedelns värde. Avgiftsbesluten tas med i överföringen då följande kriterier uppfylls:

• Barnet är ett barn som markerats för överföring till Varda
• Avgiftsbeslutet plockas till Varda från det registerkort i Ansökningar och beslut-registret där barnet finns med
• På det här registerkortet i Ansökningar och beslut-registret ska fältet Beslut (kansliet) ha ett kort vars Beslutstyp är "Avgiftsbeslut för småbarnspedagogik".

För att överföringen ska lyckas ska även följande inställning vara i skick: I Familj-registrets fält Wilmas användarnamn ska man ha barnets användarnamnskort men även registerkorten för de vårdnadshavare vars avgiftsbeslut överförs. På barnets användarnamnskort behöver inte fälten Wilmas användarnamn och Wilmas lösenord vara ifyllda, men personuppgifterna ska finnas på kortet. De uppgifter som behövs på barnets och vårdnadshavarnas registerkort lagras dock automatiskt i systemet när vårdnadshavaren lämnar in småbarnspedagogikansökan och fyller i familjeuppgifterna - . man behöver alltså inte lägga in dem för hand i Primus. En instruktion om tillvägagångssättet i undantagsfall (då sp-ansökan inte är gjord via Wilma) finns i slutet av den här anvisningsartikeln under listan över fält som överförs.

Följande uppgifter om vårdnadshavarna överförs till Varda från fälten i Wilmas användarnamn-registret: Efternamn, Förnamn, Tilltalsnamn, Personbeteckning eller Bekräftad personbeteckning från Suomi.fi och Studentnummer (om en sådan är ifylld för vårdnadshavaren). Vårdnadshavaruppgifterna överförs till Varda enbart i samband med avgiftsbesluten, inte separat på något sätt. Om avgiftsbeslutet syns i Varda innebär det att också vårdnadshavaruppgifterna har överförts.

Om avgiftsbeslut inte ska överföras till Varda

Om man vill förhindra att ett avgiftsbeslut överförs till Varda ska man skapa en separat avgiftsbeslutskod i Kansliets beslutskoder-registret för det här ändamålet. För den här koden ska man låta Beslutstyp-fältet stå tomt.

När man sedan anger denna kod på avgiftsbeslutet innebär det att alla andra sp-uppgifter om barnet förutom avgiftsinformationen överförs till Varda.

Ta bort ett avgiftsbeslut i Varda

Vid behov kan du radera ett avgiftsbeslut i Varda: Kryssa då i fältet Ta bort från Varda för avgiftsbeslutet i registret Ansökningar och beslut. Då avlägsnas avgiftsbeslutet i Varda vid följande Varda-överföring. Det här innebär även att fältet Varda ID töms på kortet för avgiftsbeslutet och att Ta bort från Varda avkryssas. Då uppstår en tidsstämpel i fältet Raderat från Varda, tidpunkt för att markera att avgiftsbeslutet har tagits bort från Varda.

Om man behöver återkalla åtgärden, alltså överföra avgiftsbeslutet till Varda på nytt, kan man göra det genom att tömma Raderat från Varda, tidpunkt-fältet.

Med tanke på ansökningarna om småbarnspedagogik skapar man i allmänhet ett allmänt "Familjedagvård"-kort i Verksamhetsenheter-registret, och vårdnadshavarna kan då välja detta alternativ som preferens när de gör ansökan, men de kan inte välja någon specifik familjedagvårdare. När man sedan fattar besluten om placering måste man komma ihåg att ange den specifika familjedagvårdsplatsen (i Barn-registrets Placeringsenhet-fält ). Annars förekommer det vid Varda-överföringen ett överföringsfel p.g.a. att det saknas uppgifter på det allmänna "Familjedagvård"-kortet, vars uppgifter ju inte ska överföras till Varda.

Om kortet är nytt när det överförs, lagras vid överföringen ett nummer i fältet Varda ID i Primus - det här numret är det interna ID:t i Varda. I Barn-registret finns även de motsvarande fälten Varda barnets id och Varda placeringens id. Med hjälp av dessa olika ID:n kan man vid eventuella problem utreda hur en viss uppgift är lagrad i Varda.

Om man till Varda överför ett barn som redan finns där sedan tidigare, t.ex. till följd av en tidigare dataöverföring utförd av en annan kommun, tar Primus emot och sparar ID:t från Varda i Barn-registrets Varda ID-fält och överför barnet till Varda på basen av detta ID.

Om det uppstår fel vid överföringen ser du ett meddelande om detta nertill i Primus och kan öppna en detaljerad lista över felen. När du har åtgärdat felen uppdateras de till Varda i samband med följande automatiska överföring.

Ange Varda ID:n manuellt

Du kan redigera Varda ID-fälten i Primus om du har redigeringsrätt till fälten i fråga. I vanliga fall är det dock inte meningen att man ska ange uppgifter manuellt i fälten. Endast nya kunder, som tidigare har gjort Varda-överföringar från ett annat system, behöver åtgärda ID-fälten när Primus tas i bruk. De kan på så sätt använda de samma ID-uppgifterna som tidigare.

När uppgifter överförs till Varda för första gången via Primus (och alltså inte heller har överförts från något annat system i något tidigare skede), ska man inte fylla i ID-uppgifterna: systemet fyller nämligen i dessa automatiskt i samband med den första överföringen till Varda.

Fält i Primus	Register	Observera
Skolans namn	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Näradress	Verksamhetsenheter
Postadress	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Telefon	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
E-postadress	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Undervisningskommun	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt. Uppgiften plockas från fältet Kommunkod på det kort som är angett i länkfältet.
Verksamhetsställets vård	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Verksamhetsställets verksamhetsform	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Undervisningsspråk	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Pedagogisk inriktning	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Platser vid enheten	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Startdatum för verksamheten på verksamhetsstället	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Slutdatum för verksamheten på verksamhetsstället	Verksamhetsenheter
Anordnare av småbarnspedagogik	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt
Överför personalen till Varda	Verksamhetsenheter	Obligatoriskt, om man vill överföra personaldatan.
Varda ID	Verksamhetsenheter	Ifylls automatiskt vid överföringen.
Verksamhetsställe	Verksamhetsställets språkspecialiseringar	Obligatoriskt om man vill överföra språkspecialiseringen.
Språk	Verksamhetsställets språkspecialiseringar	Obligatoriskt om man vill överföra språkspecialiseringen.
Startdatum	Verksamhetsställets språkspecialiseringar	Obligatoriskt om man vill överföra språkspecialiseringen.
Slutdatum	Verksamhetsställets språkspecialiseringar
Verksamhetsställe	Verksamhetsställets verksamhetsspecialiseringar	Obligatoriskt om man vill överföra verksamhetsspecialiseringen.
Verksamhetsspecialisering	Verksamhetsställets verksamhetsspecialiseringar	Obligatoriskt om man vill överföra verksamhetsspecialiseringen.
Startdatum	Verksamhetsställets verksamhetsspecialiseringar	Obligatoriskt om man vill överföra verksamhetsspecialiseringen.
Slutdatum	Verksamhetsställets verksamhetsspecialiseringar
Varda användarnamn	Småbarnspedagogikens anordnare	Obligatoriskt (fås av er Studieinfo-huvudanvändare)
Varda lösenord	Småbarnspedagogikens anordnare	Obligatoriskt (fås av er Studieinfo-huvudanvändare)
FO-nummer	Småbarnspedagogikens anordnare	Obligatoriskt
E-postadress	Småbarnspedagogikens anordnare
IBAN-kontonummer	Småbarnspedagogikens anordnare
Varda ID	Småbarnspedagogikens anordnare	Ifylls automatiskt efter överföringen.
Tillfällig personal, antal	Småbarnspedagogikens anordnare	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Tillfällig personal, förverkligade timmar	Småbarnspedagogikens anordnare	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Tillfällig personal, datum	Småbarnspedagogikens anordnare	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten. Datumet måste vara det sista i månaden.
Status	Barn	Obligatoriskt. Alternativet "Slutlig placering" ska vara valt.
Personbeteckning	Barn	Obligatoriskt
Förnamn	Barn
Tilltalsnamn	Barn	Måste vara ett av förnamnen
Efternamn	Barn
Modersmål	Barn
Kön	Barn
Hemkommun	Barn
Hemortens näradress	Barn
Hemortens postadress	Barn
Studentnummer	Barn	Obligatoriskt, om Personbeteckning-fältet inte är ifyllt. Det här fältet kan komma att fyllas i automatiskt t.ex. i samband med någon dataöverföring på barnets användarnamnskort, får även lämnas tomt.
Placeringens startdatum	Barn	Obligatoriskt för att småbarnspedagogikrelationen ska överföras.
Placeringens slutdatum	Barn
Placeringsenhet	Barn	Obligatoriskt för att småbarnspedagogikrelationen ska överföras.
Ansökan	Barn	Obligatoriskt för att småbarnspedagogikrelationen ska överföras.
Varda barnets ID	Barn	Ifylls automatiskt efter överföringen.
Varda placeringens ID	Barn	Ifylls automatiskt efter överföringen.
Inledningsdatum	Ansökningar och beslut	Obligatoriskt för att småbarnspedagogikbeslutet och avgiftsbeslutet ska överföras.
Avslutningsdatum	Ansökningar och beslut
Ansökan inkommit, datum	Ansökningar och beslut	Obligatoriskt för att småbarnspedagogikbeslutet ska överföras.
Behov av skiftesvård	Ansökningar och beslut
Serviceprodukt	Ansökningar och beslut	Obligatoriskt för att småbarnspedagogikbeslutet ska överföras.
Småbarnspedagogik daglig	Ansökningar och beslut
Småbarnspedagogik heldag	Ansökningar och beslut
Småbarnspedagogik tillfällig	Ansökningar och beslut
Behandlingstid	Ansökningar och beslut
Preferenser	Ansökningar och beslut	Obligatoriskt för att småbarnspedagogikbeslutet ska överföras. Uppgiften plockas från det kort som är angett i länkfältet Verksamhetsställets vård.
Avgift för småbarnspedagogik	Ansökningar och beslut	Obligatoriskt för att avgiftsbeslutet ska överföras. Om fältet är tomt överförs "0".
Betalningsgrund	Ansökningar och beslut	Obligatoriskt för att avgiftsbeslutet ska överföras.
Servicesedelns värde	Ansökningar och beslut
Varda ID	Ansökningar och beslut	Ifylls automatiskt efter överföringen.
Personbeteckning	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och Studentnummer är tomt.
Studentnummer	Personal/Gruppernas personal	Antingen detta eller personbeteckningen. Överförs om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och Personbeteckning är tomt.
Förnamn	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Tilltalsnamn	Personal/Gruppernas personal	Överförs om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Efternamn	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda personens ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda medarbetarens ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda examens ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda anställningens ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda arbetsenhetens ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda ambulerande medarbetarens arbetsenhets-ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och Ambulerande medarbetare är ikryssat.
Varda fortbildningens ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda frånvarons ID	Personal/Gruppernas personal	Ifylls automatiskt efter överföringen om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Anställningsförhållande	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten. Välj antingen "Tidsbunden anställning" eller "Tillsvidareanställning".
Arbetsavtalsförhållandet börjar	Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Arbetsförhållandets inledningsdag	Personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten i Personal-registret.
Arbetsförhållandets slutdag	Personal/Gruppernas personal	Överförs om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och alternativet "Tidsbunden anställning" är valt i fältet Anställningsförhållande.
På hel-/deltid	Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Hel-/deltidsbefattning	Personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten i Personal-registret.
Arbetstid/vecka	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Varda anställningens examen	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och det i Examina-fältet finns flera rader som ska beaktas i överföringen. Ifylls för en examen.
Ambulerande medarbetare	Personal/Gruppernas personal	Överförs om överföring av personaldatan till Varda är tillåten. Ikryssas för ambulerande medarbetare.
Småbarnspedagogisk yrkesbenämning	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Behörighet	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten. Om fältet står tomt överförs värdet "obehörig".
Tema	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och medarbetaren har deltagit i fortbildning.
Utbildningen avlagd	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och medarbetaren har deltagit i fortbildning.
Omfattning	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och medarbetaren har deltagit i fortbildning. Omfattningen ska anges i antalet dagar.
Frånvaron inleds	Personal/Gruppernas personal	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten och medarbetaren har en längre frånvaro. Uppgiften om frånvaro överförs enbart om frånvaron omfattar mer än 60 dagar baserat på det tidsspann som uppstår mellan fälten Frånvaron inleds och Frånvaron upphör.
Frånvaron upphör	Personal/Gruppernas personal	Överförs om överföring av personaldatan till Varda är tillåten. Uppgiften om frånvaro överförs enbart om frånvaron omfattar mer än 60 dagar baserat på det tidsspann som uppstår mellan fälten Frånvaron inleds och Frånvaron upphör.
E-postadress	Personal/Gruppernas personal
Beakta vid Varda-överföring	Lärarnas examina	Fältet beaktas om överföring av personaldatan till Varda är tillåten. Ikryssas för examina som ska ingå i överföringen.
Examenskod	Lärarnas examina	Obligatoriskt, om överföring av personaldatan till Varda är tillåten.
Efternamn	Wilmas användarnamn	Obligatoriskt. Ifylls automatiskt *. Överförs enbart från vårdnadshavarens registerkort.
Förnamn	Wilmas användarnamn	Obligatoriskt. Ifylls automatiskt *. Överförs enbart från vårdnadshavarens registerkort.
Tilltalsnamn	Wilmas användarnamn	Obligatoriskt. Ifylls automatiskt *. Överförs enbart från vårdnadshavarens registerkort.
Bekräftad personbeteckning från Suomi.fi	Wilmas användarnamn	Ifylls automatiskt *. Primära personbeteckningsuppgift. Överförs bara från vårdnadshavarens registerkort. OBS! Personbeteckningen sparas i det här fältet men det går inte att se fältet i Primus.
Personbeteckning	Wilmas användarnamn	Obligatoriskt, om Bekräftad personbeteckning från Suomi.fi är tomt och ansökan alltså inte är gjord via Wilma. Sekundär personbeteckningsuppgift. Överförs bara från vårdnadshavarens registerkort.
Studentnummer	Wilmas användarnamn	Det här fältet kan komma att fyllas i automatiskt t.ex. i samband med någon dataöverföring på barnets användarnamnskort, får även lämnas tomt. Studentnumret överförs från barnets och vårdnadshavarens registerkort om det är ifyllt.

*Wilmas användarnamn-registrets fält ifylls automatiskt om ansökan är gjord i enlighet med anvisningen om småbarnspedagogikansökan. Om ansökan inte är gjord enligt anvisningen och fälten är tomma, eller om ingen i familjen har registerkort i Wilmas användarnamn-registret, ska man fylla i fälten för hand på varje familjemedlems registerkort. Fyll i åtminstone personbeteckningen i fältet Personbeteckningoch även fälten Efternamn, Förnamn och Tilltalsnamn. Härefter behöver du ännu skapa ett kort i Familj-registret, där du sätter in alla familjemedlemmars registerkort i fältet Wilmas användarnamn.

Nedan har vi listat vissa fel som kunderna kan stöta på vid överföringen. I kolumnen Orsak / lösning ser du vad du kan göra för att åtgärda felet.

Felet gäller	Fel	Orsak / lösning	Detaljer
Verksamhetsstället	Toimipaikan paikkamäärä puuttuu	I Verksamhetsenheter-registret saknas information i fältet Platser vid enheten eller så står antalet i fel format	Ange platsantalet som heltal
Klientrelationen	Sijoituksen päätös puuttuu	Beslut om placering saknas. I Ansökningar och beslut-registret saknas uppgift i fältet Inledningsdatum eller Ansökan inkommit, datum	Beslutet ska kopplas till barnets registerkort genom att sätta in det i placeringstabellens Ansökan-fält
Klientrelationen	400 Bad Request {"alkamis_pvm":["varhaiskasvatussuhde.alkamis_pvm must be after varhaiskasvatuspaatos.alkamis_pvm"]}	Placeringens startdatum i Barn-registret måste infalla efter det datum som står i Ansökningar och beslut-registrets fält Inledningsdatum på beslutskortet
Klientrelationen	400 Bad Request {"non_field_errors":["varhaiskasvatussuhde.paattymis_pvm cannot be after toimipaikka.paattymis_pvm."]}	Datumet i fältet Slutdatum för verksamheten på verksamhetsstället i registret Verksamhetsenheter måste infalla tidigare än datumet i fältet Placeringens slutdatum i Barn-registret
Klientrelationen	400 Bad Request {"varhaiskasvatussuhde":["Lapsi 187052 has already 3 overlapping varhaiskasvatussuhde on the defined time range."]}
Beslutet	Hakemuksen vastaanottopäivä puuttuu	Fyll i fältet Ansökan inkommit, datum
Beslutet	Päätöksen tuntimäärä puuttuu
Beslutet	Päätöksen alkupvm puuttuu	Fyll i fältet Inledningsdatum i Ansökningar och beslut -registret
Beslutet	Päätöksen järjestämismuoto puuttuu
Beslutet	400 Bad Request{"hakemus_pvm":["hakemus_pvm must be before alkamis_pvm (or same)."]}
Person	400 Bad Request {"henkilotunnus":["040714A734h : ID-number or control character incorrect."]}	Barnets personbeteckning står eventuellt i fel format
Klientrelationen	Sijoituksen toimipaikka puuttuu