Wilma-användarnamn - FAQ

• Om Wilma-användaren har ett användarnamn av gammal typ (förnamn.efternamn), kontrollera att fältet Wilma-användarnamn av ny typ i användning inte är ikryssat på personens registerkort i Studerande-,Lärare- eller Personal-registret. Det fältet ska vara ikryssat enbart om personen har ett användarnamn av ny typ i registret Wilmas användarnamn och personen använder användarnamnet för att logga in i Wilma.
• Om användarnamnet är av ny typ är det möjligt att användaren inte har slutfört skapandet av användarnamnet. Om användarnamnet tillhör en vårdnadshavare, kontrollera fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn på studerandens kort. Om det inte finns något användarnamen i fältet innebär det att upprättandet av användarnamnet har blivit på hälft.
• Användaren försöker logga in med ett gammalt användarnamn och ett nytt lösenord, eller med en på annat vis felaktig kombination.
• Användaren stavar användarnamnet eller lösenordet fel.
• Användaren försöker logga in i fel Wilma. Fråga användaren vad det står på adressraden. Det är möjligt att personen försöker logga in i en annan kommuns Wilma.
• Användaren loggar in för första gången någonsin: användarnamnet måste då skapas via webbläsare först. Därefter kan man logga in i appen.

Felet kan även bero på att användarnamnet inte är i kraft. Kontrollera detta på följande sätt:

• Den innevarande dagens datum måste infalla i spannet mellan Vårdh. användarnamn träder i kraft och Vårdh. användarnamn träder ur kraft (eller så ska dessa fält vara tomma). Du kan vid behov ändra på de här datumen.
• Om det finns ett datum i fältet Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras, innebär det att den ena vårdnadshavarna har skapat ett personligt användarnamn (av ny typ) åt sig. Om den andra vårdnadshavaren då använde samma användarnamn, har personen fram till datumet tid på sig att skapa ett eget personligt användarnamn. Du kan vid behov flytta fram datumet. Om den andra vårdnadshavaren inte använt det gemensamma användarnamnet ska du göra en nyckelkod för denna person. Med hjälp av nyckelkoden kan personen då göra ett eget användarnamn åt sig.Det användarnamn som den andra vårdnadshavaren skapar åt sig kommer fram i fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn.
• Nyckelkoden föråldras inte, men den returlänk som finns i bekräftelsemeddelandet från Wilma gäller bara några dagar. Om vårdnadshavaren inte hinner skapa användarnamnet på den tiden, ska hen beställa ett nytt bekräftelsemeddelande genom att gå till connect-sidan och ange sin e-postadress.

Om alla studerande, lärare eller vårdnadshavare saknar Wilma-användarnamn, börja med att läsa anvisningen Administrering av Wilma-koder. I korthet skapar man i Primus en nyckelkod åt varje användare. Med hjälp av koden skapar användaren sedan sitt eget Wilma-användarnamn. Om läroanstalten har Suomi.fi-identifikation och Suomi.fi-fullmakter i bruk, kan vårdnadshavare skapa sina användarnamn även utan nyckelkoder.

• Vårdnadshavaren har inga Wilmakoder sedan tidigare: Vårdnadshavaren skapar själv sina koder på Wilmas connect-sida med hjälp av nyckelkoden (kommunens Wilma-adress/connect, t.ex. wilma.turku.fi/connect), eller tjänsten Suomi.fi-fullmakter (om den är i bruk). Vårdnadshavaren måste ha en fungerande e-postadress för att kunna skapa koderna. Vi rekommenderar även vår instruktionsvideo om att skapa ett Wilmakonto med nyckelkod. Se även anvisningen Wilma-användarnamn: vårdnadshavarens instruktion.
• Vårdnadshavaren har ett personligt Wilma-användarnamn sedan tidigare (ett så kallat användarnamn av ny typ): Vårdnadshavaren loggar då in med sina koder i Wilma och går till Användarrättigheter. På sidan som öppnas kan vårdnadshavaren med hjälp av nyckelkod eller tjänsten Suomi.fi-fullmakter (om i bruk) lägga till ett barn till sitt existerande Wilmakonto. Se även anvisningen Wilma-användarnamn: vårdnadshavarens instruktion.
• Vårdnadshavaren har sedan tidigare ett Wilmakonto i en annan kommun: Till exempel om eleven flyttar från en kommun till en ny skola i en annan kommun, gäller samma förlopp som i punkt 1), dvs. nyckelkod behövs. I det här läget går det inte att förena barn som studerar i olika kommuner under samma användarnamn eftersom de finns i olika databaser.

Nyckelkod: En kod som skolan skapar och som användaren sedan använder för att göra ett Wilma-användarnamn åt sig. Nyckelkoden ges till studerande, lärare och personal bara en gång. Ur vårdnadshavarens synvinkel är nyckelkoderna barnspecifika, vilket innebär att varje vårdnadshavare får en ny personlig nyckelkod varje gång hans eller hennes barn börjar skolan.

Användarnamn av ny typ: Wilma-användares personliga Wilma-användarnamn, som användarna skapar på Wilma connect-sidan med nyckelkoden de fått från skolan. Vårdnadshavare kan också skapa en ny typ av användarnamn med hjälp av tjänsten Suomi.fi-fullmakter, i vilket fall de inte behöver en nyckelkod.

Roll: När man använder ett Wilma-användarnamn av ny typ, kan flera olika roller kopplas till användarnamnet. Till exempel kan en vårdnadshavare ha två barn kopplat till samma Wilma-användarnamn, i vilket fall hen har två vårdnadshavarroller. En lärare kan ha både en lärarroll och en vårdnadshavarroll under ett och samma Wilma-användarnamn.

Användarnamn av gammal typ: Ett Wilma-användarnamn som skolan har skapat i Primus och levererat till användaren. Vi rekommenderar inte längre denna typ av användarnamn. Wilma-användaren bör i stället uppdatera sitt användarnamn till den nya typen. Vårdnadshavarnas användarnamn av gammal typ är inte är personliga, utan de är så kallade gemensamma användarnamn som inte längre ska användas.

Med hjälp av nyckelkoden kan en användare skapa ett Wilma-användarnamn åt sig. Med en nyckelkod gör vårdnadshavaren sitt Wilma-användarnamn då hen inte har ett från förr, eller kopplar fler barn till sitt redan existerande användarnamn. Vårdnadshavaren får en skild nyckelkod för varje barn. Nyckelkoden kopplar ihop ett visst barn med en viss vårdnadshavare.

En nyckelkod behövs då

• Wilma tas i bruk i skolan för första gången
• vårdnadshavare till nybörjare behöver Wilma-användarnamn
• vårdnadshavaren inte har något Wilma-användarnamn sedan tidigare
• vårdnadshavaren inte har något Wilma-användarnamn för ett visst barn sedan tidigare
• vårdnadshavaren har ett användarnamn som har föråldrats
• vårdnadshavaren har begränsad rätt till information om barnet, markerat i Primus
• vårdnadshavare har ett gemensamt användarnamn, som ändå har använts av endast en av vårdnadshavarna. Nyckelkoden skapas i det här fallet endast åt den vårdnadshavare som inte har använt användarnamnet. Den andra vårdnadshavaren kan i Wilma själv uppdatera det användarnamnet som hen har använt till ny typ.
• en studerande har flera registerkort, dvs. studerar samtidigt i/på olika skolor/linjer
• AD-identifiering används och personen har flera registerkort i Primus

Nyckelkoden behövs inte då

• båda vårdnadshavarna har använt det gemensamma användarnamnet (de kan då själva ändra det gemensamma användarnamnet till personliga användarnamn i Wilma)
• en studerande, lärare eller personalmedlem har ett Wilma-användarnamn av gammal typ och det ska uppgraderas till ny typ
• man har glömt sitt lösenord eller har andra problem med användarnamnet.

Vårdnadshavare:

Användarnamn av ny typ

• Användarnamnen finns i registret Wilmas användarnamn. Användarnamnet visas som en länk i fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn. Oftast är användarnamnet i e-postformat, t.ex. [email protected].

Användarnamn av gammal typ

• Användarnamnen finns i Studeranderegistrets fält Vårdh. användarnamn, oftast i formatet fornamn.efternamn. Lösenordet finns i fältet Vårdh. lösenord.
• Användarnamnet syns i fältet även om ett användarnamn av ny typ också har skapats.

Studerande, lärare, personal:

Användarnamn av ny typ

• Användarnamnen finns i registret Wilmas användarnamn. Användarnamnet visas som en länk i fältet Wilmas användarnamn (flerradigt), antingen i Studerande-, Lärare- eller Personal-registret. Oftast är användarnamnet i e-postformat, t.ex. [email protected].

Användarnamn av gammal typ

• Användarnamnen finns i Studerande-, Lärar- eller Personal-registrets fält Wilmas användarnamn (enradigt), oftast i formatet fornamn.efternamn. Lösenordet finns i fältet Wilmas lösenord.
• Användarnamnet syns i fältet även om ett användarnamn av ny typ också har skapats.

Användarnamnets typ syns i Studerande-registret.

Vårdnadshavaren har inget användarnamn alls om

• Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn är tomt OCH
• Vårdh. användarnamn är tomt.

Vårdnadshavaren har ett gemensamt (gammal typ) användarnamn om

• Vårdh. användarnamn innehåller ett användarnamn OCH
• Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn är tomt.

Vårdnadshavaren har en ny typ av användarnamn om

• Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn innehåller hans/hennes e-postadress, namn eller dylikt.
• Om fältet innehåller två e-postadresser har båda vårdnadshavarna gjort personliga användarnamnåt sig, eller så har en vårdnadshavare gjort två olika användarnamn genom att använda två olika e-postadresser.
• Om fältet är tomt har ingen av vårdnadshavarna gjort ett användarnamn av ny typ. Om det från tidigare finns ett gemensamt användarnamn är det fortfarande i kraft.

Fördelarna med användarnamn av ny typ

• Vårdnadshavaren kan göra ett personligt användarnamn åt sig själv.
• Alla barn i familjen kan kopplas till samma användarnamn - med en inloggning får man tillträde till alla barns uppgifter.
• Som lärare kan man ha sitt användarnamn som vårdnadshavare och sitt användarnamn som lärare i samma konto. Även andra kombinationer är möjliga, t.ex. ett användarnamn som både personal och lärare, som både personal och vårdnadshavare osv.
• Studerande som avlägger flera olika examina eller olika studier kan koppla alla sina studier till samma användarnamn.
• Möjlighet att göra ett användarnamn med begränsad rätt till information för den ena vårdnadshavaren.

Om skolan vill möjliggöra ovan nämnda funktioner, ska den informera om denna möjlighet samt ta fram några fält i Primus (se anvisning).

Funktionen kan testas genom att förena testanvändarnamn som läroanstalten använder, t.ex. testlärarens och teststuderandens.

Vad krävs för att ta i bruk användarnamn av ny typ?

• Wilmas funktion för e-postmeddelanden ska vara i bruk. Inställningarna ska göras för såväl skolorna som standardskolan, som vanligtvis har registerkortnummer1 i registret Information om skolan, t.ex. "xInställningar grundskola". Standardskolans kortnummer framgår av DefaultSchool i prwilma.ini-filen.
• Wilmas anslagstavlefunktion är bra att ha i användning.
• Wilma-användarna måste ha fungerande e-postadresser.

Annat som berör Wilma-användarnamn av ny typ

• Vårdnadshavaren kan byta sitt Wilma-användarnamn (sin e-postadress) själv.
• Wilma-användarna kan själva byta glömda lösenord.
• Administreringen av användarnamn av ny typ sköts av användaren själv i stället för skolan.

Om en lärare eller personalmedlem har ett användarnamn av gammal typ och vill ändra det till ett personligt användarnamn (=ny typ), kan det göras enligt denna anvisning.

Vårdnadshavare har sin egen anvisning om att ändra användarnamnet till ny typ.

Kontrollera att användaren inte försöker skapa användarnamnet i Wilma-appen. Det är inte möjligt att skapa ett Wilma-användarnamn via appen, utan i stället ska personen använda en webbläsare.

• Be användaren kontrollera skräpposten.
• Kontrollera Primus-registret Meddelandekö. Har meddelandet hamnat i kön? Kontrollera felmeddelandet i Fel-fältet och ta kontakt med e-postserverns administrator.
• Kontrollera SMTP-inställningarna för standardskolan (oftast registerkort 1) i Information om skolan. Är avsändarens e-postadress ifylld? Om uppgifter om avsändaren saknas kan det leda till att meddelandet inte är synligt för mottagaren.
• Be användaren skicka efter ännu ett bekräftelsemeddelande och kontrollera att hen skriver in e-postadressen korrekt.

• E-postprogrammet kan ha delat e-postadressen så att den står på två rader. När användaren kopierar adressen, kan det hända att endast den första raden kopieras. Kontrollera alltså att hela adressen kopieras.
• Länken är föråldrad. Länken är i kraft i 2 dagar. Be användaren beställa ett nytt bekräftelsemeddelande.

• I Primus finns inte den kombination av användarnamn/lösenord som användaren har skrivit in. Troligen försöker användaren hitta på ett nytt användarnamn i den ruta där man ska skriva in sitt nuvarande användarnamn.
  • Om användaren har fått en nyckelkod är det viktigt att poängtera att endast nyckelkoden ska fyllas i (inte Wilma-användarnamnet). Wilma-användarnamnet anges endast om användaren sedan tidigare har ett användarnamn av gammal typ, eller både ett användarnamn av gammal typ och en nyckelkod.
• Användaren har ett användarnamn sedan tidigare, men han/hon har angett antingen fel användarnamn eller fel lösenord. Användaren kan testa att logga in i Wilma med användarnamnet/lösenordet för att kontrollera att han/hon kommer ihåg dem korrekt.
• Användaren försöker göra den allra första inloggningen i mobilappen. Användarnamnet måste först skapas via en webbläsare. Först därefter går det att logga in i appen.

• Användaren har inte tryckt på knappen Lägg till efter att han/hon har skrivit in användarnamnet eller nyckelkoden.

• Användaren har skrivit in nyckelkoden felaktigt. Nyckelkoden innehåller fyra serier med fem tecken i vardera. Bindestrecken ska inte skrivas in utan de finns färdigt i rutan.
• Nyckelkoderna innehåller endast bokstäverna A-F. Ibland kan nyckelkodens nollor och ettor se ut som O, I eller L. Dessa bokstäver finns dock aldrig med i nyckelkoden.
• Kontrollera att den nyckelkod som skolan har gett till vårdnadshavaren har upprättats i fältet Vårdnadshavarnas Wilma-nyckelkoder och inte i fältet Nyckelkod i Wilma för studerande.
• Om även eleven har ett användarnamn eller en nyckelkod, ska man kontrollera att vårdnadshavaren använder sitt eget användarnamn/sin egen nyckelkod och inte elevens.

• Användaren har sannolikt inte skrivit in personbeteckningen på rätt sätt. Beteckningen ska vara i formatet ddmmåå-xxxx eller ddmmååAxxxx.
• De vanligaste felen är att
  
  • vårdnadshavaren har skrivit in sin egen personbeteckning => det är elevens beteckning som ska skrivas in.
  • vårdnadshavaren har skrivit in personbeteckningen för fel barn => i rutan står det vilket barns personbeteckning som ska skrivas in.
  • användaren har skrivit in ett bindestreck i personbeteckningen för barn som är födda på 2000-talet => skriv bokstaven A istället för bindestreck.
  • användaren har skrivit in endast födelsetiden eller så är födelsetiden skriven i fel format. Det kan vara så att användaren har använt punkter eller skrivit ut hela årtalet. Personbeteckningen ska inte vara i formatet 12.05.99-1234, inte heller 12051999-1234 osv. Vid behov kan man kontrollera barnets korrekta personbeteckning på FPA-kortet.
• Det är också möjligt att personbeteckningen som står i Primus inte är korrekt av någon anledning. Kontrollera att personbeteckningen är korrekt.
• Om endast födelsetiden och ändelsen -XXXX eller -001Ä finns i Primus så frågar Wilma efter barnets födelsetid. Födelsetiden ska skrivas in i formatet dd.mm.åååå. Det står i rutan om användaren ska skriva in personbeteckning eller födelsetid. Det är framför allt invandrare som fyller i födelsetiden.

• Man har skapat Wilma-användarnamnet eller kopplat ihop flera användarnamn med hjälp av en nyckelkod. Meddelanden som skickats till det gamla, gemensamma användarnamnet överförs inte till ett användarnamn som har skapats med en nyckelkod. För att spara gamla meddelanden måste du använda det gamla, gemensamma användarnamnet för att skapa det nya användarnamnet.
• Om man vill ångra ett användarnamn som har gjorts med en nyckelkod ska man ta bort det nya användarnamnet från fältet Vårdnadshavarnas Wilma-användarnamn. I fältet Vårdnadshavarnas gemensamma Wilma-användarnamn föråldras ändrar man vid behov datumet så att det gamla användarnamnet fortfarande är i kraft. Be därefter vårdnadshavaren att göra användarnamnet på nytt, men utgående från det gamla (inte med nyckelkod).
• Om den ena vårdnadshavaren inte känner till det gamla användarnamnet är det troligen så att det är endast den andra vårdnadshavaren som har använt det. Det betyder också att de gamla meddelandena har skrivits av den andra vårdnadshavaren. Meddelandena är då denna vårdnadshavares personliga korrespondens som inte heller ska överföras till den vårdnadshavare som inte har använt det gamla användarnamnet.