Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA) Wilmassa

Monivaiheinen tunnistautuminen (MFA)

Päivitetty viimeksi: 1.11.2024

Tämä ohje koskee Wilmaa. MFA:n käytöstä Primuksessa on oma ohjeensa.

Wilmassa on tuki monivaiheiseen tunnistautumiseen, joka on Wilma-käyttäjän turvallisuutta parantava toiminto.

Kun monivaiheinen tunnistautuminen on käytössä, Wilmaan kirjautuminen vaatii käyttäjätunnuksen ja salasanan lisäksi numerokoodin, jonka saa mobiilisovelluksesta (Google Authenticator tai vastaava). Koodi vaaditaan myös Wilman mobiilisovellusta käytettäessä. MFA on siten käytössä aina sekä selaimessa että sovelluksessa, pelkästään toisessa sitä ei voi käyttää.

MFA:n käyttöä ei voi pakottaa Wilma-käyttäjille, vaan kukin käyttäjä voi ottaa sen käyttöön halutessaan itse.

Monivaiheisen tunnistautumisen käyttöönotto

  1. Kirjaudu Wilmaan, klikkaa oikeasta yläkulmasta Asetukset-kuvaketta ja avaa Käyttäjätilin asetukset.
  2. Klikkaa kohtaa Ota monivaiheinen tunnistautuminen käyttöön.
  3. Seuraa ohjeita. Käytännössä tarvitset vain matkapuhelimen ja siihen sopivan todentajasovelluksen, esim. Google Authenticatorin. Muista ottaa talteen kertakäyttöinen varakoodi, jota Wilma tarjoaa toiminnon käyttöönotossa. Saatat tarvita sitä myöhemmin päästäksesi kirjautumaan Wilmaan.

Kun toiminto on otettu onnistuneesti käyttöön, Wilma kysyy kirjautumisen yhteydessä vahvistuskoodia. Avaa Authenticator-sovellus, katso siitä vahvistuskoodi ja syötä se kenttään.

Jos käytät Wilma-sovellusta mobiililaitteella, MFA tulee samalla käyttöön myös siihenkin. Jos haluat ottaa MFA:n pois käytöstä, se pitää tehdä selainversion kautta. MFA menee pois käytöstä samalla sekä sovelluksesta että selaimesta.

Huom. Kun otat toiminnon käyttöön, sinut kirjataan automaattisesti ulos Wilmasta kaikilla muilla laitteilla ja selaimilla, joilla olet kirjautuneena sisään käyttöönottohetkellä.

Mikäli et pääse ottamaan toimintoa käyttöön, vaikka sen pitäisi olla mahdollista, varmista että käytössäsi on uudentyyppinen Wilma-tunnus. Uudentyyppisen Wilma-tunnuksen tunnistaa siitä, että se on sähköpostimuotoinen. Jos näin ei ole, päivitä tunnuksesi uudentyyppiseksi menemällä osoitteeseen https://wilmanosoite/connect. Syötä sähköpostiosoitteesi ja siirry takaisin Wilmaan saamasi linkin kautta. Syötä sivulla nykyinen Wilma-tunnuksesi ja jatka Wilman näyttämien ohjeiden mukaan kunnes tunnuksesi on päivitetty. Ota sen jälkeen monivaiheinen tunnistautuminen käyttöön.

Tarvitset seuraavissa tilanteissa Wilmaan kirjautumiseen kertakäyttöistä varakoodia, jonka otit talteen ottaessasi toiminnon käyttöön:

  • Puhelimesi on kadonnut.
  • Olet vaihtanut puhelimesi uuteen ottamatta monivaiheista tunnistautumista pois käytöstä etkä saa vanhasta puhelimesta enää vahvistuskoodia.
  • Olet vahingossa poistanut Authenticator-sovelluksen puhelimestasi.

Jos kertakäyttöinen koodi ei ole tallessa, ota yhteys oppilaitokseen.

Toiminto on teillä käytössä ilman erillistä käyttöönottoa. Kukin käyttäjä aktivoi sen itsenäisesti omaan käyttöönsä.

Huom. MFA ei siis ole automaattisesti kaikilla Wilma-käyttäjillä päällä, vaan jokainen Wilma-käyttäjä voi itse halutessaan ottaa toiminnon käyttöön Wilmassa. Kun käyttäjä ottaa MFA:n käyttöön, se on hänellä käytössä sekä Wilman selainversiossa että mobiilisovelluksessa.

MFA on käytettävissä vain uudentyyppisillä Wilma-tunnuksilla (eli tunnuksilla, jotka ovat Primuksessa Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä). Vanhantyyppisillä Wilma-tunnuksilla MFA ei ole käytettävissä. Uudentyyppisillä tunnuksilla MFA on käytettävissä myös silloin, kun käyttäjät tunnistetaan AD-hakemistosta.

Huomioitavaa MPASSin osalta

Jos Wilma-käyttäjä on ottanut MFA:n käyttöön ja hän kirjautuu MPASS-tuettuun palveluun Wilma-tunnuksellaan, niin monivaiheinen tunnistautuminen vaaditaan myös tällöin.

Huomioitavaa Wilma OpenID:n osalta

Jos käytössä on Wilma OpenID, eivät sen kautta kirjautuvat Wilma-käyttäjät voi käyttää MFA:ta kirjautuessaan tai ottaa sitä pois käytöstä. Ks. lisätietoa ohjeesta Wilma OpenID.

Huomioitavaa varhaiskasvatuksen osalta

Wilman Daycare -sovellus eli varhaiskasvatusasiakkaidemme käyttöön tarkoitettu sovellus ei tue MFA:ta. Tämän vuoksi ko. sovellusta käyttävän henkilöstön ei tule ottaa käyttöön MFA:ta. Jos Daycare-sovellusta käyttävällä henkilöllä on kytketty Wilma-tunnukseen myös huoltajarooli, ei siinäkään saa olla MFA:ta käytössä.

Jos Wilma-käyttäjä hukkaa puhelimensa tai poistaa Authenticator-sovelluksen siitä eikä ole ottanut talteen kertakäyttöistä varakoodia, ei Wilma-käyttäjä voi enää kirjautua Wilmaan. Tällöin kunnan/oppilaitoksen/toimintayksikön täytyy ottaa toiminto pois käytöstä Wilma-käyttäjältä seuraavasti:

  • Avaa Primuksessa Wilman käyttäjätunnukset -rekisteri.
  • Tyhjää kyseisen käyttäjän käyttäjätunnuskortilta Monivaiheisen tunnistautumisen salaisuus -kenttä.
  • Wilma-käyttäjä voi nyt kirjautua Wilmaan pelkällä käyttäjätunnuksella ja salasanalla ja ottaa sen jälkeen halutessaan toiminnon uudelleen käyttöön.