Nya Wilma-koder 2025

Vid konverteringen omvandlas Wilma-användarnamnen av gammal typ automatiskt till Wilma-användarnamn av ny typ vid den tidpunkt som meddelas kunden. Konverteringen gäller följande register (som i denna instruktion benämns som "rollregister"):

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Styrelse/Direktion-registret
• Utbildningsinspektörer-registret
• Arbetsplatshandledare och -bedömare-registret

Vid konverteringen skapas nya användarkort i Wilmas användarnamn-registret baserat på Wilma-användarnamnen av gammal typ som finns i de ovanstående rollregistren. Korten skapas baserat på fälten Wilmas användarnamn (utgående fält) och Wilmas lösenord (utgående fält).

De nya koderna som skapas vid konverteringen kopplas automatiskt till Wilmas användarnamn-fältet på ett registerkort som personen har i ett rollregister.

Efter konverteringen finns alla Wilma-användarnamn i Wilmas användarnamn registret i Primus, oavsett personens roll.

Ändringen inverkar inte på själva inloggningen i Wilma. Användarna loggar fortfarande in med samma användarnamn och lösenord som tidigare.

Hur genomförs ändringen?

Nedan följer ett exempel på konverteringen, i Studerande-registret:

1. Baserat på uppgifterna i fälten Wilmas användarnamn (utgående fält) och Wilmas lösenord (utgående fält) i Studerande-registret uppstår ett nytt användarkort i Wilmas användarnamn-registret. Följande uppgifter kopieras från studerandekortet till det nya kortet:
   • Efternamn
   • Förnamnen
   • Tilltalsnamn
   • Wilmas användarnamn
   • Wilmas lösenord
   • E-postadress
   • Mobiltelefon
   • Studentnummer
   • Avsändningssätt för omedelbara besked
   • Innehållet i omedelbara besked
   • Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked
   • Jämförelsedag för ihopsamlade besked
   • Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked
   • Innehållet i ihopsamlade besked
   • Senast inskriven i Wilma
2. Det nya användarkortet som uppstått i Wilmas användarnamn-registret kopplas automatiskt till studerandens kort, i fältet Wilmas användarnamn.

I fortsättningen går det inte längre att logga in i Wilma med elevens användarnamn av gammal typ (röda X-området på bilden). Personens aktiva Wilma-konto är istället det i fältet Wilmas användarnamn (markerat i grönt på bilden). Vid konverteringen kopieras användarnamn och lösenord exakt som de är, så ur Wilma-användarens perspektiv ändras inloggningsförfarandet inte.

Om ni använder ett automatiskt förfarande i hanteringen av användarkonton, där ni med PrimusQuery hämtar Wilma-användarnamnet och övriga personuppgifter till Primus, som sedan används för att skapa inloggningsuppgifter till externa system, bör ni göra nedanstående ändringar i PrimusQuery-konfigurationerna.

Med termen "rollregister" avses här följande register i Primus:

• Studerande
• Lärare
• Personal

Vad ändras?

Hittills:

Fram till nu har systemet hämtat Wilma-användarnamnet från rollregistrets fält Wilmas användarnamn (K1010).

Framöver:

Systemet hämtar Wilma-användarnamnet via rollregistrets länkfält: Wilmas användarnamn (K1043) → Wilmas användarnamn-registrets fält Wilmas användarnamn (K1010).

Exempel på PrimusQuery-sökrutin i rollregistret

Typ av användarnamn	PrimusQuery-rutin
Wilma-användarnamn av gammal typ (utgående)	#DATA{K1010}
Wilma-användarnamn av ny typ	#DATA{K1043[1]^K1010}

Fältuppgifter

Närmare information om fältnumren för de olika registren finns i följande beskrivningar:

• Studerande-registret
• Lärare-registret
• Personal-registret
• Wilmas användarnamn-registret

Specialfall: tvåstegsautomatisering

Om ni använder en automatisering i två steg för användarkonton rekommenderar vi att ni beställer separat konsultation för att göra de ändringar som behövs. Vid en sådan automatisering sker följande:

• Först hämtas endast personuppgifterna från Primus.
• Därefter skapas ett användarnamn i ett externt system baserat på dessa uppgifter.
• Slutligen importeras det skapade användarnamnet tillbaka till Primus i en andra körning och ett nytt Wilma-konto skapas.

Processen ovan innebär två separata importer i Primus:

• I den första körningen skapas ett användarnamn i Wilmas användarnamn-register (om personen ännu inte har något Wilma-konto).
• I den andra körningen länkas detta användarnamn till personens rollkort i rollregistret.

Den här egenskapen är inte lanserad ännu. Här följer dock lite förhandsinformation och när funktionen blir tillgänglig lägger vi in mer detaljerade instruktioner om inställningar och användning här på instruktionssajten.

Ett led i förnyelsen av Wilma-konton är den nya funktionen för att i Primus generera Wilma-lösenuppgifter enskilt eller i massform, till exempel för studerande, lärare och personal. Funktionen ska inte användas för att generera inloggningsuppgifter för vårdnadshavare. Vårdnadshavarna skapar även i fortsättningen sina Wilma-konton med hjälp av nyckelkoder eller med Suomi.fi-fullmakter.

I den nya funktionen skapar systemet inloggningsuppgifterna via rollregistret (t.ex. Studerande-registret), men de sparas inte i rollregistret utan i Wilmas användarnamn-registret. I fältet Wilmas användarnamn i rollregistret lagras en länk till det skapade kortet i Wilmas användarnamn-registret.

I funktionen finns många olika inställningar för att skapa användarnamn i önskad form. Till exempel kan användarnamnet stå i formatet e-postadress, och formatet kan variera mellan olika skolor. Ni kan till exempel ha en annan ändelse för eleverna än för andra användare (t.ex. kan ett studerandekonto ha formen [email protected], medan andra användare kan ha formatet [email protected]).

Denna funktion ersätter inte nyckelkoder utan är ett alternativt sätt att skapa Wilma-konton utan nyckelkoder. Nyckelkoder behövs fortfarande, till exempel för vårdnadshavarnas Wilma-konton eller för att koppla en roll till ett befintligt Wilma-konto.

Vilka användarnamn omfattas av ändringen?

Ändringen gäller alla användarnamn för Wilma i följande register: Studerande, Lärare, Personal, Styrelse/Direktion, Arbetsplatshandledare och -bedömare och Utbildningsinspektörer.

Om en del Wilma-användare redan använder den nya typen av Wilma-konton ändras inget för dem.

Ändringen inverkar inte på inloggningsuppgifterna för Primus.

Vilka register berörs av konverteringen?

Ändringen gäller uppgifter i följande register: Studerande, Lärare, Personal, Styrelse/Direktion, Arbetsplatshandledare och -bedömare och Utbildningsinspektörer.

Hur går konverteringen till?

Konverteringen sker när Primus-servern startas om. Varje kund konverteras individuellt, och vi informerar alla kunder enskilt i förväg om tidpunkten för konverteringen.

Hur påverkas Wilma-användare (studerande, lärare, personal, vårdnadshavare) av konverteringen?

Wilma-användarna märker inte av konverteringen . Användarna fortsätter att logga in med sina befintliga användarnamn och lösenord.

Vad händer om en person har flera roller (t.ex. en studerande med två studierätter) och separata användarnamn för dessa?

Under konverteringen kopieras alla användarnamn oförändrade till Wilmas användarnamn-registret. Om en studerande har två Wilma-användarnamn, kopieras två kort till registret. Studeranden kan fortsätta att använda separata användarnamn som tidigare utan att märka någon skillnad.

Vad händer med de gamla, rollspecifika koderna vid konverteringen?

De rollspecifika användarnamnen påverkas inte under konverteringen. Innehållet i fälten förändras alltså inte. Men det är inte längre möjligt att logga in med det rollspecifika användarnamnet efter konverteringen.

Vad händer med fälten för Wilma-användarnamnen av gammal typ i olika register?

Fälten kommer så småningom att tas bort. Detta sker dock inte förrän alla kunders användarnamn har konverterats till Wilmas användarnamn-registret.

Vi använder redan användarnamn av ny typ i Personal- och Lärare-registren, men våra studerande använder fortfarande de gamla, rollspecifika användarnamnen. Vad händer då vid konverteringen?

Vid konverteringen skapar systemet Wilma-användarnamn av ny typ endast för de rollkort som har ett gammalt användarnamn men ingen länkning i fältet Wilmas användarnamn. Om ett rollkort redan är länkat till ett Wilma-användarnam av ny typ, sker inga förändringar för detta kort vid konverteringen.

Vad händer om ett användarnamn som är identiskt med det rollspecifika redan finns i Wilmas användarnamn-registret vid konverteringen?

Om ett identiskt användarnamn redan finns skapas inget nytt. På rollkortet markeras istället fältet Det gick inte att skapa Wilma-användarnamnet.

Måste användarnamnet stå i e-postformat?

Nej, användarnamnet behöver inte vara i e-postadressformat. Existerande användarnamn kopieras som de är till Wilmas användarnamn-registret.

Vad händer beträffande WOID?

Wilman OpenID-inloggningen ändras inte. Den fungerar som tidigare.

Jag har inte tillgång till Wilmas användarnamn-registret. Hur kan jag skapa användarnamn i framtiden?

Du kommer att kunna skapa Wilma-konton direkt i rollregistren (Lärare, Personal, Studerande) med en ny funktion som vi snart lanserar för att underlätta skapandet av Wilma-användarnamn. Den nya funktionen kräver inte tillgång till registret Wilmas användarnamn.

Jag skapar ett stort antal konton på en gång. Vad händer om det finns namndubbletter? Kan den nya funktionen generera olika användarnamn för dem?

Systemet kommer inte att skapa ett användarnamn om den upptäcker en namndubblett. Efter att användarnamn har skapats i den nya funktionen visas en lista över de kort där dylikt förekommer, så att du kan hantera dessa manuellt.

Hur skapar vi Wilma-användarnamn för personer i registren Styrelse/Direktion och Utbildningsinspektörer?

För dessa personer skapar man en nyckelkod, som de själva kan använda för att skapa ett Wilma-användarnamn och lösenord.

Fungerar inloggning via Wilmas JSON-gränssnitt med det nya användarnamnet och/eller OpenID?

Ja, detta kommer att fungera utan ändringar.

Hur hanterar vi lösenord för de nya Wilma-användarnamnen? Kan exempelvis en skolsekreterare ändra lösenord för en elev? Och kan elever själva återställa glömda lösenord?

Skolsekreteraren kan byta lösenord direkt via rollregistren i Primus med hjälp av en nya funktion (lanserad 21.10.2025).

Elever kan själva återställa sina glömda lösenord via Glömt lösenord-funktionen. Denna funktion kräver dock att personen har en registrerad e-postadress i systemet. Vårt produktutvecklingsteam undersöker helheten för hantering av användarnamn och lösenord, och ytterligare förändringar kan komma i framtiden.

Vad händer med ett användarnamn när en person arkiveras i systemet? Arkiveras användarnamnet samtidigt?

För tillfället arkiveras inte användarnamnet automatiskt när rollkortet (t.ex. en studerandes kort) arkiveras. Produktutvecklingsteamet undersöker detta, och det kan komma förändringar i hanteringen av användarnamn framöver.