Uppdaterad: 11.1.2023
Den här dataöverföringen behöver inte längre göras eftersom uppgifterna nu hämtas från KOSKI.
Den dataöverföringsfil som beskrivs i denna instruktion ska göras i de läroanstalter som erbjuder gymnasieutbildning. I filen inkluderas individbaserade studerandeuppgifter enligt situationen 20.9. Läroanstalten ska skicka överföringsfilen till Statistikcentralen i september-oktober. Tidpunkten varierar från år till år, exakt datum ser du på Statistikcentralens webbplats.
I Primus finns en färdig funktion som du kan använda för att samla uppgifterna. Uppgifterna ska vid det laget vara inmatade på respektive studerandes kort i Studeranderegistet.
Överföringen
Gör överföringen i Studeranderegistret genom att i överbalken välja Dataöverföringar / Till Statistikcentralen / Gymnasier. I överföringsrutan väljer du önskad studerandegrupp och varifrån närvarouppgifterna ska hämtas. Överföringsfilen skapas när du klickar på Gör överföringsfil. Radantalet i överföringen ska överensstämma med antalet studerande.
Om du klickar på Skriv ut får du en lista över bristfälliga uppgifter. Komplettera dessa och gör därefter överföringen på nytt.
När det inte längre förekommer några fel kan du spara filen med standardnamnet som Primus föreslår (skolkod_datum.txt).
Skicka denna fil till Statistikcentralen. Om du vill kan du öppna filen och se på informationen i en ASCII-baserad texteditor, t.ex. Notepad. Observera att t.ex. uppgiften om kön inte behövs för de studerande som har en fullständig personbeteckning.
Fält
Kontrollera att följande fält är ifyllda innan du gör dataöverföringen:
| Statistikcentralens postbeskrivning Fält i Primus Register | Statistikcentralens postbeskrivning Fält i Primus Register | Statistikcentralens postbeskrivning Fält i Primus Register | |
|---|---|---|---|
| A | Läroanstaltsbeteckning | Statistikcentralens läroanstaltkod | Information om skolan |
| B | Utbildning | Gymnasieutbildning | Studerande |
| C | Utbildning för unga/vuxna | Utbildningstyp | Studerande |
| D | Undervisningsspråk i utbildningen | Undervisningsspråk | Studerande |
| E | Kommun där utbildning enligt utbildningsprogrammet i första hand ordnas | Undervisningskommun | Information om skolan |
| F | Personbeteckning | Personbeteckning | Studerande |
| G | Tillnamn | Efternamn | Studerande |
| H | Förnamn | Förnamn | Studerande |
| I | Kön 1) | Kön | Studerande |
| J | Modersmål 1) | Modersmål | Studerande |
| K | Stadigvarande bostadsort 1) | Hemkommun / Boningskommun | Studerande |
| L | Nationalitetskod 1) | Nationalitet | Studerande |
| M | Det år den studerande inledde studier för ifrågavarande examen vid läroanstalten | Ankomstdatum (om fältet är tomt används fältet Inledningsdatum eller om också det är tomt används fältet Gymnasiestudiernas inledningsdag) | Studerande |
| N | Den termin den studerande inledde studier för ifrågavarande examen vid läroanstalten | Ankomstdatum (om fältet är tomt används fältet Inledningsdatum eller om också det är tomt används fältet Gymnasiestudiernas inledningsdag) | Studerande |
| O | Inskriven vid läroanstalten (situationen 20.1.2017) 2) | Se punkt 2 nedan | Studerande |
| P | Inskriven vid läroanstalten (situationen 20.9.2017) 2) | Se punkt 2 nedan | Studerande |
| Q | Grund för särskilda undervisningsarrangemang 3) | Grund för specialundervisning (gymnasium) | Studerande |
1) Uppgifterna om kön, modersmål, stadigvarande bostadsort och nationalitet är nödvändiga endast om den studerande inte har en fullständig personbeteckning. Om den studerandes personbeteckning uppges korrekt i detta material, behöver man inte uppge uppgifterna om kön, modersmål, bostadsort och nationalitet och de syns inte heller i själva filen. (Kolumnerna I - L)
2) Närvarouppgifterna ska registreras antingen i fälten
- A) Inskriven 20.1 och Inskriven 20.9 eller
- B) Läsår, Höst 20.9. och Vår 20.1. (den s.k. närvarotabellen)
- Närvaron kan registreras antingen i de enradiga fälten (A), varvid uppgiften ska uppdateras varje år, eller i närvarotabellen (B), där du kan skriva in hela skoltidens närvaro. Läroanstalten kan själv välja på vilket sätt närvaron ska registreras, men observera att ett och samma sätt ska användas för alla studerande.
- Vid dataöverföringen väljer du det alternativ som läroanstalten använt: Antingen Inskriven 20.1 och Inskriven 20.9 eller Närvarotabell.
- Om ni satt in uppgifterna i närvarotabellen undersöker Primus två olika rader. Detta på grund av att statistiken görs för ett kalenderår och kalenderåret rymmer två olika läsår. Fälten är oftast placerade så att hösten kommer först och därefter våren. Programmet hämtar uppgifterna från de rader som har samma årtal i Läsår-fältet som det år statistikföringen gäller.
Exempel: Statistik för år 2019
- Statistikföringen görs för de studerande som är närvarande år 2019. Närvarouppgifterna finns på två rader i tabellen: Läsår: 2018-2019 och Läsår: 2019-2020.
- Närvaron i januari hämtas från vårens kolumn på raden 2018-2019, och höstens närvaro från höstens kolumn på rad 2019-2020.
- De som inlett studierna hösten 2019 saknar uppgifter för våren 2019, varvid överföringsfilen automatiskt ifylls med "0", d.v.s. Ej inskriven. Uppgiften för hösten hämtas från hösten 2019.
- Förklaringarna kommer inte med i överföringsfilen.
- Om man vet att en studerande kommer att utexamineras eller åka iväg före nästa statistikföringsdag, kan man antingen lämna punkten tom eller ange alternativet Ej inskriven.
Att skriva in läsåret
- Fyll i läsåret i formatet 2019-2020. Läsåret ska fyllas i både i Information om skolan-registrets Läsår-fält samt i de ovan nämnda fälten i Studerande-registret.
- Kontrollera att läsåruppgiften är rätt på båda ställena!
- Om överföringsfilen görs av en person som inte har någon hemskola definierad för Primus-användarnamnet, tas läsårsuppgifterna från den skolas kort vars registerkortnummer är "1". I en singelversion av Primus hämtas läsåret alltid från kort "1".
3) Grunden för särskilda undervisningsarrangemang är en uppgift som insamlas endast för studerande för vilka särskilda undervisningsarrangemang i anslutning till hälsotillståndet tillämpas i enlighet med 13 § tredje momentet i gymnasielagen 629/98.
