Kela: Oppilaitoksen valvontailmoitus OT5 (Opiskelijat)

Tarkista ennen tulosteiden käyttöönottoa, että Primuksessa on esillä ja käytössä samannimiset kentät kuin mihin tulosteen tietokentät viittaavat. OT 5 - lomakkeella käytettäviä kenttiä (taulukoita) ovat ainakin:

• Normaali edistyminen alkaen ja päättyen
• Riittämätön edistyminen alkaen ja päättyen
• Vähäinen osallistuminen alkaen ja päättyen

Myös tietosolujen hakuehdoissa olevat keskeyttämisen ja eron syyt tulee vaihtaa vastaamaan käytössänne olevia ilmauksia, jotta rastit tulostuvat oikein.

Tuloste koostuu kahdesta eri sivusta. Ensimmäisellä sivulla on vielä kaksi osaa: ylätunniste ja taulukko. Ylätunnisteeseen tulostetaan Kelan logo sekä teksti "Oppilaitoksen valvontailmoitus - OT 5" ja sen alle "Opintotuki". Kelan logo luetaan Primuksen Kuvat-rekisteriin, jolloin sitä voidaan käyttää tulosteessa. Primuksesta tulostettava tuloste kelpaa ilman logoakin. Ylätunnisteessa on myös tekstinä yhteystiedot ja lyhyt ohje, milloin kyseistä lomaketta käytetään.

Ensimmäinen sivu

Ensimmäisen sivun taulukkoon tulostetaan Kelan lomakkeen kohdat 1-3. Taulukon yläosaan tulostetaan tietona

• opiskelijan henkilötunnus, suku- ja etunimet Opiskelijarekisterin samannimisistä kentistä.
• oppilaitoksen tiedot Koulun tiedot -rekisteristä ja Yksiköt-rekisteristä, jos Yksikkö-kenttä on täytetty opiskelijarekisterissä.
• suoritettava tutkinto tulostetaan OpiskelijarekisterinTutkinto- ja Osaamisala-kentistä. Lukiolaisille tulostetaan tekstinä "Lukiokoulutus" tai "Aikuislukio" eri ehtojen perusteella. Näitä voit muokata, jos teillä on käytetty eri kenttiä.

Kohta 3: Opinnoissa edistyminen ei ole riittävää

Tätä kohtaa varten ota esille kentät Normaali edistyminen alkaen ja päättyen, Riittämätön edistyminen alkaen ja päättyen ja Vähäinen osallistuminen alkaen ja päättyen. Tämän kohdan päivämääräkohtiin tiedot otetaan edellä mainituista taulukoista. Suoritettujen opintojen määrät haetaan Laajuus.Kurssi.Laajuustyyppi-funktioilla. Yo-tutkinnon kokeiden määrät tulee täyttää käsin.

Toinen sivu

Kohta 4:Opintojen keskeytyminen

Tilapäisen keskeyttämisen päivämäärät tulostuvat Opiskelijarekisteristä kentistä Tilapäisen kesk. alkamispäivä ja Tilapäisen kesk. päättymispäivä. Ruutuihin tulostuu tekstinä X sen vaihtoehdon kohdalle, joka on sama kuin keskeytyksen syyn selite. Toisena vaihtoehtona keskeyttämisen tiedot tulostuvat Opiskelijatyöpäivien laskenta/tuntimäärätaulukko -taulukosta, jos taulukkoa on käytetty opiskeluoikeusjaksojen kirjaamiseen. Tarkista omassa Primuksessanne olevat Keskeytyksen syyt -rekisterin vaihtoehdot ja korjaa tarvittaessa tulostepohjan ehtoihin vaihtoehdot samalla kirjoitusasulla, kuin mitä olette käyttäneet keskeytysten syinä.

Kohta 5: Valmistuminen

Tulostetaan kentästä Valmistumispäivä, jos opiskelijarekisterissä on rastittu lisäksi kenttä Poikkeava valmistumisaika sovittu.

Kohta 6: Lisätietoja

"Lisätietoja" tulostuu kentästä Valvontailmoituksen lisätietoja viimeiseltä riviltä. Toinen välilehti tulostaa lisätiedot Opintotukihakemuksen lisätietoja viimeiseltä riviltä, jos ensimmäinen vaihtoehto on tyhjä.

Kohta 7: Allekirjoitus

Tietojen antajan yhteystiedot tulostuvat vakioilla Käyttäjän tiedot (henkilökunta)->Kutsumanimi & Käyttäjän tiedot (henkilökunta)->Sukunimi, Käyttäjän tiedot (henkilökunta)->Työpuhelin, Käyttäjän tiedot (henkilökunta)->Sähköpostiosoite ja päiväys vakiolla Nykyinen päivämäärä.

Huom. Jotta Käyttäjän tiedot -vakiot tuovat oikean henkilön tiedot tulosteelle, tulee Käyttäjätunnukset-rekisterissä liittää kuhunkin käyttäjätunnukseen kyseisen henkilön rekisterikortti. Se valitaan kenttään Henkilökunnan rekisterikortti.

Tulosteen lopussa on paikka opiskelijan oman keskeyttämisilmoituksen tiedoille, jotka hän voi täyttää käsin. Tulostepohjassa päivämäärät haetaan opiskelijarekisterin kentistä Tilapäisen kesk.alkupäivä ja Tilapäisen kesk.päättymispäivä. Rasti kohtaan "Ilmoitan keskeyttäväni opintoni" tulee silloin, jos Primuksessa on rastittu kenttä Opiskelijan ilmoittama keskeytys.

Molempien sivujen alareunassa on Kelan lomakkeen tunniste (OT 5 06.XX) ja teksti "Tulostettu Visma Primuksesta Kelan luvalla".

Primuksesta OT 5-lomaketta tulostettaessa logon käyttäminen ei ole pakollista. Mutta jos haluatte lisätä sen, ohjeen Tiedostot-otsikon alla on tulosteiden lisäksi myös Kelan logo, josta voit tallentaa logon kuvana omalle koneellesi.

1. Primuksen Muut rekisterit -kohdassa on Kuvat-rekisteri, jonne viedään kaikki Primuksen kautta tulostettavat kuvat.
2. Valitse Kuvat-rekisterissä Toiminnot / Uusi rekisterikortti.
3. Klikkaa Lue kuva-painiketta ja hae tallentamasi kuvatiedosto. Anna tiedostolle nimeksi esim. Kela_Logo.
4. Avaa sitten Opiskelijarekisteri / Tulostuseditori ja tämän ohjeen tulosteista sivu 1.
5. Lisää kuva tulosteeseen klikkaamalla hiiren kakkospainikkeella ylätunnistetta, valitsemalla Ominaisuudet ja määrittelemällä lisättävä kuva sekä sen koko ja sijainti.
6. Kuvan sijainti määritellään antamalla esim. X-arvoksi 60 pikseliä, sekä Y-arvoksi 15 pikseliä. Kuvan leveys on esim. 60 pikseliä ja korkeus 30 pikseliä. Valitse kohta Säilytä alkuperäiset mittasuhteet.
7. Kuvan koon ja sijainnin arvot voivat olla muutkin riippuen koneesi asetuksista, tulostusmarginaaleista ym. Tarkista esikatselussa, että logo tulostuu oikeaan kohtaan.

Tee näistä kahdesta sivusta koottu tuloste, jolloin opiskelijalle tulostuu aina molemmat sivut.

1. Avaa tulostuseditori ja valitse Toiminnot / Uusi.
2. Tallenna ja nimeä tuloste, esim. "Kela_OT5_koottu".
3. Tähän ei tarvitse tehdä muuta kuin lisätä molemmat tämän ohjeen erilliset tulostepohjat.
4. Valitse Tulosteen ominaisuudet, klikkaa avautuvassa apuikkunassa Lisää-painiketta ja valitse tulostesivut yksitellen kohtaan Koottavat tulosteet.
5. Paina lopuksi OK.
6. Jos jotain kohtaa täytyy korjata tai muuttaa, avaa yksittäinen sivu tulostuseditorissa, tee muutokset siihen ja tallenna. Muutokset päivittyvät koottuun tulosteeseen samalla.