Nya Wilma-koder 2025

Vid konverteringen omvandlas Wilma-användarnamnen av gammal typ automatiskt till Wilma-användarnamn av ny typ vid den tidpunkt som meddelas kunden. Konverteringen gäller följande register (som i denna instruktion benämns som "rollregister"):

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Styrelse/Direktion-registret
• Utbildningsinspektörer-registret
• Arbetsplatshandledare och -bedömare-registret

Vid konverteringen skapas nya användarkort i Wilmas användarnamn-registret baserat på Wilma-användarnamnen av gammal typ som finns i de ovanstående rollregistren. Korten skapas baserat på fälten Wilmas användarnamn (utgående fält) och Wilmas lösenord (utgående fält).

De nya koderna som skapas vid konverteringen kopplas automatiskt till Wilmas användarnamn-fältet på ett registerkort som personen har i ett rollregister.

Efter konverteringen finns alla Wilma-användarnamn i Wilmas användarnamn registret i Primus, oavsett personens roll.

Ändringen inverkar inte på själva inloggningen i Wilma. Användarna loggar fortfarande in med samma användarnamn och lösenord som tidigare.

Hur genomförs ändringen?

Nedan följer ett exempel på konverteringen, i Studerande-registret:

1. Baserat på uppgifterna i fälten Wilmas användarnamn (utgående fält) och Wilmas lösenord (utgående fält) i Studerande-registret uppstår ett nytt användarkort i Wilmas användarnamn-registret. Följande uppgifter kopieras från studerandekortet till det nya kortet:
   • Efternamn
   • Förnamnen
   • Tilltalsnamn
   • Wilmas användarnamn
   • Wilmas lösenord
   • E-postadress
   • Mobiltelefon
   • Studentnummer
   • Avsändningssätt för omedelbara besked
   • Innehållet i omedelbara besked
   • Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked
   • Jämförelsedag för ihopsamlade besked
   • Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked
   • Innehållet i ihopsamlade besked
   • Senast inskriven i Wilma
2. Det nya användarkortet som uppstått i Wilmas användarnamn-registret kopplas automatiskt till studerandens kort, i fältet Wilmas användarnamn.

I fortsättningen går det inte längre att logga in i Wilma med elevens användarnamn av gammal typ (röda X-området på bilden). Personens aktiva Wilma-konto är istället det i fältet Wilmas användarnamn (markerat i grönt på bilden). Vid konverteringen kopieras användarnamn och lösenord exakt som de är, så ur Wilma-användarens perspektiv ändras inloggningsförfarandet inte.

När konverteringen av Wilma-konton har genomförts, kontrollera om det uppstod problem vid konverteringen av vissa användarnamn och om användarnamn av den nya typen inte skapades. Om skapandet av Wilma-användarnamn av ny typ misslyckas visas följande på rollkortet:

• Ett kryss i fältet Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet
• En förklaring i fältet Orsaken till att skapandet av Wilma-användarnamnet misslyckades där det framgår varför skapandet misslyckades.

Ta fram ovannämnda fält i följande register (eller de register som ni aktivt använder):

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Styrelse/Direktion-registret
• Utbildningsinspektörer-registret
• Arbetsplatshandledare och -bedömare-registret

Primus-sökningar

Efter konverteringen kan du i ovanstående register söka fram de kort för vilka ett Wilma-användarnamn av ny typ inte skapades automatiskt.

Sök alla kort för vilka ett Wilma-användarnamn av ny typ inte skapades:

• Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet=Ja

Kopiera sökrutinen till klippbordet

Orsaker till misslyckat skapande av Wilma-användarnamn

I fältet Orsaken till att skapandet av Wilma-användarnamnet misslyckades sparas felmeddelandet som anger varför Wilma-användarnamn av den nya typen inte skapades automatiskt. Nedan beskrivs orsakerna närmare.

"Samma användarnamn finns redan i registret Wilmas användarnamn"

Detta felmeddelande anger att ett Wilma-användarnamn av ny typ inte skapades eftersom ett identiskt användarnamn redan finns i registret Wilmas användarnamn, men det är inte kopplat till aktuell roll.

Om en studerande till exempel har "erik.exempel" i fältet Wilmas användarnamn (utgående fält) och det också finns ett användarnamn "erik.exempel" i registret Wilmas användarnamn, men detta inte är kopplat till samma studeranderoll i fälter Wilmas användarnamn, skapar Primus inte automatiskt ett nytt identiskt Wilma-användarnamn. Det befintliga, identiskt namngivna kontot kopplas inte heller automatiskt till studeranderollen. Sådana fall kräver en bedömning av varför användarnamnet redan finns i registret Wilmas användarnamn. Vid kontrollen kan du använda följande frågor som hjälp:

• Är användarnamnet i registret Wilmas användarnamn kopplat till någon roll?
• Är användarnamnet kopplat till en annan roll? Om ja, och det gäller samma person som av någon anledning har två rollkort, kan samma användarnamn kopplas till det kort där det nya användarnamnet inte skapades. Kopplingen görs från rollkortet genom att lägga till användarnamnet i första raden i fältet Wilmas användarnamn.
• Om användarnamnet inte är kopplat till någon roll och det är oklart varför det har skapats, rekommenderas det att arkivera detta användarnamn och skapa ett nytt i önskat format i registret Wilmas användarnamn och koppla det till rollkortet.
• När skapades användarnamnet?
• När har man senast loggat in med användarnamnet?

Planeringselever

Om ni har skapat planeringselever (t.ex. elever som går från lågstadiet till högstadiet) och samma elev har två aktiva kort i Studerande-registret med samma användarnamn i fältet Wilmas användarnamn (utgående fält), skapas användarnamnet av ny typ endast på det tidigare kortet. Planeringselevens kort får felmeddelandet "Samma användarnamn finns redan i registret Wilmas användarnamn".

För planeringselever ska användarnamnet kopieras från det ursprungliga kortet enligt följande instruktion:

1. Kontrollera att fältet Wilmas användarnamn är markerat som ett fält som ska kopieras i fälteditorn.
2. Välj de planeringsstuderande som har fått detta fel.
3. Välj Funktioner → Skolbyten → Hämta uppgifter som ska kopieras från det ursprungliga kortet.
4. Välj "Uppdatera de fält som ska kopieras" och "Visa lista på fält som uppdateras".
5. Måla alla fält i högerkolumnen ("Fält som uppdateras") och flytta dem till vänsterkolumnen ("Fält som inte uppdateras").
6. Sök fältet Wilmas användarnamn i vänsterkolumnen och flytta det till högerkolumnen. På så sätt kopieras endast Wilmas användarnamn från ursprungskortet.
7. Klicka på "Spara".

Om ni använder ett automatiskt förfarande i hanteringen av användarkonton, där ni med PrimusQuery hämtar Wilma-användarnamnet och övriga personuppgifter till Primus, som sedan används för att skapa inloggningsuppgifter till externa system, bör ni göra nedanstående ändringar i PrimusQuery-konfigurationerna.

Med termen "rollregister" avses här följande register i Primus:

• Studerande
• Lärare
• Personal

Vad ändras?

Hittills:

Fram till nu har systemet hämtat Wilma-användarnamnet från rollregistrets fält Wilmas användarnamn (K1010).

Framöver:

Systemet hämtar Wilma-användarnamnet via rollregistrets länkfält: Wilmas användarnamn (K1043) → Wilmas användarnamn-registrets fält Wilmas användarnamn (K1010).

Exempel på PrimusQuery-sökrutin i rollregistret

Typ av användarnamn	PrimusQuery-rutin
Wilma-användarnamn av gammal typ (utgående)	#DATA{K1010}
Wilma-användarnamn av ny typ	#DATA{K1043[1]^K1010}

Fältuppgifter

Närmare information om fältnumren för de olika registren finns i följande beskrivningar:

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Wilmas användarnamn-registret

Specialfall: tvåstegsautomatisering

Om ni använder en automatisering i två steg för användarkonton rekommenderar vi att ni beställer separat konsultation för att göra de ändringar som behövs. Vid en sådan automatisering sker följande:

• Först hämtas endast personuppgifterna från Primus.
• Därefter skapas ett användarnamn i ett externt system baserat på dessa uppgifter.
• Slutligen importeras det skapade användarnamnet tillbaka till Primus i en andra körning och ett nytt Wilma-konto skapas.

Processen ovan innebär två separata importer i Primus:

• I den första körningen skapas ett användarnamn i Wilmas användarnamn-register (om personen ännu inte har något Wilma-konto).
• I den andra körningen länkas detta användarnamn till personens rollkort i rollregistret.

Vi rekommenderar att ni tat denna funktion i bruk först när konverteringen av Wilma-användarnamn har gjorts för er. Börja alltså inte skapa användarnamn av ny typ för användare som för närvarande har den gamla typen av Wilma-användarnamn. Den nya funktionen är avsedd att användas efter konverteringen, när det finns behov av att skapa användarnamn för nya användare som inte har något Wilma-användarnamn sedan tidigare.

Ett led i förnyelsen av Wilma-konton är den nya funktionen för att i Primus generera Wilma-lösenuppgifter enskilt eller i massform, till exempel för studerande, lärare och personal. Funktionen ska inte användas för att generera inloggningsuppgifter för vårdnadshavare. Vårdnadshavarna skapar även i fortsättningen sina Wilma-konton med hjälp av nyckelkoder eller med Suomi.fi-fullmakter.

I den nya funktionen skapar systemet inloggningsuppgifterna via rollregistret (t.ex. Studerande-registret), men de sparas inte i rollregistret utan i Wilmas användarnamn-registret. I fältet Wilmas användarnamn i rollregistret lagras en länk till det skapade kortet i Wilmas användarnamn-registret.

I funktionen finns många olika inställningar för att skapa användarnamn i önskad form. Till exempel kan användarnamnet stå i formatet e-postadress, och formatet kan variera mellan olika skolor. Ni kan till exempel ha en annan ändelse för eleverna än för andra användare (t.ex. kan ett studerandekonto ha formen [email protected], medan andra användare kan ha formatet [email protected]).

Denna funktion ersätter inte nyckelkoder utan är ett alternativt sätt att skapa Wilma-konton utan nyckelkoder. Nyckelkoder behövs fortfarande, till exempel för vårdnadshavarnas Wilma-konton eller för att koppla en roll till ett befintligt Wilma-konto.

• Inställningarna för funktionen och tilldelningen av behörighet beskrivs i instruktionen Administration av Wilma-koder.
• Skapandet av konton med funktionen beskrivs i instruktionen Exempel på att skapa och administrera olika typer av Wilma-användarnamn.

De interna länkarna i Wilma (efter inloggning) genereras på olika sätt beroende på om Wilma-användarnamnet är av gammal eller ny typ.

• De interna länkarna för Wilma-användarnamn av den nya typen innehåller dessutom en användarspecifik rollidentifierare, en så kallad "slug".
• Wilma-användarnamnen av gammal typ innehåller däremot ingen slug.

Exempel: Länk till Wilmas Blanketter-sida:

• Wilma-användarnamn av gammal typ: https://exempelskola.inschool.fi/forms
• Wilma-användarnamn av ny typ: https://exempelskola.inschool.fi/!021234/forms (här är rollidentifieraren !021234)

Under konverteringen till de nya Wilma-användarnamnen kommer alla Wilma-användare att ha en rollspecifik "slug" kopplad till sitt användarnamn. Detta har dock ingen betydelse för den vanliga Wilma-användaren, eftersom slugen inte påverkar användningen av Wilma på något sätt – allt fungerar precis som tidigare både i Wilma via webbläsare och i mobilappen.

Hur rollidentifieraren skapas

Identifieraren består av två delar:

1. Typ av roll
   • 01: lärare
   • 02: studerande
   • 03: personal
   • 04: vårdnadshavare
   • 05: arbetsplatshandledare
   • 06: styrelse eller direktion
2. Kortnumret i rollregistret

Exempel: För personen med kortnummer 112 i Personal-registret är identifieraren !03112.

Identifierarens betydelse i autentiseringsreformen

När alla Wilma-användare övergår till Wilma-användarnamnen av ny typ kommer en rollspecifik identifierare att visas i webbläsarens URL, enligt exemplet ovan. Dock har vi infört en ändring i Wilma den 28.10.2025, som innebär att webbadresserna i Wilma fungerar även utan identifierare så länge användarnamnet är knutet till endast en roll, vilket oftast är fallet. I exemplet ovan kan alltså en Wilma-användare med ny typ an användarnamn navigera till https://exempelskola.inschool.fi/forms och sidan öppnas normalt även om identifieraren inte ingår i URL-adressen.

Eventuella kundspecifika ändringar

Den här instruktionen gäller de kunder som har automatiska lösningar i sina miljöer, t.ex:

• E-postpåminnelser eller meddelanden som innehåller länkar direkt till Wilma.
• Integrationer som använder Wilmas JSON-gränssnitt.

När behövs en slug?

• Om användarnamnet endast har en roll behöver slugen inte läggas till i länkar eller API-anrop.
• Om användarnamnet har flera roller måste slugen inkluderas i länken eller API-anropet för att länken ska fungera korrekt.

Om en användare med enkelroll har slugen !021234, kommer både en länk med eller utan slug att fungera i Wilma:

https://exempelskola.inschool.fi/!021234/forms och
https://exempelskola.inschool.fi/forms

Däremot, om en Wilma-användare har ett konto med flera roller, måste slugen inkluderas då man länkar till visst Wilma-innehåll. Till exempel om en kombistuderande har slagit ihop sina två olika användarnamn till ett Wilma-konto, finns det två roller kopplade till kontot och därmed också två slugar. I en sådan situation kommer systemet inte att kunna tolka en adress av typen https://exempelskola.inschool.fi/forms utan slug. Detta eftersom Wilma inte utan identifierare kan veta vilken roll som ska användas när en sida ska öppnas.

Automatiserade påminnelser och länkar

Om ni använder automatiserade e-postpåminnelser eller notiser som leder användarna till en viss sida inne i Wilma, och ni vill att länkarna även ska stödja användarnamn med flera roller, måste länkarna genereras individuellt med hänsyn till användarens rollidentifierare.

Wilmas JSON-gränssnitt

För lösningar som använder Wilmas JSON-gränssnitt behöver ni troligtvis inte göra några ändringar, så länge API-användarnamnet endast är kopplat till en roll. Om API-användarnamnet av någon anledning har flera roller, måste slugen läggas till i de API-anrop som görs efter inloggning.

Att tänka på vid konverteringen av Wilma-användarnamnen

När Wilma-användarnamnen av gammal typ konverteras till ny typ, uppstår automatiskt inga användarnamn med många roller. Alla användarnamn konverteras automatiskt direkt från gammal typ till enkelrolliga användarnamn av ny typ.

Vilka användarnamn omfattas av ändringen?

Ändringen gäller alla användarnamn för Wilma i följande register: Studerande, Lärare, Personal, Styrelse/Direktion, Arbetsplatshandledare och -bedömare och Utbildningsinspektörer.

Om en del Wilma-användare redan använder den nya typen av Wilma-konton ändras inget för dem.

Ändringen inverkar inte på inloggningsuppgifterna för Primus.

Vilka register berörs av konverteringen?

Ändringen gäller uppgifter i följande register: Studerande, Lärare, Personal, Styrelse/Direktion, Arbetsplatshandledare och -bedömare och Utbildningsinspektörer.

Hur går konverteringen till?

Konverteringen sker när Primus-servern startas om. Varje kund konverteras individuellt, och vi informerar alla kunder enskilt i förväg om tidpunkten för konverteringen.

Hur påverkas Wilma-användare (studerande, lärare, personal, vårdnadshavare) av konverteringen?

Wilma-användarna märker inte av konverteringen . Användarna fortsätter att logga in med sina befintliga användarnamn och lösenord.

Vad händer om en person har flera roller (t.ex. en studerande med två studierätter) och separata användarnamn för dessa?

Under konverteringen kopieras alla användarnamn oförändrade till Wilmas användarnamn-registret. Om en studerande har två Wilma-användarnamn, kopieras två kort till registret. Studeranden kan fortsätta att använda separata användarnamn som tidigare utan att märka någon skillnad.

Vad händer med de gamla, rollspecifika koderna vid konverteringen?

De rollspecifika användarnamnen påverkas inte under konverteringen. Innehållet i fälten förändras alltså inte. Men det är inte längre möjligt att logga in med det rollspecifika användarnamnet efter konverteringen.

Vad händer med fälten för Wilma-användarnamnen av gammal typ i olika register?

Fälten kommer så småningom att tas bort. Detta sker dock inte förrän alla kunders användarnamn har konverterats till Wilmas användarnamn-registret.

Vi använder redan användarnamn av ny typ i Personal- och Lärare-registren, men våra studerande använder fortfarande de gamla, rollspecifika användarnamnen. Vad händer då vid konverteringen?

Vid konverteringen skapar systemet Wilma-användarnamn av ny typ endast för de rollkort som har ett gammalt användarnamn men ingen länkning i fältet Wilmas användarnamn. Om ett rollkort redan är länkat till ett Wilma-användarnam av ny typ, sker inga förändringar för detta kort vid konverteringen.

Vad händer om ett användarnamn som är identiskt med det rollspecifika redan finns i Wilmas användarnamn-registret vid konverteringen?

Om ett identiskt användarnamn redan finns skapas inget nytt. På rollkortet markeras istället fältet Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet.

Måste användarnamnet stå i e-postformat?

Nej, användarnamnet behöver inte vara i e-postadressformat. Existerande användarnamn kopieras som de är till Wilmas användarnamn-registret.

Vad händer beträffande WOID?

Wilman OpenID-inloggningen ändras inte. Den fungerar som tidigare.

Jag har inte tillgång till Wilmas användarnamn-registret. Hur kan jag skapa användarnamn i framtiden?

Du kommer att kunna skapa Wilma-konton direkt i rollregistren (Lärare, Personal, Studerande) med en ny funktion som vi snart lanserar för att underlätta skapandet av Wilma-användarnamn. Den nya funktionen kräver inte tillgång till registret Wilmas användarnamn.

Jag skapar ett stort antal konton på en gång. Vad händer om det finns namndubbletter? Kan den nya funktionen generera olika användarnamn för dem?

Systemet kommer inte att skapa ett användarnamn om den upptäcker en namndubblett. Efter att användarnamn har skapats i den nya funktionen visas en lista över de kort där dylikt förekommer, så att du kan hantera dessa manuellt.

Hur skapar vi Wilma-användarnamn för personer i registren Styrelse/Direktion och Utbildningsinspektörer?

För dessa personer skapar man en nyckelkod, som de själva kan använda för att skapa ett Wilma-användarnamn och lösenord.

Fungerar inloggning via Wilmas JSON-gränssnitt med det nya användarnamnet och/eller OpenID?

Ja, detta kommer att fungera utan ändringar.

Hur hanterar vi lösenord för de nya Wilma-användarnamnen? Kan exempelvis en skolsekreterare ändra lösenord för en elev? Och kan elever själva återställa glömda lösenord?

Skolsekreteraren kan byta lösenord direkt via rollregistren i Primus med hjälp av en nya funktion (lanserad 21.10.2025).

Elever kan själva återställa sina glömda lösenord via Glömt lösenord-funktionen. Denna funktion kräver dock att personen har en registrerad e-postadress i systemet. Vårt produktutvecklingsteam undersöker helheten för hantering av användarnamn och lösenord, och ytterligare förändringar kan komma i framtiden.

Vad händer med ett användarnamn när en person arkiveras i systemet? Arkiveras användarnamnet samtidigt?

För tillfället arkiveras inte användarnamnet automatiskt när rollkortet (t.ex. en studerandes kort) arkiveras. Produktutvecklingsteamet undersöker detta, och det kan komma förändringar i hanteringen av användarnamn framöver.