Valmistuneiden käsittely

• Ota Primuksen tulostearkistoon kaikkien valmistuvien päättötodistukset.
• Voit arkistoida myös muut tärkeät tulosteet, joita opiskelija, tai oppilaitos voi tarvita myöhemmin.
• Ennen todistusten jakoa päättötodistuksista otetaan kopiot (paperille), ja kopiot tallennetaan arkistoon organisaation arkistointiohjeiden mukaisesti.
• Jos paperiversiot jäivät kopioimatta, voi tulostaa päättötodistuksista paperiversiot tulostearkiston kautta. Nämäkin allekirjoitetaan ja leimataan.

Tee kaikki kunnan ja lukion omat tilastot valmiiksi ennen mitään muutoksia. Tilastot voi tehdä myöhemminkin, mutta hakujen ja jakaumien teko on yksinkertaisempaa, kun arkistoituja opiskelijoita ei tarvitse huomioida.

Huolehdi, että opiskelijan Koski-tiedot on siirretty Koskeen ja ovat ajantasalla.

Täytä päättötodistuksen saaneille seuraavat kentät:

• Lukion päättötodistus
• Valmistumispäivä
• Ylioppilastutkintotodistus
• Opiskelijalaji-kenttään vaihdetaan esim. "Arkistoitu opiskelija" tai "Valmistunut".

• Arv. valmistumispäivä kenttään täytetään sama tieto kuin tulevan lukuvuoden abiturienteilla on.
• Ryhmä/Luokka -kenttään vaihdetaan se ohjausryhmä, jonka mukana opiskelija jatkaa seuraavana lukuvuonna. Toinen vaihtoehto on säilyttää ohjausryhmät niin kauan, kuin yksikin opiskelija on aktiivisena.

• Opiskeluvuoden mukaan nimetyt ohjausryhmät (IIIA): Muuta kaikkien päättöluokkien Nimi muotoon "IIIA/2019". Ilman nimenmuutosta arkistossa on vuosien saatossa kymmeniä samannimisiä ryhmiä, mikä hankaloittaa hakujen tekemistä.
• Aloitusvuoden mukaan nimetyt ohjausryhmät (2019A): Nimeä ei tarvitse muuttaa.
• Täytä näille luokille Päättymispäivä.
• Jos ohjausryhmät säilytetään niin kauan, kuin yksikin opiskelija on valmistumatta, vaihda tarvittaessa Ryhmänohjaaja/Luokanvalvoja -kenttään se ohjaaja, joka vastaa opiskelijoista tulevana lukuvuonna. Arkistoi ryhmä vasta, kun kaikki ovat valmistuneet/eronneet.

• Tunnuksille ei tarvitse välttämättä tehdä mitään. Kun opiskelijakortti arkistoidaan, ei tunnuksella pääse enää kirjautumaan Wilmaan.
• Jos tunnukset arkistoidaan vasta myöhemmin kesällä ja pääsy Wilmaan halutaan estää jo aiemmin, täytetään Opiskelijat-rekisteriin kirjatuille opiskelijatunnuksille (ns. vanhantyyppiset tunnukset) kenttä Käyttäjätunnuksen voimassaolo päättyy.
• Sähköpostiosoitteeseen perustuville Wilma-tunnuksille ei tarvitse antaa päättymispäivää. Kun opiskelijan rekisterikortti arkistoidaan, ei Wilmassa näy enää mitään lukio-opintoihin liittyviä asioita. Tunnus itsessään säilyy voimassa, sillä siihen voi liittyä muita, yhä voimassa olevia rooleja.
• Ilmoita opiskelijoille ja huoltajille, miten Wilma-tunnusten kanssa toimitaan. Anna käyttäjille muutama viikko aikaa poimia Wilmasta talteen itselleen tärkeät tiedot ennen tunnusten päättämistä.

Kun kaikki yllä mainittu on tehty, voit arkistoida opiskelijoiden ja valmistuneiden ohjausryhmien rekisterikortit.

• Opiskelijakortit arkistoidaan maalaamalla kaikki päättöluokkalaisten rekisterikortit ja rastimalla näille kenttä Arkistoitu.
• Valmistuneiden ohjausryhmät arkistoidaan Luokat-rekisterissä maalaamalla kyseiset ryhmät ja rastimalla näille kenttä Arkistoitu.

Jatkavia opiskelijoita varten päivitä Koulun tiedot -rekisterissä seuraavan lukuvuoden tiedot:

• Päivitä Koulun tiedot -rekisterin Lukuvuosi-kenttä (muodossa 20xx-20xx) sekä päivämäärätiedot: Lukuvuosi alkaa, Lukuvuosi päättyy, sekä halutessasi myös Syyslukukausi päättyy, Kevätlukukausi alkaa.
• Vaihda päivämäärät monijaksoisissa kouluissa myös kenttiin Jaksot alkavat ja Jaksot päättyvät.
• Täytä seuraavaa lukuvuotta koskevat ajat: Seuraavan lukuvuoden alkamispäivä, Seuraava lukuvuosi alkaa klo.
• Huom. Tiedot päivitetään aina vanhojen tietojen päälle, ei siis tehdä uutta rekisterikorttia.
• Jos opiskelijat saavat ilmoittautua läsnäoleviksi Wilman kautta, päivitä läsnäoloilmoittautumisten päiväykset: Läsnäoloilmoittautumisen alkamispäivä, lukuvuosi/Läsnäoloilmoittautumisen päättymispäivä, lukuvuosi.
• Tarkista, että ylioppilaskirjoituksia koskevat hintatiedot ovat ajan tasalla ja päivitä kirjoitusten suoritusaika: YTL koemaksu, (YTL perusmaksu,) YO-kirjoitusten suoritusaika. Huom. Yo-kokeiden perusmaksu poistuu syksystä 2022 alkaen.