Uppdaterad: 12.8.2024
Ändringar i dataöverföringen våren 2024
- Uppgifterna om vårdnadshavarna överförs nu till de rätta fälten, dvs. förnamnen till förnamnsfältet och efternamnet till efternamnsfältet. Tidigare kunde det förekomma att namnen placerades i fel fält eftersom de inte var angivna som separata uppgifter i datan.
Ändringar i dataöverföringen våren 2023
- Vårdnadshavarens uppgifter: nu beaktas två vårdnadshavare i överföringsfilen, istället för enbart en som tidigare. I Studieinfos definition överförs vårdnadshavaruppgiften som fri text, så man kan inte avgöra om formatet är "efternamn, förnamnen" eller "förnamn, efternamnen". Efter överföringen bör du alltså kolla så att namnen har överförts till de rätta fälten i Primus. Standardinställningen är att "efternamn, förnamnen" importeras till Vårdnadshavartabellen.
- Till det flerradiga Nationaliteter-fältet kan man nu importera flera nationaliteter för samma studerande.
- Undervisningsspråk överförs nu som ny data till fältet med samma namn.
- I fältet Grund för antagning enligt prövning finns ett nytt alternativ: “6 Individualiserat modersmål och matematik”.
- I Tilläggspoängsutbildning-fältet finns nu det nya alternativet för folkhögskola: LISAKOULUTUS_OPISTOVUOSI. Det saknas svenskspråkiga motsvarigheter till de här alternativen. OBS! Detta nya alternativ finns inte med i Studieinfos egna definitioner, men det ingår i överföringsfilen och vi har därför satt in det även i Primus.
Ändringar i dataöverföringen våren 2022
Våren 2022 tillkom lite nya uppgifter i överföringen, se tabellen nedan (Läroplikten gäller fram till och Rätt till avgiftsfri utbildning gäller fram till).
Vi rekommenderar att ni först genererar överföringsfilen i Studieinfo och sedan importerar den till Primus med den inbyggda dataöverföringen (den fasta loadern).
Förberedelser inför dataöverföringen
Via Studieinfos JSON-gränssnitt kan du hämta alla linjers studerande på en gång eller så studerandena separat för varje linje. Om du ännu behöver bearbeta studerandeuppgifterna i Primus lönar det sig att importera den direkt till Sökande-registret först, och inte till Studerande-registret. I Sökande-registret kan du hantera ansökningspreferenser och dela in studerandena färdigt i grupper eller klasser. De studerande som blir antagna och mottagit platsen överförs sedan till Studerande-registret.
Du kan också importera de nya studerandena direkt till Studerande-registret, se då den här anvisningen.
Se till att alla de fält som ingår i överföringen finns framtagna i Studerande-registret innan du gör överföringen. Om det fattas fält kan du ta fram dem via Fälteditorn, gå då via Underhåll/ Fälteditorn uppe i menyn. De ändringar som gjorts i Studieinfo kan du läsa närmare om här.
Fält som används i överföringen:
| Studieinfo Primus Sökande-register | Studieinfo Primus Sökande-register |
|---|---|
| Hetu | Personbeteckning |
| Oppijanumero | Studentummer |
| Sukunimi | Efternamn |
| Etunimet | Förnamn |
| Kutsumanimi | Tilltalsnamn |
| Lähiosoite | Hemortens näradress |
| Postinumero | Hemortens postadress |
| Maa | Hemland |
| Kansalaisuus | Nationalitet (gammalt fält), Nationaliteter (nytt flerradigt) |
| Matkapuhelin | Mobiltelefon |
| Sähköposti | E-postadress |
| Kotikunta | Hemkommun |
| Sukupuoli | Kön |
| Äidinkieli | Modersmål |
| Opetuskieli | Undervisningsspråk |
| Koulutusmarkkinointilupa | Tillstånd att överlåta uppgifter för utbildningsinformation |
| Kausi | Utbildningens/examens inledningstermin |
| Vuosi | Utbildningens/examens inledningsår |
| Hakemusnumero | GA kortnummer |
| Lähtökoulu (koodi+nimi) | Tidigare skola (som text) |
| Luokka | Ange önskat fält, om informationen behövs |
| Pohjakoulutus | Grundutbildning |
| Todistusvuosi | Betyget erhållits år |
| Julkaisulupa | Tillstånd att publicera namn på internet |
| Yhteiset aineet | Läsämnenas medeltal |
| Lukion tasapisteet | Gymnasiets jämna poäng |
| Yleinen koulumenestys | Ankomstmedeltal |
| Painotettavat aineet | Vägda ämnens medeltal |
| Lisäpistekoulutus | Tilläggspoängsutbildning |
| Kiinnostunut oppisopimuksesta | Intresserad av läroavtal |
| Huoltajan nimi | Vårdh. efternamn, tilltalsnamn och förnamn |
| Huoltajan puhelinnumero | Vårdh. mobiltelefon |
| Huoltajan sähköposti | Vårdh. e-postadress |
| Lisäkysymykset, kysymysteksti | Fråga (OBS! Endast specialläroanstalter, Primus version 4.51) |
| Lisäkysymykset, vastausteksti | Svar (OBS! Endast specialläroanstalter, Primus version 4.51) |
| Oppilaitos+koulutus | Önskemål (1-5) |
| Opetuspiste (koodi+nimi) | Plats för undervisning (1-5) |
| Hakutoiveen järjestysnumero | Ordningsnummer (1-5) |
| Harkinnanvaraisuusperuste | Grund för antagning enligt prövning (nytt alternativ "6") |
| Urheilijan ammatillinen koulutus | Yrkesutbildning för idrottare |
| Kaksoistutkinto (1-5) | Dubbelexamen (1-5) |
| Yhteispisteet | GA poäng sammanlagt (1-5) |
| Valinta | Antagning (1-5) |
| Vastaanotto | Mottagande (1-5) |
| Läsnäolo | Närvaro (1-5) |
| Terveys | Hälsa (1-5) |
| Aiempi peruminen | Tidigare annullering (1-5) |
| Yleinen kielitutkinto_fi | Allmän språkexamen avlagd på finska |
| Yleinen kielitutkinto_sve | Allmän språkexamen avlagd på svenska |
| Yleinen kielitutkinto_en | Allmän språkexamen avlagd på engelska |
| Valtionhallinnon kielitutkinto_fi | Språkexamen för statsförvaltningen avlagd på finska |
| Valtionhallinnon kielitutkinto_sve | Språkexamen för statsförvaltningen avlagd på svenska |
| Oppivelvollisuus voimassa asti | Läroplikten gäller fram till |
| Oikeus maksuttomaan koulutukseen voimassa asti | Rätt till avgiftsfri utbildning gäller fram till |
Dataöverföringar-menyn
I Primus finns en färdig fast loader för dataöverföringen från Studieinfo både i Sökande- och i Studerande-registren. Den fasta loadern heter Överföring från Studieinfo (JSON-gränssnittet). Efter namnet står versionsnumret, som varierar allt eftersom Utbildningsstyrelsen utvecklar dataöverföringen. Den senaste versionen är 7.
För att man ska kunna använda den här fasta loadern krävs att man först genererar en överföringsfil i Studieinfo.
- Logga in i Studieinfo och skapa först en överföringsfil (i JSON-format) över de studerande som ansökt och som antagits.
- Spara filen på en plats där du lätt har åtkomst till den, t.ex. på desktopen.
- Öppna Sökande-registret i Primus och välj Dataöverföringar / Dataöverföring till Primus upptill i menyn.
- Klicka på Bläddra i rutan som öppnas och ange den sparade filen på den tomma raden.
- Välj rätt dataöverföringstyp (loader), dvs. "Överföring från Studieinfo JSON-exportfil och klicka på Följande.
Att göra dataöverföringen
Gå mellan stegen i överföringsfönstret genom att klicka på Följande-knappen. Om du i något senare skede märker att du behöver komplettera informationen i ett tidigare steg, kan du gå bakåt med Föregående-knappen.
Definiera sedan hur uppgifterna ska importeras till Sökande-registret. Speciellt den första gången överföringen görs är det bäst att ange att all information överförs som ny, så kryssa därför i Överför alla som nya. Om man senare kompletterar denna information, ska detta alternativ inte vara ikryssat utan då kan man som identifierare ha t.ex. personbeteckningen eller studentnumret.
Att granska överföringsuppgifterna och spara överföringen
När du går igenom vilka uppgifter som kommer att överföras till Sökande-registret kan du vid behov ta bort överflödig info från dataöverföringen. Närmare information om att granska uppgifterna finns här. Vid den första överföringen ska uppgifterna stå enbart i svart text och du behöver inte göra något åt valen i nedre fönstret.
I den sista fasen kan du ännu kolla hur många uppgifter som kommer att överföras. Om du vill avbryta dataöverföringen ska du klicka på Avbryt. Om du inte vill ändra något i informationen ska du välja Spara nertill i rutan. Primus meddelar då att överföringen har lyckats. Informationen om sökandena har nu sparats i Sökande-registret och läroanstalten kan fortsätta handlägga uppgifterna i Primus.
Att flytta sökande till Studerande-registret
Informationen om dem som antagit studieplatsen kan du sedan överföra från Sökande-registret till Studerande-registret genom att måla uppgifterna och välja Dataöverföringar/Överför till Studeranderegistret. I samband med överföringen kan sökanden antingen arkiveras eller raderas från Sökande-registret. Om du inte raderar registerkortet i Sökande-registret i samband med överföringen till Studerande-registret, kommer numret på det skapade registerkortet i Studerande-registret att överföras till fältet Studeranderegistrets kortnummer på kortet i Sökande-registret.
När en studerande överförs från Sökande-registret kommer också uppgiften från fältet Antagningsdag att kopieras till Studerande-registrets fält Antagningsdag. När du överför sökanden till Studerande-registret kan du välja om eventuella bilagor också ska tas med. Om sökandens kort raderas efter överföringen, kommer också de bilagor som sparats på kortet att raderas.
Vid dataöverföringen kan du för fält av typen Egna fält välja om de ska tömmas före dataöverföringen till Studeranderegistret. I överföringsrutan finns kryssrutan Välj vilka egna fält som ska tömmas, och när du kryssar i den öppnas en ny hjälpruta. I den kan du från vänster till höger flytta de fält som får tömmas vid dataöverföringen. Detta innebär att alla andra uppgifter om sökanden förutom de tömda "egna fälten" överförs till de motsvarande fälten i Studerande-registret. I Sökande-registret bevaras ändå informationen (om sökandens kort bevaras vid överföringen).
Närliggande teman
