Ta ibruk beskedsfunktionen

• kryssa i Besked i användning
• gör inställningarna för e-postbeskeden och/eller textmeddelanden

Ta också fram följande fält:

• Textmeddelandeinställningar för omedelbara besked
• Ihopsamlade beskeds textmeddelandeinställningar
• Studerande får inte ändra sina omedelbara beskeds inställningar
• Vårdnadshavarna får inte ändra sina omedelbara beskeds inställningar
• Göm meddelandeinnehållet i Wilmas besked

Användarna kan själva ändra sina beskedsinställningar i Wilma. Det lönar sig ändå att i Primus ta fram de fält som hör ihop med beskedsinställningarna. Med hjälp av dem kan du också kontrollera, att studerandenas och vårdnadshavarnas e-postadresser och telefonnummer är i rätt format.

Användarnamn av ny typ

Inställningarna för användarnamnen av ny typ finns i Primus register Wilmas användarnamn. Inställningarna berör alla roller som användaren har.

Ta fram följande fält i registret Wilmas användarnamn:

• E-postadress
• E-postadress
• Avsändningssätt för omedelbara besked
• Innehållet i omedelbara besked
• Avsändningssätt för ihopsamlade besked
• Innehållet i ihopsamlade besked
• Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked

Användarnamn av gammal typ

Beskedsinställningarna för användarnamn av gammal typ görs i det register där användarens registerkort finns. Vårdnadshavarnas inställningar görs i Studerande-registret. Inställningarna är användarspecifika.

Ta fram följande fält i Studerande-, Lärar- och Personalregistret:

• E-postadress
• Mobiltelefon
• Avsändningssätt för omedelbara besked
• Innehållet i omedelbara besked
• Avsändningssätt för ihopsamlade besked
• Innehållet i ihopsamlade besked
• Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked

I Studerande-registret ska du också ta fram de fält som hör ihop med vårdnadshavarnas användarnamn:

• Tillstånd att kontakta (placera fältet i vårdnadshavartabellen)
• Vårdh. e-postadress
• Vårdh. mobiltelefon
• Avsändningssätt för omedelbara besked till vård.havare
• Innehållet i omedelbara besked till vård.havare
• Avsändningssätt för ihopsamlade besked till vård.havare
• Innehållet i ihopsamlade besked till vård.havare
• Avsändningstidpunkt för ihopsamlade besked till vård.havare

När man använder Wilma-användarnamn av ny typ, kan besked skickas till de kontaktuppgifter som finns i registret Wilmas användarnamn, dvs. adressen i fältet E-postadress eller telefonnumret i fältet Mobiltelefon.

Användare kan uppdatera sina kontaktuppgifter själv i Wilma på sidan Beskedsinställningar. Det är bra att instruera alla användare att kontrollera dessa kontaktuppgifter genast när man har skapat sig ett nytt användarnamn och när man har kopplat nya roller till sitt användarnamn.

• Om lärare och personalmedlemmar med Wilma-användarnamn av gammal typ ändrar sina kontaktuppgifter, uppdateras de även till Lärar- eller Personal-registret.
• Vårdnadshavare och andra användare med e-postadress som Wilma-användarnamn (av ny typ) har en länk på sidan Beskedsinställningar för att ändra sin e-postadress. Dessa personer har inget registerkort i Primus, utan uppgifterna har eventuellt antecknats i Studeranderegistrets vårdnadshavartabell. Ändringen av e-postadress uppdateras till vårdnadshavartabellen om det redan finns samma adress i tabellen som Wilma-användarnamnet har. Användarens Wilma-användarnamn ändras samtidigt till den nya e-postadressen.

Vårdnadshavare med begränsad rätt till information kan inte bearbeta sina beskedsinställningar själv.

Läroanstaltenkan färdigt ställa in studerandes, lärares, personalens eller vårdnadshavares beskedinställningar, men det går också att låta användarna själva göra inställningarna i Wilma. Om inga meddelandeinställningar har valts för användarna kommer inte Wilmas meddelanden fram, även om funktionen har tagits i bruk i registret Information om skolan .

För att vårdnadshavarna ska kunna ta emot Wilmas besked till e-posten eller som textmeddelanden ska Studerande-registrets fält Tillstånd att kontakta vara ikryssat. Fältet finns i vårdnadshavartabellen.

Fältet gäller ändå endast Wilma-användarnamn av gammal typ. Om vårdnadshavare har användarnamn av ny typ, har fältet inställning ingen betydelse och det behöver inte ikryssas för vårdnadshavare.

I registret Information om skolan finns fältet Textmeddelandeinställningar för omedelbara besked och där ska du kryssa i vilka persongrupper som får välja att ta emot besked som textmeddelande (1 textmeddelande per händelse i Wilma). På så sätt kan man påverka mängden textmeddelandes som sänds och också kostnader av dessa. Det går att ställa in textmeddelandebeskeden så att de skickas endast till vissa användare, t ex lärare.

Om studerande och vårdnadshavare INTE kryssas i ser de endast texten "Sänd besked: Per epost" och de kan inte välja textmeddelande. De kan däremot ändå välja hurdana händelser det ska skickas besked om till e-posten.

Med fältet Studerande får inte ändra sina omedelbara beskeds inställningar och Vårdnadshavarna får inte ändra sina omedelbara beskeds inställningar går det att förhindra att studerandena/vårdnadshavarna själva kan välja textmeddelandebesked OCH att välja vilka händelser de ska få besked om per e-post. De här fälten är starkare än fältet Textmeddelandeinställningar för omedelbara besked, vilket innebär att kryss i de ovannämnda fälten hindrar studerandena/vårdnadshavarna från att ändra inställningarna för omedelbara besked och de måste således använda de inställningar som skolan har bestämt.

• Mera om hur omedelbara besked fungerar tas upp i en separat instruktion.

För Ihopsamlade beskeds textmeddelandeinställningar i registret Information om skolan ska du kryssa i de persongrupper som får beställa på ihopsamlade besked som textmeddelande (max två meddelanden per dag). Ett ihopsamlat besked är högst två meddelanden långt och innehåller antingen en hel dags eller en hel veckas besked. Omfattningen beror på vad användaren själv har bestämt.

Om du inte kryssar i studerande/vårdnadshavare kan de ändå välja vad de vill få ihopsamlade besked om, men de kan inte välja i vilket format de ska skickas. Beskeden kommer då alltid som e-post (inte som textmeddelande).

Vi rekommenderar att man använder textmeddelanden endast för omedelbara besked, och ihopsamlade besked skickas alltid som e-post. Ett ihopsamlat besked är vanligtvis långt, och kan innehålla tiotals olika händelser.

• Kryssa i fältet Sänd besked om ny anteckning som finns i registret Klassificering av lektionsanteckningar för de anteckningar som studerandena/vårdnadshavarna ska få besked om. Oftast har klassificeringar som "bör utredas" och "försenad" detta fält ikryssat.
• Kryssa i fältet Sänd besked om ny anteckning i registret Lärarens övriga anteckningar för de klassificeringar som du vill att studerandena/vårdnadshavarna ska få besked om, t.ex. "aktivt deltagande" eller "ogjorda läxor".

När Wilma-användaren får ett omedelbart e-postbesked om ett nytt Wilma-meddelande, innehåller beskedet endast meddelandets rubrik och uppgiften om att det har kommit ett nytt meddelande som man kan läsa i Wilma. Vid behov kan man gömma också meddelandents rubrik. Om du vill utelämna innehållet och rubriken ska du kryssa i Göm meddelandeinnehållet i Wilmas besked som finns i Information om skolan.

Omedelbara besked om lektionsanteckningar innehåller uppgifter om klassificering, datum, klockslag och vilken lärare som har lagt till anteckningen. Om t.ex. specialläraren lägger till en lektionsanteckning för en finskalektion syns speciallärarens namn i själva anteckningen. Obs! För att det ska skickas omedelbara besked om en vissa lektionsanteckning, måste man i registret Klassificering av lektionsanteckningar kryssa i fältet Sänd besked om ny anteckning för den ifrågavarande klassificenringen. Med hjälp av detta fält kan bestämma om hurdana lektionsanteckningar ska det skickas besked.

Om man vill skicka textmeddelanden endast till vissa studeranden/vårdnadshavare, lönar det sig att göra inställningarna färdigt användarspecifikt. Det användarspecifika inställningarna ifylls i registret Wilmas användarnamn när det gäller Wilma-användarnamn av ny typ och i Studerande-registret när det gäller Wilma-användarnamn av gammal typ. Vårdnadshavare och studeranden kan fortfarande i Wilma välja vilka ämnen de vill ha besked om, trots att man har gjort användarspecifika inställningar.

Kontrollera först att man i registret Information om skolan inte har kryssat för "Vårdnadshavare" och "Studerande" i fältet Textmeddelandeinställningar för omedelbara besked. På så sätt kan vårdnadshavare och studeranden inte själva ändra på inställningarna. Anteckna sedan de användarspecifika inställningarna på följande sätt: 

Användarnamn av ny typ

• Öppna registret Wilmas användarnamn .
• Hämta fram de vårdnadshavare som ska få besked per textmeddelande. Under Avsändningssätt för omedelbara besked kryssar du i "Textmeddelande" (eller "Textmeddelande" och "E-post").
• Hämta sedan fram de vårdnadshavare som ska få besked endast per e-post. Kryssa i "E-post" under Avsändningssätt för omedelbara besked för dessa.

Användarnamn av gammal typ

• Öppna Studerande-registret..
• Hämta fram de elever vars vårdnadshavare ska få besked per textmeddelande. I fältet Avsändningssätt för omedelbara besked till vård.havare kryssar du i "Textmeddelande" (eller "Textmeddelande" och "E-post") för dem.
• Hämta sedan fram de elever vars vårdnadshavare ska få besked endast per e-post. Kryssa i "E-post" i Avsändningssätt för omedelbara besked till vård.havare för dessa.

Obs! Om skolan har förhindrat vårdnadshavarna/studerandena från att göra ändringar i inställningarna, dvs. Vårdnadshavarna får inte ändra sina omedelbara beskeds inställningar och Studerande får inte ändra sina omedelbara beskedens inställningar är ikryssat i Information om skolan, kommer programmet att kontrollera inställningarna för omedelbara besked i StuderandeBarn-registret för alla vårdnadshavares del oberoende om vårdnadshavarens användarnamn är av gammal eller ny typ.

De beskedsinställningar som hör ihop med vårdnadshavarrollen beaktas på följande sätt:

• Får vårdnadshavaren ändra inställningarna? Programmet kontrollerar inställningarna på registerkortet för den skolasom eleven går i.
• Besked till e-posten eller som textmeddelande? Programmet kontrollerar inställningarna på elevens registerkort eller i registret Wilmas användarnamn.
• Beskedets innehåll? Programmet kontrollerar inställningarna på elevens registerkort eller i registret Wilmas användarnamn.
• Obs! Om skolan har förhindrat vårdnadshavarna från att göra ändringar i inställningarna, dvs. Vårdnadshavarna får inte ändra sina omedelbara beskeds inställningar är ikryssat i Information om skolan, kommer programmet att kontrollera inställningarna för omedelbara besked i Studerande-registret för alla vårdnadshavares del.

Exempel: En vårdnadshavare har barn i kommunens lågstadium, högstadium och gymnasium. Vårdnadshavaren har förenat alla barn under ett enda användarnamn.

• På registerkortet för barnet i lågstadiet är inställningarna sådana att omedelbara besked skickas endast till e-posten och endast om lektionsanteckningar. Lågstadiet har förhindrat vårdnadshavarna från att ändra inställningarna själva.
• På registerkortet för barnet i högstadiet är inställningarna sådana att omedelbara besked skickas endast som textmeddelande och endast om den interna posten. Högstadiet har förhindrat vårdnadshavarna från att ändra inställningarna själva.
• På registerkortet för barnet i gymnasiet är inga inställningar gjorda. Gymnasiet tillåter vårdnadshavarna att själva välja inställningarna för omedelbara besked och tillåter även att de väljer besked som textmeddelande.

Då vårdnadshavaren öppnar sidan Beskedsinställningar i Wilma ser det ut som att han/hon kan ändra alla inställningar för omedelbara besked. Ändringen gäller dock endast för de besked som berör gymnasieeleven eftersom lågstadiet och högstadiet har definierat att vårdnadshavarna inte kan ändra inställningarna. De besked som berör lågstadieeleven kommer alltid till e-posten och de som berör högstadieeleven kommer alltid som textmeddelande.

På Wilmas första sida finns lådan Meddelanden som ger en sammanfattning av de händelser som har anknytning till användaren. Dessa meddelanden kan man inte välja eller ta ur bruk.

Meddelanden för lärare och övrig personal

• Öppna ansökningar med anknytning till lärarens egna studeranden, t.ex. frånvaroansökningar. Personal, rektorn och andra användare med mer omfattande rättigheter ser en lista över alla öppna ansökningar.
• Tentanmälningar. Tills vidare obekräftade tenter som har användaren som ansvarig lärare.
• Erkännanden av kunnande. Ansökningar om erkännanden av kunnande som kommer från lärarens egna studeranden. Personal, rektorn och och andra användare med mer omfattande rättigheter ser en lista över alla ansökningar.

Meddelanden för vårdnadshavare och studerande

• Studerandens öppna ansökningar
• Studerandens nya provvitsord