Tabeller bestående av flerradiga fält - att söka och ordna tabelluppgifter

• Ordna: Oftast finns de senaste uppgifterna på tabellens nedersta rad, så den allra senaste informationen får du enkelt ut genom att skriva ut bara den sista raden. Du kan ordna tabellens rader i storleksordning eller i alfabetisk ordning enligt vilken som helst av kolumnerna. Med funktionen kan du få fram t.ex. uppgifter i datumordning från olika uppföljningstabeller. Du anger ordningen genom att högerklicka på en kolumn och välja Ordna stigande (1-10, A-Ö) eller Ordna fallande (10-1, Ö-A). Om du vill ordna uppgifterna enligt datum ska du välja ordningen via datumkolumnen, men om du istället vill ordna uppgifterna enligt skola, ska du ordna uppgifterna via skolkolumnen. OBS! Ordna uppgifterna på ett registerkort åt gången, inte flera kort på en gång. Om du har flera kort valda, sparas samma uppgifter för alla.
• Lägg till och radera rader: Om det fattas uppgifter mitt i tabellen kan du lägga till en rad mitt i. När du vill lägga in en ny rad ska du aktivera en befintlig rad och sedan högerklicka på den. Välj Lägg till rad, varpå den nya raden bildas ovanför den du markerade. På samma sätt kan du radera hela rader. OBS! Radera rader på ett registerkort åt gången, inte flera kort på en gång. Om du har flera kort valda raderas raden i fråga (t.ex. den tredje raden) på alla kort, oberoende av innehållet.
• Radantal: Du kan få fram antalet rader i flerradiga fält, och också skriva ut denna information. Det här gör det möjligt att t.ex. i Lärarregistret få reda på hur många specialuppgifter NN har eller hur många lärare som har t.ex. 3 specialuppgifter. För att skriva ut radantalet ska du i utskriftseditorn först klicka på den cell dit du vill att radantalet ska komma och sedan klicka på Data. I fönstret som öppnas ska du till vänster välja det önskade flerradiga fältet, och under det Antal rader och OK. Med sökfunktionen i registerfönstret kan du få fram t.ex. de lärare som har tre specialuppgifter: U.Uppgift[Antal rader]=”3”. Det går också att söka fram och skriva ut de uppgifter som finns på en viss rad. Det gör du genom att i det flerradiga fältet välja t.ex. Rad 2.
• Ledande fält: I tabellerna finns alltid s.k. ledande fält. Det ledande fältet i en tabell måste alltid vara framtaget om du vill ta fram något av de fält som hör till tabellen. Det betyder också att om du tar bort ett ledande fält så försvinner också de fält som hör till tabellen. Du känner igen de ledande fälten i fälteditorn på texten (ledande) efter deras fältnamn.

Om du har arkiverat flera registerkort och försöker ändra innehållet i ett flerradigt fält frågar Primus hur ändringen ska göras. Du kan välja att lägga till nya rader, ersätta tidigare rader med nya eller komplettera tabellens sista rad. Då flera registerkort är valda kommer det fram en Ändra-knapp ovanpå tabellens ledande fält. Klicka på knappen och välj hur tabellens uppgifter ska bearbetas.

• Lägga till: Nya uppgifter läggs till på den första lediga raden. Om tabellen sedan tidigare består av uppgifterna 2010-2011, 2011-2012 och 2012-2013, placeras de nya uppgifterna på tabellens fjärde rad.
• Ersätta: Uppgiften ersätter de gamla uppgifterna så att varje registerkort får exakt samma uppgifter. Även om du endast ändrar uppgiften på rad 3 så kommer de uppgifter som finns på det översta registerkortets 1:a, 2:a och 4:e rad att kopieras till de övriga registerkorten.
• Komplettera: Om du väljer att komplettera uppgifterna, placeras den nya uppgiften sist i tabellen på alla registerkort. Alternativet används t.ex. då man fyller i skolgångstabellen, t.ex. om det sedan tidigare finns uppgifter om tidigare skolor och man vill lägga till uppgifter om avgångsskola och -klass. Eftersom tidigare skola varierar för olika studerande, går det inte att använda "Ersätta"-alternativet. Med alternativet Komplettera sista raden sparas de uppgifter som redan finns på raden och ersätter endast de kolumner som användaren ändrade eller de som användaren lade till uppgifter i.

Funktionen är till för att undvika att användaren i misstag ändrar t.ex. den tredje raden för alla studerande, ifall han/hon antar att den är tom för alla. Då du aktiverar flera studerandekort så förblir det översta synligt även om flera är aktiverade. Studeranden på det översta registerkortet kan ha den tredje raden tom, men det kan hända att det finns studerande på något av de andra korten som har tredje raden ifylld. Om det är meningen att lägga till en ny uppgift för alla studerande på deras första lediga rad ska du välja det översta alternativet Lägga till.