Päivitetty viimeksi: 13.8.2019
Tiettyjä SORA-lainsäädäntöön liittyviä opiskeluoikeutta ja terveydentilaa koskevia tietoja voi kirjata Primukseen. Oppilaitokset voivat tiedottaa hakijoille jo hakuvaiheessa, että näitä tietoja tullaan kysymään tiettyihin tutkintoihin hakevilta. Koulutuksen järjestäjällä on oltava päätös ja selkeät ohjeet siitä, mitä tietoja saa kirjata ja kuka tietoja saa nähdä tai muokata. Vastuu tiedoista on kokonaan koulutuksen järjestäjällä. Suosittelemme, että näistä arkaluonteisista tiedoista kirjattaisiin opiskelijahallintojärjestelmään vain opiskelun kannalta aivan välttämättömät tiedot.
Taustaa
SORA-lainsäädännön tultua voimaan 1.1.2012 opiskelijoiksi hakeville voidaan asettaa terveydentilavaatimuksia. Hakijan/opiskelijan terveydentilatietoja ja rikosrekisteritietoja saavat käsitellä vain henkilöt, jotka valmistelevat tai tekevät päätöksen opiskelijavalinnasta, opiskeluoikeuden peruuttamisesta tai palauttamisesta (koulutuksen järjestäjän toimielimet ja ammattihenkilöt, joilla on oikeus arkaluonteisten tietojen käsittelyyn).
Arkaluonteiset tiedot on säilytettävä erillään muista henkilötiedoista ja ne tulee poistaa rekisteristä välittömästi, kun niiden säilyttämiselle ei ole enää lakisääteisten tehtävien edellyttämää perustetta, viimeistään 4 vuoden kuluttua tietojen merkitsemisestä rekisteriin. Kirjauspäivä laitetaan kenttään Rikosrekisterin kirjauspäivä järjestelmään. Siitä on helppo laskea, milloin tiedot tulee poistaa Primuksesta.
Kentät
Kentät Hakijat-rekisterissä
Terveydentilaan tai toimintakykyyn liittyvä este- Rikosrekisterin myöntämispäivä
- Rikosrekisterin näyttöpäivä
- Rikosrekisterin tarkistaja (henkilökunta)
- Rikosrekisterin tarkistaja (opettaja)
- Rikosrekisterin kirjauspäivä järjestelmään
Kentät Opiskelijat-rekisterissä
- Terveydentilaan tai toimintakykyyn liittyvä este
- Rikosrekisterin myöntämispäivä
- Rikosrekisterin näyttöpäivä
- Rikosrekisterin tarkistaja (henkilökunta)
- Rikosrekisterin tarkistaja (opettaja)
- Rikosrekisterin kirjauspäivä järjestelmään
Kenttä Tutkinnot-rekisterissä
- Tutkintokohtaiset terveydentilavaatimukset
Jo hakuvaiheessa tiettyihin tutkintoihin voi olla terveydentilavaatimuksia, jotka pitää huomioida opiskelijavalinnassa. Tutkintokohtaiset vaatimukset voi kirjata Tutkinnot-rekisterin memokenttään.
Oikeudet tietoihin
Tietojen luku- ja kirjaamis/muokkaamisoikeudet tulee miettiä huolella. Jos nykyisillä pääkäyttäjäoikeuksilla näkyy kaikki opiskelijatiedot, on paikallaan jakaa päättäkäyttäjäryhmä kahteen: Toinen ryhmä näkee edelleen kaikki tiedot, ja tämä käyttäjäryhmä laitetaan vain yhdelle tai parille henkilölle. Muille, esim. oppilaitoskohtaisille pääkäyttäjille voidaan antaa myös suhteellisen paljon oikeuksia, mutta ei SORA-kenttien luku- eikä muokkausoikeuksia. Heille ei myöskään anneta kaikkien kenttien näkemisoikeutta Hakijat- ja Opiskelijat-rekistereihin.
SORA-kenttiä varten tehdään oma välilehti Opiskelijat-rekisteriin ja otetaan kentät esille. Käyttäjien oikeudet näihin kenttiin rajataan tarkasti. Kenttien luku/muokkausoikeus annetaan vain niille käyttäjäryhmille, joilla on todella oikeus nähdä opiskelijan arkaluonteisia tietoja. Näitä käyttäjiä varten tehdään uusi käyttäjäryhmä, esim. "SORA". Edes pääkäyttäjälle ei anneta oikeuksia, ellei toisin ole sovittu.
Lomake
Toinen vaihtoehto on ottaa kentät hetkeksi esille ja tehdä Lomake-editorilla sähköinen lomake tietojen täyttämistä varten. Sen jälkeen otetaan kentät pois näkyvistä Primuksessa. Lomakkeen käyttöoikeus annetaan vain SORA-käyttäjäryhmälle. Tätä vaihtoehtoa käytetään, jos henkilökunnalla ei muutenkaan ole pääsyä Primukseen, vaan he hoitavat tehtävänsä Wilman kautta.
Arkaluonteisiin tietoihin liittyviä asiakirjoja ei saa tallentaa Primukseen opiskelijan rekisterikortille liitteeksi. Liitteet tallentuvat oppilaitoksen verkkolevylle ja niihin voivat päästä käsiksi muutkin henkilöt kuin asianosaiset.
Aiheeseen liittyvät ohjeet
