Lukioiden lukuvuosikello

Valmis lukuvuosikello voi toimia koulusihteereiden ja rehtoreiden lukuvuoden tarkistuslistana. Laajennetussa muodossa se voi olla käyttäjien ohjekirja, joka tukee ohjelmien hyödyntämistä tietopankkeina erilaisissa hallinnollisissa tehtävissä.

Lukuvuosikellorungossa on pyritty ottamaan huomioon lukiomaailman yleisimmät lukuvuodesta toiseen toistuvat tehtävät. Kuntakohtaisia eroja on paljon, joten ennen käyttöönottoa asiakkaan täytyy käydä lukuvuosikellorunko läpi ja poistaa niitä kohtia, joita oma kunta ei tarvitse, sekä lisätä mahdolliset puuttuvat kohdat. Lukuvuosikellorungossa on ehdotuksia tehtävien suorittamisesta.

Lukuvuosikellossa tehtävät on jaettu kuukausitasolla (elo-heinäkuu) ohjelmakohtaisiin alaosioihin. Lisäksi se sisältää sellaisia koulujen yleisimmin tarvitsemia osioita, jotka eivät kuulu mihinkään tiettyyn vuodenaikaan, kuten tiedonhakutoiminnot Primuksessa. Jokainen ohjeistus on asiakirjassa vain kerran, ja niihin viitataan eri kohdista.

Lukuvuosikellorunko on suunniteltu sen mukaan, että lukuvuodessa on viisi jaksoa (viisi koeviikkoa). Mikäli jaksotus on jokin muu, lukuvuosikello täytyy päivittää vastaamaan sitä.

Ennen käyttöönottoa pääkäyttäjä tai muu henkilö, jolla on kokonaisnäkemys kunnan koulutoimen prosesseista, muokkaa ja päivittää lukuvuosikellon "oman kunnan näköiseksi". Lukuvuosikellon käyttöönoton myötä sen päivittämisestä tulee osa kunnan kouluhallinto-ohjelman ylläpitoa. Lukuvuosikelloa on päivitettävä, kun kunnan ohjelmankäyttötapoja muutetaan ja kehitetään, ohjelmia päivitetään, uusia toimintoja otetaan käyttöön jne.

Lukuvuosikellon on oltava helppo päivittää. Siksi siinä ei ole kuvia, jotka helposti vanhentuvat esimerkiksi ohjelmapäivitysten yhteydessä.

Päivityksen jälkeen kannattaa aina merkitä muokatun osion otsikon perään muokkauspäivämäärä ja päivittää sen jälkeen sisällysluettelo. Tällä tavalla näkee heti sisällysluettelosta, mitä osioita on muokattu ja milloin.

Myös Visma merkitsee lukuvuosikellorunkoon samalla tavalla päivityksen päivämäärän, kun osioita päivitetään. Päivitetyt osiot tunnistaa otsikoiden perässä olevasta uudesta päivämäärästä.

Leipätekstien osat ja fonttityylien merkitykset

• Linkit Visman kotisivujen ohjeisiin: Tarkoitettu lähinnä lukuvuosikellon muokkaajan (pääkäyttäjän) tueksi. Ne voi myös jättää lopulliseen asiakirjaan, mutta on hyvä ottaa huomioon, että linkkikokoelma ei välttämättä palvele loppukäyttäjiä halutulla tavalla.
• Hakasulkeissa oleva vihreä kursiivi: Ehdotus kyseisen tehtävän suoritustavasta ohjelman informaatiohallinnollista puolta ajatellen. Tekstit on tarkoitettu lukuvuosikellon muokkaajan tueksi. Ennen lopullisen lukuvuosikellon jakamista käyttäjille kaikki vihreät ehdotustekstit on tarkoitus poistaa.
• Viittaukset lukuvuosikellon muihin osioihin (liilanvärinen fontti): Lukuvuosikelloa päivitettäessä otsikkonumerointi elää, joten viittaukset eivät sisällä otsikkonumeroita.
• Ohjeteksti (musta fonttiväri): Ehdotus tarkennetusta ohjetekstistä. Lukuvuosikellon muokkaaja voi
  
  • poistaa ohjetekstit asiakirjasta, jos lukuvuosikellon on tarkoitus toimia pelkästään lukuvuoden tarkistuslistana
  • jättää ohjetekstit lopulliseen asiakirjaan ja täydentää muihinkin osioihin ohjeita, jos lukuvuosikellon on tarkoitus olla prosessikuvaus ja toimia käyttäjien ohjekirjana.

• Lukuvuosikellorunkoon on lisätty vesileima, jonka kunta poistaa ennen julkaisemista.
• Lukuvuosikellorungon sivulla 2 on muokkausohjeistus, jonka kunta poistaa ennen julkaisemista.
• Pääkäyttäjä voi päivittää omat yhteystietonsa niille varattuun tilaan asiakirjan kansisivulla.
• Suositus on, että lopullinen lukuvuosikello julkaistaan käyttäjille PDF-muotoisena tai salasanalla lukittuna lukutilaan. DOCX-muotoisena julkaistu asiakirja lukitsemattomana olisi kaikkien muokattavissa, mikä johtaisi helposti siihen, että asiakirjasta olisi useampia toisistaan poikkeavia versioita.
• Suosittelemme, että lukuvuosikellon uusin versio julkaistaan aina samaan osoitteeseen, esimerkiksi web-kansioon. Näin käyttäjät löytävät helposti aina ajan tasalla olevan ohjeistuksen samasta osoitteesta, jonka he voivat myös tallentaa internetselaimensa suosikkeihin tai pikakuvakkeena työpöydälle.