Päivitetty viimeksi: 10.3.2020
Visma InSchool -ohjelmia kannattaa hyödyntää koulutoimen hallinnollisissa tehtävissä. Esimerkiksi oppilasmäärät, opetusjärjestelyt, tukitietojen tilastot, kotikuntatiedot, opettajien tuntimäärät, virat ja palkat, koulunkäynninohjaajien toimet ja työmäärät ovat tyypillisesti sellaisia tietoja, joita koulutoimen hallinto tarvitsee ja joiden hankkiminen monesti on työlästä ja aikaa vievää.
Yksi multiPrimuksen tuoma hyöty on juuri se, että esimerkiksi nämä tiedot ovat kunnan kaikkien koulujen osalta tallennettuina samaan ohjelmaan, josta koulutoimen hallinnollisissa tehtävissä toimivat henkilöt voivat ne hakea samanmuotoisina ja reaaliaikaisina milloin tahansa. Näin koulutoimen suunnittelu-, seuranta- ja päätöksentekotyö helpottuu ja tehostuu.
Ohjelmiimme sisältyy myös toimintoja, joita koulutoimen hallinto voi hyödyntää esimerkiksi koulukuljetusten suunnittelussa, lukuvuosisuunnitelmissa, kouluun ilmoittautumisessa, päätöksenteossa ja koulunkäynnin tuen seurannassa.
Peruskoulujen koulusihteereiden ja rehtoreiden lukuvuosikello
Ohjelmien käytön suunnittelu ja koordinointi luovat edellytykset yhtenäisiin toimintatapoihin ja sitä kautta ajan tasalla olevan ja luotettavan tiedon hakemiseen ohjelmista.
Tukena toimintatapojen yhtenäistämiseen tarjoamaamme Primus-Kurre-Wilma-lukuvuosikelloa. Se ei sovellu käyttöön sellaisenaan, vaan ennen käyttöönottoa pääkäyttäjän, tai muun henkilön jolla on kokonaisnäkemys kunnan koulutoimen prosesseista, täytyy muokata se vastaamaan oman kunnan toimintatapoja ja tarpeita.
Muokkaamisen jälkeen pääkäyttäjä julkaisee lukuvuosikellon koulujen käyttöön. Käytännössä lukuvuosikello on koulusihteereiden ja rehtoreiden kouluhallinto-ohjelman tehtävien tarkistuslista. Siitä voi tehdä myös kunnan yhteisen ohjekirjan/prosessikuvauksen niin uusille kuin nykyisillekin tehtävien hoitajille.
Pääkäyttäjän rooli
Ohjelmien tehokas hyödyntäminen luotettavina tietopankkeina edellyttää ohjelmien käytön suunnittelua ja koordinointia niin, että ohjelmissa on aina oikea tieto oikeassa paikassa ja oikeaan aikaan. Pääkäyttäjällä on tässä tärkeä rooli. Pääkäyttäjätyöhön voi perinteisten ylläpito- ja ohjeistustehtävien lisäksi kuulua ohjelmien informaatiohallintoon ja -suunnitteluun liittyviä tehtäviä.
Tulosteet raporttityökaluina
Koulutoimen hallinnon ja koulujen tiedontarpeita varten voi luoda erilaisia raporttitulosteita, joilla ohjelman käyttäjät pystyvät nopeasti hakemaan ohjelmaan tallennettuja tietoja, kuten eri kategorioihin jaettuja oppilasmääriä, opettaja- ja henkilökuntatietoja. Tulostepankissa, koulutoimisto-osiossa, on valmiita tulostepohjia, joista kunta voi muokata tarvitsemansa raporttitulosteet. Myös Järjestäjä- ja oppilaitostason oppilaat ja opiskelijat -tilaston tulosteet sisältävät paljon koulutoimen hallinnon tarvitsemia tietoja.
Hakutoiminnot
Ohjelmien hyödyntämiseen tietopankkeina liittyy vahvasti hakutoimintojen hallitseminen.
