Opiskelijan lisääminen arviointikirjaan Wilman Opinnot-sivulla

• Arviointikirjat tehdään niistä kursseista, joihin opiskelijoita voidaan lisätä Wilman Opinnot-sivulta.
• Arviointikirjoilla pitää olla Ilmoittautuminen alkaa ja Viimeinen ilmoittautumispäivä -kentät täytettynä eikä niissä saa olla menneitä päiväyksiä. Ilmoittautumisajat tarkistetaan, jos lisääjällä on ns. suppeammat oikeudet, muuten ei. Huom. Opiskelijan lisääminen arviointikirjaan ei onnistu enää viimeisenä ilmoittautumispäivänä, mutta sitä edeltävänä päivänä vielä onnistuu (koulutuskalenterissa olevissa koulutuksissa ilmoittautuminen taas onnistuu myös viimeisenä ilmoittautumispäivänä).
• Arviointikirjalla, lisääjällä ja lisättävällä opiskelijalla tulee olla yhteinen Koulu-tieto,(jos lisääjä on opettaja).
• Wilman Opinnot-sivulla jotain kurssia klikkaamalla avautuu sivupaneeli, jossa on välilehti Opetusryhmän valinta ja "Lisää"-painike arviointikirjojen perässä. Jos "Lisää"-painike on harmaana, viemällä hiiren sen päälle tulee infoteksti, joka kertoo, miksei painike ole aktiivisena.
• Kurssityypeillä tulee olla täytettynä Valittavissa Wilmassa -kenttä.
• Kun arviointikirjalle laitettu Max. opiskelijoita -määrä on täynnä, opiskelijoita ei voi enää lisätä.
• Jos arviointikirjat on muodostettu Kurresta, tulee Kurre-tiedoston olla Julkinen Wilmassa. Silloin lisätyt opiskelijat tallentuvat myös Kurren ryhmään.
• Jos Kurreen laitettu ryhmän maksimikoko ylittyy, näkyy opiskelijamäärä punaisella Kurressa.
• Kurressa voi luoda "tyhjiä", ilman opiskelijoita olevia arviointikirjoja ja valita niille monta koulua, kun arviointikirjoja muodostetaan. Näin arviointikirjat näkyvät kaikkien niiden koulujen opiskelijoiden Opinnot-sivulla ja ryhmiin voi lisätä opiskelijoita yli yksikkörajojen.

• Wilma: Opettajat -käyttäjäryhmälle annetaan oikeudet Käyttäjäryhmät-rekisterissä (opiskelijarekisterin oikeuksista): Opiskelijan siirto arviointikirjaan, Opiskelijan poisto arviointikirjasta. Opettaja/henkilökunta saa silloin ns. suppeammat oikeudet kuten opiskelijakin.

• Vaihtoehtoisesti opettajan käyttäjäryhmälle voi antaa laajemmat oikeudet arviointirekisterin oikeuksista: Oikeus lisätä ja poistaa opiskelijoita arvioinnissa. Saman oikeuden voi antaa myös opettajarekisterissä rastimalla kentän Oikeus lisätä ja poistaa opiskelijoita arvioinnissa. Tällöin ei tarkisteta arviointikirjan Ilmoittautuminen alkaa ja Viimeinen ilmoittautumispäivä -kenttiä.

• Wilma: Opiskelijat -käyttäjäryhmälle annetaan oikeudet Käyttäjäryhmät-rekisterissä (Opiskelijarekisterin oikeuksista): Opiskelijan siirto arviointikirjaan, Opiskelijan poisto arviointikirjasta. Valitaan tämä sama käyttäjäryhmä opiskelijoille Käyttäjäryhmä Wilmassa-kenttään.
• Käyttäjäryhmän voi laittaa Koulun tiedoissa, jolloin se vaikuttaa kerralla kaikille opiskelijoille. Luokat-rekisterissä laitettuna se vaikuttaa kyseisen luokan/ryhmän opiskelijoille ja opiskelijarekisterissä vain yhdelle opiskelijalle.
• Opiskelijarekisterin kentässä Hops valintojen tila ei saa olla vaihtoehtona "lukittu", jos lisääjänä on opiskelija itse.
• Opiskelija saa lisätä tai poistaa luonnollisesti vain itsensä, ei muita opiskelijoita.

Kun opiskelija lisätään Wilmassa toteutukseen, hänen nimensä menee arviointikirjaan, mutta kurssiin ei tule valintaa vielä. Valinnan voi lisätä Opinnot-sivulla oikealta avautuvasta sivupaneelista, ensimmäiseltä välilehdeltä. Sivupaneeli avautuu, kun klikataan jotain kurssia opetussuunnitelmassa.

Jos on olemassa monta arviointikirjaa samasta kurssista, kaikki (saman koulun) aktiiviset arviointikirjat näkyvät sivupaneelin samalla Opetusryhmän valinta-välilehdellä. Opiskelija voi lisätä itsensä mihin tahansa toteutukseen. Opettaja voi sitten poistaa opiskelijan niistä arviointikirjoista, joissa opiskelijan nimi on turhaan.

Jos opiskelijalla ei ole tarkoitus osallistua kaikille tunneille, opettaja voi Kurren puolella tai Wilman työjärjestystoiminnossa poistaa opiskelijan niistä yksittäisistä sijoituksista, joihin opiskelija ei osallistu. Myös Wilman tuntimerkintöjen kirjausikkunassa näkyy, että opiskelija on mukana ko.ryhmässä, mutta hän ei osallistu välttämättä kaikille tunneille, joten häntä ei merkitä turhaan "poissaolevaksi".

• ettei arviointikirjaa ole vielä toimeenpantu tai että muutosten tekeminen toimeenpantuihin arviointikirjoihin on sallittu.
• että yhteys Kurreen on auki (Julkinen Wilmassa -rasti) eikä ryhmä ole lukittu Kurressa (jos ryhmä on tehty Kurresta)
• että on sama Koulu-tieto lisääjällä, opiskelijalla ja arviointikirjalla.
• ettei opiskelijan kortille ole rastittu Piilota Wilman luetteloista -kenttää (vaikuttaa opettajan tai henkilökunnan lisätessä).
• ettei arviointikirjan maksimiopiskelijamäärä ole ylittynyt.
• onko kurssi jo arvioitu opiskelijalle. Opiskelija voi lisätä itsensä ryhmään vain, jos kurssin arvosanalla on rastittuna Käsittele valintana.

Poistaminen arviointikirjasta onnistuu, jos opiskelija löytyy valmiiksi ryhmästä, opiskelijaa ei ole arkistoitu eikä arviointikirjaa ole arkistoitu. Jos opettajalla/henkilökunnalla on ns. pienemmät oikeudet, hän saa poistaa opiskelijan vain, jos arviointikirjaan (ryhmään) ilmoittautuminen ei ole vielä päättynyt.