Wilma-tunnusten luonti ja käsittely

Perusperiaatteet

Perusperiaatteet valmiiden Wilma-tunnusten ja avainkoodien suhteen:

• Jos käyttäjällä (opiskelija, opettaja, henkilökunnan henkilö) ei ole mitään Wilma-tunnusta, luo hänelle joko valmis Wilma-tunnus tai avainkoodi, jolla hän luo itselleen Wilma-tunnuksen.
• Jos käyttäjällä on jo Wilma-tunnus ja hän haluaa lisätä roolin (esim. huoltajan toinen lapsi aloittaa koulun), luo hänelle avainkoodi. Uutta tunnusta ei pidä tässä tilanteessa luoda käyttäjälle.
• Huoltajille ei luoda valmiita Wilma-tunnuksia, vaan heille luodaan avainkoodi. Huoltajilla on vaihtoehtoisena tapana luoda uusi Wilma-tunnus tai lisätä rooli olemassa olevaan Wilma-tunnukseen Suomi.fi-valtuudet-palvelua käyttämällä, jos se on oppilaitoksessa käytössä. Tällöin oppilaitos ei luo huoltajille avainkoodia.

Valmistelut ennen tunnusten luontia

1. Varmista, että Primuksen Asetukset-rekisterissä on määritetty seuraavat kentät (ne on ohjeistettu tarkemmin ohjeessa Wilma-tunnusten hallinnointi):
   • Wilman käyttäjätunnuksen muoto
   • Wilman käyttäjätunnuksen pääte
   • Wilman käyttäjätunnuksen pääte opiskelijalla
   • Luo Wilman käyttäjätunnukselle automaattisesti salasana
2. Varmista, että Primus-käyttäjällä on käyttäjäryhmä, jolla on rastittuna Käyttäjäryhmät-rekisterin Muut toiminnot -osiosta oikeus Wilman käyttäjätunnusten luominen.
3. Tarkista,  että käyttäjän kortilla Opiskelijat-, Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä on täytettynä Sähköpostiosoite-kenttä (sähköpostiosoite kopioituu siitä Wilman käyttäjätunnukset -rekisteriin samalla, kun tunnus luodaan). Jos käyttäjällä (esim. alakoulun oppilas) ei ole sähköpostiosoitetta, ei sitä ole pakko täyttää, vaan käyttäjälle annetaan tällöin valmis salasana, jonka hän vaihtaa Wilmassa uudeksi (ks. lisätietoa alla).

Salasanoihin liittyvät huomiot

• Jos käyttäjälle ei luoda automaattisesti salasanaa samalla kun itse tunnus luodaan, käyttäjän tulee luoda itselleen salasana Wilmassa Unohditko salasanasi? -toiminnolla sen jälkeen, kun tunnus on toimitettu hänelle. Huom. Salasanan voi luoda Unohditko salasanasi? -toiminnolla vain, jos käyttäjällä on täytettynä sähköpostiosoite Wilman käyttäjätunnukset -rekisterin Sähköpostiosoite-kenttään, koska toiminto lähettää salasanan vaihtoa varten tarvittavan linkin sähköpostiin.
• Jos käyttäjällä ei ole sähköpostiosoitetta, täytyy hänelle luoda Primuksessa salasana (helpointa on rastia ennen tunnusten luontia Asetukset-rekisterin Luo Wilman käyttäjätunnukselle automaattisesti salasana -kenttä). Käyttäjä voi vaihtaa salasanan Wilmassa. Tämän ohjeen lopussa on liitteenä tuloste, jolla saa tulostettua Opiskelijat-rekisterin kautta listan Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä olevista opiskelijoiden käyttäjätunnuksista ja salasanoista. Siitä on apua, kun luodaan alla olevan ohjeistuksen mukaisesti tunnukset ja salasanat opiskelijoille. Tulosteella voi toimittaa kullekin opiskelijalle hänen käyttäjätunnuksensa sekä salasanan. Opiskelija voi Wilmaan kirjauduttuaan vaihtaa salasanan uudeksi. Tämä ei myöskään edellytä, että opiskelijalla olisi sähköpostiosoitetta täytettynä Wilman käyttäjätunnukset -rekisteriin.

Toimi tämän ohjeen mukaan, jos haluat luoda valmiit Wilma-tunnukset käyttäjille, joilla ei ole Wilma-tunnusta ennestään. Vaihtoehtoinen tapa on antaa käyttäjille avainkoodit, joilla he luovat Wilma-tunnuksensa itse. Avainkoodeja käytetään myös silloin, kun käyttäjä haluaa lisätä roolin olemassa olevaan Wilma-tunnukseensa.

Primuksessa voi luoda yksittäin tai massana Wilman käyttäjätunnuksia opiskelijoille, opettajille ja henkilökunnalle. Huoltajille ei ole tarkoitus luoda Wilma-tunnuksia valmiiksi, vaan he luovat Wilma-tunnuksensa avainkoodien tai Suomi.fi-valtuuksien avulla.

Tunnukset luodaan roolirekisterin kautta (esim. Opiskelijat-rekisteri), mutta ne eivät tallennu roolirekisteriin vaan Wilman käyttäjätunnukset -rekisteriin. Roolirekisterin Wilman käyttäjätunnukset -kenttään tallentuu linkitys käyttäjätunnuskortille.

Wilma-tunnusten luonti

Kun asetukset on määritetty ja käyttöoikeus annettu, Primus-käyttäjä voi luoda Wilma-tunnuksia roolirekisterien kautta. Esimerkiksi opiskelijoille voi luoda tunnuksia seuraavasti:

1. Avaa Opiskelijat-rekisteri ja hae esiin opiskelijat, joille haluat Wilma-tunnukset luoda. Voit luoda tunnukset kerralla niin monelle opiskelijalle kuin haluat. Valitse opiskelijat listasta.
2. Valitse ylävalikosta Lisätoiminnot / Luo Wilman käyttäjätunnuksia.
3. Tarkista Luotavat Wilma-tunnukset -kohdasta, että luotavat tunnukset näyttävät siltä kuin pitääkin. Jos eivät, asetuksia tulee muuttaa ensin Asetukset- tai Koulun tiedot -rekisterissä.
4. Klikkaa Luo Wilman käyttäjätunnukset -painiketta. Voit tämän jälkeen avata roolikortit, joille tunnukset luotiin onnistuneesti, ja myös ne kortit, joille tunnusten luonti epäonnistui. Korteilla, joille tunnus luotiin onnistuneesti, näkyy Wilman käyttäjätunnukset -kentässä linkitys Wilma-tunnuskorttiin.

Vastaavalla tavalla voi luoda Wilma-tunnuksia Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterissä.

Jos Wilma-tunnuksen luonti epäonnistui, kortilla näkyy rasti kentässä Wilman käyttäjätunnuksen luonti epäonnistui. Tunnuksen luonti epäonnistuu, jos käyttäjällä on jo ennestään linkitetty Wilma-tunnus Wilman käyttäjätunnukset -kenttään tai jos muodostettava tunnus löytyy jo ennestään Wilman käyttäjätunnukset -rekisteristä. Näin voi käydä, jos Primuksessa on vaikkapa kaksi samannimistä henkilöä, ja toiselle on jo muodostettu aiemmin Wilma-tunnus. Jos myöhemmin yritetään luoda toiselle henkilölle täsmälleen samanmuotoinen Wilma-tunnus, tunnuksen luonti epäonnistuu. Tällöin voi esimerkiksi muodostaa käsin toiselle henkilölle tunnuksen erimuotoisena.

Jos opiskelijoille, opettajille ja henkilökunnalle ei haluta luoda Wilma-tunnuksia valmiina, heille voi luoda avainkoodit, joilla he luovat itse oman Wilma-tunnuksensa. Avainkoodeja käytetään myös silloin, kun käyttäjä haluaa lisätä roolin olemassa olevaan Wilma-tunnukseensa.

Katso video avainkoodin muodostamisesta ja toimittamisesta opettajille ja henkilökunnalle

Avaa tilanteesta riippuen Opiskelijat-, Opettajat- tai Henkilökunta-rekisteri.

1. Valitse rekisterikorttilistasta haluamasi kortti tai kortit, eli kaikki ne henkilöt, joille avainkoodi muodostetaan.
   • Jos olet Opiskelijat-rekisterissä, klikkaa Wilman avainkoodi opiskelijalle -kenttää hiiren 2. painikkeella, valitse "Luo avainkoodi" ja klikkaa "Muodosta".
   • Jos olet Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä, klikkaa Wilman avainkoodi -kenttää hiiren 2. painikkeella, valitse "Luo avainkoodi" ja klikkaa "Muodosta".
2. Tallenna muutokset.
3. Toimita avainkoodit Wilma-käyttäjille, jotka luovat Wilmassa sen avulla itselleen Wilma-tunnuksen.

Katso video avainkoodin muodostamisesta ja toimittamisesta huoltajille

Avainkoodeja voi tehdä useammalle huoltajille kerralla. Suosittelemme, että jo kouluunilmoittautumista varten tehdään huoltajille avainkoodit. Tunnus säilyy samana myös lapsen aloitettua koulunsa.

1. Valitse Opiskelijat-rekisterissä aktiiviseksi kaikki ne oppilaat, joiden huoltajille avainkoodit tehdään. Jätä kuitenkin valitsematta ne oppilaat, joiden huoltajista toiselle täytyy tehdä rajoitettu tiedonsaantioikeus -tyyppinen tunnus.
2. Wilman avainkoodit huoltajille -kentän päälle tulee Muuta-painike. Klikkaa sitä ja valitse apuruudusta ylin vaihtoehto, "Uusien rivien lisääminen".
3. Klikkaa hiiren 2. painikkeella Wilman avainkoodit huoltajille -kentän 1. riviä ja valitse Luo avainkoodi.
4. Voit tehdä samalla kerralla koodit sekä 1. rivin että 2. rivin huoltajille. Yhden opiskelijan osalta tulee siis kummallekin huoltajalle oma henkilökohtainen avainkoodinsa.
5. Toimita avainkoodit huoltajille (tähän on olemassa valmis kirjemalli).

Huoltajien avainkoodit tehdään Primuksen Opiskelijat-rekisterissä. Kummallekin huoltajalle tehdään oma avainkoodi.

1. Ota Opiskelijat-rekisterissä esiin kenttä Wilman avainkoodit huoltajille.
2. Tarkista, millainen huoltajuustilanne on kyseessä (onko yhteishuoltajuus vai toisella yksinhuoltajuus, onko henkilö ylipäänsä lapsen huoltaja).
3. Ota aktiiviseksi sen oppilaan rekisterikortti, jonka huoltajalle avainkoodi tehdään.
4. Klikkaa hiiren 2. painikkeella Wilman avainkoodit huoltajille -kentän 1. riviä ja valitse Luo avainkoodi. Jos henkilö on oppilaan virallinen huoltaja, valitse tavallinen avainkoodi. Jos henkilö ei ole virallinen huoltaja, valitse rajoitettu tiedonsaantioikeus -avainkoodi. Tällainen koodi näkyy kentässä punaisena.
5. Tallenna ja ota rekisterikortti uudelleen aktiiviseksi. Kentässä näkyy nyt avainkoodi.
6. Tee samalla tavalla avainkoodi kentän 2. riville.
7. Toimita nämä avainkoodit huoltajille kirjeenä tai sähköpostitse tai pyydä henkilöä noutamaan avainkoodinsa koululta.

Kirjemalleissa 1. rivin avainkoodi viittaa huoltajataulukon 1. riville kirjattuun henkilöön, ja 2. rivi taulukon 2. rivin henkilöön. Kirjemalli toimii myös avainkoodien uudelleenlähetyksessä, vaikka toinen huoltajista olisi jo ehtinyt käyttämään avainkoodinsa. Avainkoodit pysyvät Opiskelijat-rekisterin Wilman avainkoodit huoltajille -kentässä omilla riveillään, eli vaikka 1. rivin huoltaja käyttäisikin ensin avainkoodinsa, 2. rivin huoltajan avainkoodi pysyy 2. rivillä.

1. Tee avainkoodit kaikille oppilaille, opettajille, henkilökunnan jäsenille sekä huoltajille (ks. ohjeet yllä).
2. Toimita avainkoodit käyttäjille ja ohjeista heitä tekemään Wilma-tunnus avainkoodilla.
3. Avainkoodin avulla huoltajat voivat yhdistää mahdolliset muut lapset saman Wilma-tunnuksen alle. Siksi avainkoodit luodaan jokaisen oppilaan rekisterikortille. Jos perheestä on esim. kolme lasta samassa koulussa, molemmat huoltajat saavat kolme avainkoodia. Ohje huoltajille yhdistämisestä.

• Kun oppilas siirtyy esim. alakoulusta yläkouluun, voidaan sama huoltajatunnus säilyttää myös yläkoulussa. Tarkista, että Wilma-tunnuksiin liittyvät kentät on merkitty koulusiirrossa kopioitaviksi tiedoiksi:
  • Avaa Opiskelijat-rekisteri -> Ylläpito/Kenttäeditori.
  • Kopioituvien kenttien nimet ovat lihavoituna. Elleivät Wilma-tunnuksiin liittyvät kentät ole kopioituvia, on ne hyvä merkitä sellaisiksi.
  • Klikkaa kenttää hiiren 2. painikkeella ja valitse Kopioitava tieto.
• Huom. Kun oppilaskortti kopioidaan toiseen kouluun, eivät vanhan koulun viestit enää näy huoltajille Wilmassa. Tämä saattaa hämmentää huoltajia. Vaikka tunnus säilyykin samana, on sisältönä kuitenkin uuden koulun asiat. Viestit eivät seuraa tunnuksen mukana, vaan uudessa koulussa lähdetään "puhtaalta pöydältä".

Katso ohjevideo Wilma-tunnusten kopioinnista.

• Huoltaja voi yleensä yhdistää samaan huoltajatunnukseen perheen kaikki lapset, vaikka he olisivat eri kouluissa. Wilma hankitaan yleensä koko kuntaan, ja se sisältää kunnan kaikkien koulujen oppilaat.
• Jos lapset ovat eri kuntien kouluissa tai yksityiskoulussa, ei heitä voi välttämättä yhdistää samaan tunnukseen. Tämä johtuu siitä, että tällöin kyse on kahdesta eri tietokannasta.

(Wilma-sovelluksessa on kuitenkin mahdollista yhdistää kaikki huollettavat yhden tunnuksen alle, koulu- ja kuntarajoista riippumatta).

• Jos opettajalla on lapsia saman kunnan koulussa, jossa hän itse työskentelee, kannattaa opettaja- ja huoltajatunnus yhdistää.
• Huoltajatunnus yhdistetään opettajatunnukseen kirjautumalla Wilmaan opettajatunnuksella ja yhdistämällä siihen huoltajarooli.
• Opettajalla säilyy sama tunnus yhdistämisen jälkeenkin, huoltajatunnus sen sijaan jää pois käytöstä.
• Ks. ohje: Opettajatunnuksen yhdistäminen huoltajatunnukseen
• Sama ohje koskee myös henkilökuntatunnuksia.

Jokaiselle sijaiselle, joille Wilma halutaan antaa käyttöön, luodaan Opettajat-rekisteriin oma kortti. Kortille luodaan Wilma-tunnukset tai avainkoodi kuten muillekin opettajille. Oikeudet annetaan sen mukaan, mitä sijaisen pitää voida Wilmassa tehdä. Opettajat-rekisterin rastikenttä Vain tuntimerkintöjen kirjaus käytössä on hyvä asetus, jos sijainen ei tee Wilmassa muuta kuin kirjaa tuntimerkintöjä.

Poikkeustapauksessa voit luoda Wilma-tunnuksen huoltajalle manuaalisesti. Tätä tapaa tulisi kuitenkin käyttää vain silloin, kun huoltaja on itse estynyt tekemään tunnuksen.