Wilma-tunnusten hallinnointi

Wilma-tunnuksetAvainkooditRajoitettu tiedonsaantioikeus

Päivitetty viimeksi: 2.5.2022

Tässä ohjeessa on kerrottu valmistelut, joita Wilma-tunnusten luomiseksi täytyy tehdä. Lisäksi ohjeessa on yleistä tietoa Wilma-tunnuksiin liittyen. Wilma-tunnus tai avainkoodi tehdään kaikille niille henkilöille, joiden tulee päästä kirjautumaan Wilmaan.

Jotta Wilmaa voisi käyttää, jokaiselle Wilma-käyttäjälle tarvitaan avainkoodi, jolla käyttäjä luo itselleen Wilma-tunnuksen. Jos koululla on käytössä Suomi.fi-valtuudet-palvelu, voi huoltaja tehdä huoltajatunnuksen ilman avainkoodia. Tämä ohje on tehty siitä näkökulmasta, että Suomi.fi-valtuudet-palvelua ei ole käytössä.

Aiemmin koulut ovat luoneet Wilma-tunnuksia (nk. vanhantyyppiset tunnukset) suoraan Primukseen ja antaneet tunnuksen käyttäjälle, mutta tätä toimintatapaa ei nykyään enää saa käyttää huoltajien osalta. Jos vanhantyyppisiä tunnuksia on aiemmin käytetty huoltajilla, voi alla olevan "Wilma-tunnusten luonnin valmistelut" -kohdan ohjeita seuraamalla ottaa niiden tilalle käyttöön uudentyyppiset tunnukset. Valmisteluiden teon jälkeen huoltajien tulee itse muuttaa vanhantyyppiset tunnuksensa uudentyyppisiksi (ks. huoltajien ohje).

ClosedKatso video Wilma-tunnusten hallinnoinnista

Opiskelijat-rekisteri

Ota esiin kentät:

  • Huoltajien Wilma-tunnukset (vain lukuoikeus)
  • Rajoitettu tiedonsaantioikeus (muokattavaksi)
  • Wilman avainkoodit huoltajille (muokattavaksi)
  • Huoltajien yhteinen Wilma-tunnus vanhenee (vain lukuoikeus)
  • Wilman avainkoodi opiskelijalle (muokattavaksi)
  • Wilman käyttäjätunnukset (vain lukuoikeus)

Ota huoltajia koskevat kentät esiin samalle sivulle muiden huoltajatietojen kanssa. Anna kenttäeditorin luku- ja muokkausoikeuksissa koulukohtaisille käyttäjille muokkausoikeus vain "muokattavaksi"-merkittyihin kenttiin. Muut ovat luonteeltaan informatiivisia, niitä ei täytetä Primuksessa.

Opettajat- ja Henkilökunta-rekisterit

Ota esiin kentät:

  • Wilman avainkoodi (muokattavaksi)
  • Wilman käyttäjätunnukset (vain lukuoikeus)
  • Uudentyyppinen Wilma-tunnus käytössä (vain lukuoikeus)

Anna muille käyttäjille muokkausoikeus vain ensimmäiseen, muut ovat luonteeltaan informatiivisia, niitä ei täytetä Primuksessa.

Wilman käyttäjätunnukset -rekisteri

Uudentyyppiset tunnukset muodostuvat Wilman käyttäjätunnukset -rekisteriin, joka löytyy Primuksen Ylläpidon rekisterit -osiosta. Tunnuksia voi tarkastella ja muokata tässä rekisterissä.

Ota rekisterissä esiin (vaikka kaikki) kentät, mutta anna muokkausoikeus vain pääkäyttäjille. Koulukohtaisille käyttäjille riittää lukuoikeus tietoihin.

Sähköpostiasetukset

Tunnusten teko ja yhdistäminen vaatii, että Wilman sähköpostien lähetys toimii. Kirjautuneiden käyttäjien osalta sähköpostiasetukset katsotaan käyttäjän oman koulun rekisterikortilta. Kirjautumattomien käyttäjien osalta asetukset katsotaan ns. oletuskoulun kortilta, joka on yleensä Koulun tiedot -rekisterin kortti nro 1. Tarkista siis, että sähköpostiasetukset on täytetty sekä Wilmaa käyttäville kouluille että oletuskoululle.

Avainkoodien luonti

Perusperiaatteet avainkoodien käytössä

  • Kun huoltaja on tehnyt avainkoodilla itselleen tunnuksen Wilmaan, katoaa käytetty avainkoodi Primuksen Opiskelijat-rekisterin kentästä Wilman avainkoodit huoltajille.
  • Avainkoodi ei vanhene koskaan. Ei ole tarpeen milloinkaan tehdä uutta avainkoodia, vaan kerran luotu avainkoodi on voimassa niin kauan kunnes se on käytetty.
  • Wilman sähköpostiin tunnuksen tekoa varten lähettämä varmistuslinkki on voimassa kaksi päivää. Jos linkki on ehtinyt mennä vanhaksi, voi aina tilata uuden linkin Wilman connect-sivulta antamalla sähköpostiosoitteensa.
  • Vinkki! Klikkaa Opiskelijat-rekisterissä huoltajan tunnusta hiiren 2. painikkeella ja valitse Hae samat, jolloin Primus tuo esiin kaikki ne lapset, jotka kyseiseen tunnukseen on yhdistetty.
  • Jos Opiskelijat-rekisterissä on täytetty kentät Huoltajan käyttäjätunnus ja Huoltajan salasana, lähtökohtaisesti ko. kortilla huoltajille ei tehdä avainkoodeja, sillä he saavat tehtyä itselleen henkilökohtaiset Wilma-tunnukset ilman avainkoodiakin. Avainkoodi annetaan vain sellaisille huoltajille, joilla ei ole ennestään mitään Wilma-tunnusta ko. oppilaan rekisterikortilla, eli niille jotka eivät ole käyttäneet yhteistä tunnusta missään vaiheessa. Poikkeustapaus on, jos yhteinen Huoltajan käyttäjätunnus -kentän tunnus on ollut vain toisen huoltajan tiedossa ja käytössä. Silloin toiselle huoltajalle (joka ei ole käyttänyt tätä tunnusta) annetaan avainkoodi.

Huoltajan Wilmassa näkemiä asioita voi rajata Opiskelijat-rekisterin Rajoitettu tiedonsaantioikeus -kentän avulla. Kenttä on sidoksissa Huoltajien Wilma-tunnukset -kentän kanssa, minkä vuoksi kentät kannattaa sijoittaa Opiskelijat-rekisterissä vierekkäin. Näin on helpompi tarkastella, onko käyttäjätunnukselle määritelty rajoitettu tiedonsaantioikeus.

Rasti kenttä tai poista rasti tilanteen mukaan sen rivin kohdalta, jossa on ko. henkilön Wilma-tunnus. Jos kenttä on rastittu, ei huoltaja näe niitä asioita Wilmassa, joita Huoltajan käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään valitun käyttäjäryhmän oikeuksien mukaan pitäisi nähdä. Nämä käyttäjäryhmäoikeudet koskevat vain huoltajia, joilla ei ole rajoitettua tiedonsaantioikeutta.

Jos huoltaja menettää huoltajuuden, ei hänellä voi olla Wilma-tunnusta edes rajoitetulla tiedonsaantioikeudella. Huoltajuuden ratkaisee oikeuden päätös ja se on aina tapauskohtainen.

Rajoitetun tiedonsaantioikeuden vaikutukset

Kun huoltajan Wilma-tunnukselle on rastittuna Rajoitettu tiedonsaantioikeus -kenttä, huoltaja näkee Wilmassa:

  • Oppilaan luokan (esim. 8A) ja luokanopettajan/luokanvalvojan nimen
  • Suoritukset
  • Kokeet
  • Tuntimerkinnät
  • Tulosteet
  • Kuluvan jakson ryhmät (ryhmien kokeet, kotitehtävät ja tuntipäiväkirjan)
  • Tiedotteet

On hyvä varmistaa, tuleeko mahdollisten tulosteiden kautta huoltajalle sellaista tietoa näkyviin, jota hän ei saisi nähdä. Huoltajille Wilmassa näkyvät tulosteet määritellään Primuksen Koulun tiedot -rekisterin Huoltajan tulosteet -kentässä.

Huoltaja ei näe Wilmassa:

  • Viestejä (ei voi lähettää eikä vastaanottaa)
  • Työjärjestystä
  • Tuki-sivua
  • Hakemuksia ja päätöksiä
  • Kyselyitä
  • Opetussuunnitelmaa
  • Opettajia, henkilökuntaa tai huoneita
  • Vuosisuunnittelua
  • Lomakkeita

Huoltaja ei voi myöskään merkitä kokeita nähdyksi tai ilmoittaa poissaoloista etukäteen.

Käyttäjät voivat tehdä suurimman osan muutoksista itse Wilmassa. He voivat mm.

  • muuttaa sähköpostiosoitteensa (uudentyyppiset tunnukset). Huomaa, että tällöin myös Wilman käyttäjätunnus vaihtuu, kun sähköpostiosoite muuttuu.
  • päivittää uuden nimensä (uudentyyppiset tunnukset)
  • vaihtaa salasanansa
  • muokata ilmoitusasetuksiaan (miten, milloin ja mistä aiheista haluavat saada ilmoituksia sähköpostiin)
  • Wilma-tunnuksista on oma ohjeensa eri käyttäjille:

Koulu voi tarvittaessa tehdä uudentyyppisiä tunnuksia koskevia muutoksia Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Vanhoja tunnuksia koskevat muutokset tehdään tunnuksen tyypin mukaan opiskelija-, opettaja- tai henkilökuntarekisterissä.

Wilma-tunnukseen liittyvät ilmoitusasetukset tuntimerkinnöistä tai viesteistä tallentuvat eri paikkoihin riippuen siitä, onko huoltajilla yhteinen vai henkilökohtainen Wilma-tunnus.

  • Kunkin käyttäjän uudentyyppisen Wilma-tunnuksen ilmoitusasetukset näkyvät Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä. Vinkki! Klikkaamalla Opiskelijat-rekisterissä huoltajan tunnusta hiiren 2. painikkeella ja valitsemalla Avaa rekisteri voi avata ko. tunnuksen Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä ja tarkastella esim. ilmoitusasetuksia.
  • Yhteisiä (vanhantyyppisiä) tunnuksia koskevat ilmoitusasetukset näkyvät Opiskelijat-rekisterissä.

Normaalisti tunnuksia ei tarvitse erikseen poistaa, sillä tunnuksen voimassaolo lakkaa, kun tunnukseen liittyvä rekisterikortti arkistoidaan.

Jos tunnukseen liittyy useampia rooleja, tunnus toimii viimeisenkin roolin arkistoinnin jälkeen, mutta Wilmassa näkyy vain tyhjä sivu. Jos esim. opettajalla on kaksi lasta, poistuvat huoltajaroolit sitä mukaa, kun lapset lähtevät koulusta tai täyttävät 18 vuotta. Opettajarooli poistuu, kun henkilön opettajakortti arkistoidaan.

Wilma-tunnus voidaan poistaa mahdollisten väärinkäyttötilanteiden kohdalla poistamalla kyseinen rekisterikortti Wilman käyttäjätunnukset -rekisteristä.

Tunnukset Primuksen Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä

Wilman käyttäjätunnukset -rekisterissä jokainen tunnus on yksi rekisterikortti. Tunnukseen liittyvät roolit eivät ole suoraan näkyvissä, mutta rooleja voi etsiä haun avulla tai ruudulle voi lisätä infokenttiä, joista roolit käyvät ilmi.

Esimerkkihakuja:

  • Tunnukset, joihin liittyy huoltajarooleja: Tunnuksen huoltajaroolit[Rivilukumäärä]()>"0"
  • Tunnukset, joihin ei liity huoltajarooleja: Tunnuksen huoltajaroolit[Rivilukumäärä]()="0"
  • Tunnukset, joihin liittyy opettaja- tai henkilökuntarooleja: Tunnuksen opettajaroolit[Rivilukumäärä]()>"0" JA Tunnuksen henkilökuntaroolit[Rivilukumäärä]()>"0"
  • Tunnukset, joihin ei liity enää mitään rooleja, esim. opettaja jäänyt eläkkeelle ja hänen lapsensa lähteneet koulusta: luetellaan kaikki oppilaitoksella käytössä olevat rooli edellä olevan esimerkin mukaisesti, JA-sanalla erotettuna.

Infokenttä tunnuksen rooleista

Tunnusten hallinnan helpottamiseksi kannattaa luoda infokenttiä, joista käy ilmi, mitä rooleja mihinkin tunnukseen liittyy.

  • Luo kutakin roolityyppiä varten oma infokenttänsä. Huoltajaroolien infokenttään voi esiin ottaa esim. oppilaan luokan, etunimen ja sukunimen.
  • Yhdistä nämä tiedot +-merkin ja välilyönnin avulla, ei &-merkillä:
    • Tunnuksen huoltajaroolit()->Ryhmä/Luokka->Nimi+" "+Tunnuksen huoltajaroolit()->Sukunimi+" "+Tunnuksen huoltajaroolit()->Etunimet
  • Anna infokentälle jokin nimi, ja rasti Rivitä moniriviset kentät. Kuittaa ok.
  • Kenttä ilmestyy infokenttien listaukseen. Rasti se, jolloin kenttä ilmestyy ruudulle, ja voit venyttää sitä korkeammaksi ja pidemmäksi.
  • Tee samalla tavalla oma infokenttä tunnuksen opettaja- ym. rooleja varten. Kuvan henkilön tunnukseen on yhdistetty opettajarooli sekä hänen neljän lapsensa huoltajaroolit.

AD-tunnistukseen kytkettyjen Wilma-tunnusten yhdistäminen

Jos henkilöllä on käytössään useampia AD-tunnistukseen kytkettyjä tunnuksia ja hän yhdistää ne Wilmassa, pyytää Wilma valitsemaan, mikä tunnus otetaan käyttöön.

Yksi AD-tunnus, kaksi korttia Primuksessa

Jos henkilöllä on useampia rekisterikortteja (esim. sekä opettajakortti että henkilökuntakortti, tai kaksi opiskelijakorttia), tehdään Wilma-tunnus vain toiselle kortille. Toista roolia varten tehdään avainkoodi. Henkilö kirjautuu Wilmaan tunnuksellaan, ja yhdistää siihen sitten avainkoodilla toisen roolinsa.