Ilmoittautumisen käyttöönotto

Ilmoittautuminen koulutuskalenterissa

Päivitetty viimeksi: 15.4.2021

Tässä ohjeessa esitellyt valmistelut tehdään vain, jos opetukseen ilmoittaudutaan tai haetaan ilman Wilma-tunnuksia koulutuskalenterin kautta. Tavallinen, perusopetuksen käyttöön tarkoitettu opetukseen ilmoittautuminen on ohjeistettu omassa ohjeessaan.

Wilmassa voi ottaa käyttöön ns. koulutuskalenterin. Se on ammatillisen koulutuksen tarpeisiin kehitetty toiminto, mutta sitä voi halutessaan hyödyntää myös perusopetuksessa.

Toiminnon avulla perusopetukseen voi ilmoittautua ilman Wilma-tunnuksia, joka voi olla hyödyllistä esim. silloin, kun jostain toisesta kunnasta muuttaa opiskelija, jota ei ole Primuksessa ennestään.

Huom. Toimintoon liittyvien kenttien nimet eivät vastaa Primuksessa perusopetuksen terminologiaa, mutta se ei estä toiminnon käyttöä mitenkään. Wilmassa näkyviin teksteihin voi vaikuttaa itse. On hyvä kuitenkin pitää mielessä, että koko koulutuskalenteria ei ole alunperin tarkoitettu perusopetuksen käyttöön, joten sen käytössä kohtaa termejä ja käyttöliittymään liittyviä seikkoja, jotka eivät ole täysin luontevia perusopetuksessa. Jos nämä asiat eivät häiritse, voi koulutuskalenteria vapaasti hyödyntää perusopetuksessa.

Alla on ohjeistettu valmistelut, joita toiminnon käyttöönotto edellyttää.

  • Ellei käytössä ole ennestän sopivaa ilmoittautumislomaketta koulutuskalenteria varten, lataa tai luo sellainen Primuksen Lomake-editoriin. Valmis lomakemalli perusopetukseen ilmoittautumista varten löytyy tämän ohjeen lopusta liitetiedostona.
  • Lomakkeelle täytetään Koulu-kenttään ne koulut, joihin ilmoittautuminen halutaan Wilmaan esille. Koulu-kenttää ei voi jättää tyhjäksi. Jos ilmoittautumiset halutaan kohdistaa ns. virtuaalikouluun (josta oppilaat myöhemmin siirretään oikeisiin kouluihin), valitse se Koulu-kenttään. Virtuaalikoulun käytössä on se etu, ettei tarvitse tehdä erillisiä koulukohtaisia hakukohteita.
  • Lomakkeella on kenttiä kunnan omia ohjeistuksia varten. Niiden kenttien muokkaamisesta tulee huolehtia itse.

Sähköpostiasetukset

Varmista ensin, että Koulun tiedot -rekisterissä on sähköpostiasetukset kunnossa (ks. ohje Sähköpostiasetukset). Jos käytätte virtuaalikoulua ilmoittautumiseen, asetukset tulee olla kunnossa myös sillä.

Kentät

Suurin osa alla listatuista kentistä on koulukohtaisia, ja ne tulee täyttää niiden koulujen korteille, jotka käyttävät sähköistä ilmoittautumista. Jos halutaan käyttää virtuaalikoulua, täytä asetukset sen kortille. Tällöin virtuaalikoulu tulee oppilaiden kouluksi Primukseen. Oppilaat voi sen jälkeen siirtää oikeille kouluille.

Rasti seuraavat kentät:

  • Lomaketoiminto käytössä
  • Oikeus lähettää sähköpostia
  • Koulutuskalenteri käytössä (rasti tämä kenttä koululle, jonka rekisterikortin numero on 1)

Täytä seuraavat kentät:

  • Pitkäkestoisten koulutusten infosarakkeet Wilmassa: Valitse ne Luokat-rekisterin kentät, joiden tietoja ilmoittautumissivulla esitetään. Jos ensimmäiseksi tiedoksi valitaan Nimi-kenttä, silloin hakukohteet listautuvat aakkosjärjestykseen nimen mukaan. Jos näitä kenttiä ei ole täytetty ollenkaan, koko hakukohteiden osio ei näy koulutuskalenterissa.
  • Pitkäkestoisten koulutusten infosarakenimet Wilmassa (suomeksi/ruotsiksi/englanniksi): Tähän voit antaa vaihtoehtoiset nimet edellä valituille kentille. Kenttä kannattaa asemoida kenttäeditorissa edellisen kentän viereen. Jos sarakenimiä ei täytetä, Wilma näyttää sarakeotsikkoina kenttänimet sellaisenaan.
  • Pitkäkestoisten koulutusten lisätiedot Wilmassa: Valitse tähän ne Luokat-rekisterin kentät, jotka haluat näkyviin hakukohteen lisätietoihin, esim. Luokka-aste/Vuositaso->Luokka-aste. Lisätiedot näkyvät Wilmassa. Voit valita kentät myöhemminkin siinä vaiheessa, kun hakukohde on luotu ja sille täytetty tarvittavat kentät.
  • Pitkäkestoisten koulutusten lisätietojen nimet Wilmassa (suomeksi/ruotsiksi/englanniksi): Tähän voit antaa vaihtoehtoiset nimet yllä valituille kentille. Kenttä kannattaa asemoida kenttäeditorissa edellisen kentän viereen.
  • Pitkäkestoisten koulutusten hakeutumiset alkavat kello: Tähän voi antaa kellonajan, josta alkaen hakeutuminen on mahdollista (voi jättää tyhjäksikin). Tähän voi antaa jonkin oletusarvon, mutta jos myöhemmin hakukohteita luotaessa Luokat-rekisterissä määritellään niille hakeutumisen alkamiskellonaika, se yliajaa tämän Koulun tiedot -rekisterin kellonaika-asetuksen.
  • Pitkäkestoisten koulutusten otsikko suomeksi: Anna tähän otsikko, jonka haluat hakukohteiden ylle, esim. "Hakukohteet" tai "Opetukseen ilmoittautuminen".
  • Koulutuksiin ilmoittautuminen yksityishenkilöille -painikkeen teksti: Tähän voi antaa vaihtoehtoisen nimen ilmoittautumispainikkeelle. Jos kenttä jätetään tyhjäksi, painikkeen nimenä on "Ilmoittaudu/Hakeudu".
  • Koulutushakeutumisen käyttöehdot (suomeksi/ruotsiksi/englanniksi): Kirjaa tähän käyttöehdot. Huom. Kenttä on pakollinen täyttää.
  • Pitkäkestoiset koulutukset eivät vaadi sähköpostitunnistautumista: Rasti kenttä, jos ei haluta ollenkaan käyttää sähköpostivahvistusta ilmoittautumisissa. Asetus koskee tällöin kaikkia koulutuskalenterisivulla olevia hakukohteita. Sähköpostivahvistuksen voi myös ohittaa hakukohdekohtaisesti Luokat-rekistereissä.
  • Sähköisen ilmoittautumisen tallennuksen jälkeinen teksti (suomeksi/ruotsiksi/englanniksi): Täytä kenttään halutessasi lopetusviesti ilmoittautumiselle tai paluulinkki jollekin tietylle verkkosivulle. Jos kenttä on tyhjä, hakijalle näkyy oletusviesti ja paluulinkki koulutuskalenterisivulle. Jos haluat sekä oman tekstin että paluulinkin, kirjoita linkki kaksien hakasulkeiden sisään: [[Takaisin koulutuskalenteriin|/browsecourses]]. Jos ilmoittautuminen keskeytetään ja kirjaudutaan ulos, tulee "Kiitos käynnistäsi" -oletusteksti ja paluulinkki koulutuskalenteriin. Jos käyttäjä ei 30 sekunnin aikana tee mitään, selain siirtyy automaattisesti koulutuskalenteriin.

Ohjetekstikentät

Täytä seuraaviin kenttiin sopiva teksti:

  • Hakijan sähköpostin sisältö suomeksi
  • Hakijan valintojen sähköpostin sisältö suomeksi
  • Hakijan vahvistussähköpostin koulutusten tiedot

Toimintoon liittyvien sähköpostien rakenne on esitelty omassa ohjeessaan. Siitä voit katsoa, miten em. kenttien sisältö sisältyy sähköposteihin.

Ota esiin seuraavat kentät:

  • Hakeutuu seuraavaan pitkäkestoiseen koulutukseen
  • Hakupäivä
  • Hakuajankohta
  • Hakemus tallennettiin
  • Hakutoivejärjestys pitkäkestoisissa koulutuksissa
  • Opiskelijarekisterin korttinumero

Kun olet tehnyt yllä olevat valmistelut, voit jatkaa hakukohteiden luontiin ja julkaisuun. Tämän jälkeen Wilmassa voi hakea/ilmoittautua oppilaitokseen.

Alla on kuvattuna koko koulutuskalenterin käytön prosessi.

  1. Pääkäyttäjä/ylläpito tekee tässä ohjeessa ylempänä ohjeistetut valmistelut.
  2. Hakukohteita varten tehdään rekisterikortit Luokat-rekisteriin ja ne julkaistaan Wilmassa (ks. ohje, samassa ohjeessa on myös vaiheiden 3-5 ohjeistus).
  3. Ilmoittautumisen tekevä henkilö tekee ilmoittaa oppilaan Wilmassa opetukseen, ilman Wilma-tunnuksia. Tiedot tallentuvat Primuksen Hakijat-rekisteriin. Wilma lähettää vahvistuksen ilmoittautumisesta henkilön sähköpostiin. Ilmoittautumisesta on ilmoittautumisen tekeville henkilöille oma ohjeensa, jonka voi tarvittaessa jakaa heille.
  4. Koulu käsittelee oppilaiden tiedot Primuksen Hakijat-rekisterissä ja siirtää opiskelijaksi valitut Opiskelijat-rekisteriin. Siirron voi tehdä myös Wilmassa. Jos oppilas ei tulekaan kouluun, hänen tietonsa tulee poistaa Primuksesta.
  5. Hakukohde otetaan pois näkyvistä Wilmasta, kun ilmoittautumisaika päättyy.

Tiedostot