Hakijan siirto oppilaaksi Wilmassa

Päivitetty viimeksi: 11.4.2021

Hakijalla tarkoitetaan tässä ohjeessa oppilasta, joka on koulutuskalenterin kautta ilmoittautunut opetukseen tai hakenut esim. painotettuun opetukseen. Siirto tehdään oppilaille, joilla ei ole ennestään rekisterikorttia Opiskelijat-rekisterissä.

Hakijan voi siirtää opiskelijarekisteriin Primuksessa tai Wilmassa (siirto Primuksen kautta on ohjeistettu täällä). Siirto noudattelee Wilmassa muuten samaa periaatetta kuin Primuksessa, paitsi:

Wilmassa voi siirtää vain yhden hakijan kerrallaan (ei massana)
"Omat kentät" -tyyppisiä kenttiä ei siirretä.

Siirron voi tehdä joko Opettaja- tai Henkilökunta-rekisteriin kuuluva käyttäjäoikeuksiensa mukaisesti.

Hakijat-rekisteri Wilmassa

Wilman yläpalkista tai -valikosta löytyy Hakijat-linkki, joka avaa listauksen kaikista hakijoista. Listassa näkyvät kaikki Primuksen Hakijat-rekisterissä olevat rekisterikortit. Sivun yläosan hakukentät ja sarakeotsikot määräytyvät hakijarekisterin oletusluettelojärjestyksen mukaan. Voit tehdä vaihtoehtoisesti Primuksen Lomake-editorissaHakukentät-tyyppisen lomakkeen ja ottaa hakukentiksi haluamiasi kenttiä. Näiden avulla pystyt hakemaan listasta tiettyyn hakukohteeseen hakeneita.

Käyttäjäoikeudet siirtoon

Jotta Hakijat-rekisteri ylipäätään näkyy käyttäjän Wilmassa, tulee hänen käyttäjäryhmällään olla oikeus hakijarekisteriin. Primuksen Käyttäjäryhmät-rekisterissä on lisäksi oikeus Hakijat / Hakijoiden siirtäminen opiskelijarekisteriin. Lisää tämä oikeus käyttäjäryhmälle, joka saa siirtää hakijoita oppilaaksi. Siirron yhteydessä hakija kannattaa arkistoida tai poistaa samalla Hakijat-rekisteristä. Voit myös siirtää hakijalle mahdollisesti lisätyt liitteet samalla opiskelijarekisteriin.

Wilman Siirrä opiskelijarekisteriin -ikkunassa siirron asetukset ja niiden oikeudet:

Siirrä opiskelijarekisteriin -painike näkyy -> vaatii Hakijoiden siirtäminen opiskelijarekisteriin -oikeuden.
Poista siirretty hakija Hakijat-rekisteristä -> vaatii Rekisterikorttien poistaminen -oikeuden Hakijat-rekisteriin
Arkistoi siirretty hakijaHakijat-rekisterissä -> ei vaadi erillisiä oikeuksia.
Kopioi liitetiedostot opiskelijarekisteriin -> vaatii ylipäätään hakijarekisterin profiili- tai muokkauslomakkeen, johon opettajalla on oikeudet sekä ko. lomakkeelle vähintään liitteiden näkemisoikeuden sekä sen, että hakijalle on lisätty liitteitä.
Rastit säilyvät wilmaan kirjautumisen istunnon ajan, jos siirtää useampia hakijoita peräkkäin.

Siirtoikkunaa ei tule ollenkaan, jos Hakijoiden siirtäminen opiskelijarekisteriin -oikeus puuttuu. Muut kohdat näkyvät sen mukaan, mitä muita ylläolevista oikeuksista käyttäjällä on.

Jos käyttäjällä ei ole oikeutta poistaa hakijoita Hakijat-rekisteristä, hakijan siirron voi silti tehdä, mutta hakijan rekisterikortti jää edelleen Hakijat-rekisteriin. Tässä tapauksessa Wilma vain ilmoittaa, että hakija siirrettiin oppilaaksi. Suosittelemme kuitenkin poistamaan hakijan samalla, jotta useampi käyttäjä ei siirrä samaa hakijaa moneen kertaan.
Jos opiskelijarekisteristä löytyy jo samalla henkilötunnuksella oppilas, jonka opiskelijalaji ei salli useampaa rekisterikorttia samalle henkilötunnukselle, Wilma antaa ilmoituksen "Tallentaminen ei onnistunut..."

Siirto oppilaaksi

Valitse Wilmassa hakijoiden listasta hakija, jonka haluat siirtää oppilaaksi. Siirron voi tehdä sekä hakijan profiilisivulta että tietojen muokkaussivulta. Molempien sivujen yläreunassa näkyy Siirrä opiskelijarekisteriin -linkki. Ennen oppilaaksi siirtämistä kannattaa siirrettävälle kuitenkin täydentää hakijan tietojen muokkauslomakkeella valmiiksi tiettyjä tietoja kuten esim. Ryhmä/luokka ja Opiskelijalaji. Myös Koulu-kenttä kannattaa tarkistaa, että tuleeko se olemaan oppilaalla sama kuin hakijalla. Lisää tarvittavat kentät lomakkeelle tai tee kokonaan uusi lomake oppilaaksi ottamista varten.

Tietojen täyttö

Oppilaat lisätään johonkin olemassa olevaan ryhmään tai käytetään samaa ryhmää (Luokat-rekisterin rekisterikortti), joka näkyy koulutuskalenterissa.

Ryhmä/luokka: Ryhmä voi olla sama Luokat-rekisterin rekisterikortti, joka on tehty koulutuskalenteria varten.
Vinkki! Laita silloin hakijatietojen muokkauslomakkeelle Ryhmä/luokka-kentän oletusarvoksi Hakeutuu seuraavaan pitkäkestoiseen koulutukseen->Nimi (kuvassa).
Jos hakijat siirretään eri ryhmään kuin koulutuskalenterin "Luokka", valitse silloin listasta hakijalle oikea ryhmä ennen siirtoa.

Opiskelijalaji: Myös opiskelijalaji kannattaa täyttää etukäteen. Se estää tekemästä hakijan siirtoa moneen kertaan, jos opiskelijalajille sallitaan vain yksi rekisterikortti samalla henkilötunnuksella.

Opiskelijalaji: Opiskelijalaji voi sallia joko yhden tai useamman rekisterikortin samalle henkilötunnukselle.
Jos opiskelijalaji ei salli montaa rekisterikorttia samalle henkilötunnukselle, Wilma antaa virheilmoituksen tallennuksen epäonnistumisesta, jos samalla henkilötunnuksella löytyy jo oppilas opiskelijarekisteristä.
Jos opiskelijalaji puolestaan sallii monta rekisterikorttia samalle henkilötunnukselle, pystyy oppilaaksi siirron tekemään monta kertaa samalle hakijalle ilman että Wilma antaa virheilmoitusta. Eli opiskelijarekisteriin tulee silloin monta rekisterikorttia samasta hakijasta.

Oppilaan tietojen näkeminen Wilmassa

Wilmassa hakijan siirron oppilaaksi voi tehdä esim. henkilö, joka ei toimi ollenkaan ryhmänohjaajana, tai vastaavasti opettaja/kouluttaja, josta tulee oppilaan tuleva ryhmänohjaaja. Siirron jälkeen opiskelijatietojen näkeminen riippuu henkilön oikeuksista. Tämä vaatii joko:

Oikeus nähdä kaikki opiskelijan tiedot opettajarekisterissä TAI
siirron tekevä on myös tuleva ryhmänohjaaja/luokanvalvoja (tai Ohjaaja 1, Ohjaaja 2, Muut ohjaajat -kentissä oleva henkilö) TAI
siirron tekevä kuuluu käyttäjäryhmään, joka on valittu oppilaalle kenttään Kortin omistusoikeus ryhmällä.

Ellei henkilöllä, joka siirron tekee, ole oikeuksia oppilaan tietoihin, hän ei näe enää oppilaan tietoja Wilmassa, kun siirto on suoritettu (näkee ainoastaan profiilisivun).