Hakemusten ja päätösten rajaaminen käyttäjien mukaan

Jos hakemuksia halutaan ohjata tietyille käyttäryhmille, annetaan hakemuskoodeille käyttäjäryhmät. Hakemusta ei kuitenkaan ohjata suoraan tietylle henkilölle, vaan tehty hakemus näkyy Wilmassa kaikille niille, jotka kuuluvat samaan käyttäjäryhmään, esimerkiksi ryhmään Luokanvalvojat. Silloin vain tähän ryhmään kuuluvilla on oikeus nähdä hakemus Wilmassa. Vastaavasti antamalla päätöskoodeille käyttäjäryhmät voidaan rajata tiettyjen päätösten tekeminen ja näkyminen eri henkilöryhmille.

Tee käyttäjäryhmiä sen mukaan, miten hakemuksia halutaan kohdistaa Wilmassa eri käyttäjille. Voit käyttää myös jo olemassaolevia käyttäjäryhmiä. Käyttäjäryhmille ei tarvitse antaa mitään oikeuksia. Erilaisia ryhmiä voivat olla esim.

• Virasto
• Rehtorit
• Luokanvalvojat

Anna käyttäjille sopiva käyttäjäryhmä Opettajat- tai Henkilökunta-rekisterissä kenttään Käyttäjäryhmä Wilmassa.

Hakemuskoodit

Lisää tekemäsi käyttäjäryhmät eri hakemuskoodeille Käyttäjäryhmä Wilmassa -kenttään. Hakemuskoodin ja käyttäjäryhmän perusteella erilaiset hakemukset saadaan ohjattua oikeille käsittelijöille. Esimerkiksi seuraavasti:

• Lyhyt loma, käyttäjäryhmä Luokanvalvojat
• Pitkä loma, käyttäjäryhmä Rehtorit
• Koulukuljetushakemus, käyttäjäryhmä Virasto
• Muu hakemus, ei käyttäjäryhmää

Samalla hakemuskoodilla voi olla myös useampi käyttäjäryhmä. Ellei hakemuskoodeille lisätä käyttäjäryhmiä, ovat hakemukset kaikkien nähtävissä, toki hakemusten ja päätösten normaalit käyttäjäoikeudet huomioiden.

Päätöskoodit

Samaan tapaan kuin hakemuskoodeille, myös päätöskoodeille voidaan tehdä rajauksia käyttäjäryhmien avulla. Silloin eri käyttäjillä on Wilmassa käytettävissään vain ne päätöskoodit, jotka kuuluvat hänen käyttäjäryhmälleen. Kuten hakemuskoodit, myös päätöskoodit ovat kaikkien käytössä, ellei niille ole erikseen merkitty mitään käyttäjäryhmää. Tarpeen mukaan Viraston päätöskoodit -rekisterissä voi tehdä rajauksia samalla tavalla.

Linkki Hakemukset ja päätökset -sivulle Wilmassa näkyy, jos opettajalla/henkilökunnalla on kentässä Käyttäjäryhmä Wilmassa sellainen käyttäjäryhmä, jolla on oikeus Hakemukset ja päätökset -rekisteriin. Kukin käyttäjä näkee oman käyttäjäryhmänsä mukaiset hakemukset. Ellei hakemusten näkymistä ole rajattu, näytetään kaikki hakemukset.

Opettajat ja henkilökunta näkevät hakemukset ja saavat lisätä uusia päätöksiä Wilmassa, jos jokin seuraavista oikeuksista toteutuu:

• hän on opiskelijan luokanvalvoja tai muu ohjaaja
• hänen rekisterikortillaan on rastittuna Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot Wilmassa
• hänen rekisterikortillaan on rastittuna Oikeus nähdä kaikki hakemukset ja päätökset
• opettaja on yhdistetty opiskelijaan Opiskelijat-rekisterin kentän Kortin omistusoikeus ryhmillä -kautta.

Opettajat ja henkilökunta eivät kuitenkaan näe hakemuksia, joille valitulla hakemuskoodilla on käyttäjäryhmä, jota opettajalta/henkilökunnalta ei löydy. He eivät myöskään näe päätöksiä, joille valitulla päätöskoodilla on käyttäjäryhmä, jota heillä itseltään ei löydy.

Hakemuksen voi ohjata suoraan myös tietyille henkilöille käsittelyyn. Hakemukset ja päätökset -rekisterissä on moniriviset kentät Käsittelijät (opettaja) ja Käsittelijät (henkilökunta). Ota kentät esiin hakemuslomakkeille, jolloin esim. opiskelija/huoltaja voi suoraan ohjata hakemuksensa sihteerille, ryhmänohjaajalle tai rehtorille. Käsittelijäksi merkityllä henkilöllä hakemus näkyy silloin Wilmassa Itselle osoitetut hakemukset -välilehdellä. Lomakkeen käsittelijät-kentissä voi käyttää myös oletusarvoja ja valintalistan sisällön rajauksia. Katso lisää kohdasta "Esimerkkejä".

Jos hakemus ohjataan suoraan tietylle käsittelijälle, joka ei kuitenkaan kuulu hakemuskoodille laitettuun käyttäjäryhmään, ei hakemus näy ko. välilehdellä Wilmassa.

1. Luokanvalvoja saa myöntää oppilaalle 1-3 päivän loman:

Valitse hakemuskoodille "Poissaoloanomus" käyttäjäryhmä Luokanvalvoja. Lisää sama käyttäjäryhmä vastaavalle päätöskoodille. Kun myös Opettajat-rekisterissä opettajan kortilla on sama Luokanvalvoja kentässä Käyttäjäryhmä Wilmassa, näkee luokanvalvoja vain lyhyttä lomaa koskevat hakemukset Wilmassaan ja pystyy antamaan niihin päätöksen.

2. Opiskelijan hakemus ohjataan suoraan ryhmänohjaajalle oletusarvon avulla:

Lisää opiskelijan hakemuslomakkeelle kenttä Käsittelijät (opettaja). Avaa kentän ominaisuudet ja laita Moniriviset oletusarvot -välilehdelle arvoksi Opiskelija-> Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja->Sukunimi&Opiskelija->Ryhmänohjaaja/luokanvalvoja->Etunimet.

Huomioi, että tiedot pitää olla samassa järjestyksessä, kun kohdassa Kentän näkymä. Rasti kohdat Oletusarvo heti lomakkeelle sekä Tiedon muuttaminen Wilmassa: Kielletty.

3. Opiskelija voi valita käsittelijäksi vain tietyt opettajat:

Avaa Käsittelijät (opettaja) -kentän ominaisuudet. Laita kohtaan Valintalistan sisältö seuraava ehto: Kenttä: Käyttäjäryhmä Wilmassa->korttinumero=(esim.)33. Silloin opiskelijan hakemuslomakkeella näkyy vain käyttäjäryhmään, jonka korttinumero on 33, kuuluvat opettajat valintalistassa.

4. Opiskelijan hakemus ohjataan ensin suoraan koulusihteerille. Koulusihteeri ohjaa hakemuksen eteenpäin oikealle käsittelijälle:

Laita opiskelijan hakemuslomakkeelle Käsittelijät (henkilökunta) -kentän ominaisuuksiin Moniriviset oletusarvot -kohtaan koulusihteerin nimi tekstinä, esim. "Sihteeri Sanna". Lisäksi rasti Oletusarvo heti lomakkeelle sekä Tiedon muuttaminen Wilmassa: Kielletty. Hakemus ohjautuu suoraan sihteerille, joka omalla lomakkeellaan voi laittaa hakemuksen edelleen jollekin opettajalle.