Utskrifter som brev

I editorn finns utskriftens sidhuvud och sidfot färdigt, dvs. rutfälten i den övre och den nedre delen av fönstret. Dokumentets egentliga innehåll placeras mittemellan dessa två.

Sidhuvud: avsändare, mottagare, datering, dokumentnamn osv.

Sidhuvudet består vanligtvis av 1-20 rader. Om du vill göra sidhuvudet större klickar du på den nedersta kantlinjen med musknappen, håller knappen i botten och drar linjen neråt. Fler rader läggs då till i sidhuvudet. Dra sidhuvudet så att den är ca 10 cm hög (10-15 rader). Om någon rad är större än andra kan du göra den mindre genom att klicka på radens nedre kantlinje, hålla in knappen och dra linjen uppåt. De rader som finns under följer efter.

I sidhuvudet kan du lägga till avsändarens och mottagarens uppgifter, dokumentnamn och datum.

1) Dokumentnamn
Klicka på den cell som är ungefär i mitten av den andra raden och skriv in dokumentets namn, t.ex. MEDDELANDE eller BESLUT.

2) Avsändarens uppgifter (avsändare = skola)

• Klicka på den andra radens andra cell och lägg till avsändarens namn, dvs. skolans namn. Du kan skriva in namnet direkt i cellen, men om mallen används av flera olika skolor i kommunen lönar det sig att hämta uppgifterna om skolans namn från fältet Skolans namn i registret Information om skolan.
• För att hämta informationen ska du klicka på fliken Data som finns på fönstrets högra kant. Om du klickar på det vita området under, öppnas ett fönster som heter "Cellens innehåll (data)".
• På hjälprutans vänstra kant finns en lista över alla fält i studeranderegistret i Primus. Här kan du välja studerandenas skola som oftast finns under grenen Skolgång. Gå igenom listan tills du hittar ett fält som heter Skola. Framför fältnamnet finns ett litet +-tecken.
• När du klickar på Skola öppnas nya fält som har att göra med skolan. Välj Skolans namn och tryck Ok.
• Hjälprutan stängs nu och på utskriftsmallen syns en röd cell där det står Skola->Skolans namn. När du printar ut kommer alltså skolans namn att stå i denna cell.

• Tryck sedan på cellen under för att lägga till information om skolans näradress. Klicka på det vita området under fliken Data. Välj sen Skola och Näradress och tryck Ok.

• Gör på samma sätt för att lägga till skolans postadress under näradressen.

3) Mottagarens uppgifter (mottagare = vårdnadshavare)

Det följande du kan lägga till är vårdnadshavarens namn och adress. I detta exempel läggs endast en vårdnadshavares namn och adress till, även om en studerande naturligtvis kan ha flera vårdnadshavare. Den vårdnadshavare som läggs till är den som finns på den första raden i studeranderegistret.

Lämna en tom rad mellan avsändarens och mottagarens uppgifter.

• Vårdnadshavarens uppgifter finns vanligtvis i grenen Vårdnadshavare. Leta efter fältet som heter Vårdh. efternamn och som har ett litet +-tecken framför sig.
• Om du klickar på +-tecknet får du fram olika uppgiftsalternativ för vårdnadshavaren. Välj Rad 1, dvs. vårdnadshavarens efternamn som finns på rad 1 i studeranderegistret.
• Om du vill lägga till vårdnadshavarens förnamn i samma cell ska du inte trycka på Ok utan istället på knappen &. Sök sen efter fältet Vårdh. förnamn som har ett +-tecken framför sig. Välj Rad 1 även för vårdnadshavarens förnamn. I rutan borde det nu stå:
  
  • Vårdh. efternamn[1]&Vårdh. förnamn[1]
• Tryck Ok. Gör sen på samma sätt i cellen under där du lägger till vårdnadshavarens näradress och postadress.

4) Dokumentets datering

• Klicka på den cell där du vill placera datumet.
• Tryck på det vita området som finns under fliken Data och sök efter Standarder som finns längst ner på fältlistan. Under Standarder finns Datum. Klicka på det och på Ok.

Dokumentets innehåll placeras mittemellan sidhuvudet och sidfoten.

• Tryck på knappen Vanlig som finns i fönstrets övre högra hörn. En vanlig tabell kan du använda då uppgifter om studerandes vitsord, frånvaro och val inte behöver framgå av dokumentet.
• När knappen är i botten kan du rita in hur stor tabell du behöver i rutan mellan sidhuvdet och sidfoten. För musmarkören till rutans övre vänstra hörn och tryck in musknappen. Håll in musknappen medan du drar musmarkören till det nedre högra hörnet. Du får då fram en rektangel med streckade linjer. Först kan du göra den ca 10 x 10 cm stor.
• När du släpper musknappen blir den streckade rektangeln till ett rutfält, en tabell. Du kan göra tabellen större/mindre och bredare/smalare genom att dra kantlinjerna på samma sätt som du gjorde med sidhuvudet.

1) Rubrik

• I tabellen ska du klicka på cellen i den andra kolumnen på den andra raden och skriva in en rubrik. De celler som består av text får en ljusgul bakgrundsfärg.

2) Texten i dokumentet

• Efter rubriken lämnar du en rad tom och klickar på följande cell. Skriv in dokumentets innehåll, dvs. texten i brevet. Du kan med fördel skriva in allt i en cell och när du vill göra nytt stycke hoppar du över en rad och fortsätter i cellen på raden under.
• Om den text som du har skrivit inte syns i tabellen kan du göra hela raden högre. Om du vill att mellanrummet mellan styckena ska vara mindre kan du också förminska cellen som finns mittemellan styckena. Om du vill att textens rubrik ska placeras aningen högre kan du förstora cellen som finns mellan rubriken och själva brödtexten.

3) Textens utformning
Texten utformas på samma sätt som i ett vanligt textbehandlingsprogram. Du kan använda tjock och kursiv stil och understreckning samtidigt som du även kan ändra font, fontstorlek och fontens färg. Om du ändrar utformningen av texten ändras all text som finns i den specifika cellen. Om du t.ex. vill kursivera ett visst ord bör du sätta ordet i en egen cell.

Du kan ändra rubriken genom att klicka på cellen där den finns och sen göra de inställningar du vill ha. Inställningsalternativen finns på fönstrets högra kant.

• I fältet Font kan du välja Times istället för Arial.
• Välj storlek 14 istället för 10 i fältet Storlek.
• Om du klickar på bokstaven B blir rubrikens stil tjock.
• Fontens färg väljer du genom att klicka på den färgade bilden. Välj sen den färg som du själv önskar.

På samma sätt kan du ändra brevets text. Klicka på den cell där texten börjar och gör de inställningar du vill ha.

Radbyte

• Texten fortsätter automatiskt ovanpå följande tomma cell (standard). Om hela raden är tom fortsätter texten alltid ändå till slutet av sidans (tabellens) högra kant.
• Texten printas ut enligt höjden på cellen. Om texten är lång ska du göra cellen högre eller kryssa i Vid behov flerradig.
• Om du vill ha radbyte (enligt cellens bredd) ska du kryssa i Radbyte
• Om cellens innehåll består av många olika uppgifter som är skriven i en längre, sammanhängande text kan du bestämma var i texten du vill ha radbyte. Standard är att så mycket text som möjligt printas ut på samma rad och ibland ryms studerandens namn och adress på samma rad, ibland inte. Genom att lägga till radbyte mellan efternamn och adress i sökfunktionen (knappen med en pil som svänger till vänster) får du uppgifterna i samma ordning för alla studerande.

Längst ner i fönstret finns sidfoten. Sidfotens uppgifter kan ändras om du klickar på fliken Sista sidan. Den består till att börja med av fyra rader, men du kan ändra antalet och storleken genom att dra den översta kantlinjen högre upp med musen.

1) Hälsning

• Skriv hälsningen rakt på dokumentet.

2) Underskrift

• Klicka på den cell där du vill placera underskriften.
• Om det är samma person som skriver under brevet för alla skolor, t.ex. skoldirektören, kan du skriva in namnet direkt på dokumentet. Om den som skriver under varierar mellan skolorna kan du hämta namnet från registret Information om skolan. I detta exempel är det rektorn som skriver under brevet.
• Om brevet ska skrivas under för hand är det möjligt att färdigt lägga till ett streck för underskriften. Ett streck gör du genom att klicka på de streckade linjerna som finns i Placering och kantlinjer på fönstrets högra kant. När du klickar på de streckade linjerna blir de hela linjer och samtidigt ändras också linjerna i den cell som du har aktiverat. Genom att dra ut cellen gör du linjen längre.
• Om underskriften inte ska skrivas för hand utan printas ut kan du hämta uppgifterna från fältet Rektor/skolans föreståndare som finns i registret Information om skolan. Kontrollera att fältet är framtaget och att rektorns namn har fyllts i. Namnet på skolans rektor printas ut om du väljer Skola->Rektor/skolans föreståndare under fliken Data.
• Om du vill kan du byta underskriftens font till en som liknar en handskriven underskrift och göra fontens färg blåsvart.
• Titeln på den som skriver under kommer från fältet Rektorns titel som finns i registret Information om skolan. Namnförtydligande kan du lägga till på samma sätt.
• Om personen som skriver under är en lärare (klassföreståndare, grupphandledare, klasslärare) kan du byta underskriftens data till:
  
  • Grupp/klass->Grupphandledare/klassföreståndare->Efternamn&Grupp/klass->Grupphandledare/klassföreståndare->Förnamn.
• Underskriften och namnförtydligandet kan du centrera genom att klicka i mitten av lådan Placering och kantlinjer. Ordet Placering kommer då att flyttas till mitten av lådan. Ordet visar var texten är placerad i en cell.

3) Läroanstaltens stämpel

För att markera var läroanstaltens stämpel ska placeras kan du skriva "stämpel" direkt på dokumentet.

En färdig utskrift kan du spara genom att välja Funktioner / Spara som. Ge utskriften ett beskrivande namn, t.ex. "Meddelande om den gemensamma ansökningstiden". Den sparade utskriften syns endast för de skolor som utskriften är gjord för.

Tips

• Det lönar sig inte att själv göra utskriftsmallarna från grunden. Om det redan finns en utskrift som liknar den du vill göra kan du göra ändringar i den och sen spara på ett annat namn.
• Innan du börjar göra utskriftsmallar kan du kontrollera i vår utskriftsbank om det redan finns motsvarande utskrifter. Från utskriftsbanken kan du ladda ner de utskrifter du vill ha i din egen Primus.
• Det är möjligt att lägga till bilder på utksrifterna, t.ex. kommunvapen eller skollogon.
• Det lönar sig att skriva in långa texter i hjälprutan. För att få fram den ska du först klicka på den cell där texten börjar och sedan trycka på F3.

Individuella pdf-utskrifter som bilaga i e-postmeddelanden

Primus utskrifter kan bifogas som bilagor i e-postmeddelanden, även då du skickar många meddelanden på en och samma gång. Det går t.ex. att bifoga periodbetyg, brev om nyckelkoder eller meddelande om inträdesförhör till studerande och/eller vårdnadshavare. Varje studerande/vårdnadshavare får en bilaga som innehåller den information som berör just dem.

• Utforma först en utskrift med Primus Utskriftseditor och kontrollera att utskriften visar det du vill.
• Klicka på Funktioner / Skriv ut. I hjälprutan som öppnas klickar du fram fliken Till e-post.
• Kryssa för alla de studerande som meddelandet gäller.
• När du skickar e-posten blir avsändaren den som är inloggad i Primus. Avsändarens e-postadress är samma som i Wilmas automatiska besked, dvs. den adress som finns i fältet SMTP avsändarens e-postadress i registret Information om skolan.
• I Mottagarfältet väljer du det fält där mottagarnas e-postadress har skrivits in. Om du vill skicka meddelandet till studerandena ska du välja E-postadress, om du vill skicka det till vårdnadshavarna ska du välja Vårdh. e-postadress.
• Rubrik och Meddelande är samma för alla mottagare och bör därför innehålla information som är riktad till alla. Sändknappen aktiveras först då du har skrivit in ett meddelande.
• Klicka på Sänd.