Kurren ominaisuudet ja käyttö

Kun useassa Kurre-tiedostossa on samoja henkilöitä ja resursseja ja tietojen halutaan näkyvän kaikissa synkronoidusti, täytyy seuraavien edellytysten täyttyä:

• Henkilöillä on täydelliset hetut tai muut riittävän yksilöivät tunnisteet.
• Resursseilla on täsmälleen samat hetut/tunnisteet kaikissa kouluissa.
• Kurre-työjärjestykset on asetettu julkisiksi.

Kurreen kirjaudutaan aina koulukohtaisilla tunnuksilla. Käyttäjä näkee Kurren kirjautumisikkunassa vain oman oppilaitoksensa työjärjestykset. Vaikka työjärjestys asetettaisiin julkiseksi, se ei kuitenkaan näy muilla kouluilla Kurren päävalikossa. Julkinen työjärjestys näkyy muilla kouluilla ainoastaan Sijoittelu-ikkunassa, jossa yhteisten resurssien työjärjestyksissä näkyy valmiina muiden oppilaitosten jo tekemät sijoitukset. Muiden koulujen varaukset ilmestyvät työjärjestyksiin, mikäli muut koulut ovat määritelleet omat työjärjestyksensä julkiseksi.

Julkisuusasetukset löytyvät Kurren päävalikon Yleiset asetukset -kohdasta. Julkinen kaikille Kurre-käyttäjille tekee kannasta julkisen kaikille saman oppilaitoksen Kurre-käyttäjille. Julkinen yli yksikkö- ja oppilaitosrajojen -asetuksella muut käyttäjät näkevät oppilaitoksen varaukset ja oppitunnit.

Tiedot siirretään Primuksesta Kurreen oppilaitoskohtaisesti. Kurren käyttäjä kirjautuu ensin siihen kouluun, jonka työjärjestyksen hän haluaa tehdä, ja sen jälkeen haetaan Primuksesta tiedot Kurreen. Kurreen siirtyvät vain sen oppilaitoksen tiedot, johon käyttäjä on kirjautuneena. Käyttäjä voi tehdä varauksia vain oman oppilaitoksensa sekä yhteisten opiskelijoiden ja resurssien työjärjestyksiin.

Yleensä Kurreen siirretään ne tiedot, jotka käyttäjä näkee Primuksenkin puolella eli ne resurssit, kurssit ja opiskelijat, joiden Koulu-kentässä on käyttäjän oma koulu. Näitä tietoja sanotaan oppilaitoksen "omiksi" resursseiksi. Oma resurssi voi olla joko pelkästään oman koulun käytössä tai se voi olla yhteinen muiden koulujen kanssa.

Kun tiedot on siirretty Kurreen, näkyy Kurren opettajalistassa ne opettajat, jotka opettavat tässä koulussa. Listalla ovat sekä vain tässä koulussa opettavat että myös tässä koulussa opettavat opettajat. Yhteiset resurssit ja pelkästään tämän koulun käytössä olevat resurssit näkyvät Kurressa samalla tavalla. Ainoa ero on, että yhteisten resurssien työjärjestyksiin ilmestyy ajan mittaan myös muiden oppilaitosten tekemiä varauksia.

Jokainen koulu näkee Kurressa vain omat resurssinsa: omassa koulussa opettavat opettajat, oman koulun käyttämät opetustilat ja oman koulun opiskelijat. Vaikka Kurre-kanta olisi julkinen toisille kouluille, se ei tuo muiden koulujen resursseja, opiskelijoita, kursseja ym. näkyviin. Julkisuus näkyy ainoastaan Kurren Sijoittelu-ikkunassa, yhteisen opettajan, opetustilan tai opiskelijan työjärjestyksessä.

Lähtökohtaisesti jokainen koulu näkee Kurressa vain omat resurssinsa, vaikka työjärjestys olisikin julkinen yli koulurajojen. Jos toisen koulun opettaja opettaa tänä vuonna muutaman tunnin myös tässä koulussa, lisätään toisen koulun opettaja ensimmäiseksi tämän koulun Primukseen. Kun opettaja näkyy Primuksessa, tulee hän seuraavassa tiedonsiirrossa mukaan myös Kurreen. Toinen vaihtoehto on lisätä opettaja käsin Kurreen (hetun oltava oikein) ja lisätä hänet Primukseen myöhemmin, viimeistään arviointikirjoja muodostettaessa.

Yhteisen resurssin tulee löytyä kaikkien tätä resurssia käyttävien oppilaitosten Kurre-kannasta. Yläkoulun ja lukion yhteinen opettaja on kummassakin Kurre-kannassa, samoin esimerkiksi yhteinen liikuntasali tai televisio. Eri Kurre-kannoista löytyvä opettaja tunnistetaan yhdeksi ja samaksi henkilöksi henkilötunnuksen avulla.

Kun opetustila tai muu resurssi tuodaan Kurreen tai luodaan Kurressa, se saa automaattisesti tunnistetiedon. Tunnistetieto ratkaisee sen, käsitteleekö Kurre kahdessa tai useammassa oppilaitoksessa käytössä olevaa opetustilaa tai muuta resurssia samana. Vaikka kahdella oppilaitoksella olisi käytössään täsmälleen samannimiset ja -lyhenteiset opetustilat, ne ovat Kurressa eri opetustiloja, jos tunnistiedot eivät täsmää. Kun tunnistetiedot ovat yhtenäiset, tulkitsee Kurre ne samaksi resurssiksi.

Jos kahdessa Kurre-tiedostossa olevan saman resurssin tunniste ei ole sama molemmissa tiedostoissa, tunniste yhtenäistetään perustietoikkunan alalaidan Tunnistetieto-kentän avulla. Kun opetustilan varausten halutaan näkyvän useammalla eri koululla, tulee koulujen käyttää yhteistä keskenään sopimaansa tunnistetta. Jokainen koulu vaihtaa resurssin tunnisteen omaan Kurreensa. Kun tunnisteet on yhtenäistetty, näkyvät muiden oppilaitosten tekemät varaukset kyseisen tilan työjärjestyksessä.

Tunnistetiedosta ei kannata tehdä liian yksinkertaista, sillä silloin joku muu koulu voi sattumalta käyttää juuri samaa tunnistetta. Tunniste kannattaa muodostaa siten, että siitä selviää ne koulut, jotka käyttävät samaa resurssia, esim. "Peilisali KKYA,KKLU".

Opiskelijoiden ja opettajien tunnistetietoja ei tarvitse yhtenäistää. Henkilöjen tunnistus perustuu henkilötunnukseen, joten Kurre tunnistaa opiskelijat ja opettajat automaattisesti oikein. Henkilötunnus esitetään Kurressa salattuna. Jos hetua ei haluta käyttää tai henkilöllä ei ole suomalaista hetua, voi henkilöllekin täyttää muun tunnisteen. Silloin täytetään Primuksen Opiskelijat-rekisterissä tai Opettajat-rekisterissä kenttä Tunniste Kurressa.

Jotta opettajan työjärjestykseen saadaan esille muidenkin oppilaitosten merkitsemät oppitunnit ja varaukset, tulee Kurre-työjärjestys merkitä julkiseksi yli oppilaitosrajojen. Jokainen koulu, jolla on yhteisiä opettajia, merkitsee oman työjärjestyksensä julkiseksi. Muiden oppilaitosten tunnit ja varaukset ilmestyvät yhteisten opettajien ja opetustilojen työjärjestyksiin välittömästi.

Kun yläkoulu sijoittaa opettajan työjärjestykseen omien ryhmiensä opetusta, näkyvät vastaavat ajankohdat lukion puolella varattuina. Myös valvonnat, kokoukset ym. varaukset näkyvät toiselle koululle.

Kuvassa on opettajan työjärjestys yläkoulun ja lukion osalta. Molemmissa työjärjestyksissä sijoitusvärit näkyvät tiedostokohtaisten asetusten mukaan. Toisen koulun varaus näkyy työjärjestyksessä haaleammalla värillä ja harmaalla tekstillä.

Kurre estää toista koulua sijoittamasta työjärjestykseen mitään siihen kohtaan, johon toinen koulu on jo varannut jotain. Päällekkäisyyksiä oppilaitosten välillä etsitään siis pelkästään sijoitteluikkunan näkymästä. Jos opettaja on määrätty tietyn ryhmän opettajaksi, mutta ryhmän tunteja ei ole vielä sijoitettu työjärjestykseen, ei päällekkäisyyksiäkään voi selvittää. Sen sijaan Kurre näyttää kyllä, mitkä ajankohdat työjärjestyksessä ovat vapaita. Varaukset syntyvät sitä mukaa, kun opettajan ryhmiä sijoitetaan opettajan työjärjestykseen.

Jotta päällekkäisyyksien esto toimii, tulee työjärjestysten olla julkisia siinä vaiheessa, kun yhteisten opettajien työjärjestyksiä tehdään.