Wilma-tunnukset - FAQ

• Jos Wilma-käyttäjällä on vanhantyyppinen tunnus, varmista, että hänen rekisterikortillaan Opiskelijat-/Opettajat-/Henkilökunta-rekisterissä ei ole rastittuna kenttää Uudentyyppinen Wilma-tunnus käytössä. Tuossa kentässä tulee olla rasti vain, jos henkilöllä on uudentyyppinen tunnus Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä ja hän käyttää sitä Wilma-kirjautumiseen.
• Jos kyse on uudentyyppisestä tunnuksesta, käyttäjä ei välttämättä ole luonut tunnusta loppuun asti. Jos kyse on esim. huoltajan tunnuksesta, tarkista, onko opiskelijan kortilla Huoltajien Wilma-tunnukset -kentässä ko. henkilön tunnusta. Jos ei, on tunnuksen luonti jäänyt kesken.
• Käyttäjä yrittää kirjautua vanhalla tunnuksella ja uudella salasanalla tai muuten väärällä yhdistelmällä.
• Käyttäjä kirjoittaa tunnuksen tai salasanan väärin.
• Käyttäjä yrittää kirjautua väärään Wilmaan. Varmista käyttäjältä, mitä osoitepalkissa lukee. On mahdollista, että käyttäjä yrittää kirjautua väärän kunnan Wilmaan.
• Käyttäjä kirjautuu ihan ensimmäistä kertaa: silloin tunnus täytyy luoda ensin selaimen kautta. Vasta sen jälkeen voi kirjautua puhelinsovelluksella.

Ongelma voi johtua myös siitä, että tunnus ei ole voimassa. Tarkista se seuraavasti:

• Nykyisen päivän tulee osua Huoltajan tunnuksen voimassaolo alkaa ja Huoltajan tunnuksen voimassaolo päättyy kenttien päiväysten väliin (tai kentät ovat tyhjät). Näitä päiväyksiä voi tarvittaessa muuttaa.
• Jos Huoltajien yhteinen Wilma-tunnus vanhenee -kentässä on jokin päiväys, on toinen huoltaja tehnyt henkilökohtaisen tunnuksen. Jos toinen huoltaja käytti tätä samaa tunnusta, on hänellä tähän päivämäärään asti aikaa tehdä itselleen oma henkilökohtainen tunnus. Päivämäärää voi tarvittaessa siirtää eteenpäin. Jos toinen huoltaja ei käyttänyt yhteistä tunnusta, tee huoltajalle avainkoodi. Hän saa sen avulla tehtyä itselleen oman tunnuksen. Toisen huoltajan tekemä tunnus näkyy Huoltajien Wilma-tunnukset -kentässä.
• Avainkoodi on voimassa ikuisesti, mutta Wilman lähettämässä varmistusviestissä oleva paluulinkki on voimassa vain muutaman päivän. Jos huoltaja ei ehdi tehdä tunnusta tänä aikana, tulee hänen tilata uusi varmistusviesti menemällä connect-sivulle ja antamalla sähköpostiosoitteensa.

Jos kaikilta oppilailta, opettajilta tai huoltajilta puuttuu Wilma-tunnukset, aloita lukemalla ohje Wilma-tunnusten hallinnointi Primuksessa. Tiivistettynä kaikille luodaan Primuksessa avainkoodi, jolla käyttäjät luovat itselleen Wilma-tunnuksen. Jos oppilaitoksessa on käytössä Suomi.fi-tunnistus ja Suomi.fi-valtuudet, huoltaja voi tehdä Wilma-tunnuksen myös ilman avainkoodia.

• Jos huoltajalla ei ole ennestään mitään Wilma-tunnusta: Huoltajat luovat avainkoodilla tai Suomi.fi-valtuudet-palvelun kautta (jos käytössä) itse oman tunnuksensa Wilman connect-sivulla (kunnan Wilma-osoite /connect, esim. wilma.turku.fi/connect). Sitä varten huoltajilla on oltava toimiva sähköpostiosoite. Suositeltava apu huoltajille on tunnuksen luomisesta tehty ohjevideo. Ks. myös Wilma-tunnukset: huoltajan ohje.
• Jos huoltajalla on ennestään henkilökohtaiset tunnukset Wilmaan (ns. uudentyyppinen tunnus): Huoltajat kirjautuvat omalla tunnuksellaan Wilmaan ja Käyttöoikeudet-sivulla lisäävät uuden lapsen olemassa olevaan tunnukseensa avainkoodilla tai Suomi.fi-valtuudet-palvelun kautta (jos käytössä). Ks. Wilma-tunnukset: huoltajan ohje.
• Jos huoltajilla on ennestään tunnus toisen kunnan Wilmaan: Jos esimerkiksi oppilas muuttaa toisesta kunnasta uuteen kouluun, toimitaan kuten kohdassa 1, eli luodaan avainkoodit. Myöskään eri kunnissa opiskelevien lasten tietoja ei voi yhdistää saman tunnuksen alle, koska kyseessä on eri tietokanta.

Avainkoodi: Koulun luoma koodi, jolla käyttäjä luo itselleen Wilma-tunnuksen. Avainkoodi toimitetaan opiskelijoille, opettajille ja henkilökunnalle vain kerran. Huoltajien näkökulmasta avainkoodit ovat lapsikohtaisia, eli jokaiselle huoltajalle toimitetaan uusi henkilökohtainen avainkoodi aina, kun hänen lapsensa aloittaa koulun.

Uudentyyppinen tunnus: Wilma-käyttäjän henkilökohtainen Wilma-tunnus, jonka käyttäjä luo itse Wilman connect-sivulla koululta saamallaan avainkoodilla. Huoltajat voivat luoda uudentyyppisen tunnuksen myös Suomi.fi-valtuudet-palvelua käyttämällä, jolloin he eivät tarvitse avainkoodia.

Rooli: Kun käytössä on uudentyyppinen Wilma-tunnus, yhteen tunnukseen voi kuulua useita rooleja. Esimerkiksi huoltajalla voi olla kaksi lastansa yhdistettynä samaan Wilma-tunnukseen, jolloin hänellä on kaksi huoltajaroolia, tai opettajalla voi olla samassa Wilma-tunnuksessa sekä opettajarooli että huoltajarooli.

Vanhantyyppinen tunnus: Wilma-tunnus, jonka koulu on luonut valmiiksi Primukseen ja toimittanut käyttäjälle. Vanhantyyppisiä tunnuksia ei suositella enää käytettäväksi, vaan Wilma-käyttäjän kannattaa päivittää tunnuksensa uudentyyppiseksi. Huoltajien vanhantyyppiset eivät ole henkilökohtaisia tunnuksia vaan ns. yhteistunnuksia, joita ei enää saisi käyttää.

Avainkoodin avulla käyttäjä voi luoda itselleen Wilma-tunnuksen. Huoltaja voi avainkoodilla luoda ensimmäistä kertaa Wilma-tunnuksen tai yhdistää olemassa olevaan tunnukseensa lisää lapsia. Avainkoodi on lapsikohtainen, ja se yhdistää tietyn lapsen tiettyyn huoltajaan.

Avainkoodia tarvitaan, kun

• koulu ottaa Wilman ensimmäistä kertaa käyttöön
• uusien koulutulokkaiden huoltajat tarvitsevat tunnukset
• huoltajalla ei ole ennestään lainkaan Wilma-tunnusta
• huoltajalla ei ole tiettyyn lapseen liittyvää Wilma-tunnusta
• huoltajatunnus on vanhentunut
• huoltajalle merkitään rajoitettu tiedonsaantioikeus Primukseen
• huoltajilla on yhteistunnus, jota kuitenkin vain toinen huoltaja on käyttänyt (avainkoodi luodaan tässä tapauksessa vain sille huoltajalle, joka ei ole käyttänyt tunnusta, toinen huoltaja taas voi päivittää itse käyttämänsä tunnuksen Wilmassa uudentyyppiseksi)
• opiskelijalla on useita rekisterikortteja eli samanaikaisia opintoja eri kouluilla/linjoilla
• käytössä on AD-tunnistus, ja henkilöllä on Primuksessa useita rekisterikortteja.

Avainkoodia ei tarvita, kun

• Huoltajilla on ennestään käytössä yhteinen huoltajatunnus, jota molemmat ovat käyttäneet (he voivat muuntaa yhteisen tunnuksen henkilökohtaiseksi itse Wilmassa)
• Opiskelijalla, opettajalla tai henkilökunnan jäsenellä on vanhantyyppinen Wilma-tunnus, jonka hän haluaa muuttaa uudentyyppiseksi
• Salasana on unohtunut tai tunnuksessa on muita ongelmia

Huoltajat:

Uudentyyppiset tunnukset

• Tunnukset ovat Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Tunnus näkyy linkkinä Opiskelijat-rekisterin Huoltajien Wilma-tunnukset -kentässä. Tyypillisesti tunnus on sähköpostiosoite, esim. [email protected].

Vanhantyyppiset tunnukset

• Tunnus on Opiskelijat-rekisterin Huoltajan käyttäjätunnus -kentässä, tyypillisesti muotoa etunimi.sukunimi. Salasana on Huoltajan salasana -kentässä.
• Tunnus näkyy kentässä, vaikka uudentyyppinenkin tunnus olisi tehty.

Opiskelijat, opettajat ja henkilökunta:

Uudentyyppiset tunnukset

• Tunnukset ovat Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Tunnus näkyy linkkinä Opiskelijat-, Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterin Wilman käyttäjätunnukset -kentässä. Tyypillisesti tunnus on sähköpostiosoite, esim. [email protected].

Vanhantyyppiset tunnukset

• Tunnus on Opiskelijat-, Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterin Wilman käyttäjätunnus -kentässä, tyypillisesti muotoa etunimi.sukunimi. Salasana on Wilman salasana -kentässä.
• Tunnus näkyy kentässä, vaikka uudentyyppinenkin tunnus olisi tehty.

Tunnuksen tyyppi selviää Opiskelijat-rekisteristä.

Huoltajalla ei ole tunnusta lainkaan, jos

• Huoltajien Wilma-tunnukset on tyhjä JA
• Huoltajan käyttäjätunnus on tyhjä.

Huoltajalla on voimassa oleva yhteistunnus (vanhantyyppinen), jos

• Huoltajan käyttäjätunnus -kentässä on tunnus JA
• Huoltajien Wilma-tunnukset on tyhjä.

Huoltajalla on uudentyyppinen tunnus, jos

• Huoltajien Wilma-tunnukset -kentässä on hänen sähköpostiosoitteensa, nimensä tms.
• Jos kentässä kaksi osoitetta, ovat molemmat huoltajat tehneet henkilökohtaisen tunnuksen tai sama huoltaja on tehnyt kaksi eri tunnusta käyttäen kahta eri sähköpostiosoitetta.
• Jos kenttä on tyhjä, ei kumpikaan huoltaja ole tehnyt uudentyyppistä tunnusta. Jos käytössä oli aiemmin yhteinen tunnus, on se edelleen voimassa.

Uudentyyppisten tunnusten edut

• Huoltaja voi tehdä itselleen oman henkilökohtaisen tunnuksen.
• Perheen kaikki lapset voi yhdistää samaan tunnukseen - kertakirjautumisella pääsee kaikkien lasten tietoihin.
• Opettaja voi yhdistää huoltajatunnuksensa ja opettajatunnuksensa. Myös muut variaatiot ovat mahdollisia, esim. henkilökunta- & opettajatunnus, henkilökunta- & huoltajatunnus jne.
• Opiskelija, joka suorittaa useampaa tutkintoa tai erilaisia opintoja, voi yhdistää kaikki opintonsa samaan tunnukseen.
• Mahdollisuus tehdä toiselle vanhemmalle rajoitettu tiedonsaantitunnus.

Jos koulu haluaa mahdollistaa yllä mainitut toiminnallisuudet, tulee koulun tiedottaa tästä mahdollisuudesta sekä ottaa muutamia kenttiä esiin Primuksessa (ks. ohje).

Toimintoa voi testata esim. yhdistämällä oppilaitoksen käyttämät testitunnukset, esim. testiopettajan ja testiopiskelijan.

Mitä uudentyyppisten tunnusten käyttöönotto vaatii?

• Wilman sähköpostitoiminnon tulee olla käytössä. Asetukset tulee merkitä sekä kouluille että oletuskoululle, joka on yleensä Koulun tiedot -rekisterin 1. kortti, nimeltään esim. "xAsetukset peruskoulu". Oletuskoulun korttinumero selviää prwilma.ini-tiedoston DefaultSchool-kohdasta.
• Wilman tiedotetoiminnon olisi hyvä olla käytössä.
• Wilman käyttäjillä tulee olla toimiva sähköpostiosoite.

Muuta uudentyyppisiin Wilma-tunnuksiin liittyvää

• Huoltaja pystyy vaihtamaan Wilma-tunnuksensa (sähköpostiosoitteensa) itse.
• Wilman käyttäjät voivat vaihtaa unohtuneet salasanansa itse.
• Uudentyyppisten tunnusten hallinnointi siirtyy koululta henkilölle itselleen.

Jos opettajalla tai henkilökuntaan kuuluvalla on vanhantyyppinen tunnus, joka halutaan muuttaa uudentyyppiseksi, sen voi tehdä tämän ohjeen mukaan.

Huoltajille on oma ohjeensa tunnuksen muuttamiseen uudentyyppiseksi.

Varmista, ettei käyttäjä yritä luoda tunnusta Wilman mobiilisovelluksella, sillä sovelluksella ei voi tunnusta luoda. Opasta käyttäjää luomaan Wilma-tunnus selaimella.

• Pyydä käyttäjää tarkistamaan myös roskapostihakemisto.
• Tarkista Primuksen Viestijono-rekisteri. Onko viestejä jäänyt jonoon? Tarkista Virhe-kentän virheilmoitus ja ota yhteys sähköpostipalvelimen ylläpitäjään.
• Tarkista Primuksen Koulun tiedot -rekisteristä oletuskoulun (yleensä kortti nro 1) SMTP-asetukset. Onhan lähettäjän sähköpostiosoite täytetty? Lähettäjätiedon puuttuminen saattaa estää viestin näkymisen vastaanottajalla.
• Pyydä käyttäjää tilaamaan varmistusviesti vielä uudelleen ja tarkistamaan, että hän kirjoittaa sähköpostiosoitteensa varmasti oikein.

• Sähköpostiohjelma on saattanut jakaa osoitteen kahdelle riville. Kun käyttäjä kopioi osoitteen osoitepalkkiin, saattaa hän kopioida vain 1. rivin eli osoitteen alkuosan. Varmista siis, että käyttäjä kopioi koko osoitteen.
• Linkki on vanhentunut. Linkki on voimassa 2 päivää. Pyydä käyttäjä tilaamaan uusi varmistuskoodi.

• Primuksesta ei löydy käyttäjän antamaa tunnus-salasana-yhdistelmää. Todennäköisesti käyttäjä yrittää keksiä itselleen uutta tunnusta ruudussa, jossa kysytään olemassa olevaa tunnusta.
  • Jos käyttäjälle on annettu avainkoodi, korosta, että vain avainkoodi täytetään (ei Wilma-tunnusta). Wilma-tunnus syötetään vain, jos käyttäjällä on ennestään vanhantyyppinen tunnus tai sekä vanhantyyppinen tunnus että avainkoodi.
• Käyttäjällä on ennestään tunnus, mutta hän kirjoittaa väärin joko tunnuksen tai salasanan. Käyttäjän kannattaa kokeilla kirjautua Wilmaan tällä tunnuksella varmistaakseen, muistaako hän tunnuksen ja salasanan oikein.
• Käyttäjä yrittää kirjautua ensimmäistä kertaa suoraan puhelinsovellukseen. ->Tunnus tulee ensin luoda selaimella ja vasta sitten voi kirjautua sovellukseen.

• Käyttäjä ei ole painanut Lisää-painiketta tunnuksen tai avainkoodin kirjoittamisen jälkeen.

• On tarkistettava, että avainkoodi on syötetty oikein. Avainkoodissa on neljä viiden merkin sarjaa. Väliviivoja ei syötetä, ne ovat ruudulla valmiina.
• Avainkoodissa on aakkosista mukana vain A-F. Joillain fonteilla avainkoodin nollat ja ykköset voivat näyttää O- ja I- tai L-kirjaimilta, mutta niitä koodissa ei siis koskaan ole.
• Varmista, että huoltajalle toimitettu avainkoodi on tehty Wilman avainkoodit huoltajille -kenttään eikä Wilman avainkoodi opiskelijalle -kenttään.
• Jos oppilaillekin on tehty tunnukset tai avainkoodit, varmista huoltajalta, että hän käyttää huoltajan tunnuksia/avainkoodia eikä oppilaan.

• Käyttäjä todennäköisesti syöttää henkilötunnuksen väärin. Tunnus tulee antaa oikeassa muodossa: ppkkvv-xxxx tai ppkkvvAxxxx.
• Tavallisimmat virheet ovat, että
  • huoltaja antaa oman hetunsa, kun kysytään nimeltä mainitun oppilaan hetua
  • huoltaja antaa väärän lapsen hetun (Wilma kertoo, minkä lapsen hetu mihinkin ruutuun halutaan)
  • käyttäjä antaa 2000-luvulla syntyneen hetussa välimerkiksi väliviivan => välimerkkinä näillä on aina A-kirjain
  • käyttäjä antaa pelkän syntymäajan, tai syntymäaikaosan väärin: käyttää esim. pisteitä tai antaa vuosiosan nelinumeroisena. Hetu ei ole muotoa 12.05.99-1234, ei 12051999-1234 tms. Tarvittaessa oikean kirjoitusasun voi tarkistaa vaikkapa lapsen Kela-kortista.
• On myös mahdollista, että hetu on kirjattu väärin Primukseen. Tarkista huoltajalta, että hetu on oikein.
• Jos Primukseen on kirjattu pelkkä syntymäaika ja -XXXX-pääte tai -001Ä-pääte, kysyy Wilma hetun sijaan syntymäaikaa. Syntymäaika tulee antaa muodossa pp.kk.vvvv. Ruudulla lukee, tuleeko käyttäjän antaa hetu vai syntymäaika. Syntymäaikaa kysytään lähinnä maahanmuuttajilta.

• Wilma-tunnus tai tunnusten yhdistäminen on tehty avainkoodin avulla. Avainkoodilla tehty tunnus ei peri aiemman yhteisen tunnuksen viestejä. Jos viestit halutaan säilyttää, tulee tunnus tehdä vanhan yhteisen tunnuksen avulla.
• Tilanteen saa peruttua poistamalla Huoltajien Wilma-tunnukset -kentästä sen huoltajan tunnuksen, joka raportoi viestien katoamisesta. Huoltajien yhteinen Wilma-tunnus vanhenee -kentän päiväystä kasvataan tarvittaessa sellaiseksi, että vanhakin tunnus on vielä voimassa. Huoltaja neuvotaan tekemään tunnus/yhdistäminen uudelleen tätä vanhaa tunnusta käyttäen.
• Jos huoltaja ei tiedä vanhaa tunnusta, on se todennäköisesti ollut vain toisen huoltajan käytössä, jolloin myös viestihistoria on toisen huoltajan henkilökohtaista kirjeenvaihtoa, eikä sen tällöin tulekaan siirtyä toiselle huoltajalle.